プロジェクト管理を成功させるためには、コミュニケーションを活発にとり、メンバーの進捗状況を可視化しておくのが重要です。特に、複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合には、タスクを細かく切り、作業時間を見積もって管理する必要があります。
一方で、複数のプロジェクトを担当していくなかで、タスクの優先順位を適切につけられず、管理がうまくいっていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複数のプロジェクト管理における課題と成功のコツをご紹介します。
- 複数のプロジェクト管理を掛け持ちしているが、タスクが多すぎて管理できていない
- プロジェクトを効率的に管理する方法について詳しく知りたい
- チーム内でコミュニケーションがうまく取れず、案件の進捗状況を追えていない
という方はこの記事を参考にすると、複数のプロジェクトを効率的に管理する方法を理解し、メンバーの進捗度合いを可視化できます。
目次
プロジェクトを複数管理するには？
複数のプロジェクトが同時進行している状況下において、タスクや情報が混在してしまうと、伝達ミスやタスクの抜け漏れが生じてしまい、結果として管理がうまくいかないので注意です。
一方で、適切に情報を整理されていれば、案件ごとにタスクを処理できるので、複数のプロジェクトを同時に掛け持ち可能です。そのためには、まずは複数のプロジェクトの情報を一元管理し、各プロジェクトごとにタスクなどを整理していきましょう。
ITツールに情報を集約しておくと全体像が明確になり、タスクの消化状況を逐一確認できます。さらに、問題点が発生した際にはチャット機能で素早く連絡が取れるので、トラブルへの対応スピードも上がります。
複数プロジェクトを掛け持ちする際の課題
以下では、複数プロジェクトを掛け持ちする際の課題と解決策についてご紹介します。タスクやスケジュールの管理を適切に行えていないと、情報が錯綜してプロジェクトの進行がうまくいきません。
作業時間の見積もりが難しい
複数のプロジェクトを掛け持ちする際に難しいのが、作業時間の見積もりです。
作業時間を正確に見積もれないと、工程通りにタスクをこなすのが難しく、最終的には納期の遅延につながります。そのため、タスクは最小単位まで細かく切り分けて作業の見通しを明らかにしておけば、時間の見積もりがうまくいきます。
また、プロジェクトを進めるうえでハードルになるタスクに関しては、余分に時間をとっておき、スケジュールに余裕を持たせておくのが大切です。
タスクを管理しきれない
1つの部署で複数プロジェクトを行う際には、メンバーが重複して抱えるタスクも増加するため、管理するのが難しくなります。
一度に大量のタスクをアサインしてしまうと混乱を招くので、プロジェクトをいくつかの段階に分けて、タスクの分配を複数回に分けるのがおすすめです。
一方で、部署内でタスクを処理しきれなそうであれば、他部署に早めに応援要請を行い、納期に遅れが出るのを防ぐ必要があります。
進捗管理が不十分
プロジェクトの進捗管理が不十分だと、メンバーがどこまでタスクを消化したのか把握ができず、重大なトラブルが発生するリスクが高まります。
そのため、複数のプロジェクトを抱えている際には、各案件ごとにスケジュールをまとめておき、優先順位をつけてタスクを実行していくのが大切です。また、退勤時に日報を書いて進捗状況を共有し、遅れが発生した際には原因と解決策をセットで記載しましょう。
プロジェクトマネージャーは、日々メンバーの進捗状況を把握し、遅れが生じたらフォローに回るなど常に目配せしておくのが重要です。
複数プロジェクトを管理するコツ
単に情報を整理しただけでは、プロジェクト管理が行えているとは言えません。複数プロジェクトを抱えている中で、目標を達成させるためには、常に最新の進捗状況を可視化しておくのが重要です。
以下では、複数プロジェクトを管理する上で意識すべきコツについて6つご紹介します。
目標までの計画を立てる
複数のプロジェクトを管理するには、プロジェクトの初期段階でタスク単位までやるべきことを分解し、目標達成までの計画を立てる必要があります。
なぜなら、計画を立てなければ目標達成までの道のりが不透明になり、プロジェクト完了までの所要時間・作業量を見積もりを行えないからです。
道筋が不透明なままだと、次に説明するプロジェクトの優先順位の決定や、リソースの配分などが曖昧になり、プロジェクトの失敗につながります。したがって、プロジェクトの実行前に綿密な行動計画を立てる必要があります。
また、この計画には、どのプロジェクトメンバーにどのタスクを任せるべきなのかという点も含まれます。そのため、メンバーの力量やバランスを見極めておくのが大切です。無理のない計画を立てておくことは、プロジェクトの成功に必要不可欠です。
プロジェクトの優先順位を決める
複数のプロジェクトを掛け持ちしている際には、経営に与える影響を考慮して優先順位を決めるのが重要です。
優先順位を定めておくと、仮に優先度の高いプロジェクトで遅れやトラブルが発生した際でも、リソースを割いて対応できるため、生産性の低下を最小限に食い止められます。
一方で、一人で複数のプロジェクトを管理する場合には、トラブル発生時に割けるリソースがないことも考えられるので、あらかじめトラブルを想定し、対処法を考えておくのがいいでしょう。
