仕事を円滑に進めるために重要な業務連絡を、LINEなどのプライベートアプリで行っている企業もありますが、最近はさまざまな業務用の情報共有ツールやアプリが登場し、ビジネス専用ツールに切り替える企業が増えてきています。
 
LINEは総務省の「令和2年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によると10代から50代まで利用率が85%を超える、国内利用者の多いツールです。しかし、LINEを業務連絡で使用する場合、セキュリティのリスクなどを考えなければいけません。
 
そこで本記事では、LINEで業務連絡をするリスクや、業務連絡ツールを選定するポイントを徹底解説しています。
 
  • LINEを使用した業務連絡がなぜ良くないのか理解したい
  • 既にLINEは辞めたいと思っており、なにか良い業務連絡ツールがないか探している
  • 自社に適切な業務連絡ツールが知りたい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすればLINEを仕事で使用するリスクやデメリット、自社に最適な情報共有ツールを選ぶポイントを理解でき、リスクのない業務連絡環境を整えられます。


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業務連絡とは

業務連絡は、業務を進めていくうえで、社内で共有する必要がある連絡事項を指します。たとえば「報・連・相」という言葉がありますが、こちらは業務連絡の種類を表したものです。
 
トラブルや事故が起こった際などは「報告」を素早くする必要があるうえ、顧客からの問い合わせなどはすぐに担当に「連絡」しなければなりません。また、社員個人では解決できないような案件は「相談」をして進めていくのが好ましいです。
 
このように、業務連絡の質は業務の質に直結するため、会社ごとにルールが細かく決められている場合も多いです。


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業務連絡をLINEで行うリスク

LINEはスマートフォンを持っているほぼ全ての人が使用するツールですが、会社の業務連絡で利用する場合には以下3つのリスクが生じます。会社の信用を落とすことにもなりかねないため、LINEの業務使用はおすすめできません。

公私混同による誤送信

LINEは基本的にプライベートの知人や家族と連絡を取るために使用するツールなので、同僚に送信するつもりが誤って知人に送信してしまう、というケースが多発しています。
 
名字が同じ相手で、急いでいるときに間違えて送信してしまい、気づいたときには情報を流出させてしまった、という問題が起こります。
 
また、プライベートアカウントの名前設定を強制できないため、ニックネームや下の名前だけで登録している場合、送信したい相手のアカウントを探すのにも手間がかかります。

退職者の管理ができない

LINEで情報共有をする際にグループLINEを作成しますが、退職者をグループLINEから退出させても、退職者のLINEアカウントからは所属していた期間までの情報は閲覧できる形で残ってしまいます。そのため、厳密に退職者の管理ができません。
 
自社のノウハウが流出するリスクもありますが、顧客情報が退職後も閲覧できている状態は一刻も早く解消しなければなりません。

情報の蓄積ができず活用しにくい

LINEのようなチャットツールは「その場の情報共有をスピーディに行う」ことを目的としているため、情報を「後から見返す」ことが上手くできません。検索をしても、関係のある情報がバラバラにヒットする、資料を見つけても保存期間が過ぎているなど、情報の蓄積には不向きです。
 
したがって、せっかく業務のノウハウを共有しても、その情報を活用できず、LINEでは社内の業務の質を上げるのは難しいでしょう。


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業務連絡ツール選びのポイント

LINEで業務連絡を行うよりも「業務連絡ツール」を用いると、情報管理におけるリスクも避けられ、適切な業務連絡ができるようになります。以下では、社内の業務連絡を円滑に進めるためのツールを選ぶポイントを解説します。
 
新しいツールを導入しても使いこなせず、結局LINE利用に戻ってしまうと意味がないため、直感的に使えるツールを選びましょう。

操作が簡単

1番重要なポイントは、操作が簡単である点です。ツールを使い始めるまでに時間がかかる、または説明が必要だとその時間が手間になり、結局使われなくなってしまいます。必要以上の機能がないシンプルなツールがおすすめです。
 
メッセージの送信・返信ができるのはもちろん、「送ったメッセージを受信者が確認したかどうか」がわかる機能、すなわち「スタンプ機能」さえあれば業務連絡は十分に行えます。

情報を残せる機能がある

LINEのリスクと同様、後から共有した内容をスムーズに見返せない状態だと、新しいルールやマニュアルなどを共有しても、なかなか浸透しません。そのため、どこに最新情報があるかわからない状態になってしまい、無駄に多くの社内教育コストかかります。
 
したがって、共有と同時に情報の保管もできるツールであれば、日々の業務連絡を行いながら会社として大事な情報を残しておけます。

利用コストを確認する

業務共有ツールは、基本的に一度導入すると長く使用することが前提になります。逆に、短期間でツールを入れ替えていては費用対効果が悪くなってしまいます。そのため、コストが自社の将来を見据えた予算に合っているかを十分に検討しましょう。
 
しかし、ただ安いだけのツールだと、使い勝手が悪い、またはサポートが十分でないケースがあります。業務連絡ツールの相場はだいたい1アカウント500円〜2,000円ほどなので、使用しやすい費用感、かつ導入事例が豊富なツールを選びましょう。

セキュリティの高いものを選ぶ

業務連絡に使用するものなので、セキュリティの高さは重要です。中には、高価なプランでないとセキュリティが充実していないツールもあるため、注意しましょう。
 
たとえば、通信に暗号化の仕組みを搭載している、または国際セキュリティ資格などを獲得しているようなベンダーならば安心です。


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おすすめの業務連絡ツール

LINEで情報共有を行うリスクをご紹介しましたが、以下ではそのリスクを回避できるツールをご紹介します。
 
まずは管理者機能としてメンバー管理を行えることが重要になるので、会社としてアカウントを作れるようなツールが良いです。しかし、管理者権限の設定が複雑で難しいツールだと、結局使いこなせなくなってしまうため、必要最低限の「メンバー削除」「閲覧権限の設定」ができれば十分です。
 
また、LINEのようなチャットツールだと、同じく情報を蓄積していけず活用できないため、チャット以外の方法で共有ができると好ましいです。
 
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える「Stock」一択です。
 
簡単な操作で情報共有ができ、情報を残せるノート機能もあるため、導入したその日からスムーズな業務連絡の運用が実現できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務連絡ツールのまとめ

これまで、LINEで業務連絡をするリスクやデメリット、業務連絡ツールを選定するポイントをご紹介してきました。改めて、業務連絡ツール選びのポイントは、下記の通りです。
 
  1. 操作が簡単
  2. 情報を残せる機能がある
  3. 管理者が参加者のアカウントを管理できる
今回ご紹介した「Stock」は、簡単な操作で情報を書き残して共有できる情報共有ツールです。タスク機能を活用すれば、連絡内容に紐づく業務の進捗状況も全てStock内で管理できるため、業務効率の向上が見込めます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ業務連絡ツールとして素早く確実な情報共有に役立てましょう。