土木業界において、現場の作業員の動きを把握するには「工事日報」が欠かせません。また、工事日報は現場のスケジュール管理にも活用されているため、作業状況を詳しく記載する必要があります。
しかし、「日報が現場でどのように活用されているのかを知らないため、何を書けば良いのか分からない」と悩む作業員の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、土木工事での日報の必要性やテンプレートを中心に解説します。
- 土木建築に作業日報を取り入れるには何をすべきか知りたい
- 作業日報の書き方やコツを参考に、作業日報の質を高めたい
- 簡単に作業日報を作成でき、過去の記録にも遡れるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、土木業界における工事日報のメリットや必要性を押さえたうえで、スムーズな日報の作成方法がわかります。
目次
土木建築の作業・工事日報とは
土木建築の作業・工事日報とは、日々の業務を報告するために作成する書類です。
進捗状況を共有する目的のほか、上司から部下へのフィードバックにも役立ちます。また、一日の業務を振り返ることで、自身の課題発見や業務効率の改善につながるのです。
以上のように、作業日報があれば「進捗管理」「メンバー間のコミュニケーション」「PDCAサイクル」というように、様々なことに活用できるのです。そのため、日報の作成がただの流れ作業にならないよう、目的・重要性を意識して作成しましょう。
土木建築の現場で日報が必要とされる理由
「日報を書くのが義務化され、何のために日報があるのか分からない」という建設業関係者の方も多いのではないでしょうか。そこで、土木建築の現場において日報が必要とされる理由を解説します。
（1）作業の進捗を把握するため
1つ目の理由は、作業の進捗を正確に把握するためです。
建設業の作業員は現場に直行・直帰するケースが多く、会社側は現場の進捗状況を把握するのが難しいです。そこで、工事日報があれば、どの作業がどの程度まで進んでいるか確認できるので、納期までのスケジュール管理に役立ちます。
以上のように、工事日報により現場状況を適宜把握することで、トラブルが発生したときに迅速な対応が可能になるのです。
（2）情報を共有するため
2つ目の理由は、情報を全体で共有するためです。
建設業では、現場に多数の関係者が出入りすることが多く、全体でミーティングをする機会が少ない傾向にあります。そこで、ミーティングに参加していない人でも、後から内容を確認できるよう、工事日報による情報の共有は大切なのです。
作業に関しての伝達ミスを防ぎ、ミーティングでの変更点や確認すべき点を全員が確実に把握するためにも、日報による情報共有は欠かせません。
作業・工事日報を作成する4つのメリット
以下では、土木業界で作業・工事日報を作成するメリットを4つ解説します。日報業務が疎かになっている現場に「日報を作成するメリット」を普及していくには、担当者の方が理解を深めることが大切です。
（1）労務管理ができる
1つ目は、従業員の労務管理ができることです。
現場作業は直行直帰が多いため、従業員一人ひとりの実働時間や作業内容、残業時間を把握しにくいです。そこで、作業・工事日報を作成することで「作業負担が偏っていないか」や「ミスなく作業を進められているか」を可視化できるのです。
つまり、工事日報があれば「残業が多い現場」や「労働力が足りない現場」がすぐに把握でき、労務管理がしやすくなります。結果として、状況に応じて人員を派遣するなど調整すれば、コストを最小限に抑えることにもつながります。
（2）従業員のメンタルを把握できる
2つ目は、従業員のメンタルを把握できることです。
作業・工事日報には作業内容のほかに、所感や悩みを書ける項目があるケースが多いです。対話より紙媒体の方が気持ちを素直に表しやすく、日報を習慣的にやりとりすれば作業者の些細な変化にも気づきやすくなります。
このように作業者のメンタルを把握できれば、仮に悩みを抱えていても早めのフォローができるうえ、場合によっては退職を防ぐきっかけにもなります。日報は、働きやすい労働環境や社員の心身の健康の確保にもつながるのです。
（3）生産性を改善できる
3つ目は、生産性を改善できることです。
日報の報告内容をもとに、上司が業務効率化のためのアドバイスをすれば、部下の成長につながります。また、上司は現場社員からの意見を参考に、無駄な作業・時間がないか見直しを図れるのです。
さらに、「足場に工具が落ちかけた」などのヒヤリハットを日報で共有すれば、他の現場でも注意喚起につながり、事故を未然に防げます。このように、日報作成によってスムーズに工事を進めやすくなり、業務の生産性が向上するのです。
（4）労災のリスクを軽減する
4つ目は、労災のリスクを軽減できることです。
土木工事などを担当する建設業では、労働災害のリスクが高いです。厚生労働省が発表した「令和6年の労働災害発生状況」によると、建設業の死亡者数は232人、死傷者数は13,849人となっており、業種別の死亡者数は建設業が1位となっています。
実際に、建設業では過重労働や進捗遅れによる焦りが事故の引き金になるケースは少なくありません。そのため、作業日報を通して社員の労働時間や進捗を管理し、労災のリスクを軽減させましょう。
