仕事をミスなく円滑に進めるには作業指示書が不可欠です。また、昨今では作業指示書を効率よく作成・管理するために、ペーパーレス化に取り組む工場も増えています。
一方で、「作業指示書の適切な書き方が分からない」「アナログな記載方法に慣れている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工場の作業指示書に必要な項目や注意点、ペーパーレス化のメリットを中心に解説します。
- 工場の作業指示書で記載すべき項目を理解し、適切に作成したい
- アナログな手法に慣れているため、指示書の電子化に踏み切れない
- 作業指示書をより効率的に作成・管理できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、工場の作業指示書に記載すべき項目や注意点が分かるほか、指示書のペーパーレス化も実現できるようになります。
目次
工場の作業指示書に必要な項目とは
作業指示書は、従業員が業務を的確に進めるための文書です。作業指示書があれば正しい進め方や機械の操作方法が分かるため、ミスや遅延を防げるのです。
作業指示書に必要な項目は以下の通りです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
|
作業者名 |
該当の業務をする担当者名 |
|
依頼者 |
作業依頼をしたクライアント名や企業名 |
|
依頼者連絡先 |
依頼者の連絡先（電話番号やメールアドレス） |
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作業名 |
作業の名称（製造業であれば「検品」「生産管理」など） |
|
作業期間・作業日 |
作業を実施する日時や期間 |
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作業場所 |
作業を実施する場所 |
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作業内容 |
作業の手順や内容 |
|
作業時間 |
作業にかかる時間 |
上記の項目が作業指示書に抜け漏れなく記載されていれば、作業が誤った方法で進んだり担当者が逐一依頼者に質問したりする心配もありません。
また、作業指示書に必要な内容を正しく記載するには、「Stock」のようにテンプレートの利用が可能なITツールを活用する方法も効果的です。
作業指示書を作成するときの注意点
以下では、作業指示書を作成するときの注意点を2つ解説します。作業指示書の効果を十分に発揮させるためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）抜け漏れなく記載する
作業指示書には、必要な情報を抜け漏れなく記載しましょう。
たとえば、「この内容は記載しなくても分かるだろう」といった判断をしてしまうと、経験の浅い従業員が誤った方法で作業を進める恐れがあります。また、万が一作業内容に抜け漏れがあれば、現場メンバーが責任者に確認する手間もかかるのです。
そのため、作業指示書を読むだけで誰でも作業に取りかかれるように、必要な項目は漏れなく記載しておかなければなりません。
（2）誰でもすぐに分かるように記載する
次に、誰でもすぐに分かるように記載をしましょう。
内容が抽象的な作業指示書では、読む人によって解釈が異なり、結果として現場の混乱を招いてしまいます。さらに、冗長な説明が多すぎると従業員が読み疲れを起こして、作業指示書を利用しなくなる恐れもあるのです。
したがって、「結論を示したうえで作業手順を説明する」といった、読み手目線に立ったシンプルな作業指示書の作成が重要です。
【これで安心】工場の作業指示書を最も簡単に管理できるツール
以下では、工場の作業指示書を最も簡単に管理できるツールをご紹介します。
作業を正確かつスムーズに進めるには、従業員が作業指示書を確実に閲覧できる環境づくりが欠かせません。そこで、ITツールを使えばスムーズに作成や共有ができるほか、スマホやタブレットからでも作業指示書を確かめられます。
ただし、多機能なITツールでは利用方法を覚えるまでに時間がかかり、適切に使いこなせない恐れがあります。したがって、全従業員がスムーズに利用できるようにするには「必要な機能に過不足がなくシンプルなツール」を選ぶと運用しやすくなるのです。
結論、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせて、指示書の作成から管理がスムーズにできる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、ファイルや画像も添付できるので分かりやすい作業指示書をつくれます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、LINEのように話題が入り乱れないので、作業に関する連絡も取りやすくなっています。
ITが苦手な65歳の従業員でもすぐに使える「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工場の作業指示書をペーパーレス化する3つのメリット
以下では、工場の作業指示書をペーパーレス化するメリットを3つご紹介します。これまで、アナログな手法で指示書を作成・管理していた方は必見です。
（1）見やすくなる
まずは、指示内容が大幅に見やすくなるメリットがあります。
手書きの作業指示書にありがちなのは「書き手によって文字が見づらい場合があること」です。書かれた文字を読み手が上手く解読できず、認識の齟齬が起きるケースも少なくありません。
一方、作業指示書を電子化すれば文字はすべてテキストで表示されるため、見やすさが書き手に左右されなくなります。さらに、加筆修正が重なったとしても跡が残らないので、テキストを常に分かりやすい状態に保てるのです。
（2）時間や場所を問わず使える
作業指示書をペーパーレス化すると、時間や場所を問わずに閲覧できるようになります。
紙の作業指示書は、オフィス内に保管している場合、情報を書き込むために出社しなければなりません。さらに、作業指示書を渡す相手がその場にいなければ共有も遅れてしまいます。
しかし、電子化すればPCやスマホ、タブレットといったあらゆるデバイスで使えるため、場所を問わず指示内容を記載・共有できるのです。
（3）作成時間を短縮できる
最後に、作成時間が短縮できるのも、作業指示書をペーパーレス化するメリットです。
手書きで作成すると、誤字脱字やレイアウトを修正するときに多くの時間がかかります。そこで、作業指示書を電子化すれば上書きが可能になり、書類作成の時間短縮につながるのです。
さらに、テンプレート機能があるITツールを使うと項目の抜け漏れを防止できます。
工場の作業指示書における項目や注意点まとめ
ここまで、工場の作業指示書における項目や注意点、ペーパーレス化のメリットを中心に解説しました。
作業指示書では、作業の担当者や内容、かかった時間などを漏れなく記載する必要があります。そのため、手書きでは多くの手間がかかることから、”ITツール”を活用して作成時間を短縮しましょう。
ただし、ITツールの導入にあたっては「従業員が使いこなせるか」を見極めなければなりません。多機能なITツールでは現場の従業員が使いこなせず、結果として社内に浸透しない恐れもあるからです。
したがって、工場に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、ITが苦手な65歳の方でも直感的に指示書を作成・管理できる「Stock」一択なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、作業指示書の作成・共有を円滑化しましょう。
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