タスク管理サービスには、無料のものから有料のものまでさまざまなツールがあります。なかでもGoogle公式がリリースしている「Google ToDoリスト」を用いて管理している企業も増加傾向にあります。
 
シンプルにToDoやタスクを管理できるツールですが、どのように使用すればタスクやToDoを効果的に管理できるのかわからない方も多いのではないでしょうか。
 
Google ToDoリストは、Googleカレンダーとも同期できるうえ、ポイントを押さえれば簡単に使うことができます。
 
そこで今回は、Google ToDoリスト・カレンダーの使い方や、Google ToDoリストを使うにあたっての注意点などをご紹介しますので、
 
  • Google ToDoリストを全社で導入しようと考えているが、運用コストがわからない
  • Google ToDoリストを使いこなし、社内の業務効率化を実現したい
  • タスクやToDo管理が属人化しているので、Google ToDoリストやカレンダーの導入を検討している
という担当者の方は、この記事を参考にすることでGoogle ToDoリスト・カレンダーの使い方・効果的なタスクToDo管理がわかるようになります。
 


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Googleカレンダー・Google ToDoリストとは?

Googleカレンダーは、Googleアカウントの取得で利用できる、スケジュール管理が可能なカレンダーです。一方、Google ToDoリストとは、2018年にGoogleがリリースした、タスク・ToDo管理ツールです。
 
両方無料で利用可能で、アプリもリリースされています。そのため、スマホやタブレットでも使うことができます。
 
仕事でのミーティングやプライベートでの予定とは違い、「プレゼン資料作り」「取引先への営業電話」などのタスクは、カレンダーの予定と一緒には扱いづらいものです。
 
そして、タスクによっては期限が「今日まで」「来月中」などさまざまなものがあったり、また都合により取り組む必要性が急になくなったりと、一般的なスケジュール表では管理の使い勝手がしづらい問題があります。
 
このようなタスク・ToDoはGoogleカレンダーでタスク登録ができましたが、タスク追加や管理の点で工数が増えるなどの問題があり、使いづらいというレビューを受けてリリースされたのがGoogle ToDoリストなのです。
 
Google ToDoリスト内では、取り組む必要のあるタスクの可視化や分類などをして、タスク管理ができます。さらに、Googleカレンダーとの同期も可能なので、アプリを往復しながら使う必要がありません。


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【画像有】Googleカレンダーを併用したGoogle ToDoリストの使い方

Googleカレンダーの利用はシンプルで、
 
  • カレンダーから直接スケジュールを追加
  • ドラッグアンドドロップで直感的にスケジュールの変更ができる
  • カレンダーの共有
が可能です。一方、Google ToDoリストの機能は、行うべきタスクやメモを「タイトル」として登録し、リストの中にまとめられます。
 
タスクの詳細も記入できるうえ、タスクの中に「サブタスク」を登録でき、「開始時間」も決められ、タスク開始の順番に並べ替えることができます。
 
一方で、両者の利用にはGoogleアカウントの取得が必要になりますので、あらかじめ社員分のGoogleアカウントの発行を済ませておく必要があります。
 
それではToDoリストの使い方を説明していきます。
 
①まずはGoogleカレンダーを開き、そして右上にある、青色のチェックマークをクリックします。
 
青色のチェックマークをクリック
②「タスクを追加」ボタンを押して、右側の鉛筆マーク「詳細を編集」をクリックします。
「詳細を編集」をクリック
③この画面で「タイトル」「詳細」「日時」を入力します。
「タイトル」「詳細」「日時」を入力
④これでタスクの設定は完了です。
 
他にもタスクを種類別(プライベート、会社等)に分けたい場合、「新しいリスト」をボタンを押してタスクを作成すれば、タスクを分類することもできます。
 
「新しいリスト」をボタンを押す


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Google ToDoリストにおける3つの注意点

上記のように、簡単にタスク管理ができるのがGoogle ToDoリストです。しかし、簡単かつシンプルゆえに、不自由な点が以下3つありますのでご紹介していきます。

タスクの共有が難しい

タスクの共有ができないため、チームでのタスク管理が難しいという問題があります。
 
チームで共通のGoogleアカウントを作り、それぞれがログインをしてタスクを追加をすれば可能ではあります。しかし、アカウントの切り替えが手間であり、タスクの分類がシンプルゆえにわかりづらいので、業務効率化の点で優れているとは言えないでしょう。
 
タスクやToDo管理では共有やメッセージ機能が搭載されたStockのようなツールがおすすめです。

ToDoの終了日時を指定できない

Google ToDoリストは期限の定めがある「タスク」ではなく、期限の定めがないような作業の「ToDo」を管理するツールです。そのため、開始日時を記入することはできますが、終了日時を指定できません。
 
したがって、「いつからいつまで」のToDoなのかを可視化ができません。例えば、特定の期間まで継続するToDoの設定が不可能となります。

過去のタスクを検索できない

Google ToDoリストを使い続けていくうちに、膨大な数のタスクが蓄積されていくと思います。ある時過去のタスクを振り返り、タスクの詳細などを見たい場面があるでしょう。
 
しかし過去のToDoの検索ができないので、それぞれのタスクが「いつ」「誰からの」などの情報をすぐに見られず、一つ一つクリックして見ていくしかありません。
 
特に、ToDo完了時に得た知識やナレッジ、そのときに記載したメモなどを振り返ろうと思っても、その情報へすぐにアクセスができないのはデメリットと言えます。


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関連記事: ToDoリストの管理ツールおすすめ14選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!

タスクの分類・チームでの共有が簡単なツールとは

Google ToDoリストはシンプルさは申し分なく、直感的に使うことができる一方、業務効率化のために必要な、
 
  • 過去のタスク検索
  • チームでのタスク共有
  • タスクの日時指定や指名などの詳しい分類
の機能が備わっていません。つまり、ToDoの共有やタスク・ToDoを元にしたコミュニケーションができないため、Google ToDoリストは部署やチームなど「複数人」で使うには不向きです。
 
「タスク・ToDoの詳細な管理」や「社内外のメンバーとの情報共有」も重視したい場合は、Google ToDoリストではなく、情報共有機能を備えたタスク管理ツールを活用すると社内の業務効率化や生産性の向上が実現できます。
 
例えば、導入実績が80,000社以上を誇る情報共有・タスク管理ツールであるStockは、Google ToDoリストの特徴である「シンプルさ」を持ちながら、タスク検索・情報共有に特化したツールとなっています。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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GoogleカレンダーやGoogle ToDoリストのまとめ

これまでGoogleカレンダーやGoogle ToDoリストの使い方や注意点について解説してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • Googleカレンダーはスケジュール管理、Google ToDoリストはToDoの管理が直感的にできるツール。
  • Google ToDoリストは「タイトル」「日時」「詳細」を記載して管理できる。サブタスクも設定可能。
  • Google ToDoリストは複数人での共有や、期限のある「タスク」管理には不向き。
GoogleカレンダーやGoogle ToDoリストはシンプルで使いやすいですが、利用には「Googleアカウント」が必要なため、Outlookなどの別でアドレスなどを管理している場合は、使い分ける必要があります。
 
さらに社員分のアカウントを用意する必要があるため、人数が多ければ多いほど利用までに時間がかかってしまいます。
 
一方、今回ご紹介したStockはアカウント取得などの手間も必要なく、非IT企業でもすぐに使いこなせるほどシンプルかつ使いやすい情報共有・タスク管理ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ導入して効率的なToDo管理を実現し、生産性を向上させましょう。
 
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