今日では多種多様な情報管理ツールが存在しますが、なかでも複数の機能を集約したオールインワンの「Notion(ノーション)」を導入する企業や個人が増えています。
 
一方、Notionの導入を検討しているものの「自社にマッチしているツールなのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Notionの使い方から機能、口コミ、料金プランを中心にご紹介します。
 
  • Notionの導入を検討しているが、自社での利用イメージがわかない
  • メンバーがNotionを使いこなせるか不安
  • Notionは有名だが、実際にどのような使い方ができるかが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Notionの概要や使い方が分かり、自社にマッチしているかが判断できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notionとは

Notionのトップページ
引用(以下含む):https://www.notion.so/ja-jp
 
Notionはドキュメント作成や社内Wiki、タスク管理などのさまざまな業務に対応する「多機能ツール」です。そのため、規模や業界を問わず幅広い企業で導入されています。
 
Notionと外部ツールを連携すれば、さらに幅広い業務に対応することもできます。もちろん、Notionはマルチデバイス対応なので、スマホやタブレットからも情報を閲覧でき、WindowsやMacからはChromeなどのブラウザもしくはアプリでも利用可能です。
 
さらに、Notionにはあとから参照したいWebページを保存する「Webクリッパー機能」があります。Webクリッパー機能を上手く活用すれば、必要なときに必要な記事やSNS投稿の振り返りができるのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notionの代表的な活用事例

Notionを導入する企業が増えていますが、自社で運用するかは「Notionがどのような業務で利用されているか」を理解してから判断しましょう。そこで以下では、Notionが活用される主な3つの業務をご紹介します。

ドキュメント作成

Notionを利用すれば仕事のドキュメントを作成できます。
 
テキストだけでなく画像やファイルなども保存できるため、簡単なメモだけでなくマニュアルや議事録などのあらゆる情報の管理が可能です。また、ドキュメントはNotion独自のページリンクで紐づけたり、タグを利用したりして整理整頓ができます。
 
さらに、ドキュメントは社内だけではなくインターネット上に公開でき、Webサイトとしての運用も可能です。

社内wiki

社内情報を一か所にまとめる「社内wiki」もNotionで作成できます。
 
一般的な社内wikiはフォルダで階層(親フォルダの中に複数の子フォルダがある構造)をつくりますが、Notionではページ内にページを埋め込んで情報を管理します。
 
たとえば、すべてのマニュアルを一元管理したい場合には、「社内マニュアル一覧」というページの中に「〇〇のマニュアル」「△△のマニュアル」と業務ごとのマニュアルページを作成するイメージです。
 
以上のように、Notionではあらゆる情報を体系的に整理できるため、社内wikiのように情報をまとめるのに適しています。ただし、ページが増えると目的のページが見つからない可能性もあるので注意しましょう。

タスク管理(ToDo管理)

Notionには豊富なビュー機能があるため、タスク管理(Todo管理)ができます。
 
ビュー機能とは「情報の”見え方”を変えることで閲覧しやすくする機能」のことです。Notionにはボードやカレンダー、ギャラリーなどの計6種類のビューがあります。
 
たとえば、ボードビューでは「タスクが記載されたカード」をドラッグ&ドロップできるため、進捗度合いを示す「未着手」「対応中」「完了」の間を移動させて進捗管理することも可能です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notionの基本構成を解説

Notionの基本画面は以下の通りです。
 
  • <Notionの基本画面(全体)>
  • Notionの基本画面
    • サイドバー
    • ページを切り替えたり、目的のページを探したりする際に使います。内容に関わらない設定などは、基本的にサイドバーから実行します。
       
    • ページ
    • 画面の右側は実際に情報を書き込む「ページ」です。また、ページの右上から共有をしたり、コメントを残したりもできます。
  • <Notionの基本画面(詳細)>
  • Notionの基本構成
    • チームスペース
    • チームごとにページをまとめられる機能です。3つのアクセス権限があります。
       
    • プライベート
    • プライベートに作成したページは、ほかの社員は閲覧することができません。
       
    • ブロック
    • ブロックはコンテンツのまとまりのことです。たとえば、画像1枚やファイル1つが1ブロックとして数えられます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

8ステップで完了!Notionの使い方

以下では、Notionの使い方をご紹介します。あらゆる業務で応用するためには、まずは基本的な使い方をマスターしなければならないため必読です。

使い方1|アカウントを作成する

アカウントを作成する画面
はじめに、こちらのサイトからNotionのアカウントを作成しましょう。
 
勤務先のメールアドレスで作成する場合には上側から枠から、GoogleアカウントもしくはAppleアカウントで作成する場合には下側の枠から設定を進めます。

使い方2|ログインする

Notionにログインする画面
すでにアカウントを持っている場合は、こちらのサイトからNotionのアカウントにログインしましょう。
 
GoogleアカウントもしくはAppleアカウントで作成する場合には上側の枠から、勤務先のメールアドレスで作成する場合には下側から枠からログインします。ログインが完了すれば、Notionの基本画面が表示されます。

