顧客情報の管理は、マーケティングや分析によって顧客のニーズにアプローチし、自社のサービスや商品を顧客に選び続けてもらうための手段のひとつです。そこで、昨今ではノートを利用して「顧客管理」を行いサービス・商品の改善や営業活動の活性化に繋げている企業が増加傾向にあります。
 
一方、ノートを「顧客台帳」とするなどして顧客管理を行っているが、密度の高い顧客情報がなかなか蓄積されず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、顧客管理で得られるメリットやノートの書き方、そして顧客管理を効率的に行える方法などを中心にご紹介していきます。
 
  • 自社の顧客情報がなかなか蓄積されず、課題を感じている
  • 顧客情報が属人化され、営業活動に活用されていない
  • アナログのノートでの顧客管理よりも簡単に管理できる方法を探している
といった担当者の方はこの記事を参考にすると、顧客管理のメリットや方法について理解し、顧客管理におけるストレスを解消できます。


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顧客情報を管理するメリット

顧客情報が適切に管理できていると、正しいマーケティングの分析が行えます。この分析結果の正確さが以下3つのメリットにつながります。

顧客満足度の向上ができる

顧客情報が管理されていると、顧客満足度を向上させられます。
 
購買履歴や取引記録といったさまざまな情報を元に、顧客の趣味趣向や潜在的なニーズを判断できます。そのため、顧客にとって満足度の高い最適なサービスや商品の提案が可能になるのです。
 
ほかにも、顧客全体レベルで属性や傾向の分析が正確に行えたり、類似したニーズを持つ対象を分類できたりするので、効率的なマーケティングにも繋がります。また、顧客満足度が向上すると、中長期的な売上を期待できる存在であるリピーターの増加も見込めるでしょう。

サービスや商品の改善に繋がる

購買履歴や取引記録の可視化によって、PDCAサイクルの高速化ができ、サービスや商品の改善が可能になります。
 
PDCAサイクルは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字をとったもので、これを繰り返すとサービスや商品の改善に繋がります。また、顧客管理によって顧客の購買履歴や取引記録だけでなく、顧客からの声や具体的な数値も可視化できるので、より顧客が求めているニーズに沿ってサービスや商品の改善が行えるようになるのです。
 
たとえば、顧客との商談記録や売上傾向などを分析すれば、潜在的な課題や不満点を可視化し改善に繋がりやすくなるでしょう。
 
また、サービスや商品の改善をスピーディーに行えば、既存顧客の成長も見込めるため、顧客のさまざまな情報を確実に蓄積するのが重要なのです。

新規顧客を効率的に獲得できる

顧客情報の管理によって、効率的に新規顧客を獲得可能になります。
 
テレアポや飛び込み営業による新規顧客の獲得は、インターネットやSNSの発展に伴い難しくなりました。しかし、顧客管理によって蓄積された情報を元に分析すれば、潜在顧客や見込み顧客に対して効率的にアプローチできるのです。
 
たとえば、蓄積された情報を活用すると、見込み度合いの高い顧客に対してセミナーや展示会の提供や、休眠顧客(失注顧客)の掘り起こしにも貢献します。
 
また、顧客情報から課題や不安、そして自社のサービスや商品がどのように解決したのかなども可視化できるので、潜在顧客や見込み顧客により最適な営業活動を行えます。


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顧客管理ノート(顧客台帳)の書き方

以下では、顧客管理ノート(顧客台帳)の書き方についてご紹介します。
 
顧客管理ノートは顧客台帳とも呼ばれ、顧客の基本となる情報を記載し顧客との関係構築や、効率的な営業活動に利用されています。また、記載しておくべき情報は、以下の5つに分類できます。

企業情報

会社名や住所、電話番号、メールアドレス、代表者名、資本金、従業員数、上場・非上場、決算月、業種、事業内容など企業にまつわる情報を記載しましょう。
 
また、ホームページのURLやSNSアカウントなどがある場合は、それらの情報も合わせて管理すると、オンラインでの関係性を深めるきっかけにもなります。

個人情報

氏名、年齢、性別、所属会社名、勤務先住所、部署、役職、携帯電話番号、メールアドレス、SNSアカウント、誕生日など、ビジネスであれば企業の担当者、BtoCであれば消費者個人の情報を記載しましょう。
 
一方、情報は社内で共有されるものなので、顧客の特徴や趣味趣向などをはじめとした「定性的な内容」もメモしておくと、ほかの社員が対応する際にわかりやすい顧客情報になります。

商談情報

商談金額、値引き価格、契約数、仕入原価、対象サービスや商品、商談作成日、受注予定日など自社のサービスや商品に合わせて記載しましょう。
 
商談情報は社員が引き継いで確認するものなので、テンプレートの作成や記載事項の統一など社内でルール化しておくと対応漏れによるミスを防止できます。

契約情報

契約金額、契約したサービスや商品、契約締結日、契約満了日など契約にまつわる情報を記載しましょう。
 
契約情報を管理しておくと、早期の段階で継続利用の提案やさらなる営業活動などに活用できます。

問い合わせ情報

問い合わせ種別、問い合わせ内容、状況など顧客から寄せられた問い合わせについて記載しましょう。顧客からの問い合わせを管理すると、その後の営業活動の戦略やサービスや商品の改善が行いやすくなります。
 
