昨今「業務改善」という言葉が一般的になってきており、自社の労働環境改善のために積極的に取り組む企業が増えてきています。もちろん、クリニック運営においても業務改善が求められています。
 
しかし、日々の業務が忙しいうえ、業務改善によって得られるメリットがイメージできないクリニックの担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、クリニックが業務改善を行うべき理由と改善に役立つ手法を解説します。
 
  • なぜクリニックにおいても業務改善が必要なのか理解したうえで、改善に努めたい
  • クリニックでの業務改善を実現する手法を知り、自院に取り入れたい
  • リテラシーの低い自院でも業務改善を実現できるITツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、クリニックにおいて業務改善が必要とされる理由を正しく理解しながら、自院での業務改善を実現できるようになります。


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クリニックでの業務改善を行うべき理由

クリニックでの業務改善を行うべき一番の理由は、労働人口の減少です。
 
少子高齢化が進む日本では多くの企業で労働力の低下に直面していますが、その波はいまや医療機関にも来ています。募集をしても人が来ないという状況で円滑に業務を進めるには、今いる人材での効率的な業務進捗が必要です。
 
業務上の無駄を省き徹底的な業務改善を行うことで、メンバー全員が効率的に業務を進められるようになります。最小限の人材でも進行できるようにすれば、人材不足にも対応可能です。
 
また、業務改善の実現は、メンバー個人の抱える業務負荷の軽減にも繋がります。適切な業務量での作業は、心理的な余裕に繋がり、患者に対してよりよい医療提供が行えるようになるでしょう。
 
開院と廃院が拮抗しながら推移している医療機関においては「患者にとって良い医療機関であるかどうか」は重要な問題です。自院が継続的な運営を行うには、患者からの評価を高めていく必要があります。
 
つまり、クリニックでの業務改善は「生産性高く業務を進める」「患者への質の高いサービスの提供」という2点の改善するという意味でも不可欠なのです。


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クリニックでの業務改善を実現する手法

一言に「業務改善」といっても、内容は多岐に渡ります。そのため、自院にあった方法を導入しなくてはなりません。
 
そこで以下では、クリニックでの業務改善を実現する具体的な手法を解説します。自院で取り入れられる方法を検討し、積極的な導入に踏み切りましょう。

接遇率の向上

業務改善は、接遇率の向上によって実現できます。
 
業務改善というと「業務を見直しを行い無駄を省くことである」と考えがちですが、実はクリニックの評価に繋がる接遇や対応面の見直しを行う良い機会でもあります。
 
しかし、スタッフの言葉遣いや身だしなみといった接遇面は、院長や経営者など管理者層にはなかなか把握しにくい箇所です。したがって、まずは現場の状況を正確に把握するために業務を可視化したうえで、ガイドラインやルールを定めて運用しましょう
 
一方、ガイドラインやルール制定によって、就業規則や運営のルールの見直しが必要になった場合は必ず周知し、スタッフの理解漏れを防ぎましょう。

イメージ向上

クリニックでの業務改善には、イメージ向上も必要です。
 
患者からの信頼を構築するには、クリニックに対してポジティブな印象を持ってもらう必要があります。医療機関は「行きにくい場所」という印象が持たれやすい傾向があるため、この印象を改善し「気軽に相談できる場所」に好転できれば、患者数の改善が見込めます。
 
イメージ改善の手段としては予防医学の導入がおすすめです。予防医学とは「日頃から病気にならないよう予防する」という考え方を指します。通常、医療機関には病気になってから行く必要がありますが、予防医学を実施するクリニックでは健康な身体の維持を目的に患者の来院を促進できます。
 
病気にならないようにという前提がある以上、気軽な相談が活性化され、クリニックの印象を好転させるきっかけになります。従来の診察方針にないものを取り入れるのには手間がかかりますが、長期的な患者との関係性構築のためにも、こうしたクリニックへのイメージ向上への取り組みが大切です。

他院との連携

業務改善を実現するには、積極的に他院との連携をとりましょう。
 
クリニックは、地域に欠かせない医療機関である一方、精密検査に対応できない、大きな手術は行えないなど、病院に比べてできることに制限がでやすいです。それゆえに、クリニックだけで患者に最適な医療を提供できないケースも稀ではなりません。
 
こうした状況を打破し、患者の満足度を向上させるためにも、他院との連携を強化しましょう。自院では対応できないような患者が来た場合でも、他院との連携ができていれば、対応可能なクリニックや病院に患者の紹介が行えます。逆に、病院で手術を受けた患者のフォローを依頼されるというケースもあるでしょう。
 