使い方3|日本語表記に変更する

はじめに、Notionが英語表記になっている場合には、日本語表記にしましょう。まずは、画面左上の[Settings & Members]をクリックします。
 
Notionの設定ボタン
次に、以下の3ステップで設定を進めます。
 
  1. [Language & region]をクリックする
  2. 言語選択のタブをクリックする
  3. [日本語(Japanese)]をクリックする
Notionを日本語表記にする手順
以上の操作で、Notionの表示はすべて日本語になりました。Notion独自の用語もあるので普段から使う言語に設定しましょう。

使い方4|新しいページを作成する

次に、Notionに新しいページを作成しましょう。
 
新しいページはチームスペース(もしくはプライベート)に表示されている[+]をクリックすることで表示されます。
 
Notionに新しいページを追加する Notionの新規ページ
以上の操作で新規ページが表示され、情報を保存する準備が整います。

使い方5|アイコンやカバーを設定する

次に、何のページかを瞬時に見分けるためにアイコンやカバーを設定しましょう。
 
アイコンは編集画面上部の[アイコンを追加]から、カバーは[カバー画像を追加]から設定します。
 
Notionのアイコンやカバーを変更する方法 アイコンやカバーを設定したページ
設定が完了すると上図のようなページとなり、どのような情報が記載されているかが瞬時に判断できます。

使い方6|ページを編集する

次に、実際にページを編集しましょう。
 
たとえば、今回は議事録のページを例にしているので、会議に必要な情報を以下のように記載しました。
Notionのページのイメージ

使い方7|テキストを装飾する

次に、記載したテキストを装飾して見やすいページにします。
 
はじめに、編集したいブロックに表示される[⋮⋮]をクリックし、メニューを開きます。
 
Notionのテキスト装飾の設定方法
そして、[ブロックタイプの変換]をクリックすると、装飾の選択肢が表示されます。今回は、大きな見出しを作成したいので「見出し1」を選択します。
 
Notionのブロックタイプの一覧 Notionっでブロックタイプを変換した見出しのイメージ
以上で、上記のように<会議議事録>が大きな見出しとして装飾されます。見出しのほかにも箇条書きリストや番号付きリスト、引用などさまざまな装飾ができます。

使い方8|ページリンクを挿入する

最後に、ページ内にページリンクを挿入する方法をご紹介します。まずは、新しいブロックを選択した際に表示される[+]をクリックします。
 
Notionでページリンクを作成する手順 ページを選択する
次に、上図のように[ページ]が表示されるので選択します。
 
子ページの作成画面
新しいページの作成画面が表示されるので、 元ページに埋め込みをしたいページを作成しましょう。今回は「議事録の詳細」ページを作成しました。
 
別ページが埋め込まれた親ページ
結果、上図のように「会議議事録」のページに「議事録の詳細」ページが埋め込まれて、クリックするけで移動できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notionのプラン比較表

以下は、Notionのプラン比較表です。プランごとに利用できる機能や容量、セキュリティなどが異なるので、実際に導入する前に入念に確かめましょう。
 
パーソナル パーソナルPro チーム エンタープライズ
料金
無料
1ユーザあたり$5/月(月払い)
1ユーザあたり$10/月(月払い)
要問い合わせ
ゲスト数
5人まで
無制限
無制限
無制限
アップロード上限
5MB
無制限
無制限
無制限
バージョン履歴
なし
30日間
30日間
無制限
同時編集の可否
×
×
アクセス権設定
×
×
管理者向け設定・権限グループ設定
×
×
高度なセキュリティ設定
×
×
×
シングルサインオン
×
×
×
PDF一括出力
×
×
×
シングルサインオン
×
×
×
各種サポート
なし
優先サポートのみ
優先サポートのみ
専任のサクセスマネージャー、カスタム契約と請求、新機能への早期アクセス
 
ビジネス利用する場合には情報漏洩などの防止するためにも、とくにセキュリティ対策が十分にとれるプランを選択する必要があります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notionの口コミ・評判

以下では、Notionの「良い口コミ・評判」と「悪い口コミ・評判」をご紹介します。実際にNotionを利用したことがあるユーザーが回答しているので、導入の参考になります。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判はすべてITreview>Notionより引用しています。

