昨今グループウェアを業務に導入して効率化を図る民間企業が増えてきていますが、自治体においても、業務にグループウェアを導入し改善を図るべきだという認識が広まってきています。
しかし、民間企業と違って自治体でグループウェアを導入すべき理由や、どのように業務に生かすべきなのかがわからず導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体がグループウェアを利用するメリットと活用例・選定ポイントを解説します。
- グループウェアやその機能がわからない
- グループウェアを導入するメリットや活動事例を教えてほしい
- 自治体に最適なグループウェアを知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、グループウェア導入による自治体のメリットや活用例を把握しながら、ポイントを押さえた選定もできるようになります。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを通じて業務効率を高められるツールを指します。
グループウェアによってオンライン上で情報共有やコミュニケーションを取ることで、業務の停滞を防ぐことが可能になります。そのためリモートワークや時短勤務など、対面でのコミュニケーションが不足しがちな働き方において、業務を効率的に進めるためにはグループウェアは不可欠です。
グループウェアには、経費精算や勤怠管理などの事務作業を効率化できるツールもあります。そのため、チームの作業には欠かせない存在であり、情報共有の効率を向上させることが可能です。
グループウェアの主な4つの機能
ここでは、グループウェアの代表的な4つの機能をご紹介します。
- チャット機能
- ToDo管理機能
- スケジュール管理機能
- ファイル管理・共有機能
チームでのコミュニケーション・スピーディな情報共有を円滑にする。
タスクの漏れや進捗の遅れを防ぐ。
メンバー同士でスケジュールを共有し、「誰が何の業務にあたっているか」か把握できる。
情報を一元管理することで、情報をストレスなく安全にやりとりできる。
以上の機能が過不足なく備わったグループウェアであれば、スムーズな情報共有が実現します。
自治体がグループウェアを利用するメリット
ここでは、自治体がグループウェアを利用するメリットを解説します。導入を推し進めるときは、職員に以下のメリットを理解してもらうことが重要です。
自治体間での連携を促進できる
自治体がグループウェアを導入すると、自治体間での連携が促進されます。
グループウェアを導入していない環境では、メールでやりとりするのが一般的です。しかし、メールの場合、宛先とされている職員しか該当情報を確認できず、複数人でやりとりをする場合には話の経緯が伝わりづらいです。
一方、グループウェアを導入すれば、掲示板機能やポータル機能を活用して、簡単に情報共有・コミュニケーションが可能になります。同一県内や地域ごとに共通のグループウェアが利用できれば、従来のように時間をかけてやりとりする手間もありません。
セキュリティを強化できる
自治体でのグループウェア導入は、セキュリティ強化にも貢献します。
自治体では、万が一個人情報が漏えいすれば、住民からの信頼失墜はもちろん社会的な信用を失う事態にも陥りかねません。しかし、メールなどを利用して情報共有をする場合、誤送信やウイルス感染など、思わぬ点から漏えいする可能性が出てきます。
そこで、グループウェアを活用すると、情報はすべてベンダーの提供する高いセキュリティのなかで管理できるようになるため、安心・安全に情報を運用することが可能です。
働き方改革が推進する
働き方改革が促進されるのも、自治体がグループウェアを導入するメリットです。
多様な働き方に対応するには、省庁以外の場所からも通常通り業務を進められる環境づくりが欠かせません。したがって、情報共有ツールやウェブ会議機能などのツールを駆使して、庁内同様の労働環境を構築しましょう。
とはいえ、一度に複数のツールを導入すれば社員が混乱し、使い方を教育する時間も多くかかることになります。そこでグループウェアであれば、あらかじめ複数の機能が搭載されているため、ひとつのツールを導入するだけでスムーズに業務を管理できるようになります。
業務効率化が実現する
グループウェアの導入は、業務効率化を実現させます。
グループウェアを導入していない場合、情報ごとに管理されている場所が異なります。これでは、ツールを横断して利用せざるを得なくなり「どこに何の情報が格納されているのか」がわかりにくくなります。
一方で、業務にグループウェアを導入すると、多機能に対応するさまざまな情報がすべてグループウェア内に蓄積されるようになります。その結果、従来のように必要な情報が格納されているツールを確認する必要がなく、同一ツール内でシームレスに作業が進められ、業務効率化が実現します。
自治体でのグループウェア活用例
以下では、自治体でのグループウェア活用例をご紹介します。活用例を元に、どのような業務改善に取り組めるのか検討しましょう。
スケジュール管理の効率化
自治体でのグループウェア活用例としては、スケジュール管理の効率化があります。
自治体においても、民間企業同様に書類作成などの納期が定められている業務は多く、スケジュール管理を徹底する必要があります。しかし、手帳に記入するような管理方法では煩雑化しやすく、ほかの職員とのスケジュール共有にも不向きです。
一方、グループウェアのスケジュール管理機能を活用すれば、スケジュールやタスクを入力するだけでリアルタイムでメンバーに共有されます。また、インターネット環境さえあれば利用できるので、外出先や帰宅後などでもストレスなく確認でき、効率的に作業を進められるようになります。
情報共有の活性化
自治体でのグループウェア活用例として、情報共有の活性化があります。
多くの自治体が採用していたメールによる連絡体系は、処理に時間がかかるうえ、重要なメールの見落としが発生するリスクがあります。さらに、メールは検索性が低く、やりとりしたはずのメールが探し出せないというデメリットもあります。
一方、グループウェアでは相手とスピーディにやりとりでき、共有する情報によって連絡手段も柔軟に変えられます。たとえば、個人でやりとりでは「ビジネスチャット機能」、全職員に共有したい場合は「掲示板機能」と使い分けることで、常に必要な情報の確認が可能になります。
