マニュアルを作成すると、新人に何度も同じ仕事を教える手間を減らせるほか、担当者が変わっても全員が同じ品質で業務を進められます。さらに、マニュアルが分かりやすく整理されていれば、解釈の違いによる現場トラブルを防げます。
しかし、分かりやすいマニュアルの書き方が分からないまま手探りで進めてしまい、「せっかく時間をかけてマニュアルを作ったのに、現場の誰も使ってくれない」と頭を悩ませている管理職の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、現場の社員が迷わず自走できるようになるマニュアルの書き方のステップや、マニュアル作りが上手い人の共通点を中心に解説します。
- マニュアルを書きたいが、どのように書けば良いか分からない現場スタッフ
- 既存の分かりにくいマニュアルを改善したいが、書き方の型を持っていない管理職
- 業務の標準化を進めたいが、書き方がバラバラで困っている教育担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、誰でも一目で伝わるマニュアルを作成できるようになり、組織全体の対応スピードと品質を上げられます。
目次
現場が動くマニュアルの書き方3ステップ
以下では、ITに詳しくないメンバーでも迷わずに作業を進められるようになる、実践的なマニュアルの書き方を3つの手順に分けて解説します。
（1）対象となる業務を決める
まずは、今回マニュアル化する具体的な業務の範囲を明確に切り出します。
マニュアルを作成するときに情報を詰め込みすぎると、何を読めばよいか分からない膨大な資料になってしまいがちです。そのため、あらかじめ「今日はこの作業だけを書く」と決めておくと、要点がまとまったシンプルな資料になります。
たとえば、大きな枠組みで「商品の発送業務」をまとめて説明するのではなく、「送り状を発行する」「梱包する」「発送完了を登録する」のように作業単位で分けると、担当者は必要な手順だけを迷わず確認できます。
このように、ひとつの項目につき、ひとつの作業を記載することで、現場社員に読まれ続けるマニュアルとなるのです。
（2）手順を箇条書きで書きだす
次に、対象となる業務の流れを、実際の作業の順番通りに箇条書きで並べていきます。
最初からきれいな文章で書き始めると、途中で話が入れ替わったり、手順が抜け落ちたりして、かえって分かりにくくなります。そのため、まずは頭の中にある手順を順番に書き出し、全体の骨組みを先に作ることが重要です。
また、この骨組みを作るときには、実際に作業を担当している現場の担当者と連携する必要があります。このように、「どのような順番で進めれば一番迷わないか」を確認し、簡潔な見出しとして並べることから始めましょう。
（3）ひとつの手順にひとつの動作を割り当てる
骨組みが決まったら、それぞれの見出しに対して、具体的な動作を1つずつ文章に落とし込んでいきます。
ひとつの文章に複数の指示を詰め込むと、読み手は混乱してしまい、作業ミスや読み飛ばしの原因になります。「〜した後に、〜を実施し、」という書き方を避け、「〜を画面で開く」「〜を入力する」と動作を区切ることが重要です。
そうすることで、機械の操作やパソコン作業に慣れていない社員でも、書かれている通りに手を動かすだけで、先輩と同じ結果を出せるマニュアルになります。
マニュアル作りが「上手い人」が実践する共通点
ここでは、「マニュアル作りが上手い人」が共通して実践している3つのポイントを解説します。以下を参考にして、読まれるマニュアル作りに役立てましょう。
文字を減らして画像で伝える
1つ目は、文字での説明を最小限に抑え、視覚的なイメージを効果的に配置することです。
どれほど丁寧に手順がテキストで書かれていても、文字ばかりの資料は必要な情報を見つけづらく、次第に読まれなくなります。一方で、実際の操作画面や、作業現場の写真が1枚差し込まれていると、読み手は直感的に正しい状態を把握できるようになるのです。
テキストだけでは伝わりにくい「ボタンの位置」や「機械の配置」といった補助的な説明に限定し、画像や図を適度にレイアウトすることで、新入社員や派遣社員でも一目で実務をイメージできます。
よくある質問をあらかじめ記載
2つ目は、業務の手順だけでなく、現場のメンバーがつまずきやすいポイントやQ＆Aが最初から組み込まれていることです。
実際に業務を始めると、マニュアルにはない想定外の事態や、細かな疑問が必ず発生します。そこで、あらかじめ、よくある質問とその回答をまとめておくことで、現場でいちいち確認しなくても自力で解決できるのです。
以上の工夫により、管理職やベテラン社員が「同じ質問への回答」に何度も時間を奪われる負担を劇的に減らせます。
テンプレートを統一する
3つ目は、社内のすべてのマニュアルを同じテンプレートで統一することです。
作成者ごとに書き方や見た目がバラバラだと、読み手は毎回「どこに何が書かれているか」を迷ってしまいます。そのため、資料を探すだけで無駄な時間がかかる原因にもなりかねません。
そこで、社内の書式をあらかじめ統一しておけば、初めて開く資料でも必要な情報をすぐに見つけられます。このように、誰が作っても同じ見やすさになるよう、全体の項目や配置が決まっている「ひな型」を使うことが、現場にマニュアルを定着させるコツです。
【無料】マニュアル作成にそのまま使えるテンプレート
以下では、無料で使えるマニュアル作成にそのまま使えるテンプレートを2つご紹介します。今すぐマニュアル作成に取り掛かりたい方は必見です。
作業手順マニュアル
こちらは、「［文書］テンプレート」が提供するExcel形式の作業手順マニュアルのテンプレートです。
作業の内容だけでなく、マニュアルの更新日や作成者の名前を記録する欄がしっかりと設けられているため、誰が管理している資料なのかが一目で分かります。内容や作業の分量に合わせて、セルの幅や行の高さを自由に変更できるのが特徴です。
