近年、保育の現場における業務負担を軽減するために、ITツールを取り入れる園が増えています。ITツールで保育の記録を残せば、紙の管理が不要になり、パソコン・スマートフォンから簡単に情報が閲覧できる体制が実現します。
たとえば、「はいチーズ！システム」は保育士の事務作業を効率化するツールのひとつです。しかし、実際に利用したときの運用イメージがわかず、導入を悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、はいチーズ！システムの特徴・機能や料金、おすすめの園を中心にご紹介します。
- 紙やExcel中心の園務管理に限界を感じている保育園・幼稚園の運営者
- はいチーズ！システムの自園への導入可否を判断したい保育事業者
- 保育士の事務作業の負担が大きいことに悩んでいる保育関係者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、はいチーズ！システムの概要が分かるうえ、保育施設がITツールを選ぶときのポイントが得られます。
目次
はいチーズ！システムとは
はいチーズ！システムとは、保育園・幼稚園など子どもを預かる施設や保護者向けの業務支援ツールです。
保護者連絡、登降園管理など、保育や教育施設における業務に役立つ機能が30種類以上備わっており、20,000団体以上で導入されています。
はいチーズ！システムの特徴
はいチーズ！システムの特徴として以下の3点が挙げられます。
- 初期費用・月額利用料が無料
初期費用・利用料がかからず、30種類以上の機能が使えます。また、90日間のお試し利用も可能です。 - 分かりやすい画面・操作が簡単
はいチーズ！システムは現場での「使いやすさ」「分かりやすさ」にこだわって園と共同開発したシステムです。また、シンプルな画面構成で簡単に操作できます。 - ほかのシステムと併用できる
はいチーズ！システムは、「はいチーズ！フォト」「はいチーズ！ベジ」「はいチーズ！アルバム」と合わせて活用できます。ただし、「はいチーズ！フォト」は料金がかかる点に注意が必要です。
このように、はいチーズ！システムは費用を抑えて園の業務をデジタル化できる仕組みが整っています。毎日の登降園の記録や保護者への一斉連絡など、これまで手作業で実施していた事務作業の手間を減らすのに役立ちます。
はいチーズ！システムの機能
はいチーズ！システムには、おもに以下の機能が備わっています。
| 機能詳細 | |
|---|---|
| 保護者連絡 | システム上で保護者との連絡帳のやりとりができる機能です。そのほかにも、メールの一斉送信や出欠に関する連絡もできます。 |
| 登降園管理 | 園児の登降園の時間を記録する機能です。記録したデータをもとに、保育料の請求書発行も可能です。 |
| ドキュメンテーション | 保育の様子を記録したドキュメントの作成が可能な機能です。文章に加えて写真を5枚まで掲載でき、ドキュメントは印刷・PDF化に対応しています。 |
| 勤怠管理・シフト作成 | 職員の勤怠やシフトを記録する機能です。勤務時間は自動計算されるので、集計時間の短縮に役立ちます。 |
| 健康管理・午睡チェック | 園児の健康に関する記録を残せる機能です。体温や体調の詳細をはじめ、午睡のときのからだの向きや寝返りを記載できます。 |
| 指導案・要録作成 | 年間指導計画や保育日誌を作成する機能です。文例集が備わっていたり、出席簿の記録が保育日誌と連動していたりするので、書類作成の時間短縮に役立ちます。 |
| 写真販売 | 「はいチーズ！フォト」を申し込むと利用できる、写真のオンライン販売機能です。スマートフォンやパソコンを使って写真を検索し、オンライン決済で注文が完了します。 |
このように、はいチーズ！システムは保育施設の職員や保護者に役立つ機能が豊富だと言えます。
はいチーズ！システムの料金
はいチーズ！システムは無料で利用可能です。
ただし、無料で利用するには「はいチーズ！フォト」との併用が前提になります。また、一部機能には有料オプションもあるため、詳細は問い合わせが必要です。
はいチーズ！システムの評判
ここでは、はいチーズ！システムの評判を紹介します。たとえば、以下のような口コミが散見されます。
4月からの保育園、先生たちとの信頼関係が築けてきたら絶対に「はいチーズ！システム」の導入を提案しようと心に決めてる・・・！
保育園側は無料でシステム利用できるし、保護者は我が子の写真を購入できるしで、みんながハッピーになれる素晴らしいビジネスモデル。https://t.co/FNWzU4CWk2