ペーパーレス化の実現
ペーパーレス化の実現も、自治体でのグループウェア活用例として挙げられます。
自治体では、会議の資料や各種申請書類などの、紙ベースの書類を多く活用していました。しかし、こうした紙ベースでの情報のやりとりは、印刷代や用紙代などだけでなく、印刷の手間や保管場所の確保などのコストの増加を引き起こしてしまいます。
一方、グループウェアを使って、資料をすべてデジタルデータで共有する運用を取り入れられれば、ペーパーレス化を実現できます。さらに、データで管理することで検索性が高まり、より短時間で必要な資料へのアクセスも可能です。
自治体でもストレスなく即日で使えるグループウェア
以下では、自治体でもストレスなく即日で使いこなせるグループウェアをご紹介します。
自治体はアナログ文化が強く根付いているという環境、グループウェア選定では必ず操作性の確認が必要です。なぜなら、日常的にITを使っていない環境では、職員のITリテラシーが低い可能性が高いからです。
とくに、ツール選定者にとっては便利なツールでも、ITに不慣れな職員からすれば、難しいツールとなるリスクは避けられません。また、多機能なツールは、使いこなせれば便利ですが、習得に時間がかかるため、自治体の職員間で浸透しない恐れがあるので避けましょう。
結論、自治体に導入すべきグループウェアは65歳以上のメンバーでも直感的、かつ簡単に利用できるグループウェアの「Stock」です。
Stockの「ノート」に直接情報を記載するだけで、あらゆる情報共有がリアルタイムで完結します。さらに、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐付けられるため、共有された情報に対するやりとりや作業指示などもすべてツール内に集約されます。
ITリテラシーを問わずに最も簡単に使えるグループウェア「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自治体向けグループウェアの選定ポイント5選
以下では、自治体向けのグループウェア選定ポイントを5つを解説します。
「グループウェアが導入しただけで活用できていない」という事態を防ぐには、以下のポイントを押さえた選定が必要です。
使いやすいか
グループウェアを選ぶとき、使いやすいかどうかは重要なポイントです。
グループウェアはグループ内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするツールなので、チームや部署の全員が不自由なく使えなければ意味がありません。そのため、誰でも簡単に使えるグループウェアであることが不可欠です。
そのため、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」のようなツールを選定しましょう。
コストパフォーマンスが高いか
グループウェアは、コストパフォーマンスの高いものを選びましょう。
導入や運用に莫大な費用がかかる場合、かえって財政を圧迫し、業務効率化の目的が達成できなくなるからです。多機能すぎると費用が膨らみ、必要な機能が不足していると業務効率化につながりません。
機能に過不足がなく、提供される機能と費用が見合っているかツールを選択しましょう。
セキュリティは十分か
グループウェアを選定する際には、十分なセキュリティ対策がなされているかを必ず確認しましょう。
自治体では住民の個人情報や行政の機密情報を扱うため、万が一、情報漏洩が発生すると、自治体の信頼が大きく失わてしまいます。そのため、通信の暗号化や不正アクセス対策、二段階認証といったセキュリティ機能が備わっているツールであれば安心です。
グループウェアを導入するときには、セキュリティレベルが、自治体が求める基準を満たしているかどうかを慎重に判断しましょう。
クラウド対応か
グループウェアが「クラウド型に対応しているか」も重要な選定ポイントです。
クラウド型である場合、自前でサーバーを管理するオンプレミス型に比べ、インフラ管理の手間やコストを削減できるからです。具体的には、外部の事業者がシステムのメンテナンスを実施するため、サーバー管理やセキュリティ対策の負担が軽減され、職員は本来の業務に集中できます。
したがって、グループウェアを導入する際は、システムの運用を外部に任せられるクラウド型を選ぶことで、業務効率化を実現することができます。
サポート体制が手厚いか
グループウェアの選定においては、サポート体制の手厚さ・レスポンスの早さも重要な選定ポイントです。
自治体では、予期せぬトラブルが発生した場合、速やかに問題を解決できなければ、行政サービスに大きな影響を及ぼす可能性があります。たとえば、システムの不具合で情報共有が滞ると、住民からの問い合わせ対応が遅れるといった事態も起こりかねません。
したがって、導入を検討する際は、電話やメールでの問い合わせ対応に加え、1営業日以内に返答が受け取れる「Stock」のようなツールを選びましょう。
自治体がグループウェアを利用するメリットと選定ポイントのまとめ
ここまで、自治体がグループウェアを利用するメリットと活用例・選定ポイントを解説しました。
自治体でのグループウェア導入は連携促進やセキュリティ強化に繋がり、業務効率化の実現に貢献します。ただし、選定時には業務内容に即した機能の有無や操作性を事前に確認し、「導入しただけ」で終わってしまう事態を防ぎましょう。
とくに、職員の持つITリテラシーの差を無視してツール選定を進めれば、業務への浸透は難しくなるので注意しましょう。また、自治体業務でも「情報」は必ず扱うため、情報共有・管理の側面からアプローチすると、業務効率化の費用対効果も高くなります。
したがって、情報の一元管理と活用を実現させるなら、ITに不慣れな65歳以上の人でも即日で使えるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。非IT企業を中心に240,000社以上の企業に導入されて、情報の一元化に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入して自治体におけるグループウェアの導入を成功に導きましょう。
関連記事： 自治体DXとは？取り組むべき課題や事例も解説！
