多くの民間企業において、新しい働き方として導入が進んでいるモバイルワークですが、自治体でも同様にその重要性が広く知れ渡ってきています。
しかし、自治体でのモバイルワーク導入は実現しづらく、結果として遅れが生じている点に悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体でのモバイルワークの現状や導入が進まない理由、成功事例を解説します。
- 自治体でのモバイルワーク導入の現状がわからない
- 自治体でのモバイルワーク先進事例を知りたい
- モバイルワークを実現するために最適なツールを教えてほしい
という方は今回の記事を参考にすると、自治体におけるモバイルワークの現状や遅れの理由がわかり、事例を元に所属する自治体でのモバイルワーク導入を成功させられます。
目次
自治体のテレワーク導入率は？
総務省が2023年に発表した「地方公共団体におけるテレワークの取組状況調査」によると、約62％の自治体でテレワークを既に導入していることがわかります。
この背景には、新型コロナウイルスの感染拡大防止が大きく影響している一方で、今なお約38％の自治体では導入されておらず、約34%の自治体では導入予定もないのが現状です。
しかし、働き方改革による多様な働き方への対応は今や職種や業界を問わず求められているのが現状です。したがって、自治体においても、導入率を今以上に向上させ、多様な人材確保による労働力拡大に取り組む必要があります。
自治体でのモバイルワーク導入が遅れる理由
モバイルワークを含むテレワークの導入は重要視される一方で、自治体ではこうした新しい働き方への対応が民間企業に対し遅れをとっていると言われています。
そこで以下では、なぜ自治体でのモバイルワークの導入が遅れているのかを解説します。
モバイルワークで対応できない業務が多い
自治体でモバイルワーク導入が進まない一番の理由は、対応できない業務が多く存在するからです。
自治体では、住民票の発行や戸籍変更の手続きなど対面での業務が多く存在します。また、紙の資料を扱う業務や、情報照合が必要な場合には出社が必要になるため、モバイルワークの導入が進みにくいのが実情です。
したがって、モバイルワークを促進しても対面・対人業務は完璧にはなくせず、一定業務については従来通りのオフィスワークとせざるをえないのです。
セキュリティ対策に懸念があるから
自治体でのモバイルワークが進まないのは、セキュリティ対策に懸念があるからです。
自治体では住民の個人情報を取り扱いながら業務を進めるため、情報漏えいに対しては厳しい目が向けられています。外部からの不正アクセスに対する対策はもちろん、外に情報を出さないようデータの持ち出しを禁じている自治体がほとんどです。
こうした状況下においては、社外環境からも利用可能とするモバイルワークは受け入れがたいのが現状です。つまり、現状のセキュリティ性を保持するには、モバイルワークを導入するにしても強固なセキュリティが求められるのです。
導入にコストがかかる
導入にコストがかかるのも、モバイルワークが進みづらい理由です。
従来であればパソコンなどの機器を庁内に据え置きするだけでも環境整備ができましたが、モバイルワークを認める以上、自宅やオフィス外からも利用できるような整備が不可欠です。
とくに、自宅などで通信回線が整っていない職員の場合、フリーWi-Fiなどの無料で利用できる回線を利用して業務を進めるケースも考えられます。しかし、このような回線ではデータの暗号化がされておらず、利用によって情報漏えいを引き起こしかねません。
したがって、導入する場合は、パソコンやタブレットなどの端末機器だけでなく、通信環境も含めた整備を意識する必要があります。
職員の労働管理が難しい
自治体のモバイルワーク導入が遅れをとるのは、職員の労務管理が難しいのも要因です。
モバイルワークでは職員同士が顔を合わせての業務ではないため、職員が現状どのように働いているのかを含めた状況がブラックボックス化します。また、勤務状況がわからない以上、残業している場合でも管理職が長時間労働の発生にも気付きにくくなります。
本来であれば、納期の変更やリソースの追加などの対策が打てる状況でも、現状が把握できないゆえに改善ができず、職員に長時間労働を課す自体に陥ってしまうのです。
就業規則やルールの変更が必要
自治体でのモバイルワーク導入が進まないのは、就業規則やルールの変更が必要な点もあります。
モバイルワーク導入後、規則やルールを変更する必要は原則としてないものの、自治体によっては、条例や規則で勤務場所を指定しているというケースがあります。その場合は、モバイルワーク自体が規則違反となるため、内容の追記または変更が必要です。
また、職員に通信費用を負担させるケースなど、通常勤務との差がある場合も変更が必要となります。しかし、決定権を所有する管理者であっても、一方的に規則は変更できません。したがって、内容に変更が生じる場合はすみやかに共有し、社内理解を得たうえで実行しましょう。
自治体におけるモバイルワークの先進事例4選
自治体でのモバイルワーク導入はハードルが高い一方、導入を成功させているケースは多々あります。そこで以下では、自治体でのモバイルワーク導入に成功した事例を3選ご紹介します。
徳島県
徳島県庁では、テレワークを「モバイルワーク」「サテライトオフィス」「在宅勤務」の3分類に切り分け、推進しています。それぞれの推進状況は以下になります。
- モバイルワーク
- サテライトオフィス
- 在宅勤務
