顧客管理の効率化は業務負荷軽減に貢献し、自社の業績向上にも繋がるため昨今積極的に取り組む不動産会社が増えています。
しかし、Excelをはじめとした、既に社内で浸透しているツールを使った顧客管理の非効率性に疑問を感じ、どのように改善すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、不動産業界における顧客管理を効率化させるおすすめツール5選を中心にご紹介します。
- 不動産業界が顧客管理で抱えている課題を知ったうえで、効率化に取り組みたい
- 効果的な顧客管理を実現するために押さえるべきポイントが知りたい
- 不動産業での顧客管理に役立つITツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、不動産業における顧客管理の課題を正しく理解し、ポイントを押さえたうえで効果的な顧客管理を実現できるようになります。
不動産業における顧客管理の課題
ここでは、不動産業界が顧客管理において抱える課題を解説します。以下の内容に当てはまっている場合は長期的に悪影響をもたらす可能性が高いので、運用を見直すべきと言えます。
情報の引き継ぎが難しい
不動産業における顧客管理での一番の課題は、情報の引き継ぎが難しい点です。
不動産業では、見込み客への追客に時間がかかる場合や、スタッフの異動・休職が起こる場合など、対応中に担当者が変わるケースも稀ではありません。顧客への十分なフォローを実施するには、前任の担当者からの十分な引き継ぎが必要不可欠です。
しかし、顧客情報を管理しているとはいってもそれが紙ベースで行われていると、「記載漏れ」や「書き間違い」によって伝達ミスが引き起こされかねません。また、デジタル化していたとしても、利用しているシステムが老朽化していれば、顧客の要望や問い合わせ内容までを一元管理ができていないこともあります。
顧客情報が正しく引き継がれていないまま追客を行えば「伝えたはずなのに伝わっていない」と顧客が不満を募らせる原因にもなります。
したがって、引き継ぎミスを最大限に防ぐための取り組みを行わなければなりません。
人手不足による対応遅れ
不動産業界における顧客管理は、人手不足ゆえに対応が滞る点にも課題があります。
接客や内見同行など長時間に渡って拘束されるケースがあるゆえに、営業担当が追客対応時間を割けないのです。
問合せへの返信や追客のメールの作成には手間や時間がかかるため、つい業務を後回しにしてしまいがちです。ですが、追客が遅れたせいで、本来なら得られたはずの成約を逃すことも考えられます。
したがって、追客対応を効率化し、得た顧客を逃さないようなシステム設計が必要です。
追客ルールが統一されていない
不動産での顧客管理では、追客ルールが統一されていないのも問題です。
とくに、紙ベースで情報を管理しているような企業の場合、追客の際のアプローチ方法やルールがマニュアル化されていない場合があります。
こうした状況下では、問い合わせに対する返信や追客メールの文面が担当者によって異なり、結果として成果や対応に差が出る原因にも繋がります。
追客は成約につながるかどうかが読みづらく、アプローチ方法が属人的になりやすい業務です。したがって、営業担当者が常に一定品質で追客対応できるよう、顧客管理を適切に行わなくてはなりません。
効果的な顧客管理を実現するには
以下では、効果的な顧客管理を実現させるためのポイントを解説します。顧客管理が形骸的なものにならないよう、以下のポイントを押さえて進めましょう。
顧客管理表を作成する
引き継ぎ漏れや共有漏れを防ぐためにも、顧客管理表の作成を行いましょう。
業務上で得た情報を管理表に記載しておくだけで、担当者以外でも閲覧できるので、万が一引き継ぎがある場合でも効率的に進められるようになります。このとき、記述する際のルールを明確化しておけば、登録するデータを標準化でき、より精度の高い顧客情報を管理可能です。
顧客管理表は、Excelなどの表計算ソフトを利用して作成することもできますが、表計算ソフトでは「参照しているデータが最新のデータなのか」が分かりにくく、リアルタイムの共有には向かないというデメリットがあります。
したがって、効率化を実現するためにはITツールを活用してクラウド上に保管するようにしましょう。
作業の属人化を防ぐ
顧客管理を効果的に行うためにも、情報共有を徹底し作業の属人化を防ぎましょう。
顧客の氏名や連絡先などの情報は正しく共有できていても、問い合わせ履歴などの情報が管理できていない場合、顧客への対応に遅れが出てしまいます。場合によっては、問い合わせの存在自体を担当者以外が知らず、対応漏れが起こる可能性もあるのです。
そのため、業務を担当者ひとりだけで抱え込む状況は避け、情報共有を徹底して行いましょう。
ITツールを活用する
顧客管理を効果的に進めるには、ITツールの活用を行いましょう。
顧客管理の重要性を理解していても、管理を「紙媒体のアナログな手法」や「ファイルが乱立するExcel」で行っていては顧客管理を効果的に行えているとは言えません。従業員の業務負荷を軽減するためにも、ITツールを利用して管理を効率的に進めましょう。
たとえば「問い合わせメールを自動で転送してくれるツール」を導入すれば、問い合わせ内容がすべてツール内に集約されるので顧客への対応漏れを防げます。ただし、ツールによって利用できる機能には差があるため、自社に必要な機能を見極めたうえでの選定が必要です。
不動産業における顧客管理を効率化するおすすめツール5選
以下では、不動産業における顧客管理を効率化するおすすめのツール5選を解説します。
