電話応対をするときは、情報を過不足なく残すことでスムーズな取次ができるほか、伝言を受けた側も確実に対応に移れます。一方で、電話の内容をすべてメモするのは困難なので、重要度の高い情報のみ記録しておくことで、応対中の負荷を軽減できます。
しかし、なかには「どの情報をメモすればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電話対応記録で使える無料テンプレート8選を中心に解説します。
- 電話対応が多く、伝言漏れが発生してしまっている
- 電話の内容を過不足なく記録できるテンプレートがほしい
- 簡単にメモを残せて、共有までできる仕組みをつくりたい
という方は本記事を参考にすると、テンプレートを使用して簡単に電話対応記録を作れるほか、作成後の共有・管理に最適な方法も見つかります。
目次
【無料】 電話対応記録で使えるテンプレート8選
以下では、無料で使える電話記録のテンプレートを8種類ご紹介します。テンプレートを活用すると、項目を一から考える手間がなくなり、効率よくメモを作成できるのです。
【Excel】伝言メモのテンプレート
こちらは、業務用テンプレートが提供する「伝言メモ」の無料テンプレートです。
テキストでの詳細な電話の内容だけでなくチェックボックスで要点を簡単に伝えられので、読み手にとって分かりやすい記録を作成できます。1ページにつきメモが4面あるため、あらかじめメモを断裁しておきましょう。
【Excel】苦情対応記録のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する「苦情対応記録」の無料テンプレートです。
一般的な記入項目が設定されているため、幅広い業種で利用できます。また、対応状況を「済み」「進行中」「未定」から選択して、進捗の共有も可能です。
【Excel】日時と名前、内容を記録できるテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する「日時と名前、内容を記録できる」無料テンプレートです。
開始・終了時刻を記入して、着信通話と発信通話を記録できます。また、一行おきに背景色が設定されているため、大きな表でも見やすいデザインです。
【Excel】問い合わせ管理のテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する「問い合わせ管理表」の無料テンプレートです。
問い合わせの管理に必要な項目が揃っており、コールセンターにおける対応履歴の記入にも使えます。また、各項目が色分けされているため、視覚的に分かりやすい管理表を作れるのです。
【Excel】シンプルな電話メモのテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「電話メモ」の無料テンプレートです。
チェックボックスで必要最低限の伝言内容を記載できるテンプレートで、シンプルな記録を作成できます。また、4色から選べる仕様なので、電話の「重要度」や「問い合わせ内容」に応じて色分けすると便利です。
【PDF】口頭（電話）記録用紙のテンプレート
こちらは、LibreOfficeが提供する「口頭（電話）記録用紙」の無料テンプレートです。
用件と処理伺を、罫線に縛られず自由に記載できるほか、押印欄があるため誰が確認したのかを一目で把握できます。ただし、PDFは直接編集できないので、紙に印刷したりタブレットを使ったりして書き込む必要があります。
【Word】かわいい電話の伝言メモのテンプレート
こちらは、楽しもうOfficeが提供する「かわいい電話の伝言メモ」のテンプレートです。
桜やうぐいすのかわいいイラスト入りの伝言メモで、メモを書く側も貰う側も気分が上がります。また、チェックボックスの記入のみで、必要な情報を端的に伝えられるので、実用性が高いと言えます。
【Word】電話取り次ぎメモのテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「電話取り次ぎメモ」の無料テンプレートです。
取り次ぎ事項を箇条書きでシンプルにまとめられます。また、項目は自由に追加・修正できるほか、記載スペースも調整可能なので、用途に合ったテンプレートを作れるのです。
電話対応のメモに書くことは？基本的な内容5つ
電話対応のときに最低限記録が必要なのは、以下5つの内容です。
- 電話を受けた日付や時刻
- 相手の名前や電話番号などの基本情報
- 電話の内容・要件
- 折り返し連絡の必要性の有無
- 電話を受けた担当者の名前
とくに、折り返しやメールでの対応といった次の行動が必要なときには、必ず対応記録に残して担当者につなぎましょう。
【必見】電話対応記録の作成に最適なツール
以下では、電話対応記録の作成・管理に最適なツールをご紹介します。
テンプレートに沿って電話対応をメモすれば、必要な情報を過不足なく記録できます。しかし、紙のメモでは渡す手間がかかり、Excelやスプレットシートは視認性が悪いため情報を見落としやすいのが難点です。
