イベント開催にあたり「集客を伸ばすこと」は重要なミッションです。来場者数を増やすには、参加者が価値を感じられる充実した企画を立てる必要があります。
しかし、イベントの成功につながる企画アイデアに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、成功するイベント企画のポイントや事例、進め方を中心に解説します。
- イベントの集客数を伸ばせるアイデアを企画に取り入れたい
- トラブル発生につながる注意点を踏まえて対策を立てたい
- イベント企画を円滑に進められる体制を整えたい
という方は今回の記事を参考にすると、ポイントを押さえた企画立案と集客が可能になり、イベント企画の成功にもつながります。
目次
成功するイベント企画のポイントとは
以下では、イベントを成功に導く企画のポイントを解説します。「イベントを企画したものの成果が出なかった」という事態を避けるためにも、下記のポイントに沿って企画を進めましょう。
目的・ターゲットを明確化する
企画を立案するときには、イベントを開催する目的・ターゲットを明確化することが前提として必要です。
なぜなら、達成すべきゴールが定まっていない状況では、効果的な企画は立てられないからです。たとえば、ターゲットが曖昧なまま企画を進めると、来場者のニーズから離れたイベント内容を実施してしまうリスクが高まります。
したがって、「開催の目的」や「来場してほしいターゲット」は企画を立てる一番初めに定義しましょう。とくに、「6W2H」に沿って検討すると、定義が具体化されます。
6W2Hのフレームワーク
- When→いつ
- Where→どこで
- Who→だれが
- Whom→だれに
- What→なにを
- Why→なぜ
- How→どのように
- How much→いくらで
企画をスムーズに進めるには、6W2Hをはじめとしたフレームワークを活用する方法も効果的です。
参加者にとってのベネフィットの提供
イベント参加者にどのようなベネフィット(価値)を提供するか検討することも重要です。
ベネフィットとは利益や恩恵を意味する言葉です。イベントへの参加によって得られる利益をあらかじめ公表しておくことで、参加者のイベント参加へのモチベーションを向上させられます。
ただし、いくら有益なベネフィットが得られるイベントであっても、ターゲットのニーズに沿ったものでなければ来場者の満足度は向上しません。したがって、事前に定めた目的やターゲットに合わせて十分に調査する必要があるのです。
ターゲットにとって分かりやすいタイトル付けを行う
ターゲットにとって分かりやすいタイトルを名付け、来場を促しましょう。
分かりやすいタイトルとは「誰がターゲットか」「参加するメリットは何か」が理解できるタイトルを指します。来場者数を伸ばすには、想定しているターゲットの興味関心を引くイベント内容であると適切に宣伝することが重要です。
また、「当日参加可能」や「参加費無料」といった要素が企画に含まれていれば、タイトルに含めるとターゲットの目に留まりやすくなり、結果としてイベント参加ハードルを下げられます。
シーズンに合わせたイベントにする
イベント企画を成功させる手段として、シーズンに合わせたイベントを開催する方法もあります。
季節に合わせてイベントを開催すると、来場者の増加につながります。たとえば、秋のシルバーウィークに合わせてイベントを実施すれば、連休によりターゲットに時間的余裕が生まれて、イベントに参加できる可能性が高まるのです。
ただし、イベント企画では目的とターゲットに沿った内容であることが重要なため、脈絡なく季節性を含めても効果は得られません。また、季節性の要素をイベントに盛り込む場合は、テーマに沿ったコンテンツの用意も必要になるので注意しましょう。
イベントに独自性を持たせる
イベントに参加する動機を生み出すためにも、開催内容には独自性を持たせましょう。
凡庸な内容では参加者が来場するメリットを感じられないので、結果として集客が難しくなってしまいます。全国で日々さまざまなイベントが開催されていることも踏まえて、多くのターゲットを集めるには独自性のある要素を盛り込む必要があるのです。
たとえば、過去に他社や他業界で実施されたイベントのキーワードや手法を参考するのもひとつの手段です。
コンテンツを盛り込み過ぎない
イベントを成功させるには、コンテンツを盛り込みすぎないように注意しましょう。
ひとつのイベント内でコンテンツが多すぎると「開催の目的」や「参加者のニーズ」とずれが生じるリスクが高まります。したがって、企画段階で数多くのアイデアが生まれたとしても、コンセプトに合っている内容だけを厳選する必要があるのです。
イベントの目的を果たすためにも、メインコンテンツを軸に内容を決めましょう。
振り返りを実施する
実施したイベントは、後から振り返りを実施しましょう。
イベントが無事終了したとしても、反省する機会を作らなければイベントを通して得た経験を次に生かせません。今回のイベントの良い点や改善点を振り返り、次回に向けての課題を設定しましょう。
振り返りを実施するときには、Keep(継続)・Problem(課題)・Try(解決策)の3つの洗い出しを行うKPT法というフレームワークの利用がおすすめです。
【注意】イベント企画時に陥りやすい問題とは
ここでは、イベント企画時に陥りやすい問題について解説します。以下の内容を理解し事前に対策を講じると、トラブルの発生を防止できます。