改訂履歴付き作業マニュアル
こちらは、「無料テンプレート」が提供するExcel形式の改訂履歴付き作業マニュアルのテンプレートです。
「いつ、誰が、どこを変更したのか」という改訂履歴を細かく残せるため、マニュアルのバージョン管理がしやすいです。また、作業手順に加えて、失敗しないための「作業のポイント」や「使用する道具」の項目があり、現場で使いやすい構成になっています。
マニュアルを「作った後」に多くの企業が陥る罠
以下では、多くの企業がマニュアルを作った後に陥りがちな運用面の問題を解説します。実は分かりやすいマニュアルを作っても、運用の方法次第で現場で使われなくなる恐れがあるのです。
ファイルがどこにあるのか分からない
1つ目は、せっかく作ったマニュアルのファイルがパソコンの奥底に埋もれてしまい、必要なときに見つけられなくなることです。
ファイルの数が増えるにつれて、社内の共有フォルダが乱雑になり、マニュアルを探すために多くの時間をかける必要が生じます。さらに、正確なファイル名でなければ検索にヒットしないような環境では、最終的に資料を探すのを諦めてしまいます。
そのため、現場の社員が「過去の資料を探すより、近くの先輩に直接聞いたほうが早い」と判断してしまい、社内の質問対応の時間が一向に減りません。
更新が面倒で放置される
2つ目は、業務内容が変わった場合のマニュアルの更新が滞り、情報が古いまま放置されてしまうことです。
マニュアルの修正に手間や時間がかかると、担当者は日々の忙しさを理由に更新を後回しにするようになります。実務の手順とマニュアルの記載内容にズレが生じ始めると、現場のメンバーは資料の情報を信用しなくなり、誰も読まなくなってしまいます。
以上のように、一度でも情報の鮮度が落ちてしまうと、せっかく仕組みを作っても形骸化してしまうのです。
Excelで管理している
3つ目は、慣れているからという理由で、マニュアルをExcelやWordなどのファイル単位で管理し続けてしまうことです。
ファイル型の管理では、マニュアルの中身を確認するために、毎回ファイルを一つずつダブルクリックして開くという無駄な工数が発生します。また、スマートフォンやタブレットからの閲覧に対応していないことが多く、外出先や現場から手順を確認できません。
その結果、個人のパソコンの中に最新のファイルが隠されたままになるなど、情報を組織運用全体で管理することに限界があるのです。
【必見】読まれないマニュアルを「社内の辞書」に変える仕組み
以下では、作成したマニュアルを形骸化させず、組織の「属人化」を解消して全員が自走できるようになる仕組みをご紹介します。
分かりやすいマニュアルでも、「どこに保存されているか分からず、結局誰も見ない」という状態に陥ってしまう企業は少なくありません。その結果、マニュアルがあるのに同じ質問が何度も繰り返され、現場の負担は一向に減らないままです。
また、情報を共有しようとExcelでマニュアルを作ってファイルサーバーに置いたり、チャットで共有したりしても、情報が増えるほど探す手間がかかり、大事な内容がほかのファイルの中に埋もれてしまいます。
そこで重要なのが、日常の業務の中で自然に情報を1箇所に集約でき、必要な時にいつでも即座に引き出せる環境を構築することです。作ったマニュアルが「社内の辞書」として機能する仕組みがあれば、確認工数を劇的に削減できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、「非IT企業」でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、使いやすさを徹底した画面構成に加え、上司に質問するような感覚で必要なマニュアルを一瞬で呼び出せる超高精度なAI検索を搭載しているため、作ったマニュアルが確実に現場で活きる仕組みを実現します。
100名～数万名と大規模な企業でも使いやすいツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを活用してマニュアルを管理している企業事例
株式会社いちやまマートでは、マニュアル管理に「ナレカン」を活用しています。
同社では、多様なバックグラウンドを持つスタッフが働いており、「全員が迷わず使えるツール」を求めていました。しかし、ITに慣れていないスタッフでも画面を見ただけですぐに操作できるようなツールにはなかなか出会えませんでした。
そこでナレカンの「シンプルで誰でも使える」特徴と既存ファイル内容を要約する「AI要約」機能に魅力を感じ、導入を決めました。
その結果、各店舗が本部に問い合わせる必要なく自己解決できるケースが増えました。とくに、準備手順や売場設計をマニュアル化したことで、どの店舗からでも共通のマニュアルを閲覧できるようになり、情報を確実に届けられるようになったのです。
現場を動かすマニュアル作成の方法まとめ
これまで、現場の社員が迷わず自走できるようになるマニュアルの書き方のステップや、手順書作りが上手い人の共通点を中心に解説しました。
組織の属人化を防ぎ、新人の教育コストを最小限に抑えるためには、分かりやすいマニュアルの存在が不可欠です。
しかし、どれほど綺麗な資料を作っても、欲しい情報がすぐに探せなかったり、更新が面倒で内容が古くなったりしては意味がありません。そこで、誰もがストレスなくマニュアルを作成でき、いつでも一瞬で正しい情報にアクセスできる仕組みを社内に整えることが、最も重要な成功の鍵となります。
なかでも、社内のマニュアルを確実に現場に定着させるには、誰でも簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、現場が自走できるマニュアルを作成しましょう。
