社内でやりとりされる文書は多岐に渡りますが、そのなかでも回覧文書は日常的に利用頻度が高く、活用したことがないというビジネスパーソンはほとんどいません。
 
しかし、回覧文書を作成したものの運用が上手くいかず、共有漏れが発生した経験があるチームも多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、回覧文書の書き方や注意点・回覧文書を電子化すべき理由を解説します。
 
  • 回覧文書を形骸化させず情報共有に役立てるための書き方を実践したい
  • 回覧文書の作成・運用時の注意点を知り、自社運用の改善に役立てたい
  • 紙媒体での回覧文書運用を行っているが、電子化に切り替えるべきか悩んでいる
という方は今回の記事を参考にすると、回覧文書の正しい書き方や注意点を理解しながら、自社での回覧文書運用を成功に導けるようになります。


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回覧文書とは

回覧文書とは、稟議書や稟議書などの決定事項や資料を順に回覧させ、社内全体や関係者に伝達する用いられる文書をいいます。
 
共有内容を文書にして回覧させることで、口頭での共有時に起こる聞き間違いや認識の相違を防ぎ、関係者への明確な周知が実現できます
 
回覧方法としては、紙媒体での回覧やメールでの回覧が一般的です。しかし、昨今ではITツールのワークフロー機能やドキュメント機能を利用し、回覧文書を電子化して運用する企業も増えてきています。


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3ステップでできる回覧文書の書き方とは

以下では、回覧文書の書き方を3ステップでご紹介します。ポイントを押さえた文書作成を行うことで、回覧文書の運用を成功に導けます。

わかりやすいタイトルをつける

まずは、わかりやすいタイトル付けを行います。
 
回覧文書で大切なのは、一目見てその文書が何に関する内容なのかが把握できることです。
 
主題が端的に伝わるように、不要な文言は省いて明瞭な記載を心がけましょう。フォントサイズや形式などにもこだわって記載しておくと、より視認性が高くなり、内容も把握しやすくなるのでおすすめです。

回覧主と回覧対象者を記載する

次に、回覧主と回覧対象者の記載を行います。
 
その文書が誰向けかわからなければ、関係のない社員まで回覧することになります。これでは、本来閲覧権限のない職制の社員にまで情報が広がってしまい、場合によっては情報漏えいに繋がりかねません。
 
したがって、回覧文書には回覧対象者の職制名を記載し、不用意に情報が共有されないようにしましょう。
 
また、回覧文書には作成者情報も合わせて記載しておき、不明点があった際の問合せ窓口がどこにあるのかを明確にします。名前や部署名はもちろん、内線番号なども併記しておけば、スムーズな対応が可能になります。

伝達事項を簡潔に書く

タイトル付けと回覧主・回覧対象者の記載が終わったら、伝達事項の記入をします。
 
内容がより分かりやすくなるように、前書きや結びなどの型式的な文言は削除して、共有したい本題からの記載を行います。また、目上の社員に回覧させる場合でも敬語表現は最小限に留め、箇条書きなどを使って端的な共有に努めましょう。
 
別途添付書類がある場合は、その内容の説明を文中に組み込むことで確認漏れを防げます。


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回覧文書を作成・運用する際の注意点

以下では、回覧文書を作成・運用する際の注意点を解説します。
 
回覧文書は作成するだけで終わりではなく、運用フロー継続されることで成果がでます。そのため、以下の点に注意して取り組むようにしましょう。

要点を抑えた記載を行う

文書内では、要点を抑えた記載を行いましょう。
 
丁寧に情報を伝えようと共有事項をそのまま記載すれば、文書内に不要な内容が紛れ込むリスクが高まります。たとえば、数行で説明できるものを数ページかかって説明するような内容では、回覧文書として最適とは言えません。
 
したがって、回覧文書では要点を抑えた記載を行い、不要な内容や情報は省略しましょう。はじめに結論を記載し、必要な情報を足していくようにすると、最低限の情報で過不足なく情報共有が行えます。

回覧先リストを添付する

回覧文書には、回覧先リストの添付を行いましょう。
 
回覧文書ではいかに効率良く文書を回せるかが重要なポイントになります。回覧文書の周りが遅かったり、ほかの文書と混在し紛失したりといった事態に陥れば、情報共有が円滑に回らず、業務に支障がでる恐れもあるからです。
 
正確に文書を回覧させるためにも、回覧文書には回覧順と回覧先を記載したリストを添付しておきましょう。リストには承認印のスペースを設けておけば「どこまで回覧が済んでおり、次は誰に回すべきか」が可視化されます。
 
また、リストに併せて「最終回覧者は回覧主に回してください」といった一文を入れておくと、回覧終了時には手元に戻ってくるので、回覧終了時のタイミングがわかりやすくなります。

