電話対応をメモしておくと、伝言内容を正確に共有して、スムーズに取り次ぎができます。また、対応記録を適切に管理すれば、過去の履歴を把握して、問い合わせに対する「重複対応」や「返信漏れ」を防げるのです。
しかし、「電話対応記録の作成に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電話対応記録で使える無料テンプレート7選を中心に解説します。
- テンプレートを使って、すぐに電話対応記録を作成したい
- 電話対応記録の書き方を把握したい
- 電話対応記録を簡単に作成・共有できるツールがあれば使いたい
という方は本記事を参考にすると、テンプレートを使用して簡単に電話対応記録を作れるほか、作成後の共有・管理に最適な方法も見つかります。
目次
【無料】 電話対応記録で使えるテンプレート7選
以下では、無料で使える電話記録のテンプレートを7種類ご紹介します。テンプレートを活用すると、項目を一から考える手間がなくなり、効率よくメモを作成できるのです。
【Excel】伝言メモのテンプレート
こちらは、業務用テンプレートが提供する「伝言メモ」の無料テンプレートです。対応について、以下の項目からチェックボックスで選択します。
- お電話がありました
- またお電話するそうです
- お電話してください 電話番号
- 来社されました
チェックボックスで要点を簡単に伝えられるほか、伝言内容を詳細に記載できるので、読み手にとって分かりやすい記録を作れるのです。
【Excel】苦情対応記録のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する「苦情対応記録」の無料テンプレートです。主に以下の記入欄が設定されており、具体的な苦情内容を詳細に記録できます。
- 内容・経緯
- 原因
- 対策
- 現状
また、対応状況を「済み」「進行中」「未定」から選択して、進捗も共有できます。
【Excel】会話追跡のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する「会話追跡」の無料テンプレートです。
開始・終了時刻を記入して、着信通話と発信通話を記録します。また、一行おきに背景色が設定されているため、大きな表でも見やすいデザインです。
【Excel】問い合わせ管理のテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する「問い合わせ管理表」の無料テンプレートです。
問い合わせの管理に必要な項目が用意されており、自社用にカスタマイズ・調整して利用することもできます。また、各項目が色分けされているため、視覚的に分かりやすい管理表を作れるのです。
【Word】シンプルな電話メモのテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「電話メモ」の無料テンプレートです。
チェックボックスで必要最低限の伝言内容を記載できるテンプレートで、シンプルな記録を作成できます。また、4色から選べる仕様なので、電話の「重要度」や「問い合わせ内容」に応じて色分けすると便利です。
【PDF】口頭(電話)記録用紙のテンプレート
こちらは、LibreOfficeが提供する「口頭(電話)記録用紙」の無料テンプレートです。
用件と処理伺を、罫線に縛られず自由に記載できるほか、押印欄があるため誰が確認したのかを一目で把握できます。ただし、PDFは直接編集できないので、紙に印刷したりタブレットを使ったりして書き込む必要があります。
【Word】電話取り次ぎメモのテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「電話取り次ぎメモ」の無料テンプレートです。
取り次ぎ事項を箇条書きでシンプルにまとめられます。また、項目は自由に追加・修正できるほか、記載スペースも調整可能なので、用途に合ったテンプレートを作れるのです。
このように、ExcelやWordでは豊富なテンプレートを活用できますが、ファイル管理が煩雑になり「テンプレートが見つからない」事態が起きやすいです。そこで、「ナレカン」のようなツールで管理して、電話が来たらすぐにメモを取り出せるようにしましょう。
電話対応記録をデジタル化するメリットとは
ここでは、電話対応記録をデジタル化するメリットを解説します。以下のメリットにより、紙ではなくデジタルで電話記録を管理する企業が増えています。
(1)紛失のリスクを防止できる
電話対応記録をデジタル化すると、紛失のリスクを防止できます。
紙のメモとは異なり、デジタルでは紛失や破損のリスクが低いので、情報を安心して扱えます。また、セキュリティの高いツールで作成すれば、メモを閲覧できるメンバーを制限して、情報漏えいも防げるのです。
電話記録には電話番号などの個人情報も記載するので、デジタル化して確実に管理しましょう。
(2)テンプレートを活用できる
電話対応記録のデジタル化には、テンプレートを活用できるメリットもあります。
紙の場合、テンプレートの使用には印刷の手間がかかりますが、デジタルであればテンプレートに直接書き込んで効率よく電話記録を作成できます。なお、テンプレートを選ぶうえでは、用途に合った項目や記入スペースがあるかを確認しましょう。
たとえば、テンプレートを簡単に自作できる「ナレカン」を使えば、自社に最適なフォーマットで電話対応記録を作れるのです。
(3)テレワークでも電話記録が確認できる
デジタル化された電話記録はインターネット環境があれば場所を問わず閲覧できるため、テレワークにも適しています。
一方紙媒体では、実物の電話記録を手元に置いて確認する必要があります。また、メンバーの誰かが資料を持っていてはほかのメンバーが確認できないうえ、印刷やスキャンなどの手間もかかってしまうのです。
そこで、電話記録をデジタル化してオンラインで管理すれば、場所や時間を問わず電話記録を確認して、問い合わせにスムーズに対応できるようになります。
【必見】電話対応記録の作成に最適なツール
以下では、電話対応記録の作成に最適なツールをご紹介します。
ExcelやWordを使うと、テンプレートを利用して簡単に電話対応記録を作れます。ただし、ファイル管理が煩雑になり、目的のテンプレートを一つひとつ開いて確認するのに時間がかかるのです。
また、電話対応記録は作成して終わりではなく、その後の共有が重要ですが、メールやチャットでは情報が流れやすいです。したがって、「共有した情報が蓄積され、見やすく管理できるツール」を導入しましょう。
結論、電話対応記録の作成に最適なのは、情報が流れずに蓄積され“フォルダ”で整理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には自作のテンプレートを使って電話対応記録を作成できるほか、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、記事ごとに「コメント」できる機能も搭載しているので、電話対応に関するやりとりも一か所で完結するのです。
電話記録を社内で確実に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
<見本あり>見やすい電話対応記録の書き方とは
ここでは、ナレカンを使った電話対応記録の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい電話記録を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。項目を「太字」、記入欄を「箇条書き」にすると、一目で分かりやすいです。
- 画面右下の [+テンプレートから作成] をクリックし、電話対応記録のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って問い合わせ内容を記載すれば、電話対応記録の完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすい電話対応記録を簡単に作れます。また、「既読機能」で閲覧したメンバーを確認できるので、伝達漏れを未然に防げるのです。
電話対応記録のExcel・PDFテンプレートまとめ
ここまで、電話対応記録で使える無料テンプレート7選を中心に解説しました。
電話対応記録の作成にテンプレートを活用すると、一から項目を記載する手間が省けるうえ、メンバーが報告する情報の粒度を統一できます。ただし、ExcelやWordの場合、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的の記録をすぐに取り出せません。
そこで、「”フォルダ機能”や”検索機能”を備えた情報管理ツール」を使えば、見たい電話対応記録へすぐにアクセスできます。また、ツールを選ぶうえでは、「全社員が使えるほどシンプルな操作性か」も確認しましょう。
結論、社員のITリテラシーにばらつきがある大企業には、誰でも簡単に電話対応記録を作成・共有・管理できる「ナレカン」が最適です。ナレカンであれば、電話対応記録の”テンプレート”はもちろん、”電話応対マニュアル”もナレッジとして管理できます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、電話対応記録をスムーズに作成しましょう。