【記入例あり】建設業の作業・工事日報に書くべき項目
一般的に、土木業界の工事日報で記載すべき項目は以下の通りです。
- ①作業場所
- ②作業内容
- ③報告者
- ④作業時間（開始時刻/終了時刻）
- ⑤残業時間（開始時刻/終了時刻）
- ⑥作業員数
- ⑦連絡事項
上記の項目を踏まえることで、以下のような工事日報を作れます。
工事名：○○ビル新築工事
作業場所：東京都新宿区西新宿○丁目○番地
▼作業内容一覧
| 作業内容 | 報告者 | 作業時間 | 残業時間 | 作業員数 |
|---|---|---|---|---|
| 足場の設置 | 佐藤太郎 |
8:00～12:00 |
1時間 |
4人 |
| コンクリート打設 | 鈴木健一 |
13:00～17:00 |
0時間 |
6人 |
| 現場清掃 | 田中花子 |
17:00～18:00 |
0時間 |
2人 |
▼連絡事項
- 明日は9時より資材搬入作業があるため、場内通路の確保をお願いします。
- コンクリート打設の仕上がり確認は、明日午前中に監督立ち会いのもと実施予定です。
- 足場設置箇所に一部不安定な箇所あり。明朝のKY活動時に注意喚起してください。
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、作業者と依頼者で認識がズレたり、双方で何度も担当者に確認したりする事態を防げます。画像と項目の番号を照らし合わせて、構造を把握しておきましょう。
【エクセル】建設業の作業・工事日報で役立つ無料テンプレート4選
以下では、建設業における日報に役立つ無料テンプレートを4つご紹介します。いずれもエクセルファイルにダウンロードして使用できるほか、シンプルなデザインのため導入しやすいです。
（1）作業内容ごとの工事日報
こちらは、「日報アプリgamba」による作業内容ごとの工事日報のテンプレートです。
こちらのページからは「工事日報」をはじめ、「作業日報」や「営業日報」といったあらゆる日報を無料でダウンロードできます。なかでも工事日報テンプレートは、必要な情報が過不足なく記載されており、全体を一目で判断しやすいです。
（2）資材・機材も管理できる報告書
こちらは、「業務用テンプレート」による資材・機材も管理できる報告書のテンプレートです。
「職種」「資材」「機械」の項目で分けられており、各パートの作業内容や備考を記載できます。ただし、ダウンロードファイルは圧縮されているので、一度解凍してからでなければ使えません。
（3）作業員別の作業日報
こちらは、「テンプレートBANK」による作業員別の作業日報のテンプレートです。
作業員ごとの作業内容を一覧で確認したい場合に便利だと言えます。また、作業時間や作業内容のほかに、末尾の「メモ」を使って申し送り事項も記載できる点が特徴です。
（4）コスト管理ができる土木作業日報
こちらは、「ビジネス書式テンプレート」によるコスト管理ができる土木作業日報のテンプレートです。
こちらのサイトには、工事日報だけでも数種類のテンプレートがあるので、好みのデザインを選べます。ただし、Excelでのダウンロードのみにしか対応していないため、WordやPDF形式でも使いたい場合は不向きです。
【土木業界必見】作業・工事日報の作成から管理までを一元化する方法
以下では、作業・工事日報をさらに効率よく作成する方法をご紹介します。
紙の日報は、提出のために現場からオフィスへ戻る手間が発生し、報告が遅れがちです。また、Excelで日報を作成すると、チャットへの添付が必要なうえ、現場対応が忙しいと提出が後回しになり、提出忘れにつながります。
そのため、現場からすぐに作成・共有できる日報アプリが必要です。ただし、操作が複雑なツールでは現場での入力が敬遠され、報告が滞る可能性があります。
したがって、工事日報の作成に導入すべきは、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、スマホからでも簡単に作業日報を作成・提出ができるので、現場からスピーディーに進捗を報告できます。また、作成した工事日報はリアルタイムで共有できるため、チャットに添付する必要がなく、業務報告の負担を軽減できます。
ITが苦手な作業員でもストレスなく使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った作業・工事日報の記入例＞
Stockを活用することで、以下のような工事日報を作れます。
- テンプレートの登録
- 画像・ファイルの添付
自社の工事日報に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。日報を作成するたびに、テンプレートをダウンロードする必要がありません。
画像やファイルの添付も可能です。そのため、現場の様子・進捗を写真とともに残せます。
＜比較表＞作業・工事日報アプリの特徴や料金
ここでは、工事日報アプリ「Stock」「日報365」「LINE WORKS」を比較します。
| Stock【おすすめ】 | 日報365 | LINE WORKS | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ITが苦手な作業員でもストレスなく使えるアプリ |
