ビジネスを効率よく進めるには、円滑な社内コミュニケーションが必須です。とくに、近年ではデジタル化に伴い、コミュニケーションの手段に「ITツール」を活用する企業が増えています。
しかし、なかには「コミュニケーションツールを導入したいが、どれが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内コミュニケーションツール・アプリ5選を中心にご紹介します。
- コミュニケーションツールの有効性や機能を押さえたい
- 一覧表を参考に、それぞれのツールの機能や特徴を比較検討したい
- 誰でも簡単に使いこなせるコミュニケーションツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したコミュニケーションツールを見つけられ、社内の情報共有を円滑化できます。
目次
社内コミュニケーションツールとは
以下では、社内コミュニケーションツールの種類や概要を中心にご紹介します。アナログでのやりとりに慣れている社内の場合、「そもそも、コミュニケーションツールは何のために使うのか分からない」という方も多いので、まずは理解を深めましょう。
社内コミュニケーションツールの種類
社内コミュニケーションツールには、主に「情報共有ツール」「チャットツール」「社内SNS」の3種類があります。3種類の特徴は、以下の通りです。
- チャットツール
- 社内SNS
- 情報共有ツール
チャットツールとは、メッセージのやりとりに特化したツールです。会話形式で気軽にコミュニケーションがとれる一方、情報が流れてあとから見返しにくい点がデメリットだと言えます。
社内SNSとは、従業員間のコミュニケーションやノウハウ共有に役立つツールです。チャットツールに比べて幅広い情報を発信できる一方、従業員が使いこなせず放置されてしまうケースもあります。
情報共有ツールとは、あらゆる情報を共有して社内に残せるツールです。情報をテーマごとに蓄積するので、チャットツールで起こる「情報が流れる」というリスクを減らせます。
以上のように、社内コミュニケーションツールは3つに分けられます。ただし、ビジネス上のコミュニケーションにおいては「情報を流さず蓄積し、従業員にとっても使いやすい情報共有ツール」が最適です。
社内コミュニケーションツールの使い方
社内コミュニケーションツールの主な使い方として、以下の内容が挙げられます。
- 業務連絡
- 全社へのお知らせ
- 日報
タイムラグが発生せず、迅速かつ正確な業務連絡が可能です。また、「部下から上司へ質問するハードル」が下がるので、部下が一人で考え込む時間がなくなり、チームで連携しながら業務を進められます。
メールの定型文を打ち込んだり、紙の資料を配布したりする手間がかからなくなり、事務的な作業を大幅に減らせます。
外出先からもスムーズに提出可能なうえ、上司はリアルタイムで進捗状況を把握し、適切にフィードバックできます。
このように、社内コミュニケーションツールの活用は、無駄な作業を省いて業務効率を高めることにつながるのです。
社内コミュニケーションにおける課題
コミュニケーションツールが必要とされる理由として、「社内のコミュニケーションがうまくいかないと業務に支障が出てしまうこと」が挙げられます。
HR総研の調査によると「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか」という問いに対して、86％の社員が「大いにそう思う」「ややそう思う」と回答しています。
このように、非常に多くの社員が「正しく情報共有をしてチームで仕事を進めるには、社内コミュニケーションが重要」だと認識しているのです。
コミュニケーションツールの主な機能
コミュニケーションツールに備わっている主な機能として、以下の4つが挙げられます。
- メッセージ・連絡機能
- ファイル共有機能
- タスク機能
- 通知機能
メッセージ機能では、定型文や挨拶文を付けずにやりとりできるため、メールよりもスムーズにコミュニケーションを取れます。また、メッセージに対して、絵文字やスタンプなどワンクリックでリアクションすることも可能です。
PDFやExcelといった、普段の業務で使っているファイルを共有できます。テキストのみならず、一緒にファイルを共有することができれば、作業効率を格段に向上させられます。
タスクの作成・依頼、進捗状況の確認ができる機能です。タスク機能が備わっていれば、チーム内でのやりとりから生まれた「タスク」にも、スムーズに対応できるようになります。
自身宛てに送られたメッセージや通知を受け取る機能です。通知設定することで、大切な連絡の確認漏れを防げます。
上記のなかでも、メッセージ機能とファイル共有機能はコミュニケーションツールに欠かせません。たとえば、PDFやExcelといったファイルを「ノート」に残して共有できるうえに、ノートに紐づいたメッセージで細かなやりとりが可能な「Stock」のようなアプリがおすすめです。
コミュニケーションツールの5つの選び方
ここでは、コミュニケーションツールの選び方を5つ解説します。ツールを導入してからミスマッチに気づくことがないように、以下の点を押さえましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
1つ目に、必要な機能が過不足なく揃っているかが重要です。
機能に不足があると、足りない機能を補う別ツールを運用するコストがかかります。一方、機能が多すぎると使いこなすのが難しく、社内に浸透しない可能性があるのです。