— おはる🐰Wix専門WEB制作✗採用コンサル (@oharuceo) March 4, 2022
はいチーズ！システムが向いている園・向いていない園
以下では、はいチーズ！システムが向いている園・向いていない園の特徴を紹介します。導入可否を検討している方は必見です。
向いている園
はいチーズ！システムが向いている園の特徴として、以下の2点が挙げられます。
- コストを抑えて保育ICTを導入したい園
はいチーズ！システムは、無料で使えるほか、サポート体制も充実しています。そのため、保育ICTを活用したいが、何からすべきか分からないという園におすすめです。 - 写真販売まで一元的に実施したい園
はいチーズ！システムは、写真販売や撮影が可能な「はいチーズ！フォト」と併用できます。そのため、日常的な連絡に加えて、園の行事の写真販売まで一元化したい園におすすめです。
このように、はいチーズ！システムは、初めてICTを活用する園や行事にも役立てたい園におすすめのシステムだと言えます。
向いていない園
はいチーズ！システムが向いていない園の特徴として、職員同士の情報共有やマニュアル管理に課題を感じている園が挙げられます。
はいチーズ！システムは保育ICTシステムであり、園内の情報共有・管理を主目的としたツールではありません。そのため、「新人保育士への引き継ぎ内容が人によって異なる」「園内のルールが職員全員に伝わっていない」といった課題には対応できないのです。
そこで、これらの課題解決には、園内の情報・マニュアルを簡単にまとめて管理・共有できるツールを導入すべきです。たとえば、「Stock」のようなノート形式で情報を記録・共有できるツールであれば、普段ITツールを使わない職員でも即使いこなせます。
保育業界で活用しやすいシンプルなITツール
以下では、保育施設におけるITツールを選ぶポイントをご紹介します。
保育業務に追われている現場では、口頭やメモだけでの情報共有になりがちですが、これではすべての職員に内容が伝わりきりません。その結果、園児に関する注意点の引き継ぎ漏れが起きたり、過去の保育日誌やマニュアルを探すのに時間がかかったりします。
そこで、子どもの様子やマニュアル・保育士同士のやりとりを1つのツールでまとめて共有・管理する必要があります。しかし、機能が多すぎたり、操作が複雑だったりすると、すぐに使いこなせず現場で定着しません。
したがって、「誰でも簡単に使えて運用負担が少ない情報共有・管理ツール」を導入すべきです。情報共有・管理が簡単なツールを使うことで、記録・連絡・確認にかかる手間を減らし、情報の伝達漏れも防ぎやすくなります。
なかでも「Stock」は、直感的な操作であらゆる情報を「ノート」に書き込んで管理できるため、ITに詳しくない職員が多い園にも最適です。画像も制限なく添付できるほか、ノートに紐づくメッセージでやりとりも可能なため、園内の情報共有を活発にします。
職員・保育者いずれも簡単に情報を共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像あり】保育業界でのStock活用事例
Stockは、「ノート」に直接テキストや画像を入力して、簡単に保育日誌を作成できます。また、保育日誌、保育マニュアルなどを、フォルダごとに整理してまとめられるため、あらゆる情報を一元的に管理できるのです。
さらに、更新した内容は、リアルタイムで共有できるほか、「ノート」ごとに紐づく「メッセージ」で保育士・関係者同士がやりとりすることも可能なため、園内のスムーズな情報共有・管理に役立ちます。
はいチーズ！システムの特徴や料金、おすすめの園まとめ
これまで、はいチーズ！システムの特徴や料金、おすすめの園を中心にご紹介しました。
はいチーズ！システムは、登降園管理や連絡帳、保育日誌などの機能を備えた保育ICTシステムです。多機能かつ低コストで利用できるため、コストを抑えて保育ICTを導入したい園や写真販売まで一元的に実施したい園に適しています。
一方で、マニュアルや保育士同士の連絡など、園内の情報共有・管理まで改善したい場合は、保育ICTシステム以外に情報を蓄積・共有する仕組みも必要です。情報が複数のツールに分散していると、必要な情報を探す手間や共有漏れが発生してしまいます。
そこで、あらゆる情報をノートに直接書き込んで蓄積・リアルタイム共有できるツール「Stock」がおすすめです。Stockは、誰でも簡単に使いこなせるため、ツールが形骸化する心配もありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、園児の保育記録をスムーズに共有できる体制を実現しましょう。
