運送業や現場作業において、トラックなどの大型車や外回りで社用車を運転する場合には、必要項目を記載した運転日報の作成が必須です。そこで、項目があらかじめ記載された「運転日報のテンプレート」を使えば、簡単に運転日報を作成できます。
しかし、「運転日報を書く手間を省きたいが、自社に合う運転日報テンプレートが見つからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える運転日報テンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- 運転日報を作成する必要性について確認しておきたい
- テンプレートを活用して運転日報を効率的に作成したい
- 運転日報の作成だけでなく管理まで一元化したい
という方はこの記事を参考にすると、運転日報を作成する手間を軽減できるだけでなく、運転日報をはじめとする文書を適切に管理する方法も分かります。
目次
運転日報とは？
運転日報とは、企業が保有している車両の運転者の氏名や運転日時、走行距離などの必要な項目を記載した書類のことです。
運転日報の目的は、ドライバーの健康と安全な走行の確保が挙げられます。運転の記録を日報に残すことで、社員の就業状況や所有している車両の状態が把握できるのです。
また、法律で運転日報の作成・一定期間の保管が義務付けられているため、運転日報は効率的にかつ確実に作成・管理する必要があります。
運転日報の義務化とは？保存期間は？
運送業や社有者を所持する企業には、以下の法律で義務化されていることや必須の書類の保存期間が記されています。ドライバーはもちろん、市民を交通事故から守るためにも、厳格な体制のもとこれらの義務を遂行しなければなりません。
貨物自動車運送事業輸送安全規則
長時間労働や飲酒運転による事故を防ぐために、国土交通省によって定められた規則です。運転日報の記録（業務に関する記録）、と最低1年間の保管が義務付けられています。
また、令和７年４月１日から、記録義務の対象となる車両について、従来は「車両総重量８トン以上または最大積載量５トン以上の車両」とされていたものが「全車両」へと拡大しました。そのため、一般貨物自動車運送事業を営む企業だけでなく、貨物軽自動車運送事業を営む企業や個人事業主も対象となりました。
道路交通法施行規則
円滑かつ安全に運転するために、警視庁によって定められた規則です。一般企業でも、乗車店員11人以上の自動車1台以上、もしくは自動車を5台以上使用している事業所は、運転日報の作成と最低1年間の保管が必須となります。
睡眠時間の点呼義務
平成30年には、点呼時にドライバーに対して「十分に睡眠時間をとれているか」の確認も義務付けられています。とくに、昼夜逆転かつ長距離を走行するトラックドライバーにとって睡眠不足は、事故の危険性を高めるため注意が必要です。
運転日報に必須で記載すべき項目とは？
ここでは、運転日報に必須で記載すべき項目についてケースごとに解説しています。運転日報を作成するには、以下の内容を押さえましょう。
営業用トラック（緑ナンバー）の必須項目
一般貨物自動車運送事業を営む企業の場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則で定められた以下の事項を記録する必要があります。
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 乗務の開始と終了日時、終了地点、主な経過地点、走行距離
- 運転者を交代した場合にはその地点と日時
- 途中で休憩や睡眠をとった場合はその地点と日時
- 貨物の積載や集荷などの状況
- 交通事故または著しい運行の遅延、そのほかの異常な状態が発生した場合は、概要と原因
- 運行経路などの運行指示内容
上記の記録は「対応した運転手らが作成し、一年間保存すること」が義務づけられています。また、一般貨物自動車運送事業者は、乗務するにあたって実施した点呼の記録も義務付けられているので、押さえておきましょう。
項目は改訂により変更されることがあるため、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
事業用社有車（白ナンバー）を保有する企業の必須項目
一定台数の事業用社用車を保有する一般企業の場合、道路交通法施行規則の第9条で規定されている以下の事項を記録する必要があります。
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 運転開始と終了の日時
- 運転区間
上記は、運転を終了した運転者が日報・日誌として記録することが定められています。
ただし、これらは、法律で定められた最低限の項目であるため、他にも給油記録や同乗者などの記載を求められる可能性があります。また、項目は変更されることがあるので、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
【無料】Excel・Wordで使える運転・運行日報のテンプレート
