[必見]複数のプロジェクト管理を効率的に！プロジェクト成功のコツとツールの紹介

「複数のプロジェクトが並行して進んでいて、上手く管理できない…」

「伝達ミスやコミュニケーション不足で、納期に間に合いそうにない…」

プロジェクトマネージャー経験が少なく、このような状況に陥っている人もいるのではないでしょうか。特に初めてPMを経験するという方にとっては、まだ右も左も分からない状況かもしれません。

そこで今回の記事では、

・複数プロジェクトを管理するコツ
・おすすめのプロジェクト管理ツール

について、ご紹介します。

PMを初めて経験する人やこれから挑戦してみたい方も、この記事を参考にして、プロジェクト管理を成功に導いていただければと思います。

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1 プロジェクトを複数管理するには？
2 複数プロジェクトを管理するコツ
3 おすすめプロジェクト管理ツール
- 3.1 チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
4 まとめ

プロジェクトを複数管理するには？

複数のプロジェクトが同時進行している状況では、あらゆるタスクや情報が混在しています。

複数のプロジェクト管理が苦手な人は、こうした散らかっている情報などを上手く整理できていないことが多いです。

その結果、伝達ミスやプロジェクトの遅延が起こってしまい、プロジェクト管理ができないという状況に陥ってしまいます。

しかし、裏を返せばきちんと「情報を整理」することができれば、タスクや情報の適切な処理が可能になるため、複数のプロジェクトを管理できるようになるとも言えます。

まずは、複数のプロジェクトの情報を一元管理し、それぞれのプロジェクトごとにタスクなどを整理していきましょう。

こうすることで、全体を俯瞰して見ることができるため、管理の漏れを防ぐことができるようになります。

関連記事： プロジェクト管理とは？目的や効率化できるツールをご紹介

複数プロジェクトを管理するコツ

単に情報を整理しただけでは、プロジェクト管理が行えているとは言えません。

複数のプロジェクトを管理するには、6つのコツがあります。1つずつ見ていきましょう。

目標までの計画を立てる

複数のプロジェクトを管理するには、プロジェクトの初期段階で、タスク単位まで分解して目標達成までの計画を立てる必要があります。

なぜなら、計画を立てなければ目標達成までの道のりが不透明になり、プロジェクト完了までの所要時間・作業量を見積もることができないからです。

道筋が不透明なままだと、次に説明するプロジェクトの優先順位の決定や、リソースの配分などが曖昧になり、プロジェクト失敗につながります。

したがって、初期段階で綿密な計画を立ててから、プロジェクトをスタートする必要性があります。

また、この時の計画には、どのプロジェクトメンバーにどのタスクを任せるべきなのかという点も含まれます。

そのため、メンバーの力量のバランスを見極めておく必要があります。無理のない計画を立てて置くことは、プロジェクトの成功に必要不可欠です。

プロジェクトの優先順位を決める

複数のプロジェクトを管理する際、すべてに平等にリソースを割き、同時進行で進めてはいけません。

もちろん納期が迫っているプロジェクトは優先して取り組むべきです。

一方で、それ以外のプロジェクトでは、「会社の目標に対して、どれほどインパクトを与えるか」という指標を基準に、優先順位を決めていくようにしましょう。

優先順位を決めることで、仮に優先すべきプロジェクトで遅れやトラブルが発生した場合でも、優先度の低いプロジェクトを後回しにし、リソースが割けるようになるため、遅れや生産性の低下を最小限で食い止めることができます。

一人で複数のプロジェクトを管理する場合は、トラブル発生時に割けるリソースがないことも考えられるため、あらかじめトラブルを想定し、問題があった場合にはどのように対処するべきか考えておくのがいいでしょう。

各プロジェクトの進捗状況を可視化する

各プロジェクトの進捗度が分からなければ、プロジェクトの遅れやトラブルを把握することは難しいです。そうすると、先ほど説明した優先順位に基づくリソースの配分ができなくなってしまいます。

これを防ぐためにも進捗度を把握し、各プロジェクトのタスク進捗状況を共有、可視化しておく必要があります。

可視化方法の代表としては、プロジェクト管理ツールやGoogleスプレッドシートを使ったガントチャートの使用などがあります。

管理ツールなどを使用した上で、週に1度程度は進捗会議を行い、進捗状況を確認していきます。こうしたこまめな進捗チェックによって、スケジュールの立て直しなどの調整が効果的に行えるようになります。

プロジェクト管理ツールを使う

上記で説明したように、プロジェクト管理ツールを使うことで、情報共有やプロジェクトの進捗状況の可視化が簡単に行えます。

プロジェクト管理ツールの中には、チャット機能やカレンダー機能など、多彩な機能がついたものが多く存在します。

こうしたツールを導入することで、複数プロジェクトのを一括管理するだけでなく、プロジェクトメンバー同士の情報共有も促進されるため、業務効率を向上させることができます。

ツールを導入する場合は、自分が置かれている状況に適した機能がついているプロジェクト管理ツールを選択していきましょう。

プロジェクトメンバーとのコミュニケーション

同じプロジェクトメンバー同士はもちろん、違うプロジェクトメンバーとコミュケーションを取ることも重要です。

きちんとしたコミュニケーションをとっておけば、お互いの進捗状況やトラブルを、プロジェクトマネージャーを介さずに把握することが可能になるからです。

プロジェクトマネージャーを介さずに把握できることで、情報伝達の工数を一つ減らし、迅速な対応が可能になります。

結果として、時間短縮に繋がり、作業効率を向上することができるでしょう。

コミュニケーションをとることで得られるメリットはそれだけではありません。

プロジェクトでの認識の違いや伝達ミスなどが防げるほか、トラブルやミスが報告しやすい環境が構築されるため、情報共有がさらに円滑に進むというのもメリットだと言えます。

雰囲気の悪いチームだと、トラブルを隠したり報告が遅れたりする場合もあるため、きちんとコミュニケーションをとることはプロジェクトの遅延や失敗も防ぐことに繋がるとも言えるでしょう。

マルチタスクを防ぐ

複数のプロジェクトを管理していると、同時進行で複数のタスクを処理する「マルチタスク」になりがちです。

しかし、人間はもともとマルチタスクを苦手としているため、複数のタスクを同時に処理しようとするのはかえって効率が悪くなります。

効率的にプロジェクト管理をするためにも、タスクは意識的にシングルタスクにするように心がけましょう。

どうしてもマルチタスクになってしまう、という場合は「自分がやらなくても平気な仕事」を積極的に人に任せることをおすすめします。

自分がやらなくてもいい仕事を任せて、優先順位の高い仕事へと取り組むことで余計な仕事に時間を取られてしまう事態を防げるからです。

こうした協力を得るためにも、日ごろからコミュニケーションを取っておき「人に仕事を任せやすい環境づくり」をしておくことが大切です。

おすすめプロジェクト管理ツール

ツールを使うことで、プロジェクト管理を簡単に行うことができます。

中でも、「Stock」を使用することで、チームでの情報やタスクをチャット機能付きで管理することが可能です。

既に80,000社に導入されており、幅広い規模と業界へ浸透しています。実績もあるので、安心かつ便利に使うことができます。

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「Stock」はスケジュール管理アプリではありませんが、ノート形式のツール内にスケジュールを記載したり、各期間でやらなければいけないことを簡単に残すことができます。

そのため、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと併用することで、効果的に活用することができます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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