近年、非対面型のワークスタイル浸透に伴い、企業がインターネット上で取り扱う情報が増加しています。そのため、オンラインでの情報共有・管理に対応すべく、場所を選ばずに使えるITツールを導入する企業が増えているのです。
たとえば、「Google Chat」は、認知度の高いチャット型情報共有ツールのひとつです。しかし、自社に適したツールか分からず、導入を悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Google Chatの機能や特徴、料金プランからユーザーの声まで網羅的に紹介します。
- Google Chatの概要を理解して、自社に適しているか判断したい
- オンライン下でも円滑に情報共有できる方法を探している
- 情報共有を効率化するメリットを社員に浸透させたい
という方が本記事を参考にすると、Google Chatについて幅広く理解し、客観的な基準をもってツールを選択できるようになります。
目次
Google Chat（グーグルチャット）とは
以下では、Google Chatの特徴や機能をご紹介します。Google Chatの導入を検討している担当者の方は必見です。
Google Chat（グーグルチャット）とGmailのハングアウトの違い
Google Chatは「Googleのアプリケーションのなかでも、メッセージのやりとりに優れたチャットアプリ」です。
Googleアカウントを持っていれば無料で利用できるので、導入しやすいと言えます。また、メールと同時進行で使用するGmailのハングアウト（チャット機能）と比べて、Google Chatはチャットに特化しており、話題が混ざりづらい点が特徴です。
このように、Google Chatは、無料で使えて、チャットコミュニケーションを取りながら情報共有に貢献するアプリと言えます。
Google Chat（グーグルチャット）の機能
Google Chatは体系的なグループウェアであるGoogle Workspaceのなかでも、チャット機能を使った情報共有に特化しています。以下では、主要となる3機能を紹介します。
- チャット
- 連携
- スペース
個人からグループまで共有相手を選択し、メッセージでやりとりできます。
「メール」や「カレンダー」などの他Google製品と連携し、機能を拡張します。
トピックごとに情報共有の場を設け、アイデアや意見を交換できます。
Google Chatのチャットとスペースの違いとして、スペースでは、チャットと異なり「ファイルの共有」「タスクの作成」ができる点が挙げられます。このようにGoogle Chatは、社内情報を円滑に共有して業務効率を向上させるツールと言えるのです。
Google Chat（グーグルチャット）の使い方
体系的なグループウェアの一機能であるGoogle Chatは、単体のツールとしての機能が広く浸透しているとは言えません。そこで以下では、Google Chatの具体的な使い方を紹介します。
スマホでGoogle Chatを使う
スマホでGoogle Chatを使う場合は、まずアプリストアからアプリをインストールしましょう。
チャットを開始するときは、［新しいチャット］をタップします。
次に、［スペースを作成］を選択し、スペース名を入力します。
そして、やりとりしたいユーザーを追加しましょう。
実際のチャット画面は以下の通りです。
ブラウザからデスクトップアプリを追加する
デスクトップアプリを追加する場合は、まず、ブラウザでGoogle Chatを開きましょう。アドレスバーの右にあるアイコンをクリックするとインストールできます。
メッセージで情報共有をする
Google Chatは、社内情報共有の円滑化に貢献するツールです。
Google Chatの「メッセージ」は、気軽にやり取りが可能です。ツールに登録されているメンバーなら、複雑な承認フローは不要でメッセージを送信できるうえ、「絵文字」や「編集」も備えられているので、社内版チャットツールのように使えます。
新たにチャットを開始する手順は、はじめに、ホーム画面から、チャットの横に配置されている［＋］をクリックします。
次に、やりとりしたいユーザーを選択して、［チャットを開始］をクリックすれば、チャットを始められます。
また、高い互換性を持つGmailと連携することで、社内外問わずすべてのメッセージを一元管理できます。そのため、社内のやりとりには「メッセージ」を使い、社外連絡は「Gmail」を使用するなど、用途に応じたツールの使い分けが実現するのです。
スペースでアイデアを共有する
Google Chatには、トピックごとにメンバーを振り分けるスペースが用意されています。トピックごとに情報共有の場を設けられるので、アイデアの共有やプロジェクト計画など、様々な用途に利用できます。
スペースを新たに作成する手順は、はじめに、上記画像のようにホーム画面から、スペースの横に配置されている［＋］をクリックします。
上記画像のように、スペース作成画面へ移行したらスペース名やメンバーの招待を行います。ツール内に登録されているメンバーであれば、名前やメールアドレス・所属グループから探せるので、検索性に優れている点も便利なポイントです。
情報を記入し作成されたスペースは、上記画面のようにホーム画面に表示されます。
スペースは情報共有のほかに、タスク管理としても利用できます。タスクを割り当てると、各メンバーの業務進捗状況が可視化されるので、正確なプロジェクトの進行や業務の均一化に貢献するのです。
Google Chat（グーグルチャット）の料金体系
Google社の提供する体系的なグループウェアであるGoogle Workspaceは、Google Chatを含む13種類のツールから構成されています。
Google Chat単体の有料サービスは用意されていないため、以下で紹介するプランは「Gmail」や「Drive」などさまざまな機能を含んだ料金です。
| パーソナル | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金（年契約） |
