日々の業務活動を上長やメンバーに報告する資料に「週報」が挙げられます。週報は単なる報告書ではなく、一週間の区切りで特定の業務におけるリスクや社員のステータスを客観的に把握でき、ナレッジの蓄積にも貢献する重要な書類です。
一方、週報は「日報よりも作成が面倒」なデメリットがあります。そこで、テンプレートを使うと作成にかかる手間を省けますが、自社で統一させるためにどのようなテンプレートを採用するか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報の作成ポイントやおすすめのテンプレート5選を中心に解説します。
- 自社に適したテンプレートを採用し、週報の作成を効率化したい
- 業務内容が上司に正しく伝わるポイントを押さえた週報を作成したい
- 週報の共有や管理にかかる手間もなくし、週報を適切に活用できる環境を構築したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが選べるうえ、情報が正しく伝わりやすい週報を簡単に作成できるようになります。
目次
週報作成時に押さえるべき3つのポイント
ここからは、週報作成時に押さえるべきポイントを3点紹介します。以下のポイントが押さえられていない週報では、上司と適切に業務情報を共有できないため注意しましょう。
具体的に記入する
週報作成時のポイント1つ目は、具体的に記入することです。
週報は自身の業務の振り返りだけでなく、上司が部下の状況を確認するためにも必要な書類です。そのため、5W1Hを意識しながら記載し、上司が状況をすぐに把握できるようにしましょう。
また、販売数などは数字を使って定量的に記入すると課題が発見しやすくなります。
ただし、具体的に記入していても、文章が長くなりすぎる事態は回避しなければなりません。文章が長いと、確認する側は読みづらさを感じるうえに要点を把握しづらくなってしまうので、箇条書きを利用しながらわかりやすく書くこともポイントです。
気づきや問題点を記入する
週報作成時のポイント2つ目は、気づきや問題点を記入することです。
成果に対しての気づき・問題点を記入すれば、長期的な目標や業務計画が立てやすくなります。また、問題点に対する改善策も併せて記入しておけば、計画をより明確にできるのです。
このように、長期的な目標や計画を達成するためにも週報への「気づきや問題点の記入」が重要です。ただし、記入するだけではなく、上司からのフィードバックをもとに計画の内容を都度ブラッシュアップしなければなりません。
提出前にチェックする
週報作成時のポイント3つ目は、提出前にチェックすることです。
とくに、忙しいなかで作成した場合には、誤字・脱字やわかりにくい表現に気付かないまま提出してしまう可能性があります。情報に抜け漏れがあると、提出後に再度修正しなくてはならないため、提出前に自身で必ずチェックするようにしましょう。
なかでも、数値や固有名詞は情報をより詳細に伝えるために重要な情報です。具体的には、「大文字小文字の区別」「数字の桁数間違い」など、正確に記載されているか入念に確認することが重要です。
週報にテンプレートを使うべきたった1つの理由
週報にテンプレートを使うべき理由は、週報作成にかかる時間を削減し、他業務に時間を割けるからです。
具体的には、週報の型を作成する時間を削減できることはもちろん、すでに項目が記載されているので、執筆者が「何を書けば良いのかわからず時間を取られる」ケースを防止できます。
そして、テンプレートによりメンバーの活動報告を統一できるので、管理者にとっても見るべきポイントが明確となります。そのため、日誌のように無作為に綴られているよりも内容を把握しやすくなります。このように、テンプレートは作成者・管理者の両者にとってメリットがあるのです。
また、業務で得た気づきや問題点は、テンプレートの特記事項に記載するようにルール化しておくと、現場のナレッジを無駄なく蓄積できるのでおすすめです。
【すぐ使える】週報におすすめのExcelテンプレート5選
以下では、Excelですぐに使える週報のテンプレートを種類別に5つご紹介します。自社に適したテンプレートを採用し、情報に抜け漏れのない週報を効率よく作成できるようにしましょう。
汎用的に使える週報テンプレート
こちらは、業種問わず汎用的に使える週報のテンプレートです。期間には特定の1週間をフォーマットへ入力するので、目標とタスクが一目でわかります。