ただし、企業によってベースとなる顧客情報は異なります。そのため、わかる情報や商談で話した内容を全て記載してしまうと、乱雑な情報になったり、記載に時間がかかりほかの業務に集中できなかったりする可能性もあるので注意が必要です。


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顧客台帳として使えるテンプレート

顧客台帳を作成するために、自社でフォーマットを一から作成するのは工数がかかってしまいます。しかし、以下のような顧客情報と取引記録をまとめたテンプレートもあるので、「自社にはどのような顧客情報が必要なのか」を検討しながら、効率的に管理しましょう。
 
顧客管理台帳のテンプレート画像


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アナログのノートでは顧客管理が不十分である理由

アナログのノートでは顧客管理が不十分である理由を3つご紹介します。以下の内容に当てはまっている場合は、顧客がさらに増えたときに管理ミスを誘発しやすくなるので、早急な対策が必要です。

情報の編集・更新がしにくい

顧客情報に変更があった際に編集・更新がしにくいです。
 
アナログのノートで情報の編集をする際には、記載されている情報を消しゴムや修正テープで消して書き直すか、ほかの場所に別途記載し直さなければならず、効率的な管理ではありません。
 
また、何度も直していると摩擦や経年劣化によりノートが破れたり、情報が混在して見づらいノートになったりするため、情報の抜け漏れや齟齬の原因にもなるのです。
 
そして、間違いの多さによっては情報の真偽がわからなくなるので、ノート自体を新規のノートで書き直す必要性も生じ、無駄に手間とコストがかかってしまいます。

持ち運びに不向き

物理的な場所や重量の問題から、持ち運びには不向きです。
 
アナログのノートは情報が増えるにつれてノートの数が増えるうえ、重量も加わりすべての情報を持ち運ぶのは不可能です。また、社員自身のデスクに置けるノート量も限られているため、キャビネットをはじめとした別の保管場所が必要になります。
 
必要な情報を記載しているノートを持っていなかったり、ノートをとりに保管場所まで移動したりする状況が頻繁に発生すると、情報の確認にすら手間と時間がかかるようになって、本来の業務に集中できないといったリスクも高まってしまうのです。

求めている情報の検索がしづらい

アナログのノートでは情報の検索がしづらい点も無視できません。
 
求めている情報を探す場合、まず「記載してあるノートを探す」、「1枚ずつページをめくって探す」、「ページを端から端まで確認し探す」といった作業が必要になり、情報へのスピーディーなアクセスは困難です。また、アナログのノートで情報の整理を行う場合、ページ単位でしか情報を分類できません。
 
顧客情報が増加するごとにページを切って、新しいノートへ貼り付けて整理する方法もありますが、テンプレートが崩れ内容が散乱する可能性もあるため非効率であるといえるでしょう。
 
「編集のしにくさ」や「持ち運びの有無」とも関連するアナログな管理の改善に向け、今日のIT化のトレンドを考慮しても「ITツール」を用いた管理を検討するべきと言えます。


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顧客情報を簡単に管理できるノートツール

以下では、顧客情報を簡単に管理できるノートツールをご紹介します。
 
アナログのノートを使った顧客管理は、物理的な場所が必要な点や更新のしづらさからコストや工数がかかります。そのため、顧客管理の効率化を実現するには、顧客情報を蓄積しながらスピーディーにアクセスできる「ノートツール」が必要なのです。
 
ノートツールはページ数や管理場所を気にする必要がなく、顧客情報を確実に蓄積します。しかし、操作が難しい複雑なツールだと、顧客情報の入力に時間や情報確認に手間がかかり、社員が顧客情報の蓄積に煩わしさを感じてしまう可能性もあります。
 
そのため、「簡単な操作で顧客情報を入力・確認できるツール」を使いましょう。たとえば、シンプルな操作で直感的に情報を記載でき、導入初日からでも使いこなせるくらい簡単な「Stock」であれば、社内の顧客管理におけるストレスを与えません。
 
顧客情報をStockの「ノート」へ記載すれば、リアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、「フォルダ」で階層的に管理できるので、必要な情報へわずか数クリックでアクセス可能です。

【Stock】チームの顧客管理を効率化できるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ノートの顧客管理を効率化する方法のまとめ

ここまで、顧客管理で得られるメリットやノートの書き方、そして顧客管理を効率的に行える方法をご紹介してきました。
 
アナログのノートでの顧客管理は紙とペンがあればできますが、管理場所への保管や編集・整理にコストがかかります。社内の顧客管理を効率的に行いながら顧客対応のスピードを上げるために、すぐにでも「ノートツール」を活用するのが効率的です。
 
ただし、ツールの操作が面倒であると煩わしさを感じ、社員が利用をやめてしまうケースもあるので、顧客情報の確実な管理を行うには「シンプルな操作で簡単に情報を入力できるツール」が必要です。
 
今回ご紹介したStockは導入したその日でも使いこなせる簡単な操作性を持ち、該当の顧客情報へスピーディーにたどり着けるノートツールです。非IT企業を中心に100,000社以上が導入し、情報管理におけるストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でノートをデジタル化し、社内の顧客管理を効率化しましょう。