報告書やレポートなどの書類を紙で管理する場合、多くの保管スペースをとってしまったり、必要な書類がなかなか見つからず提出が遅くなってしまったりといったデメリットが発生します。
 
また、印刷コストや書類を完全に紛失してしまうリスクも、紙ベースの書類を作成・管理する際に懸念される部分です。したがって、必要以上のコストやリスクを発生させないためにも、報告書やレポートの電子化が不可欠になるのです。
 
そこで、この記事では報告書やレポートを電子化して管理すべき理由と、電子化に向けての具体的な方法についてご紹介していきます。
 
  • 紙媒体の書類の作成・管理によってかかる時間や費用を抑えたい
  • 書類の煩雑な処理作業から脱却し、他の業務に充てる時間を増やしたい
  • 社内に書類の電子化を浸透させ、業務効率の改善を目指したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ書類を電子化して管理するべきなのかがわかり、報告書の作成や管理をはじめとした社内業務の効率化を進められるようになります。


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報告書の電子化とは

報告書の電子化とは、紙媒体で行われている報告書業務をデジタルデータへと移行することです。ペーパーレスによって保管スペースの確保や、データ整理によりスムーズに目的の報告書を見つけられるなど、多くのメリットを享受できるようになります。
 
また、電子化されていれば書類の記載内容に誤りがあった場合でも、ゼロからの書き直しや印刷のし直しをする必要がなくなったり、管理や提出の際の汚れや破損の心配がなくなったりするなど、あらゆる面での負担が軽減されることになるのです。
 
したがって、報告書の電子化は書類業務に関するメリットが多く、修正や管理などの作業を簡略化できることから、効率化の側面で欠かせないものであるといえます。
 
関連記事: 【無料あり】共有可能なクラウド型の報告書作成ツールおすすめ8選!


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報告書の電子化をすべき理由

以下では、報告書の電子化をすべき理由として重要なポイントについてご紹介します。
 
作成や管理にあたっての紙媒体での書類作業を削減するために、電子化にはどのような優れた点があるのかを確認しましょう。

紙媒体での管理が不要になる

電子化への移行によって、紙媒体での書類管理が不要になります。そのため、以下のコストが削減可能です。
 
  • 保管スペースを確保しなければならない管理費
  • 報告書の資料印刷にかかる印刷・紙の費用
  • 保管場所への輸送に関わる輸送費
また、報告書の管理に必要なツールはデータ整理機能が備わったものも多く、この機能を活用すると格納した報告書を簡単に管理できるようになります。そして、データ化した書類のファイル名や保管場所をあらかじめ決めておくと、誰が見ても一目で管理場所がわかり、必要な書類を探す時間を短縮します。
 
ほかにも、ツールによっては「検索機能」があり、キーワードを入力するだけで大量のデータから瞬時に該当の情報を見つけ出せます。このように紙媒体でできなかった効率的な管理が、電子化によってできるようになるのです。

時間や場所を問わずアクセス可能

電子化への移行により、PCやタブレット、スマートフォンなどのマルチデバイスから報告書を作成できるようになるため、時間や場所を問わずにアクセス可能です。
 
たとえば、遠方の出張先で報告書を作成するような場合でも、デバイスとネットワーク環境さえあれば作成可能なうえ、郵送などに時間がかかる心配も、データの送信で済むため解消されます。
 
そのため、テレワークをはじめとした時間や場所にとらわれない働き方への柔軟な対応ができ、書類の閲覧や修正のためだけに出社したり、帰社したりする必要がなくなるのです。

効率的な報告書作成の実現

効率的な報告書作成を実現するためには、報告書作成ツールやテンプレートの使用が不可欠です。
 
たとえば、営業利益などの数値情報を入力するシーンでは、データの集計や名称の入力といった複数にわたる作業が必要になるため、紙媒体では作成や修正などに時間がかかってしまう傾向があります。
 
しかし、報告書がツールによって電子化していれば、報告書の形態に合わせて素早く編集が可能です。紙と比較して、フォーマットや項目が柔軟に変更できる点や情報共有のスピード感を考慮すると、紙での運用よりも効率的な「ITツール」が必須であることがわかります。


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報告書を電子化するたったひとつの方法

報告書を電子化する方法としては、ITツールの導入・運用の一択です。
 
WordやExcelで報告書を作成し、メールで共有する手段もあります。しかし、定型文の設定やCCなどの設定が面倒なうえ、一度送信したメールは基本的には取り消せません。
 
また、報告書は作成し共有しただけで終わりではなく、報告書に記載された内容は社内のノウハウとして活きる可能性があります。そのため、いつでも振り返りができるように保管される必要があります。
 
このような紙をベースにした情報管理は全社の負担が増えるだけです。しかし、報告書作成ツールなどのITツールを活用すれば、報告書の情報管理・共有の効率化を基点として全社でIT化が進められるのはもちろん、情報資産の管理も正しくできるようになるのです


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電子化した報告書を最も簡単に管理できるツール

ここからは、電子化した報告書を最も簡単に管理できるツールをご紹介します。
 
報告書の電子化にあたり「いつか使う機能がある」「多機能だと色々な業務に活かせる」と、機能性に富んでいることのみを選定基準にするのはおすすめできません。
 
ツールの多機能性に必ずしも社員全員の理解が及ぶわけではなく、複雑な操作性が原因でかえって業務に支障をきたす可能性が高くなるからです。つまり、ITツールの選定時にはいかに社員がストレスなく使いこなせるかに重点を置く必要があるのです。
 
したがって、報告書の作成から管理までを「誰でも」できる状態にしておかなければ、報告書を基点とした業務効率化が全社で実現しません。そのため、65歳以上の社員でもストレスなく扱えるほど、シンプルに報告書の作成・管理ができる「Stock」のようなツールを使いましょう。
 
Stockの「ノート」で報告書を作成すればチーム内の任意のメンバーへ共有できるので、ファイル共有にかかる「面倒」を解消します。また、「フォルダ」を使って取引先や報告内容ごとに簡単にジャンル分けをしながら、誰でも簡単に報告書の管理が可能です。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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報告書を電子化しなければならない理由のまとめ

これまで、報告書を電子化すべき理由や電子化への具体的な方法、おすすめのツールをご紹介してきました。
 
報告書の電子化により、紙媒体で発生していたコストや作業時間が削減できるほか、ITツールの導入・運用を行うことで報告書の作成・管理に特化した機能を活用しながら、報告書業務の効率化が図れます。
 
しかし、選択したツールが多機能な場合は管理者のみしか使えずに、現場の社員が使わずコストばかりがかかってしまうという状態に陥ってしまうのです。結果として、報告書業務はもちろん、ほかの業務の停滞も招くことになります。
 
そのため、社内の電子化へのストレスをなくすためにも、ツールの「扱いやすさ」は必ずチェックしましょう。今回ご紹介した「Stock」は非IT企業でも即日で使いこなせるほど扱いやすく、シンプルな管理ツールなので、ストレスフリーな報告書業務に最適です。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して報告書の電子化を進め、煩雑な報告書管理を解消しましょう。
 
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