近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する動きからAI技術が搭載されたツールを導入する企業の数が増加しています。AIは人間よりも素早く膨大なデータを分析・解析するため、仕事の作業効率を向上させる上で大きな役割を果たしています。
しかし、「AIを使った業務効率化ツールを導入したいが、自社に最適なツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選を中心にご紹介します。
- 企業や個人で使えるAIが搭載された業務効率化ツールを探している
- 業務効率化ツールの選定ポイントを参考に選びたい
- ツールを導入して仕事のパフォーマンスを向上させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な業務効率化ツールを見つけられるようになります。
目次
業務効率化ツールとは
ここでは、業務効率化ツールの重要性や種類についてご説明します。「そもそも業務効率化ツールはなぜ必要なのか」や「どんな種類があるのか」を確認したい方は必見です。
業務効率化ツールの重要性
業務効率化ツールは、企業において非効率な時間やコストを削減し、生産性を大きく向上させるために重要です。
たとえば、紙で文書の作成や管理をしていた場合、紙代や印刷代といった無駄なコストがかかるだけでなく、共有する場合に印刷したりメールで送ったりする手間がかかります。しかし、ツールを使えば、これらのコストや時間の無駄をなくせるのです。
結果、会社としてもヒト、モノ、カネといった資源を効率的に割り当てられるため、生産性の大幅な改善が見込めます。また、従業員も仕事の負担が軽減されるだけでなく、ストレスなく業務に集中できるようになります。
AIが活用された業務効率化ツールの種類
以下の表はAIが活用された業務効率化ツールの種類をまとめたものです。
| 種類 | 内容 |
|---|---|
| チャット |
ChatGPTのように、生成AIは話し言葉で入力しても自然な人間の言葉で返答することができます。顧客からの質問や問い合わせに対する迅速な対応などに使用されます。 |
| 文章作成 |
内容を入力するだけでレポートやメールなどを作成することが可能です。議事録やメールの形式的な文面を考える時間を削減できます。 |
| 画像・動画生成 |
作りたい画像をテキストベースで入力するとAIが自動で画像を生成します。また、テキストや画像をもとに動画を作り出すAIも登場しています。 |
| 自動翻訳 |
テキストだけなく、写真やリアルタイムの音声までも翻訳することが可能です。国際的な会話ややり取りであってもスムーズにできます。 |
以上のようにAIが活用された業務効率化ツールには様々な種類があります。どの業務フローを改善させたいかによって必要なツールが変わってくるため、ツール選びのときには自社の用途に合っているのかを必ずチェックしましょう。
【文書管理に便利】生成AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選
以下では生成AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選をご紹介します。
業務効率化ツールには、チャットや文書・画像生成など様々な種類があり、仕事のパフォーマンスを向上させるために多くの企業で導入が進んでいます。その中でもChatGPTの登場を境に”生成AI”が検索ツールに搭載されたものが飛躍的に増加しています。
生成AIは、人間のような自然な会話が可能です。そのため、検索ツールで生成AIを活用すれば、個人の検索スキルによらず、話し言葉やあいまい検索で情報にアクセスできるので業務効率化につながります。
結論、自社が導入すべきは、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した検索ができるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、”平均0.2秒”で”100％のヒット率”を誇る「キーワード検索」とChat GPTのような「自然言語検索」があるので情報が見つからないストレスを解消できます。また、ファイル要約機能によって、AIが既存のファイルの要点を自動抽出します。
【ナレカン】一元化したあらゆる情報に即アクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Notion AI】Chat GPTの連携や文書作成・共有まで完結するツール
Notion AIの特徴
- オールインワンなので一つのツールで完結する
- 生成AIが幅広く業務をサポートしてくれる
Notionで、文書の生成から画像の分析やチャットまでこなすことができ、他のGoogleアプリやSlackとの連携も可能です。
生成AIはテキストの翻訳や要約、文書の編集など幅広い業務を実行できます。
Notion AIの機能・使用感
- 検索機能
- チャット機能
様々なページに散らばった情報であっても、瞬時にAIが最適な情報が載っているページを検出します。
チャットでNotion AIの使い方や不明点を質問すると生成AIが最適な答えを与えてくれます。
Notion AIの注意点
- 多機能すぎて使いこなすのに時間がかかる
- AIの精度に課題がある
Notionはオーツインワンツールであるため多くの機能を備えており、導入直後は使いづらさを感じる恐れがあります。
利用しているユーザーからは「質問に対する回答の精度が、ChatGPT等のメジャーサービスに比べてまだまだ不便さを感じるのは事実。」という声があります。（参考：Itreview）
