スケジュール管理の徹底は業務の円滑な進捗に貢献しますが、総務部においては年間スケジュールの作成・運用がとくに重要とされています。
 
しかし、総務部で年間スケジュールの運用が属人化していることから、抜け漏れも発生しており悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、総務部で年間スケジュールが必要な理由や、総務部における代表的な行事について解説します。
 
  • 総務部で年間スケジュールを作成すべき理由を知り、導入可否を決めたい
  • 総務部における代表的な行事を知り、年間スケジュールに活用したい
  • 総務部のスケジュール管理に役立つおすすめのITツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、総務部で年間スケジュールが必要とされる理由や総務部が執り行うべき代表的な行事ができ、徹底したスケジュール管理が実現可能になります。


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総務部での年間スケジュール作成が必要な理由

以下では、総務部での年間スケジュール作成が必要な理由を解説します。年間スケジュールを活用して業務を進めると、以下の課題が解決できるようになります。

業務の抜け漏れ防止

総務部門が年間スケジュールを活用すべき一番の理由は、業務の抜け漏れ防止です。
 
総務部門では、複数部署から依頼される多岐に渡る業務を日々処理していく必要があります。場合によっては、突発的な依頼により業務量が過多となる事態も起こりえます。
 
しかし、こうした忙しさを理由に、必要な手続きや行事を飛ばすようなことがあれば、会社全体に迷惑がかかるのはもちろん、顧客など関係者からの信頼が失墜する要因ともなりかねません。
 
したがって、年間の行事をあらかじめスケジュールとして管理し、抜け漏れのない業務進行を心がける必要があるのです。

月ごと・季節ごとの繁忙期の確認

総務部門でのスケジュール作成は、月ごとや季節ごとの繁忙期確認にも役立ちます。
 
総務部は、定型的なタスクや行事の準備といった決まった業務のほかに、それぞれの部署から依頼された業務への取り組みも進める必要があります。そのため、月によって仕事量や仕事内容が異なるのが基本です。
 
したがって、繁忙期に無理に業務を詰め込む事態は避け、閑散期へと業務負荷を分散し適切な業務負荷での進行を心がける必要があります。そこで重要となるのが、年間スケジュールの作成です。
 
あらかじめ年間予定をスケジュールへと組み込んでおけば、今が繁忙期なのか閑散期なのかが一目でわかります。その結果、適切な業務の割り振りが実現し、無理のない業務進行が可能となるのです。


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総務部のスケジュール管理に使えるテンプレート2選

以下では、総務部のスケジュール管理に使えるテンプレートを2選ご紹介します。
いずれも登録不要で使えるので、まずは以下のテンプレート活用から進めていくのがおすすめです。

ツクール.jp

ツクール.jpのカレンダー
 
ツクール.jpでは、一覧表示で1年間のスケジュール把握に役立つ年間リストカレンダーと単月カレンダーを1年分並べた年間カレンダーの2種を配布しています。
 
いずれもA4サイズなので場所を取らずに活用できるのがメリットです。
 
しかし、記載できるスペースには限りがあるため、多くの情報の書き込みには適していません。したがって、詳細なスケジュールは手帳に、年間カレンダーには重要な予定を大まかに書き込むといった使い分けが必要です。
 

パソコンカレンダーサイト

パソコンカレンダーサイトのカレンダー
 
パソコンカレンダーサイトでは、2022年1月始まりの年間カレンダーが3種類配布されています。
 
開始月はもちろん、フォント・文字色などが選択できるので、好みのデザインでのカレンダー作りができます。
 
年間カレンダーの場合、記載できるスペースが設けられていないため、別途月別カレンダーや4か月カレンダーなどを併用した管理を行うのがおすすめです。
 


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月ごとの代表的な総務部の行事

以下では、月ごとに行われる、代表的な総務部の行事を解説します。多くの企業で行われている行事ではあるものの、実施月などが異なることもあります。
 
したがって、自社で該当行事が存在するかも含めた確認を行ったうえで、スケジュールへと反映させましょう。

1月

  • 初出式
  • 年始回り及び年始の来客対応
  • 年賀状の返礼、住所録の整理
  • 新年会の準備・開催
  • 労働保険料の納付
  • 労働者死傷病報告の提出
  • 新年度の賃金台帳の準備
お正月休みの影響で営業日数が少ない1月ですが、総務部門としては年賀状の返礼や挨拶回り、初出式の実行などさまざまな業務に追われる繁忙期になります。
 
