日々の業務活動を上長やメンバーに報告する資料には「日報」や「週報」が挙げられます。両者ともに活用方法によっては単なる報告書ではなく、特定の業務リスクや社員のステータスを客観的に把握可能な、ナレッジの蓄積に貢献する重要な書類です。
 
なかでも、週報は一週間の区切りで社員の動きが確認できるので、「日報より流れがわかりやすい」というメリットがある一方、作成が面倒というデメリットがあります。このデメリットを解消するのが「テンプレート」ですが、自社で統一させるためにどんなテンプレートが一番使いやすいのか悩む担当者も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、種類別に使えるおすすめのテンプレート5選やテンプレートを使うべき本当の理由を中心に解説していきます。
 
  • 作成する時間がないので、素早く利用できるテンプレートが欲しい
  • テンプレートの数が多すぎてどれがマッチしているのかわからない
  • テンプレートを使うのはもちろん、情報共有も素早くできるとなお良い
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートがわかり、週報の作成から共有までを効率化できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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テンプレートの利用はもちろん共有まで効率化するには

週報はExcelのテンプレートを使うことで作成時間の削減ができる一方、管理フローが整備されていなければ共有時に「社員からの週報のファイルが散乱する」というリスクがあります。そのため、週報のテンプレートの導入はもちろんですが、導入後の管理方法も考える必要があります。
 
とくに、アナログな紙の管理や更新するごとにファイルの数が増えるようなExcelの管理では、紙やファイルを「探す」という時間が発生します。結果として週報の提出が形骸化して活用されず、「無駄な」日報となってしまうのです。
 
この状況を解決し、週報を生きたものとするためには「テンプレートが活用できるITツール」が必須です。しかし、ITツールは複雑で多機能なものも多いので、「週報の活用」「情報の蓄積」だけでもできるシンプルなツールが求められます。
 
結論、利用すべきツールは非IT企業向けに設計され、誰でも即日で活用できる「Stock」のようなツールが必須です。Stockは作成した週報を管理・共有が簡単にできるうえ、Stock内で「テンプレート」の作成も可能です。

週報のテンプレートの作成から管理もできるツール:Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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すぐに使える週報のテンプレート5選

以下では、Excel、スプレッドシートですぐに使える週報のテンプレートを種類別に5つご紹介します。

汎用的に使える週報テンプレート

汎用的な週報の画像

こちらは、業界・業種問わず汎用的に使える週報のテンプレートです。期間には特定の1週間を入力し、目標とタスクが一目でわかります。
 
業務内容には想定される業務内容を記入、報告内容には業務上の問題点などを記入します。最後に今週の反省として振り返りができるので、この週報1枚でPDCAサイクルが回せる仕様となっています。
 

エンジニア向けの週報テンプレート

エンジニア向け週報の画像

こちらは上記汎用的なテンプレートと似ていますが、どんな業務を行いどこまで完了したのかがわかるように、業務の内容を中心とした週報となっています。
 
そのため、進捗や問題点を振り返る際にも業務ごとにチェックしていけば良いので、「ある機能の実装や開発までどれくらいの工数がかかりそうか」が重要となるエンジニアの人にとって扱いやすい週報です。
 

営業職向けの週報テンプレート

営業職向け週報の画像

こちらは日付や業務内容を、箇条書きでわかりやすく構造化して記載できる週報のテンプレートになります。
 
「業務内容」と「成果・報告事項」の大見出しに紐づいた形で「成果」「今後の目標」「来週の予定」が一目でわかります。上から順番に見ていくだけで流れがわかるので、シンプルに営業職の活動を管理したい担当者・チームに向いていると言えます。
 

一週間の予定が一覧で把握可能な週報テンプレート

一覧で把握可能な週報の画像

こちらは週の活動が一覧で把握できるテンプレートになります。週ごとに社員の活動が確認できるうえ、そのまま月報としても活用できるような仕様となっています。
 
業務内容や所感の入力項目はほかのテンプレートと同じですが、週報の確認者のコメントを記載できます。そのため、新入社員・中途社員を始めとした教育にも活用できる週報です。
 

シンプルな週報テンプレート

シンプルな週報の画像

こちらは見た目も記載内容もシンプルなテンプレートです。「今週の目標」から「今週の反省」まで、最低限の記載内容だけであってもこのテンプレートで週の振り返りが完結する仕様となっています。
 
また、万が一紙で管理する場合であっても、色付けがされていない点でインク代がかからないという副次的効果も見込めます。
 


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週報にテンプレートを使うべきたった1つの理由

週報にテンプレートを使うべき一番の理由は、週報にかかる時間を削減しながらナレッジを蓄積し、他業務に時間を割けるからです。
 
具体的には、週報の型を作成する時間を削減できるのはもちろん、すでに項目が記載されているので、執筆者が「何を書けば良いのかわからず時間を取られてしまう」というケースを防止できます。
 
そして、テンプレートによりメンバーの活動報告を統一できるので、管理者にとっても見るべきポイントが明確となります。そのため、日誌のように無作為に綴られているよりも内容を把握しやすくなります。このようにテンプレートは作成者・管理者の両者にとってメリットがあることがわかります。
 
また、業務で得た気づきや問題点などはテンプレートの特記事項に記載するようルール化しておけば、現場のナレッジを無駄なく蓄積できるのでおすすめです。


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週報のテンプレートまとめ

ここまで、週報におすすめのテンプレートやテンプレートを使うべき理由、さらなる業務効率化に貢献する管理ツールまでをご紹介しました。
 
週報もテンプレートを活用すればあらゆる時間を削減できるうえ、リスクの軽減やナレッジ蓄積もできる優れた手法です。しかし、ご紹介したテンプレートは使うだけでは意味をなさず、作成からその後の管理までが適切に行われていなければ十分な週報の効果が得られません。
 
とくに、週報は作成者による一方通行の情報共有だけではなく、管理者のフィードバックも必要となります。すなわち双方向の「情報共有」がポイントなのです。円滑な情報共有を実現するにはツールの活用が必須ですが、週報をファイル化してチャットツールで共有するだけでは情報が流れてしまいます。
 
ご紹介したStockは、社内のITリテラシーを問わず情報管理が簡単にできる情報共有ツールであり、その機能が定評であることからも100,000社以上の導入実績を誇ります。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で週報のテンプレートを一括で管理し、無駄のない情報共有を実現しましょう。