とくに、非IT企業が多機能なツールを選ぶと、導入後に「従業員がほとんどの機能を使いこなせていない」という状況になりかねません。したがって、自社に必要な機能が”過不足なく”搭載された費用対効果の高いツールを選びましょう。
（2）直感的に操作できるか
2つ目に、直感的に操作できるツールであるか確かめましょう。
見た目や使い勝手に不満があると、費用をかけて導入したにも関わらず、ツールを使わない従業員が出かねません。とくに、コミュニケーションツールは、日常的に使うものなので「社内にすぐに浸透するツール」でなければ、そのうち放置されていきます。
このように、コミュニケーションは一部の従業員だけでは完結しないため、ITに詳しくない従業員でもすぐに使えるツールが必須なのです。
（3）マルチデバイスに対応しているか
3つ目に、マルチデバイスに対応しているか確認しましょう。
PCからだけではなく、スマホやタブレットからも使えるツールであれば、時間や場所を問わずにコミュニケーションを取れます。たとえば、外出先でPCが使えない状況であっても、連絡を取ったり日報を提出したりできるのです。
テレワークや在宅勤務など、働き方が多様化している現代において、「スマホからでも使いやすいコミュニケーションアプリであるか」は必ず押さえておきましょう。
（4）無料トライアルがあるか
4つ目に、無料トライアルがあるか確かめましょう。
コミュニケーションツールを実際に導入してみたものの、使いづらくミスマッチだったというケースはよく見られます。そのため、無料トライアルを利用して実際の使用感を確かめてから、導入を検討すべきです。
このように、無料のお試し期間を利用して「本当にこのツールで良いか」確認してから契約しましょう。
（5）情報をストックできるか
5つ目に、社内の情報をストックできるかが大切です。
情報がストックされず流れてしまうと、重要なメッセージを見逃して返信が遅れる恐れがあります。返信が遅れれば、相手に不安を与えたり、チーム全体の意思決定も滞ったりと、プロジェクトをスムーズに進行できなくなってしまうのです。
このような情報の停滞を防ぐためにも「情報を確実にストックできるツール」を使いましょう。たとえば、案件ごとにノートへ情報を書き残せる「Stock」であれば、チャットのように情報が流れる心配はありません。
【無料あり】おすすめの社内コミュニケーションツール・アプリ5選
以下では、おすすめの社内コミュニケーションツール5選をご紹介します。
コミュニケーションツールを選定するときは「必要な機能に過不足がない」「直感的に使える」「情報をあとから見返せること」が重要な判断材料になります。しかし、チャットではメッセージが流れてしまい、目的の情報を瞬時に探せないストレスがかかるのです。
また、社員のITスキルにばらつきのある企業では、誰でも簡単に使えるツールでなければ社内に浸透しません。そこで、情報を簡単に蓄積できるだけでなく、高度な検索機能ですぐに見返せるシンプルなツールが最適です。
したがって、自社が選ぶべきツールは、ノート形式で情報を蓄積できて、高度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、ノートに「タスク」「メッセージ」が紐づいているため、こまめにコミュニケーションを取りつつ対応漏れを防げる体制を整えられるのです。
【Stock】シンプルで必要な機能に過不足がない情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】国産のビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- グループチャットを作れる
- タスク管理機能がある
部署や案件ごとにグループチャットを作れるので、複数人でスムーズにコミュニケーションをとれるのが特徴です。
タスク（やるべきこと）を作成・編集するタスク管理機能が搭載されています。自分のタスクを洗い出すのはもちろん、メンバーへのタスク依頼もできます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- タスクとファイルを確認しやすい
- スレッド機能がない
グループチャット画面の右端や個別のメッセージから作成したタスクを、画面上部のアイコンから一覧で確認できます。送られたファイルも一覧で見られるので、プロジェクト進行に必要な情報を確認しやすいです。
個別のメッセージに対する返信ができないため、やり取りがスレッドとしてまとまりません。そのため、同じグループ内で複数の話題が混在して、情報が埋もれやすくなってしまいます。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料版では過去の履歴が消えてしまう
- タスクを見落としやすい
無料版では直近40日間の履歴のみ閲覧可能なので、注意が必要です。
口コミには「タスクの見落としがあるため任意の時間でリマインドをしてくれれば見落としを防ぐことができ、また催促をする手間が省けるのでいいと思います。」という意見もあります。（引用：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】ハドルミーティングができる社内チャットツール
＜Slackの特徴＞
- 知名度の高いチャットツール
- チャンネルで会話できる
全世界でユーザー数が1,000万人を超える、知名度の高いチャットツールです。
