在庫管理は数量管理や調整、処分など、企業が保有する在庫に関するさまざまな情報をまとめる役割があります。つまり、在庫管理が適切に機能しなくなれば、多くの部署に悪影響が出てしまうのです。
近年では、高度な専門システムが企業の在庫管理をサポートするケースも多いです。しかし、「ITの知識が少なく専門システムでは使いこなせない可能性があるので、社用スマホで簡単に在庫管理したい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhoneのメモで在庫管理する方法と、おすすめのメモアプリトップ3を中心にご紹介します。
- iPhoneのメモを頻繁に使うので、在庫管理でも活用したい
- とにかく簡単に在庫管理ができるメモアプリが知りたい
- 失敗したくないので選定ポイントがあれば教えてほしい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、iPhoneで在庫管理ができるようになり、自社に最適なメモアプリのヒントも得られます。
目次
3ステップ｜iPhoneのメモAppで在庫管理する方法
以下では、iPhoneに標準搭載されている「メモApp」で在庫管理をする方法を3ステップでご紹介します。画像付きで解説するので、手元の画面を見ながら進めましょう。
（1）在庫管理表を作成する
はじめに、メモAppの「表機能」を使って在庫管理表を作成しましょう。ただし、表機能はiPhoneフォルダ、もしくはiCloudフォルダでしか使えません。
まずは、メモ画面の下側に表示される[表マーク]を選択し、表を挿入します。
表が挿入されたら、表の左側にある[︙]をタップし、表示される[行を追加]を選択しましょう。列の数はそのままで、行だけを増やすことができます。
最後に、表へ各項目を記載すれば、下図のような在庫管理表が作れます。
さらに、列を増やしたい場合には、列の上部にある[・・・]をタップし、表示される[列を追加]を選択しましょう。
以上の操作で、iPhoneのメモAppに在庫管理表が作成できます。
（2）メモをピン留めする
在庫管理表がほかのメモに埋もれないように、目立つところで管理しましょう。iPhoneのメモAppはフォルダが1階層しかなく、メモを整理するのが難しいので「ピン留め機能」を使います。
まずは、ピンで固定したいメモを選び、タップしながら右へスライドしましょう。次に、メモの左側に表示される[ピンマーク]をタップします。
以上の操作で、下図のようにピンで固定したメモが、画面上部に表示されます。固定できるメモは1つだけではなく、複数のメモを目立たせられるので便利です。
ほかのメモに埋もれると困る情報は、ピンで固定すればすぐにアクセスできるようになります。しかし、メモをピンで固定しすぎると「固定されたメモが多すぎて目的の情報が見つからない」という事態になりかねないので注意しましょう。
（3）iCloudで共有する
ビジネスで在庫管理をするのであれば、メンバーと共有する機能は必須です。iCloud経由でメモを共有することで、共同編集ができるようになります。
まずは、共有したいメモの右上にある[共有]をタップし、共有方法を選択しましょう。
このとき、[リンクで参加を依頼]を選択すると、宛先の入力画面に移動します。
また、「ほかの人による参加依頼を許可」をタップすれば、メモを共有したメンバーに、ほかのメンバーを追加する権限を付与できます。
このように、メモAppで作成した在庫管理表はリンク送信やメールで共有できます。しかし、共有に手間がかかるとその後の業務にも影響が及ぶ可能性があるので、ビジネスの在庫管理では「Stock」のようにメモの作成、共有がスムーズなアプリを使いましょう。
メモAppがビジネスの在庫管理に適していない3つの理由
これまで、メモAppで在庫管理をする手順を解説しましたが、ビジネスの在庫管理ではメモAppは不十分です。以下は、在庫管理にメモAppが向かない理由になります。
- 共有機能がない
- タスク機能がない
- メッセージがない
メールやチャットで共有しなければならないので不便です。
在庫管理では商品の発注など、期限がある仕事を一緒に管理できません。
在庫の確認や発注の依頼などを簡単にやりとりできるメッセージがありません。
以上のように、iPhoneのメモAppは個人向けであるため、ビジネス利用には適さないと言えるのです。
【ビジネス向き】在庫管理におすすめのメモアプリトップ3
以下では、在庫管理におすすめのメモアプリランキングをご紹介します。
iPhoneのメモAppには、ビジネスの在庫管理に必須の共有機能がついていないため、メールや他ツールを介して共有する必要があります。
アプリ上で共有できなければ、情報が分散して「どこに保存したか分からない」という状態になったり、ほかのメールに埋もれて確認漏れが起きたりする可能性もあるのです。したがって、在庫管理表の作成から共有まで完結できるアプリを使いましょう。
結論、ビジネスの在庫管理に最適なのは、非IT企業の65歳の社員でも使いこなせるほどシンプルで、在庫管理表をスムーズに作成・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した在庫管理表は、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」で、タスク管理や在庫の確認に関するやりとりも簡単にできます。
1位 Stock（ストック）
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
2位 Evernote（エバーノート）
