多くの企業で利用されているWindowsの基本機能のひとつが、ファイルのバックアップや共有ができる「共有フォルダ」です。送受信の手間がなくPCだけで使えるので、自社のIT化を進めるための第一歩としても活用されています。
一方、「共有フォルダの作り方が難しい」「そもそも共有フォルダとは何か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Windows10と11で共有フォルダを作る手順やデメリットを中心に紹介します。
- Windows10と11での共有フォルダの作り方が知りたい
- メールやUSBは面倒なのでオンライン上でファイルをやりとりしたい
- 口頭や紙の情報共有だと正確な情報を残せなくて困っている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Windowsで共有フォルダを作成する方法や概要を理解でき、さらに自社に最適な情報共有の手段も見つかります。
目次
Windows10で共有フォルダを作成する手順
以下では、Windows10で共有フォルダを作成する手順を解説します。主にパソコン側の設定とフォルダ側の設定の2ステップに分かれています。
ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする
1．まずは、設定画面を開いて「ネットワークとインターネット」をクリックします。
2．「ネットワークとインターネット」から「状態」を開いて「プロパティ」をクリックし、ネットワークプロファイルを「プライベート」に変更します。
3．「ネットワークとインターネット」に戻り「Wi-Fi」を開いて「共有の詳細オプションを変更する」をクリックします。
4．以下の画像のように「ネットワーク探索を有効にする」と「ファイルとプリンターの共有を有効にする」の2か所を選択して「すべてのネットワーク」を開きます。
5．以下の画像の2か所を選択し「変更の保存」をクリックすれば完了です。
ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする
1．デスクトップ画面を右クリックし「新規作成」から「フォルダ」を選び、共有したいフォルダを作成します。
2．該当のフォルダを右クリックし「アクセスを許可する」から「特定のユーザー」を選びます。
3．ネットワークアクセスが表示されるので「追加」ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から「Everyone」を選択して追加します。
4．最後に、アクセスレベルを設定します。「読み取り」はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。
一方、「読み取り/書き込み」はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから「共有」をクリックします。
Windows11で共有フォルダを作成する手順
社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる「Windows11」での共有フォルダの作り方を紹介します。Windows10の場合と異なる操作があるので注意しましょう。
ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする
1．設定の「ネットワークとインターネット」をクリックし「プロパティ」を開きます。
2．画像のように、ネットワークプロファイルの種類を「プライベート」に変更します。
3．デスクトップに戻って「スタート」をクリックし「すべてのアプリ」から「Windowsツール」を開きます。
4．「Windowsツール」から「コントロールパネル」をクリックします。
5．「ネットワークとインターネット」をクリックして「ネットワークと共有センター」を開き「共有の詳細設定の変更」をクリックします。
6．以下の画像のように「ネットワーク探索を有効にする」と「ファイルとプリンターの共有を有効にする」の2か所を選択して「すべてのネットワーク」を開きます。
7．以下の画像の2か所を選択します。とくに、「パスワード保護の共有を有効にする」はユーザー名とパスワードの入力を求める場合に必須です。
その後「変更の保存」をクリックすれば完了です。
ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする
Windows10でも、Windows11と同様に共有設定ができます。
1．デスクトップ画面を右クリックし「新規作成」から「フォルダ」を選び、共有したいフォルダを作成します。
2．該当のフォルダを右クリックし「アクセスを許可する」から「特定のユーザー」を選びます。
3．ネットワークアクセスが表示されるので「追加」ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から「Everyone」を選択して追加します。
4．最後に、アクセスレベルを設定します。「読み取り」はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。
一方、「読み取り/書き込み」はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから「共有」をクリックします。
Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント
Windowsで共有フォルダを作って情報共有するときのポイントは、以下の3点です。
- アクセス許可を制限する
- 共有を常時有効にしない
- 共有ルールを統一する
共有フォルダを作るときは、共有相手を設定してアクセス許可を制限できます。すべての人に許可を与えた場合、不正アクセスのリスクが高まるため注意しましょう。
常に共有していると、いつでもアクセスできる状態なので「誰が、いつ、何をしたか」が分からなくなります。共有フォルダの有効、無効は手動で切り替えられるので、必要なときのみ共有を有効にしましょう。
あらかじめルールを設定すれば、運用時に混乱するリスクを減らせます。たとえば、ファイル名の付け方や共有範囲を決めておけば、部署間で情報共有するケースでもスムーズに運用できるのでおすすめです。
とくに、誤って共有機能をオンにしたままの状態だと、情報漏えいのリスクが高まります。共有フォルダを利用した後は、必ず機能をオフにしたかをチェックしましょう。
【自社は大丈夫？】Windowsで共有フォルダを作成する3つのデメリット
以下では、Windowsで共有フォルダを作成するデメリットについて解説します。普段使い慣れている分、リスクや欠点に気が付きにくいので、ここで押さえて対策しましょう。
（1）意図しない相手に共有するリスクがある
1つ目のデメリットは、意図しない相手に情報を共有するリスクがあることです。
Windowsで共有フォルダを作成すると、PCの所有者以外も簡単にアクセスできるので、第三者に閲覧されてしまう可能性があります。
意図しない相手に共有した場合、情報漏えいのリスクが高まるので、Windowsで共有フォルダを作る方法はセキュリティ面に問題があると言えます。
（2）社外ユーザーとの共有は難しい
社内ユーザーとの共有は簡単ですが、社外ユーザーとの共有は難しいと言えます。
共有フォルダはケーブルやサーバー、またプライベートネットワークで接続する必要があるため、社外とのファイル共有には不向きなのです。
社外ユーザーと共有する手段には「メール」「USB」「情報共有ツール」があります。しかし、メールでは一度に共有できるファイルの容量に制限があるため、ファイルによっては圧縮の手間やメールを分ける必要もあるのです。
USBも共有したい人に手渡ししなければなりません。しかし、情報共有ツールならば、社外ユーザーと大容量のファイルをオンライン上で簡単にやり取りできます。
（3）必要な情報にすぐにアクセスできない
共有フォルダの最大のデメリットは、必要な情報にすぐにアクセスできない点です。
Windowsでフォルダを分類する場合、フォルダのなかに何層もフォルダを作成します。そのため、共有が活発になってフォルダが増えるほど、必要なファイルへすぐにアクセスできない状態になるのです。
したがって、フォルダを作成するメンバーを制限したり、フォルダ管理もできる情報共有ツールを導入したりして、常にアクセスしやすい状態で情報を保管する必要があります。
たとえば、必要な情報にアクセスしやすい「Stock」のようなノート型ツールであれば、わざわざ共有フォルダで情報共有をする無駄な手間がかかりません。
Windowsのフォルダよりも簡単に情報共有できるツール
以下では、Windowsの共有フォルダよりも簡単に共有できるツールを紹介します。
Windowsの共有フォルダは、セキュリティリスクや情報共有に無駄な工数がかかるという無視できないデメリットがあります。つまり、時間がないなかで機密情報をやりとりするビジネス向けの共有方法には適していません。
したがって、厳重なセキュリティのもとで迅速にファイルを共有でき、あらゆる情報をストックするツールが最適です。ただし、多機能なツールは一見便利そうですが、ITに詳しくない社員が使いこなせずかえって仕事が非効率的になります。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にファイルを添付すれば、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、Stockであればスマホからも簡単に情報を残せるため、場所を問わず仕事ができるのが特徴です。
非IT企業の65歳でも簡単に情報共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Windows10/11での共有フォルダの作り方まとめ
これまで、Windows10と11での共有フォルダの作成手順を中心に紹介しました。
共有フォルダは無料で作れる反面、セキュリティに問題があり、スムーズに情報共有するための機能も不足しています。そのため、ビジネスでファイルのやりとりをする場合には、共有フォルダのデメリットをカバーした「情報共有ツール」を活用しましょう。
ただし、多機能すぎるツールでは使いこなせないので、結果的に費用対効果が低くなります。したがって、誰でも使いこなせるほどシンプルなツールを選びましょう。
ビジネスの場における情報共有に最適なStockは厳重なセキュリティのもと、簡単に社内外で情報をやりとりしたり、分かりやすく管理したりできるツールです。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」で面倒なファイル共有から脱却しましょう。