このように、優先度の高いプロジェクトから行えば、遅れが生じた際にも時間に融通がつけられるので、目標達成に大きく前進します。
各プロジェクトの進捗状況を可視化する
各プロジェクトの進捗度が分からなければ遅れやトラブルの把握が難しいため、それぞれの進捗状況を可視化しておくのが大切です。
進捗状況を可視化する方法として、プロジェクト管理ツールやGoogleスプレッドシートでガントチャートを作成することが挙げられます。ガントチャートは、一目で全体の作業内容がわかり、各タスクの期限が明確に可視化されるのでおすすめです。
そして、管理ツールなどを使用した上で、週に一度はミーティングを開き、進捗状況を確認していきます。こうしたこまめな進捗チェックによって、スケジュールの立て直しなどの調整が効果的に行えるようになります。
メンバーと密にコミュニケーションをとる
複数のプロジェクトを掛け持ちして忙しいなかでも、メンバーとのコミュニケーションを密にとるのがポイントです。
情報が適切に共有されていないとトラブルの隠蔽や報告遅れなど、進捗状況の可視化が難しくなり、プロジェクトを成功に導けません。
一方で、適切にコミュニケーションをとっておけば、メンバーの進捗状況やトラブルを素早く把握できます。対話の姿勢を継続していく、チーム内で情報共有を活発に行う環境が自然と整備され、些細なことでも報告しあうようになります。
マルチタスクを防ぐ
効率的にプロジェクト管理をするためには、マルチタスクにならないように気を付ける必要があります。
複数のプロジェクトを管理していると、同時進行で複数のタスクを処理するマルチタスクになりがちです。しかし、タスクの切り替えには大きなエネルギーを消費することが原因で生産性の低下を招くことからも非効率的なので、「シングルタスクを意識する」のが重要です。
たとえば、「今から2時間は○○プロジェクトに集中しよう」など一つのタスクを集中して行うようにしましょう。どうしてもマルチタスクになってしまう場合は「自分がやらなくても平気な仕事」を積極的に人に任せ、優先度の高いタスクに注力するのが大切です。
こうした協力を得るためにも、日ごろからコミュニケーションを取っておき、「人に仕事を任せやすい環境づくり」を目指しましょう。
プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクト管理ツールを活用すれば、情報共有やプロジェクトの進捗状況の可視化が簡単に行えます。
ツールのなかには、チャット機能やカレンダー機能など、多彩な機能がついたものが多く存在します。ツールを導入することで、複数プロジェクトの情報を一括管理し、メンバー同士の情報共有も促進されるため、業務効率を上げられます。
ツールを導入する場合は、自社が置かれている状況に適した機能が備わったプロジェクト管理ツールを選択しましょう。
複数プロジェクトの掛け持ちに最適なITツール
以下では、複数プロジェクトの掛け持ちに最適なITツールをご紹介します。
従来のようなExcelでのプロジェクト管理では、情報の更新に手間がかかり、共有する際にはメールに添付して送らなければならず余計な工数がかかります。
また、導入企業数の多いチャットツールでは、複数の案件に関する話題が錯綜すると同時にメッセージが流れてしまうため、アクセス性が悪く情報管理には不向きです。
したがって、プロジェクト管理を適切に行うには、日報や議事録、ガントチャートなど関連する情報を一元管理できるツールが必須です。さらに、誰でも必要なときに情報へアクセスできる環境を構築するには、「シンプルで使いやすい」点も重要です。
上記を踏まえると、選ぶべきツールは導入初日から説明不要で使いこなせ、プロジェクト管理に必要な機能が過不足なく搭載されている「Stock」一択です。
Stockは、タスク管理機能によって各メンバーのタスクを可視化し、進捗状況を適切に把握できます。さらに、「ノート」にテキストやファイル、資料をまとめて管理でき、ノートに紐づくメッセージ機能で話題が錯綜することなく簡単にやりとりが行えます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
複数のプロジェクト管理を効率的に行う方法まとめ
これまで、複数のプロジェクトを掛け持ちする際の課題や管理するコツについてご紹介してきました。複数のプロジェクトを管理するコツは、以下の6点になります。
- タスクの洗い出しを行い、目標までの計画を策定
- 優先度の高いプロジェクトに注力するために優先順位を決定
- ガントチャートなどを用いて、各プロジェクトの進捗状況を可視化
- メンバーと密にコミュニケーションをとり、進捗状況を確認
- マルチタスクを防ぎ、一つのタスクに集中
- プロジェクト管理ツールを使い、情報管理の一元化や情報共有を推進
複数のプロジェクトの進捗状況を管理するには、案件ごとに適切に情報を整理できるITツールの導入が不可欠です。今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるシンプルなツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用してタスクや進捗状況を可視化し、プロジェクトの成功を導きましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