こうしたやりとりによって、他院との関係性が構築されていれば、安定した患者数の確保も実現します。

固定費や消耗品費の見直し

固定費や消耗品費を見直して、業務状況を改善するのも大切です。
 
無駄なコストが発生したまま改善を行わなければ、本当に必要な箇所に適切なコストを避けなくなります。そのため、固定費や消耗品費については見直しを行い無駄を省きましょう。
 
とくに、治療に利用する薬品などは、開業以来同じ業者から仕入れており交渉を行っていないというケースも少なくはありません。したがって、適正価格での取引ができているかどうか、他社の見積などを利用して判断しましょう。
 
また、消耗品の場合必要以上に数を押さえすぎている可能性もあります。在庫数が過剰になっていないかを含めて正しい管理を実行し、無駄を省いておきましょう。

マニュアルの作成

業務の質を向上させるという意味では、マニュアル作成も業務改善に役立ちます。
 
新人への教育や、普段行っていない業務を別のスタッフに依頼するには、教育が必要不可欠です。しかしマニュアルがなければ、経験者が手順や流れを説明する必要が出てきてしまい、業務効率が悪くなります。
 
一方で、作業のマニュアルが作成されていれば、作業者はそれを見るだけで内容を理解できます。新人教育の場合はすべてをマニュアルで済ませることは難しいですが、事前にマニュアルを把握してから業務に取り組めば、全くの無知の状態から行うよりもはるかに短い時間で理解できるのです。
 
とくに、クリニックでは少ない人数で運営を行っているケースが一般的です。最小限の教育コストで育成を完了できるよう、マニュアルの活用は避けられません。

ITツールの活用

業務改善実現のためには、ITツールを活用しましょう。
 
業務改善の目的である生産性の向上には、いかに業務を短時間でこなせるかが重要になってきます。しかし、医療機関では対人サービスゆえに患者に対応する時間の削減は難しいです。処置時間を効率化しようと対応が雑になれば、患者からの信頼は得られません。
 
したがって、対人サービス以外の箇所での効率化を目指す必要があります。たとえば日報作成や経費管理などの事務作業を手作業で行っている場合、作成にも確認にも膨大な時間がかかります。こうした作業をITツールで行えば、それだけで業務時間の短縮化が実現します。
 
しかし、ITツールによる業務改善に取り組む場合は、導入予定のツールが解消できる内容を確認したうえでの選定が大切です。導入したツールが自院の課題解消にはミスマッチだったという事態を防ぐためにも、十分な見極めを行いましょう。


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クリニックでの業務改善に貢献するITツール

以下では、クリニックでの業務改善に貢献するITツールを解説します。
 
クリニックにおける定型業務をITツールで効率化すると、処理時間が短縮できます。結果として心理的な余裕に繋がるため、より良い医療提供へと繋がります。しかし、導入するツールによっては、かえって業務が非効率化する可能性があるので注意すべきです。
 
ツールは現場のスタッフが日々利用するものなので、現場スタッフのITリテラシーに沿わなければ業務で活用できないからです。また、クリニックにおいて、まずはカルテをはじめとした「院内の情報の一元管理」をするのが、費用対効果の高さと取り組みやすさを両立しているのでおすすめです。
 
そのため、情報共有の側面から効率化を実現するために、ITリテラシーの低いひとでも説明なしに使いこなせるほど操作が簡単な情報共有ツール「Stock」を使いましょう。実際にクリニックへの導入事例も豊富です。
 
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん写真・ファイルを添付し、任意のメンバーへと共有できます。マニュアル作成はもちろん、日報管理や患者の個人情報など、業務に必要な情報を「簡単に」一元管理できる点がほかのツールとの違いです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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クリニックでの業務改善を行うべき理由と手法まとめ

ここまで、クリックで業務改善を行うべき理由と改善手法を解説しました。
 
労働人口が不足しているなか継続的なクリニック運営を行うには、業務改善が必要不可欠です。そのため、患者との信頼関係を意識したり、業務上の無駄を省いたりして改善を行いましょう。とくに、業務の無駄は意識して取り組まない限り削減できません。
 
業務の無駄を省くには、手作業での業務や繰り返し行う業務を効率化するのがおすすめです。たとえば、日報や看護記録など毎日作成するものはITツールを利用すれば、より短時間で処理できるようになります。しかし記録の作成しかできないツールでは、共有や管理に別のツールを利用する必要があり、かえって非効率的になりかねません。
 
したがって、事務処理に活用するツールは、書類などの作成だけでなく共有・管理までが一元化できるものを選定しましょう。たとえば今回ご紹介したStockは、簡単な操作で情報の蓄積から共有・保管までを一元化できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在100,000社以上の企業に導入されており、情報共有・管理の効率化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自院の業務改善を実現しましょう。