メール回覧の場合は返信を義務付ける

メール回覧の場合は回覧が済んでいるかの確認手段として、返信を義務付けましょう。
 
企業によっては、回覧文書を紙媒体ではなくメールで行うケースもあります。しかし、メールには既読機能がなく、実際に相手が確認したかの確認はできません。さらに、メールは社内外問わず利用するので、ほかのメールに紛れて気付かないこともあります。
 
したがって、メール回覧を行う場合は回覧リストの代わりとして、未読防止のためにメール返信を利用しましょう。返信がきていない回覧者への声掛けを行うことで、回覧漏れを防げます。
 
とはいえ、すべての回覧文書でメール返信を義務化すると、共有人数によっては返信数が数百規模となる可能性もあります。そのため、回覧文書の重要度や緊急度によっては、メール返信を不要にする工夫も必要です。

速やかな回覧を徹底する

回覧文書では、速やかな回覧を徹底させましょう。
 
紙媒体の場合、同一文書を回覧先の社員全員が回し読みして進めていきます。そのため、誰かひとりの社員の手元で文書が止まってしまえば回覧は完了しません。したがって、速やかな回覧を義務付け、社員の手元で留まる時間を最少化するように努めましょう。
 
回ってきた回覧文書を見る暇がないという場合は、確認が終わるまで手元に置いておくのではなく、サインや捺印をせずに次の回覧者へ回す必要があります。再度、時間があるタイミングで内容の確認を行えば、スムーズな回覧が実現できます。

不在時は次の社員に回す

回覧者が不在時の場合は、その次の社員へと回覧を回しましょう。
 
回覧者が外出している場合や、欠勤の場合、該当職員のデスクに回覧文書を置いたところで、回覧は進みません。万が一トラブルなどにより長期的に席を外す事態になれば、大幅な共有遅れに繋がります。
 
したがって、次に回すべき回覧者が不在の場合は、飛ばしてその次の回覧者へと先に回しましょう。効率的な回覧を意識して進めることで、共有までのロスを防げます。


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回覧文書を電子化すべき理由

昨今では、従来の紙媒体やメールで作成・回覧方法から脱却し、ITツールを利用して回覧文書を電子化して利用する企業が増えていますが、その背景には「利便性の高さ」が挙げられます。
 
紙の回覧文書の場合、手渡しで回覧を続けるため、時間のロスや不在による滞留などが原因となり回覧完了までには時間がかかります。しかし、回覧文書を電子化すると、場所や時間の制限なく内容が確認できるので、回覧スピードの向上が見込めるのです。
 
さらに、紙媒体での回覧の場合、あとから情報を確認する際に、保管場所からひとつずつ文書を確認し該当の情報を探さなければなりません。保管している文書の数の増加や保管キャビネットの変更などが起これば、文書探しに多くの時間を費やす恐れもあるのです。
 
一方、回覧文書を電子化すると、キーワードや日付などの情報から簡単に該当情報へアクセス可能になります。従来情報を探すのに必要とされていた時間を大幅に短縮し、業務効率化を実現できます。


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回覧文書の電子化に役立つおすすめのツール

以下では、回覧文書の電子化に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
回覧文書の電子化は利便性の向上を実現する一方、これまで紙媒体での運用を続けていた場合、電子化に対して抵抗感が出ることも少なくありません。したがって、社員の負担を軽減し電子化を成功させるには、操作性が高く迷わず使いこなせるツールが必要です。
 
また、回覧文書の効率化に成功すると、ツールを横展開させ社内情報の共有・管理にも使えるようになります。そのため、社内回覧文書に特化したツールではなく「情報共有・管理の側面から効率化に貢献する」ツールであると、費用対効果がさらに高くなります。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は直感的な操作で利用でき、回覧文書をはじめとした情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツールです。
 
Stockの「ノート」にはテキストはもちろんファイルの添付もでき、共有したい内容や資料を任意のメンバーへすべて伝達可能です。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づけられ、閲覧状況の連絡や共有内容に関するやりとりもすべてStock内で完結されます。

情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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回覧文書の書き方や注意点まとめ

ここまで、回覧文書の書き方や注意点・回覧文書を電子化すべき理由を解説しました。
 
回覧文書では、読み手が一目で内容を理解できるように、判読性が高い文章を構成することが大切です。また、スムーズな回覧が進むように、回覧者はスピードを意識が欠かせません。とはいえ、紙媒体では共有スピードが遅く、確認漏れも発生しやすいです。
 
「情報共有のスピード」を上げるためには、ITツールを用いた回覧文書の電子化が必須です。しかし、今日のトレンドであるチャットツールを使っても、最新情報が投稿されるたびに情報が上に流れていくため、情報の取りこぼしが発生します。したがって、電子化に利用するツールは「情報管理が正しくできるもの」を選びましょう。
 
たとえば今回ご紹介したStockは、誰でも簡単に「一時的なやりとりであるフロー情報」と「蓄積し管理・活用すべきストック情報」を管理できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、情報の電子化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して回覧文書の効率的な運用を実現させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。