多くの民間企業において、新しい働き方として導入が進んでいるモバイルワークですが、自治体でも同様にその重要性が広く知れ渡ってきています。
しかし、自治体でのモバイルワーク導入は実現しづらく、結果として遅れが生じている点に悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体でのモバイルワークの現状や導入が進まない理由、成功事例を解説します。
- 自治体でのモバイルワークの導入が遅れる理由を知りたい
- 自治体におけるモバイルワーク導入の事例を参考にしたい
- 自治体でのモバイルワークの推進に最適なツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、自治体におけるモバイルワークの現状や遅れの理由がわかり、事例を元に所属する自治体でのモバイルワーク導入を成功させられます。
目次
自治体のテレワーク導入率は？
総務省が2023年に発表した「地方公共団体におけるテレワークの取組状況調査」によると、約62％の自治体でテレワークを既に導入していることがわかります。
背景として、職員のライフステージに合った多様な働き方を実現する「働き方改革」の推進や業務効率の向上が目的として挙げられます。しかし、今なお約38％の自治体では導入されておらず、約34%の自治体では導入予定もないのが現状です。
とはいえ、働き方改革による多様な働き方への対応は今や職種や業界を問わず求められます。したがって、自治体においても、導入率を今以上に向上させ、多様な人材確保による労働力拡大に取り組む必要があるのです。
自治体でのモバイルワーク導入はなぜ進まないのか
以下では、自治体でのモバイルワーク導入が遅れる理由をご紹介します。「なぜ自治体でのモバイルワークの導入が民間企業よりも遅れているのか」を知りたい方は必見です。
モバイルワークで対応できない業務が多い
自治体でモバイルワーク導入が進まない一番の理由は、対応できない業務が多く存在するからです。
自治体では、住民票の発行や戸籍変更の手続きなど対面での業務が多く存在します。また、紙の資料を扱う業務や、情報照合が必要な場合には出社が必要になるため、モバイルワークの導入が進みにくいのが実情です。
したがって、モバイルワークを促進しても対面・対人業務は完璧にはなくせず、一定業務については従来通りのオフィスワークとせざるをえないのです。
セキュリティ対策に懸念があるから
自治体でのモバイルワークが進まないのは、セキュリティ対策に懸念があるからです。
自治体では住民の個人情報を取り扱いながら業務を進めるため、情報漏えいに対しては厳しい目が向けられています。外部からの不正アクセスに対する対策はもちろん、外に情報を出さないようデータの持ち出しを禁じている自治体がほとんどです。
こうした状況下においては、社外環境からも利用可能とするモバイルワークは受け入れがたいのが現状です。つまり、現状のセキュリティ性を保持するには、モバイルワークを導入するにしても強固なセキュリティが求められるのです。
導入にコストがかかる
導入にコストがかかるのも、モバイルワークが進みづらい理由です。
従来であればパソコンなどの機器を庁内に据え置きするだけでも環境整備ができましたが、モバイルワークを認める以上、自宅やオフィス外からも利用できるような整備が不可欠です。
とくに、自宅などで通信回線が整っていない職員の場合、フリーWi-Fiなどの無料で利用できる回線を利用して業務を進めるケースも考えられます。しかし、このような回線ではデータの暗号化がされておらず、利用によって情報漏えいを引き起こしかねません。
したがって、導入する場合は、パソコンやタブレットなどの端末機器だけでなく、通信環境も含めた整備を実施する必要があります。
職員の労働管理が難しい
職員の労務管理が難しいことも、自治体のモバイルワーク導入が遅れている要因のひとつです。
モバイルワークでは職員同士が顔を合わせずに業務をするため、職員が現状どのように働いているのかを含めた状況がブラックボックス化します。また、勤務状況がわからない以上、残業している場合でも管理職が長時間労働の発生にも気付きにくくなります。
本来であれば、納期の変更やリソースの追加などの対策が打てる状況でも、現状が把握できないゆえに改善ができず、職員に長時間労働を課す自体に陥ってしまうのです。
就業規則やルールの変更が必要
自治体でのモバイルワーク導入が進まないのは、就業規則やルールの変更が必要なことも理由として考えられます。
モバイルワーク導入後、規則やルールを変更する必要は原則としてないものの、自治体によっては、条例や規則で勤務場所を指定しているというケースがあります。その場合は、モバイルワーク自体が規則違反となるため、内容の追記または変更が必要です。
また、職員に通信費用を負担させるケースなど、通常勤務との差がある場合も変更が必要となります。しかし、決定権を所有する管理者であっても、一方的に規則は変更できません。したがって、内容に変更が生じる場合はすみやかに共有し、社内理解を得たうえで実行しましょう。
【働き方改革】自治体におけるモバイルワークの先進事例4選
以下では、自治体におけるモバイルワークの先進事例4選をご紹介します。自治体でのモバイルワーク導入はハードルが高い一方、導入を成功させているケースは多々あるため、必見です。
徳島県
引用：徳島県ホームページ
徳島県庁では、テレワークを「モバイルワーク」「サテライトオフィス」「在宅勤務」の3分類に切り分け、推進しています。それぞれの推進状況は以下になります。
- モバイルワーク
- サテライトオフィス
- 在宅勤務
現場での業務処理に貢献し、災害時にも役立つ働き方として推奨。2014年にタブレットを50台導入。2015年には100台導入へと拡大。