以下では、Excel・Wordで使える無料の運転日報のテンプレートをご紹介します。運転日報の作成を効率化したい方は必見です。
1日の運転時間・走行距離を書き込める運転日報
こちらは、無料ダウンロード「かわいい」雛形・テンプレート素材が提供するWord・Excel・PDFで使える運転日報です。
運転時間や一日の走行距離を記入する欄があるのが特徴で、シンプルで分かりやすい運転日報になります。
トラックの点検チェック表が付いた運転日報
こちらは、業務用テンプレートが提供するExcelで使える運転日報のテンプレートです。
車両の日常点検の結果を記入する欄がある点が特徴です。全日本トラック協会の「トラックドライバーが日常行うべき事項」にまとめている項目が、チェックリスト化されているので、車両の点検が進めやすくなります。
愛知県トラック協会が公開している緑ナンバー用運転日報
こちらは、愛知県トラック協会の提供する、緑ナンバー用運転日報のテンプレートです。
愛知県トラック協会が公開しているため、項目の抜けや漏れが無く安心して使えます。また、裏面には点検項目が記載されており、点検時にも役立ちます。
車両毎に記録を残せる横書きの運転日報
こちらは、フリーテンプレートダウンロードが提供するExcelで使える横書きの運転日報です。
車両毎に用紙を分けて、車種・型式・車両番号・出庫時間・入庫時間・行き先・走行距離等の項目を記載していきます。また、Excelファイルを編集して、給油の有無や車の異常の報告欄などの追加も可能です。
社用車の利用料金を細かく記載できる運転日報
こちらは、エクセルフリーが提供するExcelで使える運転日報のテンプレートです。
高速道路や駐車場の利用料金を記載することができる点が特徴です。また、運転記録も詳細に書けるため、運転に要した時間や料金を一目で把握できます。
【4ステップ】運転日報を運用するためのフロー
ここでは、運転日報を運用するための4ステップをご紹介します。以下を参考にして、効率的に運転日報を運用しましょう。
ステップ1. 運転の前後にドライバーが必要項目を記入
運転日報の記入は、ドライバーの仕事の一環です。ここで、注意しなけれなならないのは、ドライバーに過不足なく情報を記入するよう伝えることです。
ドライバーは、運転後の疲れている状態で日報を記入しなければならないので、面倒だと感じる方も少なくありません。そのため、書き直しの二度手間を防ぐためにも、事前に必要な項目や書き方をマニュアル化しておき、記入漏れがないように依頼しましょう。
ステップ2. 運行管理者・安全運転管理者への提出
運転日報に必要項目を入力したら、ドライバーは運行管理者・安全運転管理者に提出します。提出漏れを防ぐために、記入したらすぐに提出する仕組みを確立させましょう。
ステップ3. 管理者が内容を確認
提出された運転日報は、運行管理者又は安全運転管理者がチェックします。不備が見つかった場合は、必要に応じてドライバーへ聞き取りや修正依頼をおこないましょう。
ステップ4. 記録を保存する
記録の内容に問題がなければ、記録を保存します。
労働に関する重要な書類には保存の義務があり、労働基準法の改正により保存期間は3年から5年に延長されます。それに伴い、運転日報も、保存義務である1年間よりも、5年間保存しておくのが望ましいです。
【解決策あり】手書きやExcelで運転日報を作成するデメリット
運転日報を作成するのには、手書きやExcelの使用が一般的とされています。しかし、従来の方法では、運転日報を作成するドライバーと、運転日報を保管する管理者の双方にとって、以下のデメリットが伴うのです。
作成するのに工数がかかる
1つめのデメリットは、運転日報を作成するのに工数がかかるため、ドライバーの負担になりやすい点です。
実態として、運転日報を作成するのに時間がかかり、不満を感じるドライバーも少なくありません。とくに、紙やExcelでは「車内でささっと書く」という行為が難しいため、経過拠点や時間帯を思い返して記入していかなければならないのです。
そこで解決策として、運転日報の運用にクラウド型アプリの導入が挙げられます。クラウドアプリであれば、紙やペン、パソコンがなくても休憩の合間にスマホから入力できるのです。
管理する手間がかかる
2つ目のデメリットは、運転日報を管理するのには手間がかかるので、管理者側の負担となる点です。
たとえば、運転日報を紙で作成した場合、ファイリングして保管しなければならず、Excelはファイルが増えていくにつれて管理が煩雑になりがちです。そのため、1年間の保管が義務づけられている運転日報を管理するには、向いていないと言えます。
一方、運転日報を作成できる「ノート」と、テーマ別に分類してノートを管理する「フォルダ」が備わった「Stock」のようなアプリを運用すれば、煩雑な書類管理を効率化できるのです。また、アプリであれば紛失や破損の心配もないため安心して保管できます。
【必見】Excelよりも簡単に運転日報を作成できるアプリ
以下では、運転日報の作成におすすめのアプリをご紹介します。
