今日では多くの企業でモバイルワークが導入されています。モバイルワークは場所や時間を問わずに業務を行えるだけでなく、より多くの業務時間を産出できることから、社員の負担軽減や生産性の向上に貢献しているのです。
とはいえ、なかにはモバイルワークの実施に懸念があるため、導入に踏み切れない担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、モバイルワークの導入メリットや注意点を中心にご紹介します。
- モバイルワークによって社員の負担を軽減したいものの、導入に不安がある
- モバイルワークを導入するにあたり、どのような点に意識すべきか知りたい
- 導入によるストレスのない、快適なモバイルワークを実現したい
という方はこの記事を参考にすると、モバイルワークを導入するにあたって押さえるべきポイントがわかり、ストレスのないモバイルワークを実現できるようになります。
目次
モバイルワークとは
モバイルワークとは、PCやスマホ、タブレットといったモバイル端末を使用して、移動中や外出先での業務を行う就業形態を指します。
モバイルワークはテレワークの一種であるものの、自宅で業務を行う「在宅勤務」や、自社専用のコワーキングスペースで業務を行う「サテライト勤務」とは区別されます。
大きな違いとしては、在宅勤務やサテライト勤務のように働くスペースが指定されていない点が挙げられます。このように場所を問わない点から、とくに外出機会の多い営業担当者に適しているのです。
モバイルワークの導入メリットとは
ここでは、モバイルワークの導入メリットを3つご紹介します。自社にモバイルワークを浸透させるためには、以下のメリットを導入チームの全員が把握していると導入がスムーズです。
すきま時間を活用できる
モバイルワークの導入メリットにまず挙げられるのが、すきま時間を活用できる点です。
モバイルワークを導入すれば、移動中や外出先でのすきま時間を利用して、資料作成や顧客との打ち合わせといった業務が行えます。また、その場で業務を遂行できるので、逐一オフィスに戻る必要もありません。
このように、モバイルワークによってすきま時間を無駄なく活用できるため、導入前よりも多くの業務に時間を割けるようになるのです。
在宅でも業務が行える
また、在宅でも業務が行える点もモバイルワークの導入メリットです。
たとえば、社外に常駐していたり、そもそも出勤が困難な状況だったりする場合でも、モバイルワークであれば在宅でも業務が行えます。その結果、交通費も削減できるのです。
ただし、在宅で業務を行う際はあらかじめネット環境を整備しておかないと、メッセージの確認や資料の提出に遅れが出てしまう点に注意しましょう。
オフィススペースをとらない
さらに、オフィススペースを多くとらないメリットもあります。
出社が前提の業務形態であれば、チームの人数に応じてオフィススペースを確保しなければなりません。しかし、モバイルワークが浸透すれば、出勤せずに業務を進められるメンバーが増えるのはもちろん、資料の電子化により管理スペースも減るため、オフィススペースを最小限に抑えられます。
このように、モバイルワークによってオフィススペースを最小化できるほか、紙の電子化によって印刷コストも削減可能になるのです。
モバイルワークを行う際の注意点
ここでは、モバイルワークを行う際の注意点を3つご紹介します。モバイルワークの導入によるトラブルを防ぐためにも、以下の点を確実に押さえましょう。
万全なセキュリティを確保する
モバイルワークを行う際にまず注意すべきなのが、万全なセキュリティの確保です。
移動中や外出先で自社の情報を行う場合、万が一端末を紛失したり、第3者によって情報が不正閲覧されたりすれば、情報漏洩にも繋がりかねません。また、社外から社内のネットワークに接続するにあたって、ウイルス侵入のリスクも考慮すべきです。
このような脅威から自社の情報資産を守るためにも、ウイルス対策ソフトを導入したり、データの紛失・盗難に備えてパスワードのロック設定をしたりといった対策をとって、万全なセキュリティを確保しましょう。
チームでの情報共有を怠らない
また、チームでの情報共有も怠らないようにしましょう。
モバイルワークを行う際に、チーム間で情報共有がされていなければ各メンバーの進捗状況を瞬時に確認できません。そのため、チャットでやりとりできる環境を整え、コミュニケーション不足による認識齟齬を防ぐ必要があるのです。
ただし、メールや電話といったアナログな手法では、内容を確認するのにファイルを開く工数が発生したり、チーム全体へスムーズに情報共有できなかったりと、非効率な点に注意しなければなりません。
クラウドツールを活用する
さらに、モバイルワークには必ずクラウドツールを活用する点にも注意が必要です。
モバイルワークを円滑に進めるには、メンバー全員の進捗をリアルタイムで確認したり、チーム全体でのコミュニケーションを図ったりする必要があります。そのためにも、チャットを利用したスムーズなやりとりが不可欠になるのです。
そこで、クラウドツールを活用すれば、社内業務と情報共有が”ひとつのツール上で”行えます。ただし、情報が埋もれてしまうと、必要な情報を正しく蓄積できません。
したがって、あらゆる情報を確実にストックできる「Stock」のようなツールを使うと、チャットの内容が埋もれず、情報の蓄積・共有も簡単に行えます。
最も効率的なモバイルワークを実現できるツール
ここからは、最も効率的なモバイルワークを実現できるツールをご紹介します。
効率的なモバイルワークのためには、チャットを使った円滑なやりとりが必須です。しかし、メールや電話といった手法では、内容を確認する度にファイルを開かなければならなかったり、チーム全体へ瞬時に情報共有できなかったりといった非効率さがあるのです。
このようなデメリットを解消するには、ひとつのツール上で社内業務とチームでのチャットが行える「クラウドツール」一択です。ただし、チャットの情報が流れて正確に蓄積できなければ、「必要な情報を探すのに時間がかかる」ような状態も招きかねません。
したがって、選定するツールは「情報が流れずに蓄積できるか」が最低条件となります。そこで、ITに不慣れな社員でも即日で情報の管理・共有が可能な「Stock」であれば、あらゆる情報が流れず、確実にストックしながら情報共有ができます。
Stockの「ノート」に蓄積した情報を任意のメンバーへ簡単に共有可能なほか、「フォルダ」で案件ごとにわかりやすく情報を振り分けられます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」によって、話題の錯綜を防ぎながら快適なモバイルワークを実現できるのです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
モバイルワークの導入メリットや注意点まとめ
これまで、モバイルワークの導入メリットや注意点を中心にご紹介してきました。
モバイルワークを導入すれば、場所や時間を問わない業務が可能になり、時間をより有効に活用できるようになります。また、モバイルワークを円滑に進めるには、セキュリティの確保や円滑な情報共有に加えて「クラウドツール」の活用が必須になるのです。
ただし、チャットの内容が流れて蓄積できなければ、必要な情報へもスムーズにアクセスできません。そのため、ツールを選定する際は、セキュリティが万全なのはもちろん「あらゆる情報が流れず、確実にストックされるか」を基準にしましょう。
今回ご紹介したStockは、強固なセキュリティを持ちながら誰でも簡単に情報管理・共有が行えるツールであり、チャットの情報が流れて情報を探すストレスが発生しません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、快適なモバイルワークを実現しましょう。