タスク漏れが起こる
イベント企画時において起こるひとつ目の問題は、タスク漏れの発生です。
イベントの実施には、社内の他部門はもちろん、社外のさまざまな領域の人との連携が必要となり、おのずと関係者が増えていきます。また、企画発案から当日まで、数週間から数か月・数年単位の準備期間がかかれば長期的なプロジェクトになります。
取り組みが長期化した場合、タスクを正しく管理しないと対応が漏れてしまう恐れがあるのです。そこで、「いつ」「誰が」「何をする」といった内容を明らかにして、プロジェクト単位でタスクを管理しましょう。
情報が錯綜する
イベント企画時における二つ目の問題は、情報が錯綜することです。
イベント企画では、多くの関係者がいることで扱う情報が多岐に渡る傾向があります。また、連絡手法が関係者ごとに異なると情報が分散し、進捗が遅れたり重大なミスを引き起こすリスクも高まります。
したがって、チーム内で混乱を生まないように、情報を管理する手段を確立しましょう。たとえば、リアルタイムでの連絡のやりとりに役立つ「チャットツール」を用いる方法があります。
ただし、チャットツールは話題が入り乱れやすく、目的の情報を見つけるためにメッセージをさかのぼる時間がかかります。そのため、中長期的に企画の情報を残すには、「Stock」のようにチャットと情報の蓄積のいずれも可能なツールを活用しましょう。
イベント企画における問題点を解消するツール
以下では、イベント企画における問題点を解消するツールをご紹介します。
イベントを成功に導くには、企画段階から正しく情報を共有することが必要です。なぜなら、複数人で仕事を進めることが前提となるので、スケジュールやタスク管理が不十分だと「認識齟齬」「作業の対応漏れ」につながってしまうからです。
そこで、一時的なやりとりだけでなく情報の蓄積が可能なツールを導入すれば、関係者への連携がスムーズになるうえ、企画から実施までに得た情報があとから振り返りやすくなります。ただし、複雑なサービスでは使いこなせないメンバーがツールを放置してしまう恐れがあります。
したがって、業界業種問わず誰でも簡単に使えるツールをコミュニケーション手段として選びましょう。結論、イベント企画には非IT企業でも導入即日で利用できる、シンプルな情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に情報を記載すれば、任意のメンバーとリアルタイムに共有できるうえに、チャットのように情報が流れません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」は話題が混ざらないので、多くの関係者と連携が必要なイベント企画に最適です。
最も簡単に情報共有・管理が実現できるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
イベント集客に役立つ7つの企画アイデア事例
以下では、イベント集客に役立つ企画アイデア事例を7つ紹介します。イベントのコンテンツが決まらない場合は、以下のような企画を組み込んでみましょう。
ゲスト講演を依頼する
ゲスト講演を実施すると多くの参加者が来場する効果があります。
専門家や芸能人・インフルエンサーなどの著名人をゲストに招き講演を行ってもらうことで、参加者にベネフィット(価値)を掲示できます。ただし、自社のPRにつなげるには、自社に興味を持つ層につながるゲストへの依頼が重要です。
ゲスト講演を実施するときには、講演内容を定めたうえでの依頼が必要です。また、講演料や交通費、場合によっては宿泊費などの経費を明確化し、後からトラブルが起こらないように準備を進めましょう。
参加者の交流会を実施する
参加者同士の交流会の実施も、集客の成功に繋がります。
同じような悩みを持つ人や特定の属性の人同士で交流することで、悩みの解決や交友関係の拡張が見込めるからです。また、参加者の生の声が聴けるため、自社の商品に対する評価が知れる場になり、主催者側にもメリットをもたらします。
このように、交流会を通じて顧客の悩みを解決し、顧客満足度を高める効果があります。
来場者特典を用意する
来場者特典があると参加者への分かりやすいベネフィットとなり、結果として集客に繋がります。
お菓子やボールペン・メモ帳などのお土産が比較的手軽に取り入れられますが、自社製品を試供品として頒布すると顧客へのダイレクトマーケティングに結び付きます。
「パッケージへの企業ロゴ」「公式サイトへのQRコードの挿入」など趣向を凝らして、参加者の印象に残る来場者特典を作成しましょう。
参加費を無料にする
より幅広い層の集客を行いたいなら、イベントの参加費を無料にするのもおすすめです。
無料にすることで参加に対して金銭的なハードルが下がり、有料イベントと比較すると多くの参加者の来場が期待できます。
しかし、参加費無料でイベントを行う場合、イベント運営費はすべて自己負担となるため注意も必要です。限られた予算のなかでのコンテンツ選定はもちろん、万が一集客に失敗した場合でも損失が増えないように、慎重に計画を立てなければなりません。
オンライン型のイベントを実施する
イベントによっては、オンライン開催にすることで参加者の間口を広げられます。
従来であれば参加不可能な地方や海外に住んでいる人であっても、オンラインイベント化すれば、インターネット経由で簡単に参加できます。