建設業向け工数集計に便利な工事日報アプリ |
社内コミュニケーション活性化に役立つ日報共有アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】※ただし、日報に対するコメントのみ |
【〇】 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
日報以外の情報は記録できない |
情報が埋もれやすく、探す手間がかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
|
・初期費用77,000円
・有料プランは55,000円/30ID円/月
|
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月～（月額契約） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「日報365」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
アプリを導入するときは、まず目的を明確にしたうえで、必要な機能を洗い出し、その機能が過不足なく備わったツールを選びましょう。さらに、トライアル期間を活用して実際の業務に適しているかを確認すれば、導入後もスムーズに運用できます。
作業・工事日報にエクセルではなくアプリを使うべき理由
日報作成にエクセルではなくアプリを使うべき理由を2つ紹介します。Excelの「管理が煩雑化しやすい」や「属人化しやすい」という悩みをアプリが解消してくれます。
- 日報を作成するハードルが下がる
- 日報へのアクセスが容易になる
- リアルタイムでの情報の共有が可能
ExcelはPCに特化したアプリであるため、日報を作成するには都度、デスクに戻らなければなりません。一方、アプリであれば、スマホから気軽に日報を作成したり確認したりできるので、隙間時間を有効活用できるのです。
アプリでは、エクセルのように「都度、ファイルを開くストレス」がないので、気軽に内容を確認できます。また、「検索機能」の優れたアプリの場合、必要な情報を即座に見つけられ、情報が属人化されにくい点もアプリの大きなメリットです。
アプリであればスマートフォンやタブレットから直接日報を入力でき、即時に情報がアプリに反映されるため、常に最新の状況を共有できます。現場で起きた危険事例や改善点もその都度記録できるので、報告漏れを防ぎつつ再発防止に役立てられます。
このように、アプリを活用すると日報の作成・共有・管理の負担を大幅に軽減できます。なかでも、日報ごとにメッセージを紐づけられる、「Stock」のようなシンプルなアプリであれば、”作業員同士”や”作業員と社員間”の連絡も一カ所で完結するのです。
＜建設業向け＞作業・工事日報における書き方のコツ
以下では、作業・工事日報の書き方のコツを4つ解説します。以下の点を押さえれば、正確な工事日報をスムーズに作成できるようになります。
（1）項目の不備がないかを確認する
1つ目は、作成した作業・工事日報に項目の不備がないかの確認を徹底することです。
必要な項目が記載されていない日報では、管理者はあとから再度状況を確認する手間がかかります。また、場合によっては修正したり再度作成したりしなければならず、無駄な業務が増えてしまうのです。
したがって、日報業務に必要以上の労力をかけないためにも、記載項目に不備がないかを入念にチェックしましょう。
（2）冗長な文章は避ける
2つ目は、冗長な文章を避けることです。
日報の作成経験が少ない場合、日報に情報を詰め込みすぎて内容が冗長になる場合があります。結果として、要点が伝わらず、読み手が内容を理解するのに時間がかかってしまいます。
日報の内容が分かりづらいと読み手のストレスにもつながるため「内容に過不足がないか」「簡潔で意味がすぐに分かるか」を意識すべきです。
（3）定量的に記載する
3つ目は、作業・工事日報では定量的に記載することです。
たとえば、「できるだけ時間をかけずに進める」といった曖昧な表現では、管理者が「次にどのような対策をとるべきか」を提示しづらいです。また、指示内容も抽象的であると、人によって作業の時間や質がばらつく恐れもあります。
したがって、第三者が見てもすぐに内容が分かるように、日報は具体的な数字などを使って定量的に記載しましょう。
土木工事で日報を作成するメリットやアプリまとめ
ここまで、土木工事で日報を作成するメリットやアプリを中心に解説しました。
土木工事で日報を作成すれば、労務管理や従業員のメンタル管理、生産性の改善が可能になります。また、日報の効果を十分発揮させるためには「内容に過不足がなく、定量的に書かれているか」をチェックしましょう。
しかし、本来の土木作業に注力するなかで、作業者は日報業務に多くの時間を割けないのが現状です。そのため、手書きの日報ではなく、スマホから簡単に使えるアプリを利用するのが最適です。
ただし、多機能なアプリでは従業員が使いこなせないので、必要な機能に過不足のない、シンプルな使い心地のアプリを導入しましょう。結論、土木業界に最適なのは、ITに不慣れな従業員でも簡単に日報管理ができるアプリ「Stock」一択です。
ぜひ、「Stock」で土木業界の日報をストレスなく作成・共有して、作業を円滑に進めましょう。