業務内容には想定される業務内容を記入、備考欄には業務上の気づきや問題点を記入します。さらに、今週の反省として一週間の振り返りができるので、週報だけでPDCAサイクルが回せる仕様となっています。
エンジニア向けの週報テンプレート
こちらは、どのような業務を行いどこまで完了したかがわかる、業務内容を中心とした週報となっています。
進捗や問題点を振り返る際にも、業務ごとにチェックしていけば良いので「ある機能の実装や開発までどれくらいの工数がかかりそうか」が重要となるエンジニアの人にとって扱いやすい週報です。
営業職向けの週報テンプレート
こちらは、日付や業務内容を箇条書きでわかりやすく構造化して記載できる週報のテンプレートになります。
業務内容や進捗率などの情報を箇条書き形式で記載すれば、一週間に行った業務を一目で簡単に把握できます。そのため、シンプルに営業職の活動を管理したい担当者・チームに向いていると言えます。
一週間の予定が一覧で把握可能な週報テンプレート
こちらは、週の活動が一覧で把握できるテンプレートになります。週ごとに社員の活動が確認できるうえ、そのまま月報のフォーマットとしても活用できるような仕様となっています。
業務内容や所感の入力項目はほかのテンプレートと同じですが、週報の確認者のコメントを記載できます。そのため、新入社員・中途社員の教育にも活用できる週報です。
シンプルな週報テンプレート
こちらは、見た目も記載内容もシンプルなテンプレートです。「今週の目標」から「今週の反省」まで、最低限の記載内容だけで週の振り返りが完結する仕様となっています。
また、万が一紙で管理する場合であっても、色付けがされていない点でインク代がかからないという副次的効果も見込めます。
【非IT企業向け】週報の共有に役立つおすすめのツール
以下では、作成した週報を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。
週報はテンプレートを使うことで作成時間を削減できる一方、管理フローが整備されていなければ共有時に「社員からの週報ファイルが散乱する」リスクがあります。そのため、週報のテンプレートの導入だけでなく、導入後の管理手法も整備しなければなりません。
とくに、更新するごとにファイルの数が増えるExcelの管理では、印刷した紙やファイルを「探す」無駄な時間が発生します。そこで、「共有・管理における手間を省けるITツール」を導入すれば、週報管理における無駄な時間を削減します。
しかし、複雑なツールでは社内に浸透しないので、シンプルなツールを選択しましょう。結論、利用すべきツールは非IT企業の65歳以上の社員でも使えるほどシンプルで、週報をはじめとした社内情報の共有・管理が簡単に行える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」を使えば、テキスト入力やファイル添付での週報作成が簡単に行えます。また、作成した週報を「フォルダ」で管理すれば、ファイルを探す手間なく情報へたどり着けます。さらに、テンプレートも備えているので、Excelのテンプレートを使う必要がありません。
週報の共有・管理を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
週報の作成ポイントやテンプレートまとめ
これまで、週報作成時のポイントやExcelで使えるテンプレートを中心に紹介しました。
週報は内容を具体化させたり、情報に漏れがないか正しく確認したりすることが必要ですが、テンプレートを活用すると効率よくわかりやすい週報を作成できます。しかし、週報は作成から管理までが適切に行われていなければなりません。
とくに、Excelで作成した週報の管理ではファイルが散乱し「見たいときに情報を閲覧できない」などの問題が発生してしまうのです。週報を適切に管理できていなければ、週報記載の情報から業務改善につなげることも難しくなるので、「情報共有ツール」を使って管理する必要があります。
したがって、Stockのように、社内のITリテラシーを問わず簡単に週報の管理ができる情報共有ツールが最適です。現在、非IT企業を中心に120,000社以上が、ファイル共有の煩雑さや情報管理におけるストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、週報の作成から管理までを効率的に行いましょう。