外部対応が多くなる時期だという認識を強め、ビジネスマナーを強化した対応や緻密なスケジュール管理を行い、迅速な対応に努めましょう。

2月

  • 各種業務規程の見直し
  • 新年度経費削減策の検討
  • 継続取引の価格交渉開始
  • 春闘情報の収集
  • 新入社員受入計画作成/入社前研修
  • 固定資産税の納付
2月は比較的総務部の業務が落ち着きやすい月になります。繁忙期対策も兼ねて、業務の見直しや棚卸しを行うのがおすすめです。
 

3月

  • 決算事務と予算編成
  • 春の全国火災予防運動
  • 年度末期限契約の確認と更新
  • 年度単位管理文書の整理
  • 新入社員の受入準備
  • 次年度、介護保険料対象者の確認
  • 人事考課の実施、昇給・昇格・昇進の決定
3月は決算月なので、予算と収益から決算書をまとめ、報告書の作成を行います。また、今年度の状況を元に次年度の予算編成も同時に進めていきます。事前の情報収集を徹底し、適切な予算編成を実現させましょう。
 
また、3月度は人事部との連携が多くなる時期でもあります。ミーティングを速やかに進められるように、日程や参加者のすり合わせを欠かさずに行うのがおすすめです。

4月

  • 新年度の事業計画と予算の発表
  • 定時株主総会準備
  • 入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
  • ゴールデンウィーク休暇の準備
  • 人事異動発令
  • 年次有給休暇の更新
  • 労働者死傷病報告の提出
  • 雇用保険料免除対象者のチェック
  • 固定資産税の納付
4月中は研修やOJTといった新入社員と密接に関わる場面において、入職したばかりの人材が不安に駆られないように、配慮を欠かしてはなりません。
 
また、翌月はゴールデンウィークに突入するため、処理すべき業務に抜け漏れがないかの確認が肝要です。

5月

  • 定時株主総会準備
  • 夏期賞与に関する情報収集
  • 高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
  • 法人税・法人住民税・法人事業税・消費税の申告・納付
5月は、翌月に迫った株主総会への準備がメインとなる月です。
 
株主総会は法律に基づく行事であり、準備や事務手続きには多くの時間を要します。したがって、全体の日程管理を正確に行い、作業に遅れが出ないように心がけましょう。

6月

  • 定時株主総会の開催
  • 季節のあいさつ文
  • お中元の準備
  • 特別徴収住民税額の更新
  • 労働保険の年度更新 申告・納付
  • 夏期賞与の計算
  • 定期健康診断の実施
とくに、3月に決算を行う企業では6月に株主総会を行うケースが多く、多忙な月だといえます。
 
総会で配布する資料はもちろん、備品準備などの多岐に渡る業務をすべて総務部が処理する必要があります。資料作成が終わったところで、当日の会場設営や出席者対応など、開催中も行うべき業務があるため、閉会まで気の抜けないスケジュールになります。

7月

  • 定時株主総会での変更事項登記
  • お中元の準備・発送
  • 暑中見舞いの準備・発送
  • 労働保険の年度更新 申告・納付
  • 社会保険の算定基礎届 提出
  • 労働者死傷病報告の提出
  • 賞与支払い届け
  • 固定資産税の納付
7月が大きな行事がない一方で、細かな法定業務が多い月になります。各書類の提出期限や作成状況の管理を徹底し、万が一にも作業漏れがないよう注意しましょう。

8月

  • 夏期休暇の準備、実施と管理
  • 中元贈答品お礼状
8月のメイン業務は夏季休暇への対策であり、ほかの月に比べると比較的落ち着いている月になります。
 
夏季休暇に入る前には現場や人事部との連携をとり、社員へのフォローを欠かさず行いましょう。また、夏季休暇中に何か自社に不測の事態が発生する可能性もゼロではありません。したがって、緊急時の連絡手段についても確認しておく必要があります。