特定のメンバーで構成された「チャンネル」でやりとりできます。そのため、社内でもプロジェクトや部署ごとに個別の場所で話せるのが特徴です。
＜Slackの機能・使用感＞
- ハドルミーティング機能
- Slack AI
Slackでは、チャットの他に「ハドルミーティング」というビデオ会議ができます。チャンネル内の右上のボタンを押せばメンバー全員に開始通知が送られるので、面倒な会議の設定やURLの共有が必要ありません。
Slack AIは、質問を投げかけるだけであらゆる場所から必要な情報を探し出してくれます。また、チャンネルやスレッドを要約したり、ハドルミーティングでの議事録を作成したりできるため、業務を円滑に進めるために役立ちます。
＜Slackの注意点＞
- フリープランの制限が厳しい
- 使いこなせない機能がある
無料で使えるフリープランでは、メッセージを閲覧できる期限が「過去90日分の履歴」と制限されています。そのため、半年前のやりとりや1年前の案件などを見返せないことに注意が必要です。
口コミには「いろんな機能があるが活用方法がいまいちわからないことも多いので、活用例や提案などがあれば嬉しいと感じてます。」という意見もあります。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise+：要問い合わせ
【サイボウズOffice】高度なセキュリティを備えるツール
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- トップページに情報を集約できる
- スケジュール機能がある
ログイン後、最初に表示されるトップページには「その日の予定」や「自分宛ての連絡や申請」などの情報が表示されます。また、配置を動かして、自分好みにカスタマイズできます。
個人の予定を管理するだけでなく、チームの予定を共有するスケジュール機能が搭載されており、予定管理や日程調整に活用できます。
＜サイボウズOfficeの機能・使用感＞
- 業務に関するあらゆる機能を使える
- リアルタイムのやり取りは難しい
トップページを開くと、「タイムカード」から「To Do」「スケジュール」まであらゆる情報が一覧で確認できます。始業時に「その日にやるべき業務の全体像」を把握できる点が便利です。
サイボウズOfficeの「メッセージ」はメールに似た形式のため、リアルタイムのチャットのやり取りはできません。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 使いこなせない可能性がある
- 検索機能の精度が良くない
豊富な機能が搭載されている一方、多機能ゆえに使いこなすのが難しい可能性があります。とくに、非IT企業では浸透しづらい場合があるので注意が必要です。
口コミには「メッセージや掲示板の検索の機能がいまいちで，and or や並び替えやフィルタリングを組み合わせて使いたいが，融通が効かない場合が多い」という意見もあります。（参考：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
【Talknote】カルチャーマネジメントツール
＜Talknoteの特徴＞
- メイン機能は「ノート」
- タイムライン表示ができる
テーマや共有するメンバーごとにノートを作成し、効率的に情報共有できます。過去の情報も遡れるので、新規メンバーが参加しても1から説明する手間が省けます。
参加しているノートが一覧表示されるので、社内の最新情報をまとめて把握したいときに役立ちます。
＜Talknoteの機能＞
- ノートのテンプレート機能
- ノートに紐づけてやり取りができる
テンプレート機能には、投稿頻度の高い「日報」も含まれています。たとえば、始業時に「目標を書いたノート」を投稿し、終業時に投稿へ結果報告をコメントする運用が可能です。
投稿されたノートにタスクを紐づけて管理したり、スレッドの形でコメントのやり取りしたりできます。ただし、投稿自体はタイムラインで流れてしまうので、後から探すのが難しい可能性があります。
＜Talknoteの注意点＞
- 機能が過度だと感じる可能性がある
- 検索機能が不十分
コミュニケーションのデータを分析し、スコア化する”組織スコア機能”などの高度な機能が搭載されていますが、「単に情報共有したいだけ」というチームにとっては過度な機能と感じる場合があります。
口コミには「よく言われていることだが（だいぶ良くはなったが）検索機能が非常に弱い。使ってくると慣れてこのシステムに合わせて検索できるようになるが、他社製品と比べると弱い。」という意見もあります。（参考：ITreview）
＜Talknoteの料金体系＞
料金体系を知るには問い合わせが必要ですが、基本的には以下の3つで構成されます。
- 初期費用＋基本費用＋オプション
＊基本費用は1ユーザーライセンスあたり1,380円/月
【一覧表】社内コミュニケーションツールの比較
以下は、ご紹介した社内コミュニケーションツール5選の一覧表です。（表は左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Chatwork | Slack | サイボウズOffice | Talknote | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
シンプルで必要な機能に過不足がない |
国内産のビジネスチャットツール |
チャットだけでなく、ハドルミーティングもできる |
業務に関わるあらゆる機能を搭載 |
