クラウド型のグループウェアは、自社サーバーでの管理コストかからずに社内データを一元化できるため、オンプレミス型から移行する企業が増加しています。リモートワークが増加し、オフィス外でも使用可能なツールが求められていることも背景にあります。
 
一方で、社内でグループウェアの移行を検討していても、移行に必要な具体的な作業内容がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、グループウェアを移行する際の注意点と移行先のツールの選び方を中心にご紹介します。
 
  • オンプレミス型グループウェアのコストが大きく、クラウド型への移行を検討している
  • グループウェアの移行を検討しているが、データや機能の移行ができるかわからない
  • グループウェアの選び方を把握し、自社に最適なものを新しく導入したい
という方は本記事を参考にすると、グループウェアを移行する際の注意点を把握しながら、自社に最適なグループウェアを新たに導入・運用できるようになります。


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グループウェアの移行が必要な背景とは

グループウェアの移行を検討する背景として、以下のような内容が挙げられます。
 
  • 現在使っているグループウェアの保守管理費用が高く見直したい
  • 社内における非効率な情報共有の体制を見直す動きが出てきている
  • リモートワークなど多様な働き方に対応したグループウェアを導入したい
上記のように働き方が多様化した今日において、原則社内でしか使えないオンプレミス型から時間や場所を問わず使えるクラウド型のグループウェアへの移行が進んでいます。
 
また、費用面においても保守管理費用のかからないクラウド型を導入し、情報管理にかかる費用や手間を削減しながら業務効率化を目指す動きが活発化しているのです。


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グループウェアを移行する際に気を付けるべき3つのこと

以下では、グループウェアを移行する際に気を付けるべき3つのことをご紹介します。下記の記載内容を参考にして、移行時にやるべき作業をピックアップしましょう。

移行にかかるコストを確認する

グループウェアを移行する際の注意点として、移行にかかるコストを確認することが挙げられます。
 
たとえば、オンプレミス型に保存してあるデータを移行する場合、どのくらい時間・人件費がかかるか把握しておく必要があります。また、新たなツールの導入に伴い社員へ使い方を指導する教育コストがかかる点も把握しておきましょう。
 
このように、グループウェア自体の費用面以外にもデータの移し替えや社員教育などのコストがかかるため、コストの洗い出しを行い移行に全部でどれだけのコストがかかるかを把握しておくのが重要です。

データの移行に優先順位をつける

データの移行に優先順位をつけるのも、グループウェアの移行時の注意点です。
 
すべてのデータを一斉に移行しようとすると、時間と労力がかかり新しいグループウェアをすぐに使い始められません。そのため、利用頻度の高いデータや最近編集したファイルから移行を開始し、業務に支障が出ないようにするのが重要です。
 
また、移行のタイミングでデータを整理し不要なファイルやドキュメントを削除すると、移行時の負荷が減り作業時間の短縮にもつながります。

サポートが整っているサービスを選ぶ

グループウェアの移行に際しては、サポートが整っているサービスを選ぶのが大切です。
 
グループウェアのなかには、データ移行をサポートするベンダーもいるため、データ移行の負荷を減らしたい場合はサポートの手厚いところを選ぶのがおすすめです。
 
また、移行後も不明点やトラブルが生じた際に素早く対応してくれるベンダーを選ぶと、迅速に問題を解決し業務への悪影響を最小化できます。このように、ベンターのサポートはグループウェアの運用を円滑にするには不可欠なのでチェックしておきましょう。


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新しいグループウェアを選ぶポイント5選

以下では、新しいグループウェアを選ぶポイント5選をご紹介します。5つのポイントを元に選定基準を自社で設定し、最適なグループウェアへの移行を実現させましょう。

自社に必要な機能が備わっているか確かめる

新しいグループウェアを選ぶポイントとして、自社に必要な機能が備わっているか確かめることが挙げられます。
 
グループウェアには多くの種類があるため、以前使っていたツールの機能が移行先にも搭載されているか確認するのが大切です。仮に、必要な機能が備わっていない場合は、「代替できる機能があるのか」「カスタマイズ開発可能か」を確かめておきましょう。
 
また、移行を機会に既存のグループウェアにあるが使用頻度の低い機能も明らかにしておくと、必要以上に多機能なものを選定せずに済みます。そして、無料体験プランがある場合は実際にツールを使用し、機能が想定通りに使えるか把握しておくのがおすすめです。

データの出力ができるか確認する

グループウェアの選定時には、データの出力ができるか確認するのが重要です。
 
移行時にデータを出力できないと、一からデータベースを作成しなければならず膨大な時間と手間がかかります。一方、グループウェア同士で互換性のあるものを選ぶと、データのみを新しい環境にスムーズに移し替えられます。
 