無料 |
816円/ユーザー/月（月払い） |
1,632円/ユーザー/月（月払い） |
2,448円/ユーザー/月（月払い） |
問い合わせ |
| セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| クラウドストレージ（ユーザー1人あたり） |
15GB |
30GB |
2TB |
5TB |
必要に応じて増やせる保存容量 |
| Meet音声会議とビデオ会議 |
100人まで参加可能 |
100人まで参加可能 |
150人まで参加可能 |
500人まで参加可能 |
1,000人まで参加可能 |
| カスタマー サポート |
セルフサービス オンラインとコミュニティフォーラム |
Standard サポート |
Standard サポート |
Standard サポート |
Enhanced サポート |
Google Chat（グーグルチャット）の評判
以下では、Google Chatを実際に利用しているユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見を参考に、自社の導入可否を判断しましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はCapterra（キャプテラ）より引用し、翻訳しております。
Google Chat（グーグルチャット）の良い口コミ・評判
はじめに、Google Chatの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「統合が優れている」「グループプロジェクトに簡単に取り組める」との声が挙げられています。
Kennedy（ケニアのGraphic Designer）投稿日：2023/07素晴らしいツールです。Google チャット機能は非常に便利で、統合も優れていました。
Turan（トルコのIT Admin）投稿日：2023/07モバイル統合のおかげで、どこからでも、どのプラットフォームからでもアクセスできます。すべてのファイル、画像、その他のデータは Google サーバーに安全に保存されます。
Arif（アゼルバイジャンのSoftware Engineer）投稿日：2023/05Google Chat の会話内でファイルやドキュメントを直接簡単に共有できます。また、チームメンバーと協力してグループプロジェクトに簡単に取り組むことができます。
Google Chat（グーグルチャット）の改善点に関する口コミ・評判
次に、Google Chatの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「ファイルをチャットから簡単にダウンロードしたい」「会話が話題から逸れる」との声が寄せられています。
認証済みレビュアー投稿日：2023/07ファイルをダウンロードする前に受信トレイに転送するのではなく、チャットから簡単にダウンロードできればいいのにと思います。
nabasirye（ウガンダのsales representative）投稿日：2023/05アプリケーションはチームで共有できる文字数を制限しており、それに加えて大量のポップアップ メッセージが次々と表示され、作業の妨げになります。
Joshua（インドのVP of IT）投稿日：2023/05メッセージで送信できる文字は限られています。テキスト ボックスのサイズが自動的に変更されイライラする傾向があります。会話リストをドッキングすることはできません。会話は頻繁に話題から逸れます。
【必見】社内の情報を見やすく記録・管理するおすすめのツール
以下では、最も簡単に社内情報を一元管理するツールを紹介します。
Google Chatは、Googleアカウントがあれば無料で始められるので、導入ハードルが低いツールと言えます。一方で、ユーザーからは「ファイルをチャットから簡単にダウンロードしたい」「会話が話題から逸れる」との声が寄せられています。
このように、チャットアプリでは話題が流れてしまうため、情報が入り乱れて、必要な情報をすぐに見つけられません。そのため、「話題が流れていかず、メッセージの共有と情報の記録を両立できるツール」を導入しましょう。
結論として、業務に関するあらゆる情報を見やすく記録・管理するには、目的の情報へすぐにアクセスできるうえ、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
あらゆる情報をStockの「ノート」に蓄積し、「フォルダ」で整理すれば、簡単に社内情報を一元管理できます。さらに、ノートに「メッセージ」を紐づければ、チャットアプリのように話題が縦に流れず、必要な情報へ即座にアクセス可能なのです。
非IT企業の情報共有を最も簡単に効率化する「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Google Chat（グーグルチャット）の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Google Chatの特徴や機能など、幅広く解説しました。
Google Chatは、情報共有に優れたITツールであり、ユーザーからシンプルな操作性を評価されているツールです。しかし、話題が流れてしまう点を指摘する口コミもあり「情報へのアクセス性」や「情報の記録」面で課題が残ります。
情報共有・管理はあらゆる業務の基本であるため、全社で確実に効率化すべき分野です。そこで、場所を問わずに使えるITツールが役立ちますが、シンプルな操作性でなければ社員が使いこなせずに形骸化するリスクが伴います。
したがって、重要な情報が埋もれないうえ、誰でも確実に利用できる情報共有ツールを導入しましょう。結論、はじめてITツールを利用する社員でも、即日で使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのない情報共有を実現しましょう。