会場費などが削減されるので、リアルのイベントに比べて低コストで開催可能です。また、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大防止の影響もあるので、一般的に普及している開催方法のひとつと言えます。
自治体とのコラボレーション企画を立てる
地域の自治体とコラボレーションする企画を立てる方法も有効です。
自治体が関わるイベントの場合、地域の住民の興味関心を得られて集客数の増加が見込めます。たとえば、株式会社サン・クレアの実施した縁日イベントの事例では、子供から大人までが交流できる環境を整えたことで、自社のPRだけでなく地域の活性化にも貢献しています。
このように、自治体とのコラボレーションは、集客数を伸ばせるだけでなく地域のつながりも生み出せます。
他社との合同で開催する
自社単独ではなく他社と合同でイベントを開催する手法もあります。
同業者と合同で実施すると、大規模なイベントとなり、特定のテーマに対し興味を持ったターゲットの来場を促せます。たとえば、IT企業同士で合同セミナーを実施すると、ターゲットとなる法人担当者がIT製品を比較しやすい環境を生み出せるのです。
このほかにも、テーマを決めて該当する業界の企業にオファーするなどの異業種企業との合同イベントも有効です。合同イベントを主催する際は、目的とターゲットに合った企業に参加を依頼しましょう。
【5ステップ】イベントの企画から実施までの進め方
ここでは、イベントを企画してから実施するまでの流れを解説します。イベントを成功に導くために、企画者は以下の点に注意して計画・実行しましょう。
(1)目的と内容を決定
まずは、イベントの目的決めから始めましょう。
目的を定めたらターゲットを特定し、必要な企画(コンテンツ)を検討します。企画時に「目的とターゲットは何か」を念頭に置いて進めると、イベントの軸がぶれずに内容を決められます。
とくに、複数人で企画を進行する場合、全員で共通認識が取れていることが重要です。初期段階で認識の齟齬が生まれないように、密に情報共有を行いましょう。たとえば、「Stock」のような情報共有ツールを使うと簡単に会議内容が共有できます。
(2)日程と会場を決定
イベントの目的と内容が決まったら、次に実施する日程と会場を決めましょう。
イベント内容や利用したい会場によっては、希望する日時で予約できないこともあります。また、会場によって使える備品などにも違いがあるので、何度か下見を行い、場所選定に問題がないかを確認しなければなりません。
このように、状況によっては日時や場所の確定に時間がかかる恐れがあります。したがって、余裕をもった計画を立てるほか、開催日や会場の候補日を複数挙げておくといった対策が必要です。
(3)イベントを宣伝
会場や日程まで決まったら、次はイベントの宣伝です。
宣伝は、年代や性別をはじめとした属性にマッチする宣伝施策を取り入れる必要があります。たとえば、若者向けにはSNSを活用したり、高齢者向けには新聞の折り込みチラシなどの紙媒体を使用したりなど、ターゲットの生活様式に合わせた宣伝を行いましょう。
ターゲットに合った宣伝をすれば、効果が最大限発揮されて当日の集客に繋がります。
(4)当日に向けて準備を実施
イベントの概要が決まったあとは、当日に向けて準備を進めていきます。
「タイムスケジュール」「備品の準備」「当日の人員配置」など、開催までに実施する事項は数多くあります。そのため、対応漏れが起こらないように、適切にタスク管理を行いながら割り振りをします。
また、準備段階での情報共有についても注意しなくてはなりません。とくに、スタッフ全員に伝えるべき事項や確認必須の資料は、見落としが起こらないように確実に共有し、重要事項は繰り返し周知しましょう。
(5)イベントを開催
準備を十分に進めたら、実際にイベントを開催します。
イベント当日は想定外のトラブルが発生する恐れがあります。したがって、問題が発生しても対処できるように、チーム内での連携手段を整えておきましょう。
また、イベント終了時は参加者へアンケートを実施して、生の意見を得ることで次のイベント開催の課題点を見つけられます。
イベント企画に役立つアイデアや進め方まとめ
ここまで、集客につながるイベント企画のアイデアや成功のポイント、実施までの進め方を中心に解説しました。
イベント企画では、目的やターゲット設定をはじめ開催場所や会場など、決めるべき項目が数多くあります。また、イベントは実施するだけでなく、終了後は振り返りで良かった点や改善点を確認しつつ次回の企画に役立てることが自社のPRにおいて必要です。
しかし、イベント中に得た情報が適切に管理されていなければ、あとから情報が振り返りにくくなってしまいます。さらに、企画段階から情報共有が不十分だと認識齟齬やタスクの抜け漏れが起こるリスクも高まるのです。
そのため、イベントの関連情報は「情報共有ツール」に集約しましょう。ただし、関係者は常にタスクに追われて忙しいことから、イベント企画に使うツールは「直感的に使いこなせて運用の負担が少ないこと」が大前提として必要です。
したがって、ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせるほど簡単な情報共有ツールのStockが最適です。実際にStockのイベント企画制作業界の導入事例もあり、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、イベント企画の情報共有円滑化しましょう。