現場での業務処理に貢献し、災害時にも役立つ働き方として推奨。2014年にタブレットを50台導入。2015年には100台導入へと拡大。
業務効率を向上させ、移動時間の有効活用を実現する働き方として推奨。2014年に県庁4階にサテライトオフィスを設置。毎年度設置場所を増やし、2019時点で9か所まで拡大。
職員のワークライフバランスの向上が実現する働き方として推奨。2015年には介護・育児中の職員を対象として進め、2016年には対象者を全職員まで拡大。
さらに、2017年からはフリーアドレスやペーパーレス化にも取り組み、オフィスから働き方を変える施策を打ち出しています。
佐賀県
佐賀県庁では、育児・介護などによって職員のライフスタイルが変化が発生した場合や、感染症が発生した場合でも業務を継続可能とする環境構築を目的に、他自治体よりも早い段階でモバイルワークの導入を検討していました。
そこで、2008年1月より、育児・介護中の職員を対象に在宅勤務制度を取り入れています。さらに、翌年には新型インフルエンザの大流行によりモバイルワークの必要性が向上し、2010年10月には在宅勤務制度の対象者を全職員まで広げています。
モバイルワークの場合オフィスへの出勤をせずとも良いため、天候不良や災害時でも通常通りの勤務が可能になっています。実際に、大雪により交通機関が麻痺した場合でも、400人を超える職員がモバイルワークにて対応し、業務に支障をきたすことなく進められたそうです。
静岡県
静岡県静岡市では、モバイルワーク導入推進により民間企業の誘致を進める取り組みが実施されています。
東京から新幹線で約1時間という好立地を活かして、静岡県周辺の10施設、500席以上をモバイルワーク場所として提供することで、企業の積極的なモバイルワーク導入を推進しています。こうした取り組みの結果、2019年には首都圏企業の数社が静岡市内にサテライトオフィスを開設しており、本市へのテレワーカー移住の増加が期待されています。
直接的に自治体がモバイルワークを導入したわけではないものの、モバイルワークの導入によって相乗効果を生んだ事例と言えます。
兵庫県
兵庫県は、組織のパフォーマンスを最大限に引き出し、質の高い行政サービスを提供するため、「新しい働き方推進プラン」を策定し、モバイルワークを導入しました。
このプランに基づき、新しい働き方に合わせた県庁のあり方を探るため、フリーアドレスなども導入したモデルオフィスで実証実験を実施しました。具体的には、本庁の各部署が1ヶ月ずつ交代で出勤率4割程度のテレワークやモデルオフィスでの勤務を実施し、その効果を検証しました。
この試みによって、モバイルワーク導入時のいくつかの課題と利点が確認され、今後の多様な働き方に対応するための重要な第一歩になったといえるでしょう。
自治体でのモバイルワークを実現させるおすすめのツール
以下では、自治体でのモバイルワークを実現させるおすすめのツールをご紹介します。
自治体でのモバイルワーク実現させる場合に大切なのは、導入の負担が最小限となるツールの選定です。自治体ではアナログ文化が強く根付いており、ITツールに対して抵抗感を持つ職員も少なくはありません。
また、ITツールにはさまざまな種類がありますが、はじめての運用には職員同士で扱う「情報」を適切に共有・管理できるツールが必須です。ただし、操作の難しい高度なツールを使うと、使い方がわからず業務進捗に遅れがでたり、操作ミスから情報漏洩につながってしまう可能性もあるのです。
したがって、自治体のモバイルワークには「Stock」のように、65歳以上のメンバーでも簡単に利用でき、情報共有の側面から業務効率化を実現する情報管理ツール一択です。
Stockの「ノート」にはテキスト・ファイルを簡単に残せるうえ、業務上で得た情報のすべてを厳格なセキュリティ下でStock内に保管できます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、モバイルワーク下でのやりとりでも情報が錯綜しません。
ITリテラシーの低い人でも簡単に情報管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自治体でのモバイルワークの現状と進まない理由まとめ
ここまで、自治体でのモバイルワークの現状と導入が進まない理由、成功事例を解説しました。
モバイルワークの導入は、多様な働き方への対応や災害時での通常勤務実現に必要な一方で、4割程度の自治体では今なお導入が進んでいないのが現状です。その背景には、業種柄対面・対人業務が減らせず、かつ高セキュリティで管理すべき情報を取り扱う必要がある自治体ならではの問題があります。
とはいえ、モバイルワーク導入に成功している自治体も数多く存在します。したがって「問題があるから導入を見送る」のではなく、問題への対策を立てて、モバイルワークを推進することが大切です。
したがって、モバイルワーク導入に成功には国際セキュリティ資格ISMSを保有し、非IT企業であっても即日で情報管理を実現できるツール「Stock」が最適です。非IT企業を中心に240,000社以上の企業に導入され、機密情報を含むあらゆる情報管理に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入して自治体におけるモバイルワークの導入を成功に導きましょう。
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