Notion AIの料金体系
※Notion AIをワークスペースに追加すると、別途以下の料金がかかります。
- Notion AI：1,650円/メンバー/月（月払い）
【Microsoft 365 Copilot】Microsoft 365アプリを自動化するツール
Microsoft 365 Copilotの特徴
- 素早い情報収集が可能
- データの安全性が高い
Copilotにトピックやドキュメントについて質問すると簡潔に答えてくれるため、素早く現状の把握ができます。
入力されたデータは高いセキュリティで保護されているため、情報漏洩の心配がありません。
Microsoft 365 Copilotの機能・使用感
（画像引用：Microsoft 365 Copilot 働き方を改革）
- プレゼンテーションのアドバイスが得られる
- 迅速な文書要約が可能
PowerPointで作成したプレゼンテーションをより説得力のあるものにするために、Copilotでアドバイスを求めることができます。
迅速な文書要約ができるため、ブレインストーミングに費やす時間を増やせます。
Microsoft 365 Copilotの注意点
- 試用版がない
- WEB版が使いづらい
Microsoft 365 Copilotの試用版がないため、事前に使用感を試すことができません。
利用しているユーザーからは「WEB版が使いづらい点があり、改善してほしい。」という声があります。（参考：ITreview）
Microsoft 365 Copilotの料金体系
※Microsoft 365 Copilotを利用するためには、前提となるプランに加入した上で別途以下の料金がかかります。
- Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月
【無料あり】業務効率化におすすめのツールの比較表
以下は、業務効率化におすすめのツール3選の比較表です。それぞれの特徴や注意点などを比較してツール選びの参考にしましょう。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Notion AI | Microsoft 365 Copilot | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
一元化したあらゆる情報に即アクセスできるツール |
Chat GPTの連携や文書作成・共有まで完結するツール |
Microsoft 365アプリを自動化するツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| AI検索 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| AIファイル要約 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
AIの精度に課題がある |
試用版がない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは1,650円/メンバー/月～（月払い） |
・無料プランなし
・有料プランは4,497円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Notion AI」の詳細はこちら |
「Microsoft 365 Copilot」の詳細はこちら |
このように、生成AIが搭載された業務効率化ツールの中でも機能は様々です。その中から自社に最適なツールを選ぶことが、より仕事を効率的に進めていく上で重要なのです。
業務効率化ツールの選定ポイント
以下は、業務効率化ツールの選定ポイント3つです。
- 機能に過不足はないか
- 誰でも簡単に使えるか
- サポート体制は整っているか
自社で抱える解決したい課題に対して、効果的な機能を持つツールかどうかを見極めることは大切です。有名だからといった理由で安易に多機能なツールを導入してしまうと全ての機能を使いこなせず、費用対効果が下がってしまう恐れがあります。
誰でも使いやすいツールを選びましょう。会社の中でもITリテラシーは人それぞれ異なり、機能が多すぎて複雑なツールでは使いこなせずに業務に支障をきたし、導入したツールが形骸化する恐れがあるのです。
業務効率化ツールを導入しても、一から初期設定をするとなると担当者の負担が大きく、運用に時間がかかります。そこで、「ナレカン」のように初期導入支援や既存データの移行支援などの手厚いサポート体制があるツールにしましょう。
以上の3点を満たした業務効率化ツールを選べば、ツール導入のメリットを最大限得ることができます。
おすすめの業務効率化ツール3選まとめ
ここまで、生成AIが搭載されたおすすめの業務効率化ツール3選と選定ポイントを中心にご紹介しました。
業務効率化ツールは、無駄を削減し、会社全体の生産性を向上させるために必要不可欠です。特に、近年ツールに生成AIが搭載されるようになり、文章の作成や検索に至るまであらゆるところの手間を削減することが可能になりました。
しかし、AI機能が追加されたことでツールの多機能化が進み、ITに詳しくない人たちの中で使いづらいという意見もしばしば見られます。そこで、高度なAI技術が搭載されていながらも社内で運用しやすいかを軸にツール選択をしましょう。
結論、自社が導入すべきは、AIによるファイル要約機能と話し言葉での検索機能を備えつつ、社内の業務ノウハウをナレッジとして管理できて、導入・運用支援の手厚い「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事のパフォーマンス向上を実現しましょう。
