ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやりとりしなければなりません。
ファイルやリンクのやりとりには情報漏洩の危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルやリンクを共有する危険性を中心にご紹介します。
- ファイルやリンクを共有する危険性をすぐには思いつかない
- 社内の情報はほとんどファイル管理アプリで保存・共有している
- 情報共有の手段として、メールやチャットツールでURLを送信することが多い
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやりとりに潜む危険性とその解消法が分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。
目次
ファイル自体を共有する危険性
以下では、ファイル自体を共有する危険性についてご紹介します。共有したあと”保存”する段階でのリスクは見落としやすいので、担当者の方は必見です。
保存場所のミス
ファイル自体を共有している場合、ファイルの保存場所を間違えるリスクがあります。
ファイルの保存先を間違えると、アクセスされると困る人にも共有されかねません。仮に、セキュリティ対策としてフォルダへのアクセス権限を設けていたとしても、そもそも保存するフォルダを間違えていると意味がないのです。
社内サーバー、クラウドストレージ（インターネット上でファイルを管理するサービス）のどちらにも保存先を間違えてしまうリスクがあります。
私用端末への保存
ファイルの共有に潜む危険性としてもう１つ挙げられるのは、私用端末に社内情報を保存することです。
たとえば、個人のスマホやタブレットを業務利用している企業はとくに注意しなければなりません。また、企業として業務利用を推奨していなくても、個人の判断で社内のPCからストレージツールを通じて、私用端末にデータを保存しているケースもあります。
セキュリティ対策がされてない私用端末は、ウイルスに感染したり端末を紛失したりする可能性が高いです。その結果、保存した社内情報が流出する危険にさらされることになります。
ファイルのリンクを共有する危険性
以下では、ファイルのリンクを共有する危険性についてご紹介します。ビジネスシーンでは、容量の大きいファイルのリンクを取得してメールやチャットツールで送る場面があるため、ここで危険性を確認しましょう。
公開設定のミス
ファイルのリンクを共有する場合には、リンクの公開設定をミスするリスクがあります。
たとえば、公開設範囲を誤って「リンクを知っている全員」として設定すると、本来はアクセス権がない第三者のアクセスを簡単に許してしまうのです。リンクの送信先が正しかったとしても、情報が漏洩する可能性は十分にあります。
多くのストレージサービスはリンクを取得する、もしくは送信するときに、その都度公開範囲やアクセス権限を設定しなければなりません。したがって、とくに複数人へのリンク共有はミスしやすいと言えます。
誤送信
ファイルの共有リンクを誤送信してしまうリスクもあります。
たとえば、メールでリンクを共有した場合、送信してしまった情報は送信者側からは基本的にコントロールできません。そのため、リンクを共有する前に公開範囲やアクセス権限に間違いがないかを、何度も確認する必要があるので手間です。
なかにはリンクを無効化できるストレージサービスもありますが、受信者がファイルを保存してしまうと取り返しがつきません。以上のように、リンクの共有には誤送信による情報漏洩の危険性があります。
セキュリティの高い共有ツールの特徴
ここからは、セキュリティの高い共有ツールの特徴をご紹介します。ファイルやリンクの共有に潜む危険性を排除するには、以下の特徴を持つツールを導入しましょう。
共有リンクがない
ファイルを共有するためのリンクを作成できないツールを導入しましょう。
リンクで共有しようとすると「公開範囲を設定して相手に送信する」という作業が必要なので、その過程で設定ミスや誤送信などが発生しやすいと言えます。
また、そもそもリンクはクラウドストレージ（インターネット上でファイルを管理するサービス）等のアカウントがない人にも情報共有するためのものです。そのため、リンクは関係者以外から不正アクセスされやすいという観点からも利用すべきではありません。
アクセス権限を設定できる
情報が格納されたフォルダ単位でアクセス権限を設定できるツールを導入しましょう。
たとえば、「関係者以外にファイルを共有してしまった」といった操作ミスがあった場合、アクセス権限がなければそのまま社外へ情報が拡散しやすいためです。
ただし、「ファイル単位でアクセス権を与える」「ファイルを共有するたびにアクセス権を設定する」などのツールは工数が多いのでミスする可能性が高いと言えます。したがって、フォルダ単位で事前にアクセス権限を設定できるツールを選ばなければなりません。
アクセスログが残る
アクセスログが残るツールで情報を共有しましょう。
アクセスログとは「いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたか」という履歴を示したデータを指します。アクセスログが残るツールを導入すれば、たとえば情報漏洩や不正なアクセスがあった場合に原因を究明するのに役立つのです。
また、アクセスログは日常的に情報共有のトラブルを防止する抑止力として働くという意味でも、ツールに必須の機能と言えます。
ファイルやリンクでデータ共有する危険を減らすツール
以下では、ファイルやリンクでデータを共有する危険を減らすツールをご紹介します。
ファイルやリンクでの情報共有は、”管理工数が多いため、保存先やアクセス権限を間違える”や、”メールやチャットを使うので、共有相手を間違える”などの人為的なミスが発生しやすいです。結果的に、情報漏洩の危険性が高まります。
そのため、自社には「そもそもファイルで情報管理をする必要がなく、リンクを知っているだけでは情報へアクセスできないツール」がセキュリティを高めるために必要です
結論、ファイルやリンクでデータ共有する危険を減らすのはファイルを作らずに直接ノートへ情報を書き残せて、さらに権限のないメンバーは一切情報へアクセスできない「Stock」一択です。
Stockには情報を記載した複数の「ノート」をまとめたフォルダがあり、フォルダごとにあらかじめ権限を設定できます。許可されたメンバー以外はフォルダ内のノートを閲覧や編集ができないため、ファイルやリンクのように誤送信の危険はないのです。
安全な情報共有に最適なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
ファイルやリンクを共有する危険性まとめ
ここまで、ファイルやリンクを共有する危険性などを中心にご紹介しました。
ファイルやリンクを共有する場合「アクセス権限/公開範囲の設定→送信→保存」と工数が多く、それぞれの過程でミスが発生しやすいです。そのため、手間をかけずに情報を共有できるツールを導入しなければなりません。
また、高機能で使いこなすのが難しいツールでは結局操作ミスが起きやすくなります。したがって、誰でも使いこなせるツールを選定すべきなのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは非IT企業の65歳でも簡単に情報を共有でき、セキュリティ対策も万全なツールです。
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、簡単かつ安全に情報を共有する体制を整えましょう。