ノート投稿がタイムラインとして表示される |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| ファイル共有機能 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| タスク機能 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
無料版では過去の履歴が消えてしまう |
無料プランでは、90日間しか履歴が残らない |
リアルタイムでのやりとりは難しい |
検索機能が不十分 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは840円/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/月～（月払い） |
・無料プランなし
・有料プランは600円/月～（月払い） |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「Talknote」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって機能性や注意点が異なるので比較検討のうえ、ツールを導入しましょう。ただし、コミュニケーションツールは日常的に使用するため「シンプルな使い勝手」であることが大前提です。
コミュニケーションツールを導入するメリット
以下では、コミュニケーションツールを導入するメリットを3つご紹介します。「実際に導入したとき、社内へどのような効果をもたらすのか知りたい」という担当者の方は必見です。
（1）情報共有がスムーズになる
コミュニケーションツールを導入する1つ目のメリットは、情報共有がスムーズになる点です。
「チャット機能」や「メッセージ機能」が搭載されたツールでは、会話形式のコミュニケーションが一般的なため、一文ずつ気軽にやりとりできます。一方、メールによるやりとりは、都度返信を待たなければならず非効率です。
したがって、コミュニケーションツールの導入によって情報共有のスピード向上が期待できるのです。
（2）やりとりを見返せる
コミュニケーションツールを導入する2つ目のメリットは、やりとりを見返せる点です。
たとえば、口頭で情報共有を完結させている場合は「言った、言わない」のトラブルが発生しかねません。一方、コミュニケーションツールはオンライン上にメッセージを残せるので「いつ、誰が、何を言ったのか」を見返せるのです。
ただし、情報が流れるチャットツールでは、読みたいやりとりを探すのに何度も遡る必要があって手間がかかります。したがって、テーマごとに作成した「ノート」に会話を紐づけられる「Stock」のようなツールを選びましょう。
（3）時間や場所を問わずやりとりできる
3つ目のメリットは、時間や場所を問わずやりとりできる点です。
一部のコミュニケーションツールはiPhoneやAndroidにも対応しているため、いつでもスマホから気軽にやりとりできるのです。そのため、「移動中に上司とササっと連絡をとる」「現場の写真をスマホで撮影してオフィスのメンバーへ共有する」のように使えます。
以上のように、コミュニケーションツールは時間や場所を問わずにやりとりするのに役立つのです。
コミュニケーションツールの注意点
ここでは、コミュニケーションツールの注意点を2つご紹介します。コミュニケーションツールは情報共有を円滑化できる一方、以下のデメリットがあることに注意しましょう。
（1）やりとりが増えてストレスになる
ツールを使うと、やりとりが増えてストレスになる恐れがあります。
コミュニケーションツールを使うと気軽なやりとりができる反面、通知が多くなって業務や私生活に悪影響になる可能性があるのです。また、「任意のタイミングで返信できる」という心理が働くため、就業時間外での通知が増える恐れがあります。
そのため、メンバーが個別で「通知を受け取りたくない曜日や時間帯」を設定できるツールを選びましょう。
（2）大切な情報が流れる
大切な情報が流れるのも、コミュニケーションツールで注意すべき点です。
コミュニケーションツールではテンポの速いやり取りができる反面、大切な情報が流れて、探すのに時間がかかってしまいます。探すことに時間をかけると返信が遅れるため、チームの意思決定も滞りかねないのです。
そのため、コミュニケーションツールを導入するときには、会話が流れやすいチャットツールより、情報をストックできるノート型の情報共有ツールがおすすめです。
社内コミュニケーションの活性化に役立つツール5選まとめ
ここまで、社内コミュニケーションの活性化に役立つツール5選を中心にご紹介しました。
コミュニケーションツールを選定するうえでは「機能に過不足がなく使いやすいか」が最も重要です。また、情報が流れやすいコミュニケーションツールでは、メッセージを遡るのに時間がかかるため、結局は返信までの速度が低下してしまいます。
つまり、コミュニケーションツールでは「情報が流れる」「ほかのやりとりで埋もれる」などのデメリットがあるので注意しなければなりません。したがって、「気軽に情報共有だけでなく、流れることなく蓄積もできるツール」が必須なのです。
結論、自社が導入すべきは、コミュニケーションに必要な機能が過不足なく揃っており、流したくない情報は蓄積できるツール「Stock」です。また、高度な検索機能も備わっているため、必要な情報に即アクセスできます。
ぜひ「Stock」を導入し、社内コミュニケーションを活性化しましょう。
