PC（パソコン）には大容量のデータを保存できますが、外出先で確認するのは手間です。そのため、日常的に持ち歩いているスマホとファイルを共有して、いつでも情報を見られる状態にする必要があります。
しかし、「ファイルの共有は工数が多く、やり方が分かりにくい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有できるアプリを中心にご紹介します。
- PCのデータをスマホからも見られる簡単な方法が知りたい
- 外出先や移動中にスマホで資料をチェックするなど、時間を有効活用したい
- スマホで撮った写真をPCに移したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、iPhoneやAndroidとPCで簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。
目次
スマホとPCでファイル共有する注意点
ファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。
- セキュリティリスクがある
- データのバックアップが必要
デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。
ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。
以上のように、ビジネス利用や個人利用を問わずデバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。
【知らなきゃ損】そもそもファイルは必要なのか？
あらゆる業務で利用されているWordやExcelですが「そもそもファイルで情報管理をするのは非効率ではないか」と言われ始めています。以下は、ファイル管理から脱却すべき3つの理由です。
- スマホから閲覧・編集がしづらい
- あらゆるシーンで手間がかかる
- チャットで共有すると流れる
ファイルのレイアウトはPCとスマホでは若干異なるため、スマホだと表記がずれて見づらいです。また、そもそもファイルはPC向けなのでスマホの小さな画面では閲覧や編集に向きません。
編集するたびフォルダからファイルを探し出すのは手間です。また「誰が、いつ、どのような編集を加えたのか」を把握するためにバージョン管理が必要ですが、ファイルが次々と増えるので管理が煩雑になります。
ファイルを共有するためにメールやチャットを使いますが、ほかのメッセージなどで流れてしまうので、あとから探しても見つからない事態になります。
このように、従来のファイル管理には避けられない3つのデメリットがあり、多くの企業は運用ルール等でカバーしています。しかし、その分だけ管理コストがかかったり、新入社員に教育する手間がかかったりするため、早急に対策をする必要があるのです。
スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選
以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを5つご紹介します。
アプリを使えばPCとスマホでファイルを共有できますが、スマホの小さい画面では閲覧・編集がしづらいです。また、ファイルはわざわざ開いて中身を確認しなければならないうえに、ファイルが増えるほどアクセス性が悪くなります。
以上のように、業務でファイルを使い続けるのは不便なので「PCはもちろんスマホでも情報管理・共有ができるノート型アプリ」が必要です。
結論、PCだけでなくスマホでも仕事をしたい場合には、あらゆる情報を簡単に残せる「ノート」があり、必要な機能に過不足もないシンプルな「Stock」が求められます。
Stockの「ノート」はファイルとは異なり、スマホの小さな画面でもスムーズに編集が可能です。また、編集した瞬間からPCにも反映（共有）されるので特別な操作は不要であり、編集履歴が残るためわざわざバージョン管理をする必要もありません。
非IT企業の65歳でも簡単にファイル共有できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
安全にファイルを共有できるアプリ「Google Drive」
＜Google Driveの特徴＞
- ファイルを作成できる
- 共同編集ができる
Googleドライブ上では、ドキュメントやスプレッドシートなどのファイルを作成してそのまま保存できます。
編集の権限を与えれば、ファイルをメンバーと共同編集できます。
＜Google Driveの注意点＞
- ファイルを探すのに時間がかかる
- アクセス権限に注意する
Google Driveではフォルダで階層構造をつくるのが一般的です。しかし、フォルダは誰でも作成できてしまうため、必要なファイルがどこにあるのか分からなくなる可能性があります。
共有リンクを知っているだけでアクセスできる設定は便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。
＜Google Driveの料金体系＞
以下は、Google DriveをはじめとしたGoogleのあらゆるサービスを含む「Google Workspace」の料金体系です。
- 個人向け：￥0
- Business Starter：￥680/月/ユーザー
- Business Standard：￥1,360/月/ユーザー
- Business Plus：￥2,040/月/ユーザー
- Enterprise：要問い合わせ
ファイルを一か所にまとめられるアプリ「Dropbox」
＜Dropboxの特徴＞
- グループで共有できる
- メンバー全員に変更が反映される
スマホとPCでファイルを共有できるだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有も可能です。
複数人で共有したファイルの編集・名称変更・移動があった場合、全員のデバイスに同期されます。
＜Dropboxの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- アクセス権限に注意する
フォルダの構造や整理のルールを設けなければ、勝手に階層を増やすなどの管理上のトラブルになる恐れもあります。
Google Drive同様に共有リンクは便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながる可能性があります。
＜Dropboxの料金体系＞
以下はDropboxのビジネス向けプランです。
- Professional：￥2,400/月（月間払い）
- Standard：￥1,800/ユーザー/月（月間払い）
- Advanced：￥2,880/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
ファイルを無料で転送できるアプリ「Xender」
＜Xenderの特徴＞
- PCに専用ソフトがいらない
- スマホ間の接続はオフラインで可能
PCに表示されたバーコードをスマホで読み取ることで接続できます。そのため、PCには専用アプリをダウンロードする必要がありません。
スマホ同士であれば、インターネット環境やモバイルデータ通信は必要ありません。
＜Xenderの注意点＞
- 広告が表示される
無料で利用できますが、広告が表示されるため煩わしく感じる可能性があります。
＜Xenderの料金体系＞
- 無料で利用できます
リンクで無制限に共有できるアプリ「Send Anywhere」
＜Send Anywhereの特徴＞
- リンクの容量は無制限
- パスワードを設定できる
リンクでのファイル共有は、無料プランでもダウンロードの回数制限がありません。ただし、リンクの取得と共有に手間がかかります。
送信するファイルにパスワードを設定できます。
＜Send Anywhereの注意点＞
- 機能を使いこなす必要がある
ファイルの送受信とクラウドはそれぞれ独立した機能として搭載されているため、情報の種類によって使い分けなければなりません。
＜Send Anywhereの料金体系＞
- 無料プラン：￥0
- Sendy PRO：￥800/月（月額契約）
スマホとPCでファイル共有をする活用例2選
以下では、スマホ・PC間でファイル共有をする活用例をご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、どのように活用すべきかを把握しておきましょう。
（1）外出先で資料を閲覧する
PCに保存した資料をほかのデバイスと共有することで、PCを開けない外出先でも資料を閲覧できるようになります。
たとえば、PCで作成したプレゼン資料を事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCを開けない移動中でも見直しや編集が可能です。
以上のように、ファイル共有アプリがあれば、場所を問わずに資料が確認できます。その結果、移動時間や業務のすきま時間が有効活用できるのです。
（2）スマホで撮った写真を共有する
PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。
写真の共有は、個人のスマホ・PC間のファイル共有よりも、複数人でのファイル共有でより効果があります。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。
以上のように、社内でスムーズに写真を共有し「離れた場所へ現状を報告する」「上司からの指示を仰ぐ」のにもファイル共有が役立ちます。
スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ
ここまで、スマホとPCでファイル共有するアプリ5選を中心にご紹介しました。
スマホ・PC間の情報共有をスムーズにする方法にはファイル共有アプリがありますが、そもそもファイルは閲覧・編集・管理が面倒です。また、スマホの小さな画面からファイルで作業をするのは至難の技と言えます。
したがって、自社の情報共有には「PCはもちろんスマホでも情報管理・共有ができるノート型アプリ」が求められます。
結論、導入すべきアプリは、ファイルではなく「ノート」へ簡単に情報を残せるうえ、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」でスマホとPC両方から快適に情報管理・共有ができるようにしましょう。