Notionの良い口コミ・評判

以下では、Notionの良い口コミと評判をご紹介します。データベース機能をもとに情報をさまざまな形式で管理することが評価されており、あらゆる業務に対応できるという点をメリットとしているユーザーが多いです。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/07)
 
このツールの最大のメリットは、簡単なウェブサイトだったらこのツールで直接作れるという点です。
そして、メモアプリとしてもかなり優れたジャンル分けもできるのでとてもおすすめのツールとなっております。
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/06)
 
議事録、マニュアルなど書くことが定着していない企業は検討すべきツールだと思います。使い始めは慣れが必要となりますが、一度身に付けばかなり早く文書作成が可能です。
階層表記やトグルなど、ショートカットがあるため、早く読みやすくが実現できます。共有機能も優れているので、他社とのコミニュケーションも楽になりました。
非公開ユーザー(投稿日:2022/09/26)
 
スラッシュコマンドからの多様で直感的に使いやすい各種機能、強力だがビューの作成やプロパティ追加等が簡単なデータベース機能、プログラマにはおなじみのマークダウン記法、シンプルな権限の承継機能、などとても使いやすい。
また、UI/UXが工夫されており、情報を入れ込んだり共有するのが楽しく、生産性高く業務に取り組めるようになったと感じる。
非公開ユーザー(投稿日:2022/09/06)
 
メモ帳、文書管理、ナレッジベース、タスク管理と様々な使い方ができることが一番の魅力だと思います。
クラウドサービスなので同時編集に対応している事や、データベース化もできるので、自分たちの使いたいように自由にページを作成することができ、とても自由度が高いのも良い点だと思います。
あとは、モバイルアプリがあり、そちらとデータが同期できるのも魅力的です。
非公開ユーザー(投稿日:2022/8/28)
 
カスタマイズ性がとても高いので、自分の好きなようにメモをしていくことができる。カレンダー表示やカンバン表示など表示形式まで自由度が高いので嬉しい。

Notionの悪い口コミ・評判

以下では、Notionの悪い口コミと評判をご紹介します。多くのユーザーに共通したのが「情報が探しづらく、閲覧しにくい」「機能が多すぎて使いこなすのが難しい」ということです。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/09/30)
 
アプリの起動にやや時間がかかる印象。
Notionで管理するような情報は、仕事の効率を妨げないように素早くアクセスしたいニーズが高いため、アプリの起動速度(アクセス速度)は重要なポイントとなる。
非公開ユーザー(投稿日:2022/09/26)
 
ブロックを選択するだけで、簡単にレイアウトを変えられる点は便利かと思いますが、デフォルトで表示されていない機能を使うには自身で /〜 と入力する必要があるので、応用的に使える人とそうでない人が出てくると思います。
非公開ユーザー(投稿日:2022/08/30)
 
Notionのデータベース機能のひとつである「テーブル」機能がどうしてもスマホでは使用しづらいのだけが改善してほしいポイント。
また、関数がスプレッドシートやExcelとは全然違うタイプの数式を利用しているため、Notionで関数を使おうとすると慣れるまでは少し苦労する。
非公開ユーザー(投稿日:2022/8/29)
 
・使い方が無限すぎて使いこなせない
・まだまだ英語が多いので日本語の案内が豊富に欲しい
・今まではこう使っていたがNotionではこう使える…みたいな案内が欲しい
非公開ユーザー(投稿日:2022/08/28)
 
カスタマイズ性が高いことから仕方ないのかもしれないが、最初操作方法がわかりづらい。どのようにページを作っていけば良いのかわからない。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【必見】非IT企業でも簡単に使いこなせる代替ツール

以下では、Notionよりも簡単に使いこなせる代替ツールをご紹介します。
 
Notionはドキュメントや社内Wiki、タスク管理ができる便利なツールですが、一方で「多機能ゆえに使いこなすのが難しい」という課題があります。実際に、今回ご紹介した利用ユーザーの口コミは「機能は豊富だが、理解に時間がかかる」という声が多数です。
 
つまり、Notionなどの多機能ツールは高いITリテラシーが求められるため、とくに非IT企業では導入後に使われなくなる可能性があります。誰も使いこなせないツールを導入すると、業務の邪魔になるだけでなく、コストも無駄にかかってしまうので避けましょう。
 
結論、ドキュメント作成や社内wiki、タスク管理まで対応できる代替ツールは、非IT企業の65歳でも導入初日からすぐに操作できるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockは簡単に情報を残せるので、わざわざWordやExcelファイルを管理する必要がなくなります。また、Notionには共有リンクがあり不特定多数に情報漏洩する危険がありますが、Stockは許可されたメンバーしかアクセスできないため安心です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notinonの8つの機能・できること