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆる情報を保存できるノートアプリ
- Webサイトをそのまま保存できる
Evernoteにはテキストだけでなく、画像やファイルなどの情報も保存できます。
Webクリッパー機能を使えば、Webサイト全体を保存したり、必要な部分だけをキャプチャしたりできます。
＜Evernoteの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 不具合が多い
Evernoteには多様な機能が搭載されているので、デジタルに慣れていない場合には使いこなせない可能性があります。
利用ユーザーからは「同期に失敗することがある」「チームでの共有が上手くいかない」などの口コミが寄せられています。（参照：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- プランや料金はアカウント作成後に確認できます。
3位 Notion（ノーション）
＜Notionの特徴＞
- 多様な使い方ができる
- ページのなかにページを作成する
データベースにある情報を6つのビュー（表示形式）で確認できます。
Notionではページ内に新規ページを作成して、情報を体系的にまとめられます。
＜Notionの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- フォントの装飾機能が少ない
Notionには多様な機能が備わっている一方、デジタルに苦手意識があると定着は難しいと言えます。
利用ユーザーからは「文字サイズが変えられない」「色が少ないので見づらい」などの声が上がっています。（参照：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：無料
- プラス：$10/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：$18/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：問い合わせが必要です
在庫管理に役立つメモアプリの選び方
これまで、在庫管理におすすめのメモアプリをご紹介しましたが、自社にマッチするメモアプリを選ぶときは、以下の3つの条件に当てはまるものを導入しましょう。
条件1：タスクとメッセージ機能があるか
在庫管理ができるメモアプリに必須なのは「タスク」と「メッセージ」です。それぞれのメリットは以下の通りになります。
- タスク機能
- メッセージ機能
在庫管理は発注や品出し、出荷など、やるべき作業が多い仕事です。さらに、それぞれの作業は期限が定められているため、在庫管理表だけでなく、同時にタスクも管理できる機能が重宝します。
在庫管理の担当者は、発注や仕入れ、発送などに関するやりとりを頻繁にします。しかし、メールでのやりとりは、ほかの連絡に埋もれてしまう恐れがあるので、在庫管理表にメッセージが紐づけられたアプリが最適です。
以上のように、仕事の在庫管理をする場合には、作業の抜け漏れをなくすタスク機能と、他部署とスムーズなやりとりができるメッセージ機能があるメモアプリを選びましょう。
条件2：在庫管理以外の情報もストックできるか
次に、あらゆる情報を保存しても、適切に整理できるうえに目的のメモをすぐに見つけられるかを確認しましょう。
一部のメモアプリには、メモを分類するためのフォルダがなかったり、メモを探すための検索機能が不十分だったりします。フォルダは2〜3階層あると綺麗にメモを分けられ、検索機能はタイトルや全文で探し出せると、メモが増えてもストレスがないのです。
結論、あらゆる情報を一元管理できるツールがあれば「あの情報はどこにあるのか」と迷うこともありません。
条件3：説明なしで使えるか
最後に、初めて利用する場合でも、すぐに使いこなせるほどシンプルかを確認します。
機能が多いメモアプリも便利ですが、デジタルに詳しくなければ次第に使われなくなる可能性が高いです。また、多機能なメモアプリを導入しても実際には利用しない機能も多いので、費用対効果が見合わないこともあります。
以上のことからも、非IT企業でもすぐに運用に乗せられるような、機能に過不足がないシンプルなメモアプリを導入しましょう。
iPhoneのメモで在庫管理する方法まとめ
これまで、iPhoneのメモで在庫管理する方法や、おすすめのメモアプリ、選定ポイントなどをご紹介しました。
複雑な在庫管理システムはかなりの費用がかかるうえに、ITに詳しくなければ使いこなせないので放置されかねません。そのため、費用対効果が見込めないシステムを導入するよりも、在庫管理には「誰でも簡単に使いこなせるメモアプリ」が適しています。
簡単なメモアプリのひとつがiPhoneのメモAppですが、作業の抜け漏れを防ぐタスク機能や、在庫状況のやりとりができるメッセージ機能がありません。そのため、簡単に利用できるのに加えて「タスクとメッセージが備わっているか」も確認しましょう。
結論、今回のランキングで1位であった「Stock」のように、在庫管理表にタスクとメッセージを紐づけられ、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるメモアプリが、多機能なメモアプリよりも自社に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で適切な在庫管理ができるように環境を整えましょう。
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