業務負荷の多い不動産業において、顧客管理を効果的かつ効率的に進めるにはITツールの導入が必要不可欠です。しかし、手作業での業務が多いという業界の性質上、ツール導入には細心の注意を払わなくてはなりません。導入したツールの操作性が悪ければ、浸透が進まず効率の悪い手作業やExcelでの管理に戻る可能性もあるからです。
社内のITリテラシーには差があるのが一般的なため、選定者にとっては使いやすいツールでも、現場の社員にとっては使い勝手の悪いツールと感じる可能性もあります。したがって、導入するツールは自社の社員誰もが迷わずに活用できるものを選定しましょう。
たとえば、今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、不動産業界における、ITリテラシーの低い社員でも直感的に利用できる情報共有ツールです。
Stockの「ノート」には顧客に関する資料や問い合わせ履歴など、あらゆる情報の格納が行えます。そのため、Excelのようにファイルを逐一開いて中身を確認する面倒さを解消しながらリアルタイムで情報共有でき、社内外問わずいつでも情報の閲覧が可能です。
【Stock】不動産業界における顧客情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Slack】世界的に有名なビジネスチャットツール
＜Slackの特徴＞
Slackは日本で現在50万人以上が利用していると言われるビジネスチャットツールです。GoogleカレンダーやGoogleドライブなど連携できる外部サービスが多く、Slackと連携させることでマルチに利用できるのが特徴です。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れていってしまう
チャットツールゆえに一時的なやりとりが効率化する一方、やりとりした情報の蓄積には向きません。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：850円/月
- ビジネスプラス：1,600円/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【いえらぶCLOUD】不動産業務のすべてを効率化できる
＜いえらぶCLOUDの特徴＞
いえらぶCLOUDは株式会社いえらぶGROUPが提供する賃貸管理システムです。不動産業に特化したツールで、物件情報の仕入れ・入力から集客・管理までのすべての業務を一元化できるのが特徴です。
＜いえらぶCLOUDの注意点＞
- メール利用の際には注意が必要
顧客との連絡もツール内から行える一方で、HTML文とテキスト文とで改行が変化するため、相手のメールソフトによっては読みづらくなることがあります。
＜いえらぶの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせが必要です。（初期費用・月額費用が必要）
【ノマドクラウド】追客に特化した顧客管理システム
＜ノマドクラウドの特徴＞
ノマドクラウドは、不動産賃貸仲買業向けの営業支援システムです。追客業務を自動化できるうえ、顧客専用のマイページを利用してやりとりや物件探しをするので機会損失しにくいのが特徴です。
＜ノマドクラウドの注意点＞
- 社内の情報共有には別途ツールが必要
顧客とのコミュニケーション活性化には役立つ一方で、社内での情報共有には別途ツールの併用が必要です。
＜ノマドクラウドの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせが必要です。
【Salesforce Sales Cloud】クラウドベースのSFA＆CRMシステム
＜Salesforce Sales Cloudの特徴＞
Salesforce Sales CloudはSalesforceが提供するクラウドベースの営業支援（SFA）＆顧客管理（CRM）システムです。新規顧客の発掘や見込み客育成機能をはじめとした、案件の早期受注を図るための機能が多数用意されているのが特徴です。
＜Salesforce Sales Cloudの注意点＞
- 多機能すぎて操作が難しい
機能が豊富な一方で、ある程度の知識がなければ使いこなすのが難しく、利用できていない機能が多いというユーザーの声があります。
＜Salesforce Sales Cloudの料金体系＞
- Essentials：3,000円/ユーザー/月
- Professional：9,000円/ユーザー/月
- Enterprise：18,000円/ユーザー/月
- Unlimited：36,000円/ユーザー/月
不動産業界の顧客管理を効率化するおすすめツールのまとめ
ここまで、不動産業における顧客管理の課題や効果的な顧客管理を実現させるポイント、効率化に役立つおすすめのツールを解説しました。
不動産業では業務が属人化しやすくかつ慢性的な人手不足という現状から、機会損失が起こりやすいので、顧客管理によって適切なフォローを行うことが業績向上の鍵です。効果的に管理を進めるためにも、顧客管理表の利用やITツールの活用を行いましょう。
しかし、顧客情報が蓄積されていても、Excelのようにファイルが乱立すればリアルタイムな共有・更新ができず、あとから情報を探す手間が増えます。したがって、顧客情報の管理はデータが振り返りやすく、場所や時間を問わず閲覧できるツールが必須です。
今回ご紹介したStockは、65歳以上の社員でもストレスなく、場所や時間を問わず利用できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在120,000社以上の企業に導入されており、不動産業界への導入実績も豊富です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で顧客管理における脱Excelをしながら、情報共有の課題も解決しましょう。
