案件を進めるうえで重要なのは、期日までにいくつかのマイルストーン（中間目標）を設定することです。マイルストーンを設ければ適切に進捗を把握でき、遅延が発生している場合にも早い段階で対策を打てます。
一方、「マイルストーンを設置しても、どのように管理すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マイルストーンの管理に使えるテンプレート8選を中心にご紹介します。
- マイルストーンを管理できるテンプレートが欲しい
- メンバーの進捗が分からず、チームが上手く機能していない
- マイルストーンだけでは十分な進捗管理ができないので、ほかの方法も知りたい
という担当者の方が記事を参考にすれば、自社に最適なマイルストーンテンプレートを見つけられ、案件の進捗を見える化できるようになります。
マイルストーンの無料テンプレート8選
以下では、マイルストーンのテンプレート8選をご紹介します。テンプレートを活用して、個人差が出ないようにフォーマットを統一しましょう。
Word｜カレンダー形式で予定管理ができるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するカレンダー形式の無料テンプレートです。
カレンダーのメモ欄に「その日に消化すべきタスク」を記載できます。具体的には、「2週間おきに効果測定をする」などの定期的な業務を追加すれば、確認漏れを防げるのでおすすめです。
ただし、このテンプレートはメモ欄が狭くなっており、タスクやマイルストーンの詳細までは残しておけません。そのため、マイルストーンと関連情報をまとめて管理したい方は、すべての情報を一元管理できるタスク管理ツールを導入しましょう。
Excel｜マイルストーン付きタイムラインのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するマイルストーン付きタイムラインの無料テンプレートです。
マイルストーンをリストへ入力すればタイムラインに自動で反映されるので、期日を視覚的に把握できます。また、担当者と日付を入力する項目があるためプロジェクトリーダーも簡単に確認でき、遅れが発生した場合も迅速な対応が可能です。
ただし、上図のひな形には進捗を記載する項目などもあり、作成に時間がかかる点に注意が必要です。
Excel｜マイルストーンとタスクを管理するテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するマイルストーンとタスクを管理できる無料テンプレートです。
マイルストーンの日付とタスクの開始日、終了日を表に記載すると、自動でグラフが作成されます。ただし、それぞれの日付はひとつずつ入力しなければならず、作成に時間がかかる点に注意しましょう。
Excel｜プロジェクトタイムラインのテンプレート
こちらは、Smartsheetが提供するプロジェクトタイムラインのテンプレートです。
タスクとサブタスクを入力する欄があり、作業内容を具体化して正確な作業日数を見積もれます。また、遅れる可能性の高いタスクにはチェックマークを付けられるので、どのタスクにリスクがあるのかを一目で把握できます。
このテンプレートの注意点として、マイルストーンを記載する欄が設けられていないことがあります。そのため、マイルストーンの期日を管理したい場合は、案件に関するすべての情報を一元管理できる「Stock」などのタスク管理ツールを検討しましょう。
Excel｜WBSガントチャートのテンプレート
こちらは、WBSとガントチャートをセットで作成できるテンプレートです。
WBSはWork Breakdown Structureの略で、プロジェクトをタスクに分解することを指します。このフォーマットにはタスク名、工数、開始日、完了日が書き込めるようになっています。
3つの項目を埋めるだけでグラフが自動でつくられるため、ガントチャートの作成に手間がかかりません。また、土日は工数にカウントしないように設計されているので、細かな設定をする必要がない点もメリットです。
ただし、ガントチャートは作業が遅れるたびに日付を変更しなければならず、修正が負担となる点に注意が必要です。そのため、スケジュール管理の負担を軽減したい方は、管理が面倒なガントチャートではなく更新に手間がかからないツールを検討しましょう。
PowerPoint｜マイルストーンを可視化するタイムラインのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するマイルストーンを可視化するテンプレートです。
時系列が一目で分かるように設計されており、マイルストーンに到達するごとにそれまでの工程を振り返れます。横軸は四半期ごとに設定されており、一年を超える長期的なプロジェクトを進めるときにおすすめです。
ただし、このテンプレートはマイルストーン管理に特化しており、タスク管理ができない点に注意が必要です。マイルストーンとタスクをまとめて管理したい方は、すべての情報を一元管理できるタスク管理ツールを導入しましょう。
PowerPoint｜簡易的なガントチャートのテンプレート
こちらは、テンプレートBANKが発表している簡易ガントチャートのテンプレートです。
複数のマイルストーンを設置するため、プロジェクト全体を俯瞰して見られます。また、ガントチャート形式なので「早急に取り組むべきタスク」を視覚的に確認できます。
ただし、テンプレートBANKに登録しなければテンプレートを入手できないため、ダウンロードに手間がかかる点に注意しましょう。
Google スプレッドシート｜案件タイムラインのテンプレート
こちらは、Google社が提供している案件タイムラインの無料テンプレートです。
スプレッドシートの「テンプレートギャラリー」から「プロジェクトのタイムライン」を選択すれば、上図のテンプレートをダウンロードできます。案件を複数の段階に分けられるため、プロジェクトを俯瞰して振り返れる点がメリットです。
ただし、マクロが組まれているわけではないので一つひとつ入力しなければならず、運用するまでに時間がかかる点に注意しましょう。そのため、簡単に仕事を管理したい場合には、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなタスク管理ツールが最適です。
【これで解決！】最も簡単にプロジェクトを管理できるツールとは？
以下では、マイルストーンの管理と共有に最適なITツールをご紹介します。
Excelはテンプレートが利用できる反面、スマホでは使いづらいなどのデメリットもあります。一方、タスク管理ツールでマイルストーンを管理すれば、場所を問わず利用できるのでストレスを感じることがなくなるのです。
ただし、多機能で複雑なツールでは社員が使いこなせないため、チームの進捗を正確に把握できせん。そのため、「誰でも簡単に進捗を共有したり、確認したりできるツール」が必須です。
結論、これらの条件を満たすツールは、必要な機能に過不足なく、非IT企業の65歳の方でも説明なしですぐに使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockにはメンバーの進捗を把握できる「タスク」があり、絞り込みで担当者ごとに一覧で確かめられます。また、計画書や議事録をストックできる「ノート」はリアルタイムで共有でき、さらにノートには「メッセージ」が紐づいているので話題が入り乱れません。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
マイルストーンの無料テンプレート8選まとめ
これまで、マイルストーンのテンプレート8選を中心にご紹介しました。
ExcelやPowerPointであれば、テンプレートがあるのですぐにマイルストーンを管理できます。しかし、メンバーに共有するには毎回メールをつくってファイルを添付しなければならないので、面倒なうえ管理が複雑になるのです。
一方、マイルストーンを含むあらゆる情報をすぐに共有できるタスク管理ツールであれば、これまでの煩わしい手間は一切かかりません。また、案件に関する情報はすべて一元管理できるため、パソコンのなかを何分も探すことがなくなります。
結論、プロジェクト管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報をストックでき、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。Stockは業界・業種を問わず150,000社以上に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマイルストーンを含むスケジュール全体を管理して、情報共有のストレスを解消しましょう。