そのため、結果として電話メモを残していても、伝達漏れが発生する事態になりかねないのです。そこで、電話対応を記録できるだけでなく、相手に確実に伝達できるような仕組みをつくりましょう。
結論、電話メモを確実に伝達するには、 あらゆる情報を直感的に書き込めて、リアルタイムで共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テンプレートに沿って電話内容を記録するだけで、担当者に即共有されるため、抜け漏れのない伝達が可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」や担当者宛ての「タスク」で、確認を促せるので、スムーズかつ正確に取次できるのです。
電話記録を社内で確実に伝達できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
これで解決！おすすめの「Stock」の活用方法
「Stock」の主要機能である「フォルダ」「タスク」「メッセージ」の機能を活用すれば、以下のような情報共有の仕組みがつくれます。
たとえば、上記のようにあらかじめ「山田主任宛」のフォルダを作成しておけば、山田主任宛ての伝言メモ（ノート）をまとめて作成・管理できます。また、伝言メモ（ノート）を更新すると、更新されたノート数が表示されるため、新しい情報をすぐに拾えます。
また、上記のように、作成した電話メモ（ノート）に紐づけて「メッセージ」を送ったり「タスク」を設定したりできるので、伝言漏れや対応漏れを防げるのです。
電話対応記録をデジタル化するメリットとは
ここでは、電話対応記録をデジタル化するメリットを解説します。以下のメリットにより、紙ではなくデジタルで電話記録を管理する企業が増えています。
（1）紛失・情報漏えいのリスクを防止できる
電話対応記録をデジタル化すると、紛失や情報漏えいのリスクを防止できます。
紙のメモとは異なり、デジタルでは紛失や破損のリスクが低いので、情報を安心して扱えます。とくに、紙のメモの場合、ほかの資料に埋もれるなどして誤って捨ててしまうこともあるため、結果として伝達漏れが起きてしまうのです。
また、電話記録には電話番号などの個人情報も記載するので、セキュリティが強固なツールを使って確実に管理しましょう。
（2）テンプレートを活用できる
電話対応記録のデジタル化には、テンプレートを活用できるというメリットもあります。
紙の場合、テンプレートの使用には印刷の手間がかかりますが、デジタルであればテンプレートに直接書き込んで効率よく電話記録を作成できます。なお、テンプレートを選ぶうえでは、用途に合った項目や記入スペースがあるかを確認しましょう。
たとえば、必要な項目を厳選してテンプレートを簡単に自作できる「Stock」のようなツールを使えば、自社に最適なフォーマットで電話対応記録を作れるのです。
（3）電話対応の経緯が確認できる
デジタル化された電話記録であれば、検索機能などで電話対応の経緯をすぐに確認できます。
紙の電話記録の場合、同一人物から電話が来ても、過去の電話記録を探すのに時間がかかってしまいます。しかし、デジタルの電子記録であれば、電話番号や人名から「誰への電話なのか」や「折り返し前にどういうやりとりがされたか」を即座に見つけられます。
また、「顧客情報を確認するときに、同時に過去のやり取りを確認する」といった使い方もできます。そのため、検索性の高いITツールで電話記録を管理すると、よりスムーズで高品質な問い合わせ対応が実現します。
（4）伝言の共有がスムーズ
電話対応記録をデジタル化すれば、伝言の共有がスムーズになります。
紙媒体とは異なり、相手がデスクから離れていたりほかの社員と話し中だったりする場合でも伝達できるので、情報の交換スピードが格段に上がります。そのため、担当者が不在であっても、最小限のタイムラグで電話内容を取り次げるのです。
また、パソコンだけでなくスマホアプリにも対応したツールであると、担当者は出先でも気軽に電話の伝言を確認できます。このように、電話対応業務を円滑に遂行する上で、デジタル化は必須なのです。
電話対応記録のExcel・PDFテンプレートまとめ
ここまで、電話対応記録で使える無料テンプレート8選を中心に解説しました。
電話対応記録の作成にテンプレートを活用すると、簡単に作成できるうえ、一から項目を記載する手間が省けます。しかし、紙やExcel、Wordで作成した電話対応記録を共有するには、メールを介す必要があり、時間と手間がかかります。
そこで、「リアルタイムで情報共有できるツール」を使えば、電話対応後すぐに取次ができるので、担当者の迅速な対応につながります。また、検索性に優れたものであれば、膨大な電話対応記録の中から必要な情報を取り出せるのです。
結論、電話記録の作成・管理には、作成した電話話対応記録を即座に共有・発見できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、電話対応記録をスムーズに作成しましょう。