Notionはさまざまな機能を搭載する多機能ツールですが、頻繁に利用される機能は以下の8つです。「どのシーンで機能を活用すれば、仕事がスムーズに進むのか」をイメージしましょう。

(1)テーブル

Notionのテーブルビュー
Notion上の情報をテーブルビューに変更すれば、上記のように表示されます。
 
テーブルビューは行と列で情報をまとめる形式で、使用感がエクセスに近いのが特徴です。テーブルビューは全体像を一目で把握できるのがメリットです。

(2)ボード

Notionのボードビュー
Notion上の情報をボードビューに変更すれば、上記のように表示されます。
 
ボードビューはドラッグ&ドロップでカード(ブロック)を移動できるのが特徴です。カンバン方式でタスク管理をするのに重宝します。

(3)タイムライン

Notionのタイムラインビュー
Notion上の情報をタイムラインビューに変更すれば、上記のように表示されます。
 
タイムラインビューがあれば、プロジェクトの進捗管理で利用される「ガントチャート」を作成できます。タイムラインビュー自体にも1日単位や週単位、月単位などさまざまな表示形式があります。

(4)カレンダー

Notionのカレンダービュー
Notion上の情報をカレンダービューに変更すれば、上記のように表示されます。
 
期日を設定することでカレンダーに予定が追加されます。また、カレンダーの日付から直感的に予定を作成することもできます。

(5)リスト

Notionのリストビュー
Notion上の情報をリストビューに変更すれば、上記のように表示されます。
 
リストビューには必要最低限の情報のみが表示されるので、情報をシンプルにまとめたい場合に有効です。それぞれのリストをクリックすれば詳細情報を確認できます。

(6)ギャラリー

Notionのギャラリービュー
Notion上の情報をギャラリービューに変更すれば、上記のように表示されます。
 
ギャラリービューは画像ファイルを強調して表示できるので、ビジュアルで判別可能な情報をまとめるのに適しています。新しいページを追加したい場合には[+ 新規]をクリックして、必要な情報を入力するだけです。

(7)テンプレート

Notionのテンプレート一覧
Notionにはテンプレートが登録されています。
 
テンプレートを利用すれば一からページを作成する必要がないため、面倒な作業が一気に解消されるのです。たとえば、デザインやエンジニアリング、マーケティングなどの職種別にいくつかのテンプレートが用意されています。

(8)スラッシュコマンド

Nitionではスラッシュ(/)のコマンドを活用して、ブロックの種類を瞬時に指定することができます。以下は、Notionのなかでも代表的なスラッシュコマンドの一覧表です。
 
スラッシュコマンド 効果
/text
新しいテキスト用のブロックが作成できる
/page
新しいページが作成できる
/bullet
箇条書きが作成できる
/todo
ToDoリストが作成できる
/h1(/#)
大きな見出しを作成できる
/h2(/##)
中程度の見出しを作成できる
/h3(/###)
小さな見出しを作成できる
/link
ほかページに飛ぶリンクを作成できる
/emoji
絵文字を選択する画面が表示される
/imag
画像をアップロードしたり、埋め込みをしたりする
 
スラッシュコマンドは一度覚えてしまえば便利な機能ですが、ITに詳しくない人にとっては難解な応用機能となっています。

(9)インポート

Notionのインポート機能
Notion以外のツールで管理している情報を、Notionにまとめられるのがインポート機能です。
 
インポートできる外部ツールとしてはEvernoteやTrello、Wordなどが挙げられます。社内情報がいたる場所に分散している場合に重宝します。

(10)外部共有

Notionの外部共有機能
Notionで作成したページは社員だけでなく、外部へ向けて共有できます。
 
Notionはインターネット上でページを公開する「公開リンク」を発行できます。公開リンクを知っている人であれば誰でもアクセスができ、設定によっては編集やコメント、複製も可能です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Notionの便利な使い方・機能・口コミまとめ

ここまでNotionの機能や使い方、実際の口コミ・評判、代替ツールまで網羅的にご紹介しました。
 
Notionは、日本語に対応し始めたことからも利用者が増加傾向にあります。一方、「有名だから」「他の企業も導入しているから」という理由だけで、自社の社員が使いこなせないリスクを無視し、Notionのような多機能ツールを導入するのはリスクです。
 
そこで、今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」のような非IT企業向けに設計され、説明なしで使えるほどシンプルなツールを導入しましょう。Stockはその使いやすさが評価され、現在では非IT企業を含む120,000社以上の導入実績を誇ります。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内外の情報を一元管理し、ビジネスを加速させましょう。
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。