業務に携わる時間が長くなるほど、ファイルの種類や数は増加します。増えたファイルを整理するためにファイル管理が行われていますが、その方法の1つが「エクセル」です。
 
エクセルは使い始めるハードルが低いため、ファイル管理にも用いられます。しかし、「エクセル上でどのようにファイル管理をすべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、エクセル上でファイル管理をする具体的な方法を中心にご紹介します。
 
  • ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい
  • ファイルを探しやすくして、必要なときにすぐ開きたい
  • 情報を探す手間を省いて、業務効率化を図りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、情報を分かりやすく整理する方法を簡単に理解できます。


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「エクセル上」でファイル管理する方法

以下では、エクセル上でファイル管理をする方法についてご紹介します。エクセル上でのファイル管理は2種類に分けられます。

各種ファイルを管理する

各種ファイルを関するエクセル画面のイメージ
1つ目は、Excelでファイル階層表を作って各種ファイルの格納先を管理する方法です。
 
まずは、ファイル数を減らせばその分探しやすくするため、現状のフォルダやファイルの整理状況を確認したうえで不要なものを削除しましょう。また、どの階層に含まれるファイルかが分かるファイル名を設定すると、見つけやすくなります。
 
そして、「最終更新日が保存される関数」など、階層表に付け加えたい情報を入力します。ただし、関数の記述には専門的な知識が必要です。完成すれば、画像のようにエクセルをデータベースとしてファイルの格納先を一括管理できます。

バージョンを管理する

2つ目の方法は、エクセル上でファイルそれぞれのバージョンを管理する方法です。
 
たとえば、同じファイルを複数人で共有している場合、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」「チームで話し合って修正したファイル」など複数のバージョンのファイルが作られる可能性があります。
 
したがって、誤って古いファイルを利用しないように、すべてのバージョンをエクセルで一覧表にして管理するのです。


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「エクセル上」でファイル管理をするデメリット

以下では、「エクセル上」でファイル管理をするデメリットをご紹介します。デメリットを知らなければ、導入したあとから問題が発生して管理が上手くいかなくなる可能性があるため、ここで確認しておきましょう。

管理が属人化する

1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。
 
エクセル上でファイルの階層やバージョンを示すには、関数を記述したり専用のソフトを利用したりする必要があります。そのため、管理は専門知識を持つ社員にすべて任せなければなりません。
 
以上のように管理が属人化すると「管理者の不在時に誤って仕様が変更された」「管理者が退職した」という際にすぐに対応できないのです。

中身を確認できない

2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で把握できないことです。
 
エクセル上ではあくまで”ファイル名”や”ファイルの保存先”しか表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセル上でバージョン管理をしている場合「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。
 
ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報へたどり着くのに時間がかかります。また、ファイルの詳細をエクセルに手入力したとしても、結局手間を要するのです。

作成と管理が面倒

3つ目のデメリットは、データベースの作成と管理が面倒なことです。
 
エクセル上でファイル管理をするにはファイルやフォルダを整理し、階層に対応した名前をつけて探しやすくしなければなりません。さらに、バージョン管理の場合は抜け漏れを防ぐために、社内に分散したさまざまなバージョンのファイルを集める必要があります。
 
以上のように、エクセルでファイル管理をするのは、データベースを作るまでの情報収集に時間がかかるうえに、作成後も抜け漏れやミスがないか確認するのが面倒なのです。


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そもそもファイルで情報管理は不向き

ここまで、エクセル上でデータベースを作ってファイル管理をする方法やデメリットをご紹介しました。そもそも、データベースが必要な理由は、データをエクセルやワードなどで管理していると以下の問題が発生するためです。
 
  • どこに何のファイルを格納しているか分からない
  • ファイルが更新されても気が付かない
しかし、これらの問題点を解決するためにエクセル上でデータベースを作ろうとしても、作成に時間がかかるうえに管理が属人化してしまいます。とくに、専門知識を持つ社員が少ない非IT企業の場合は運用でつまずきかねません。
 
つまり、情報を適切かつ快適に管理するためには、エクセル・ワードなどの「ファイルで情報を管理している」という根本的な問題を解決する必要があるのです


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ファイル管理から脱却した事例

きずな綜合会計事務所 マネージャー 池本健太郎様
以下では、ファイル管理から脱却した会計事務所の事例をご紹介します。
 
きずな綜合会計事務所は、クライアントとの打ち合わせ議事録を簡単に管理するために情報共有ツールを活用しています。導入以前は150社~200社ほどのクライアントとの打ち合わせ議事録をドキュメントファイルで管理していました。
 
しかし、ファイル管理では「ファイルを探す・開く・確認する」という作業が必要なので、情報へのアクセス性が悪くなり、結果として情報の確認漏れが起きていました。そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、打ち合わせ議事録を一か所に集約したのです。
 
その結果、「情報を階層化して分かりやすく保存する」という従来のファイル管理のメリットを残したまま、少ないクリック数で情報へたどり着けるようになりました。
 
このように、きずな綜合会計事務所は「ファイル管理」から「情報共有ツールによる管理」に移行したことで、情報へのアクセス性を高めることに成功したのです


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ファイル管理から脱却できるツール

以下では、ファイル管理から脱却できるツールをご紹介します。
 
エクセル上で「ファイルの保存先」や「ファイルのバージョン」を管理しなければならないのは、そもそもファイルで情報を管理しているからです。
 
ファイル管理では目的の情報を見つけるために、わざわざファイルを開いて中身を確認する必要があるため、情報へのアクセス性が悪いと言えます。一方、データベースを作ろうとしても作成や管理には専門知識が必要なので、属人化する可能性があるのです。
 
したがって、「あらゆる情報を分かりやすく保存でき、かつ誰でも簡単に使いこなせるツール」を導入しなければなりません。
 
結論、ファイル管理から脱却するのに最適なツールはわずかなクリック数で情報へアクセスでき、さらに65歳以上の社員でも使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に業務の情報を記載して、フォルダで分けて管理しましょう。ノートはタイトルやタグから「検索」できるため、必要な情報へすぐにたどり着けます。

最も簡単に情報を管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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「エクセル上」でファイルを管理する方法まとめ

ここまで、「エクセル上」でファイルを管理する方法やデメリットをご紹介しました。
 
エクセル上でファイルを管理する方法は「各種ファイルの管理」「バージョン管理」の2種類です。しかし、どちらもファイルを開くまでは中身を一目で確認できないうえに、作成と管理が専門知識を持つ社員に属人化する可能性があります。
 
したがって、そもそも情報をファイルで管理することをやめて「誰でも簡単に使いこなせて、必要な情報の保存場所がすぐに分かるツール」を導入しなければなりません。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは直感的に操作できて使いやすく、少ないクリック数で必要な情報へたどりつけるツールです。Stockのノートに業務情報を直接保存すれば、デメリットの多いファイル管理から脱却できます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報へのアクセス性を高めましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。