業務効率を向上させ、移動時間の有効活用を実現する働き方として推奨。2014年に県庁4階にサテライトオフィスを設置。毎年度設置場所を増やし、2019時点で9か所まで拡大。
職員のワークライフバランスの向上が実現する働き方として推奨。2015年には介護・育児中の職員を対象として進め、2016年には対象者を全職員まで拡大。
さらに、2017年からはフリーアドレスやペーパーレス化にも取り組み、オフィスから働き方を変える施策を打ち出しています。
佐賀県
引用：佐賀県ホームページ
佐賀県庁では、育児・介護などによって職員のライフスタイルが変化した場合や、感染症が発生した場合でも業務を継続可能とする環境構築を目的に、他自治体よりも早い段階でモバイルワークの導入を検討していました。
そこで、2008年1月より、育児・介護中の職員を対象に在宅勤務制度を取り入れています。さらに、翌年には新型インフルエンザの大流行によりモバイルワークの必要性が向上し、2010年10月には在宅勤務制度の対象者を全職員まで広げています。
モバイルワークの場合オフィスへの出勤をせずとも良いため、天候不良や災害時でも通常通りの勤務が可能になっています。実際に、大雪により交通機関が麻痺した場合でも、400人を超える職員がモバイルワークにて対応し、業務に支障をきたすことなく進められたそうです。
静岡県
引用：静岡県ホームページ
静岡県庁では、テレワークや時差勤務を前提とした業務の効率化を目的に、会議や照会、資料作成、業務管理など日常業務全般のルールを明確化しています。
会議は原則1時間以内とし、資料の事前送付やペーパーレス会議、WEB会議の活用を徹底することで、場所にとらわれない参加を可能としています。また、庁内照会や資料作成においても、不要な作業の削減や簡素化を進め、モバイルワーク下でも業務が円滑に進む体制を整えています。
このように静岡県庁では、ICT活用と業務ルールの見直しを一体的に進めることで、柔軟で持続可能なモバイルワークを実現しています。
参考：静岡県庁｜働き方ルール
兵庫県
引用：兵庫県ホームページ
兵庫県は、組織のパフォーマンスを最大限に引き出し、質の高い行政サービスを提供するため、「新しい働き方推進プラン」を策定し、モバイルワークを導入しました。
このプランに基づき、新しい働き方に合わせた県庁のあり方を探るため、フリーアドレスなども導入したモデルオフィスで実証実験を実施しました。具体的には、本庁の各部署が1ヶ月ずつ交代で出勤率4割程度のテレワークやモデルオフィスでの勤務を実施し、その効果を検証しました。
この試みによって、モバイルワーク導入時のいくつかの課題と利点が確認され、今後の多様な働き方に対応するための重要な第一歩になったといえるでしょう。
自治体でのモバイルワークを実現させるおすすめのツール
以下では、自治体でのモバイルワークを実現させるおすすめのツールをご紹介します。
自治体ではアナログ文化が強く根付いており、ITツールに対して抵抗感を持つ職員も多いため、導入による教育コストが大きくなりがちです。そのため、自治体でのモバイルワークを実現させるには、導入後すぐに運用できるツールの選定が重要なのです。
そこで、「業務情報を適切に管理・共有でき、誰でもすぐに使いこなせるツール」を導入しましょう。また、住民の個人情報を扱うことが多いので、高度なセキュリティ対策が施されている必要があります。
結論、自治体のモバイルワークには、ノート形式で誰でも簡単に情報を残せ、国際セキュリティの認証も得ているツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキスト・ファイルを簡単に残せるうえ、業務上で得た情報のすべてを厳格なセキュリティ下でStock内に保管できます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、モバイルワーク下でのやりとりでも情報が錯綜しません。
ITツールが苦手な人でも簡単に情報管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで業務情報を管理する方法＞
Stockでは、以下のように案件ごとにノートを作成し、リアルタイムで任意のメンバーに共有します。
また、ノートには画像を残せるため、普段は紙やホワイトボードなどに情報を記録している方でも、写真を撮ってそのまま添付できるので、デジタルでの円滑な情報共有が実現します。
たとえば、市役所と高校生が連携して進める”まちづくり事業”を実施している佐賀県武雄市では、情報共有にStockを利用することで、紙のノートや付箋での記録が多い高校生との情報共有も簡単になりました。
自治体でのモバイルワークの現状と進まない理由まとめ
ここまで、自治体でのモバイルワークの現状と導入が進まない理由を中心に解説しました。
モバイルワークの導入は、多様な働き方への対応や災害時での通常勤務実現に必要です。しかし、自治体では、業種柄対面・対人業務が減らせず、かつ高セキュリティで情報を管理する必要があるため、民間企業よりもモバイルワークの導入が遅れています。
とはいえ、働き方改革が推進される今日において、労働力確保のためにもモバイルワークの導入は不可欠です。そこで、非対面でも安全に情報管理・共有ができ、すべての職員が使いこなせるツールを導入しましょう。
結論、モバイルワーク導入を成功させるには、国際セキュリティ資格ISMSを保有し、すべての職員が即日で使いこなせる情報管理・共有ツール「Stock」が最適です。非IT企業を中心に240,000社以上の企業に導入され、機密情報を含むあらゆる情報管理に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自治体におけるモバイルワークの導入を成功に導きましょう。
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