運転日報の作成に手間取っている方は、テンプレートを活用することで効率良く作成できるようになります。ただし、Excelや紙での運転日報は、管理が大変な上に、手軽に日報を作成できないため、従業員にとってストレスとなってしまいます。
なかには、自動作成ツールや車両管理システムを導入する企業もありますが、大きなコストがかかるほか、高機能を求めない企業には適していません。そのため、運転日報を手軽に作成したい方は「操作が簡単で、必要な機能に過不足がないツール」を選ぶべきです。
したがって、自社の運転日報作成に適切なのは、誰でも簡単に入力・確認ができ、必要な項目を統一できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、わずかな操作で自作のテンプレートを呼び起こせるため、運転日報の作成時間が大幅に短縮されます。また、マルチデバイス対応なので出先でも作成・編集が可能なほか、ノートに紐づいた「タスク」を設定すれば、対応漏れも防げます。
運転日報の作成から管理まで簡単にできるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
記入例あり！Stockを使った運転日報の書き方のポイントを紹介
Stockを使えば、自社に合ったオリジナルの運転日報テンプレートを簡単に登録できるため、運転日報の作成が効率化します。以下は、スマホ版Stockでテンプレートを呼びおこして運転日報を作成する例です。
- まず、ノートの画面右上にある【設定】をクリックします。
- つぎに、【テンプレートから選択】をクリックし、テンプレート一覧から、あらかじめ登録しておいたオリジナルの【運転日報】のテンプレートを選択します。
- 選択すると、以下の左図のように登録した運転日報のテンプレートが呼び起こされます。また、PC版は右のように表示されます。記載されている項目の内容を埋めれば、運転日報は完成です。
このように、Stockではスマホからでも簡単に運転日報を作成できるのです。また、ノートには、チェックリストもつくれるので、運転する前の点検作業にも活用できます。
【番外編】運転日報の作成をしないと罰則？罰金されるケースとは
運転日報の作成や保存の義務を怠った場合でも、明確な罰則は定められていません。しかし、以下の制度における違反行為には罰則があるので、以下で確認しておきましょう。
参考2：道路交通法|e-Gov法令検索
安全運転管理者制度
- 選任義務違反
- 解任命令違反
- 是正措置命令違反
- 選任解任届出義務違反
自動車運送業を営む場合、事業所ごとに安全運転管理者を選任する義務があります。選任しなかった場合は「選任義務違反」となり、50万円以下の罰金刑が科せられます。
安全運転管理者が「資格要件を充足しなくなった」「規定に反して自動車の安全な運転が確保されていないと認めた」とき、安全運転管理者の解任を命じられる場合があります。「解任命令違反」をすると、50万円以下の罰金が科せられます。
公安委員会が「安全運転管理者が道路交通法の規定を守らず、安全運転が確保されていない」と判断した場合、自動車の使用者に是正措置命令を発令できます。是正措置命令を受けてもなお措置に従わなかった場合、50万円以下の罰金が科せられます。
安全運転管理者を選任または解任した際、選任・解任した日から15日以内に、管轄の公安委員会に届出をしなければなりません。15日以内に提出しないと「選任解任届出義務違反」となり、5万円以下の罰金が科せられます。
運行管理者制度
- 選任義務違反
- 返納命令違反
- 選任解任届出義務違反
企業や営業所が、資格要件を満たした運行管理者を選任しなかった場合、「選任義務違反」となり、150万円以下の罰金が科せられます。
運行管理者が「運行違反の改ざん、隠蔽」「名義貸し」などの違反行為をした場合、運行管理者資格の返納命令が出されます。運行管理者資格者証を返納しない場合、50万円以下の過料が科されます。
運行管理者を選任または解任した際、虚偽の届出をした場合や適切に届け出ない場合には、100万円以下の罰金が科されます。
運転日報の無料テンプレートや必須項目まとめ
これまで、運転日報の無料テンプレートや必須項目を中心にご紹介しました。
運転日報の作成は、安全運転のために社用車を所有する企業や運送業に義務づけられています。しかし、Excelや紙で作成した運転日報は、情報へのアクセス性に欠けるうえ、作成や管理にストレスがかかるため、注意が必要です。
そこで、テンプレートの作成と運転日報の蓄積から共有まで一括管理できるツールを導入すれば、工数を削減することができるのです。とくに、スマホアプリのあるサービスを選べば、ドライバーが場所を選ばずに運転日報の記録を残せます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「ノート」に蓄積でき、簡単な操作でどのドライバーにも定着しやすいアプリ『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、運転日報の作成を効率化しましょう。