9月

  • 上半期事業計画・実績の集計準備
  • 経費支出の点検
  • 防災訓練の実施
  • 交通安全対策の推進
  • 上期人事考課の準備
  • 厚生年金保険料率の改定
9月には上半期が終了するため、各部課の予算表と照合し経費の支出状況の確認を行いましょう。また、下半期に人事異動がある場合は、それに対する準備を進めます。

10月

  • 全国労働衛生週間
  • 上半期事業計画の修正・推進
  • 歳暮・年賀状の準備
  • 労働保険料の納付
  • 労働者死傷病報告の提出
  • 年末賞与の情報収集
  • 秋の健康診断の実施
10月からは下半期が始まります。年度目標に向けた軌道修正を行い、目標達成への取り組みを進めましょう。
 
また、厚生労働省の定める「全国労働衛生週間」を行うのもこの月になります。職場環境の整備のほか、従業員のストレスチェックを実施し、メンタルケアに努めましょう。

11月

  • 歳暮贈答品の手配
  • カレンダー・手帳の手配
  • 次年度定期採用の準備
  • 秋の全国火災予防運動
  • 年末賞与支給の準備
11月は年末の繁忙期に向け徐々に忙しさが増す時期です。
 
とくに、11月中に行うべき歳暮贈答品の手配は総務部にとって重要な業務です。企業にとって、歳暮は中元よりも重視される傾向があるため、送付漏れがないよう各部門への名簿提出を義務付け、徹底した処理を進めましょう。

12月

  • 管理文書の整理
  • 年末挨拶
  • 年賀状の準備・発送
  • 年末年始休暇の準備
  • 賞与支払い届け
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届の提出
  • 固定資産税の納付
年末は大掃除や設備点検などもあり、やるべき業務が多い月になります。
 
1年間で蓄積した文書は整理を行い、法令に基づいて適切な処理を施していきます。しかし、3月決算の企業の場合、1年保存の文書であっても3月を過ぎなければ破棄できません。したがって、処分日が決まっている場合は、別の場所で管理するなど誤処理を防いだ管理を心がけましょう。


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総務部での年間スケジュール管理に役立つおすすめのツール

以下では、総務部での年間スケジュール管理に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
カレンダーに手書きで記入してスケジュール管理を行う運用は、導入までのハードルが低い一方で、スペースの問題から詳細な情報が書き込めず、修正も困難です。そのため、ツールを活用しデータで管理することで管理の効率化を図りましょう。
 
しかし、カレンダーに関する内容しか管理できなければ、別ツールを併用して必要な情報を管理しなければなりません。したがって、スケジュール管理だけでなく、付随する情報の管理も可能なツールである必要があります。
 
また、リテラシーの低いメンバーでもツールを使えなければ運用に失敗します。つまり、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使えるうえ、スケジュールを最も簡単に管理できる情報共有ツールの利用が必須です。
 
Stockの「ノート」に情報を残すだけで、チーム内の年間予定はもちろん、各職員の作業スケジュールなどあらゆる情報を管理できます。さらに、「ノート」には「タスク」が紐づけられるので、スケジュール遂行に必要な作業の処理漏れを防止します。

チームのスケジュールを最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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総務部で年間スケジュールが必要な理由まとめ

ここまで、総務部で年間スケジュールが必要な理由や、総務部における代表的な行事について解説しました。
 
多岐に渡る業務を処理する必要がある総務部では、繁忙期を確認し、業務の抜け漏れを防ぐのに年間スケジュールの作成が欠かせません。しかし、カレンダーに手書きで入力する運用では、加筆修正を繰り返すごとに視認性が低くなり、管理も手間がかかります。そのため、ITツールでデジタル化して管理するのが業務効率を上げるコツです。
 
しかし、ツールの操作性を確認しないままに導入すると、社内リテラシーに沿わないものを選択しがちです。実際に活用する社員が問題なく使いこなせるツールでなければ、業務への浸透は期待できません。
 
したがって、今回紹介したStockのように、ITに不慣れな人でも直感的に利用でき、スケジュールをはじめとするあらゆる情報の蓄積・管理ができる情報共有ツールを使って管理しましょう。非IT企業を中心に100,000社以上の企業に導入され、社内情報の一元管理に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して総務部でのスケジュール管理を実現させましょう。