また、移行先のデータをインポートできるファイル形式を確認しておくのも重要です。たとえば、ビジネスで頻繁に使用されるExcelに対応した「CSVファイル」をインポートできれば、データを打ち直す手間がかからず円滑に移行作業が進みます。

社員が十分に使いこなせるかチェックする

社員が十分に使いこなせるかチェックするのも、グループウェアを選ぶポイントです。
 
グループウェアは、社内のコミュニケーションには不可欠なうえデータも一元管理するのdr、ITリテラシーの低い社員も含めて全員がストレスなく操作できなければなりません。具体的にはUI(見た目)がわかりやすく、複雑な機能がないことが挙げられます。
 
そのため、「Stock」のように「ITに不慣れな社員でもすぐに使い始められるツール」の導入がおすすめです。ツールを導入する際は特定の部署など少人数から使い始め、社員が十分に操作できているかチェックしましょう。

自社の予算内に収まっているか前のツールと比較する

移行先のグループウェアを選択するときは、自社の予算内に収まっているか前のツールと比較する必要があります。
 
オンプレミス型からクラウド型に移行する場合は、サーバーの管理費用がかからず運用負荷を軽減できる一方、利用人数によってコストが増加する点に注意が必要です。
 
また、「初期費用が掛かるかどうか」「追加オプションの料金が適正な値段か」など料金プランを確認し、導入・運用にかかるトータルコストを把握しておくのが重要です。
 
グループウェアは長期的な活用を前提に導入するため、予算内で安定して運用できるかを確認し、利用人数やデータ容量も導入前に見積もっておきましょう。

クラウド型かオンプレミス型を選択する

グループウェアの移行を検討する際は、クラウド型かオンプレミス型を選択しなければなりません。
 
クラウド型は、ツールのメンテナンスをベンダーに任せられるため、運用コストを低く抑えられます。加えて、時間や場所を問わずデータにアクセスできるので、リモートワーク中の社員ともスムーズにコミュニケーションが取れるのです。
 
一方、オンプレミス型は自社でツールの保守管理を行うので、カスタマイズ性が高く必要な機能を追加で開発できます。しかし、セキュリティ対策も含めてすべてを自社で完結させなければいけないため、人員や場所などリソースが多く必要です。
 
今日の多様な働き方に対応するためには、社外からのアクセスも容易にできるクラウド型を選ぶべきです。また、クラウド型のグループウェアなら導入・運用コストを安く抑えられるので、必要な業務にリソースを回せるのです。


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グループウェアの移行先に最適なツール

以下では、グループウェアの移行先に最適なツールをご紹介します。
 
従来のようなオンプレミス型のグループウェアでは、社内でしか使えずリモートワークの社員と連絡がスムーズに取れないため、円滑な情報共有ができません。一方、クラウド型のグループウェアなら時間や場所に縛られず、すぐに蓄積した情報へアクセス可能です。
 
とはいえ、多機能で複雑なグループウェアに移行してしまうと必要以上に教育コストがかさむうえ、最悪の場合、移行後の運用が頓挫する可能性もあるのです。そのため、情報共有を円滑にするには「リテラシーの低い社員でも簡単に使いこなせるグループウェア」への移行が必須です。
 
たとえば、クラウド型の「Stock」は非IT企業の社員でも説明不要で操作できるほどシンプルで、グループウェアへに必要な機能・サポートが過不足なく備わっている今注目の情報共有ツールです。
 
Stockの「ノート」に情報を書き込めば自動で共有・蓄積でき、ノートに紐づく「メッセージ」で離れた場所にいる社員ともスムーズにコミュニケーションが取れます。また、CSVのインポート機能や1営業以内のレスポンスなど、移行はもちろんその後の運用に関するサポートも充実しています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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グループウェアを移行する際の注意点と移行先のツールの選び方まとめ

これまで、グループウェアを移行する際の注意点と移行先のツールの選び方をご紹介してきました。以下がグループウェアを移行する際の注意点です。
 
  • 移行にかかる社員教育などのコストを確認する
  • データの移行に優先順位をつけ、利用頻度の高いデータから移し替える
  • 移行時の負荷を軽減させるために、サポートが整っているサービスを選ぶ
上記の注意点を踏まえても機能が複雑なツールではデータの移行に時間がかかり、社員への教育コストも必要以上にかさむため迅速に運用に乗せられません。移行後の運用ができなければ移行前よりも管理が煩雑となってしまうため、誰でも簡単に使いこなせるツールが大前提です。
 
今回ご紹介したStockは、ITに苦手意識を持つ社員でも説明不要で使えるシンプルなグループウェアであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の側面から業務効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひクラウド型グループウェアの「Stock」への移行で、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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