企業で多く利用されているOSのひとつであるWindowsの基本機能に、ファイルのバックアップや共有ができる「共有フォルダ」があります。送受信の手間がなくPCだけで利用できるので、自社のIT化を行うための第一歩としても多く利用されています。
 
一方で、共有フォルダを活用して社内のIT化を実現したいが、共有フォルダの作成方法などがわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Windows10と11での共有フォルダの作り方から、メリット・デメリットなどを解説しています。
 
  • Windows10と11での共有フォルダの作り方が知りたい
  • アナログの情報共有から脱却し、社内のIT化を実現したい
  • 社内の情報共有に課題を感じ、手軽にファイルを共有できるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、Windows10と11での共有フォルダの作成方法や概要を理解でき、自社に適切なツールも選べるようになります。


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Windows10で共有フォルダを作成する手順

社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる、「Windows10」での共有フォルダの作り方をご紹介します。

パソコン側で共有設定をONにする

1.デスクトップ右下の「ネットワーク」アイコンを右クリックし、メニューを表示します。
 
2.メニュー上の「ネットワークとインターネット」をクリックします。
 

Windows10の設定画面

3.「ネットワークとインターネット」から「状態」を開き「プロパティ」をクリックします。
 

Windows10のネットワーク設定の画面

4.「ネットワークプロファイル」を「プライベート」に変更します。
 
5.「ネットワークとインターネット」に戻り左の一覧から「Wi-Fi」を開きます。
 
6.「関連設定」の「共有の詳細オプションを変更する」を開きます。
 
Windows10の共有設定の画面
 
7.「共有の詳細設定」が表示されるので、「ネットワーク探索」の「ネットワーク探索を有効にする」と、「ファイルとプリンターの共有」の「ファイルとプリンターの共有を有効にする」を選択します。
 
8.「すべてのネットワーク」を開きます。
 

Windows10の共有の詳細設定の画面

9.「パブリックフォルダーの共有」の「共有を有効にして、ネットワークアクセスがある場合はパブリックフォルダー内のファイルを読み書きできるようにする」をクリックします。
 
10.「パスワード保護共有」でほかのパソコンから使用しているパソコンにアクセスした際に、ユーザー名とパスワードの入力を求めるかどうかを設定します。ユーザー名とパスワードの入力を求める場合は「パスワード保護の共有を有効にする」をクリックし、ユーザー名とパスワードの入力を求めない場合は「パスワード保護の共有を無効にする」をクリックします。
 
11.変更が完了したら「変更の保存」をクリックします。
 

Windows10の共有詳細設定の画面2

フォルダを共有設定にする

1.デスクトップ画面で右クリックをし「新規作成」から「フォルダ」を選び、共有したファイルを格納するフォルダを作成します。
 
2.該当のフォルダを右クリックし「アクセスを許可する」をクリックし「特定のユーザー」を選びます。
 
3.「ネットワークアクセス」が表示されるので、「追加」ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から「Everyone」を選択し「追加」ボタンをクリックします。
 

Windows10のネットワークアクセスの画面

4.追加したユーザーの「アクセス許可のレベル」項目の一覧を開き、表示されるメニューからアクセスレベルを設定します。「読み取り」はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。一方、「読み取り/書き込み」はファイルの作成や変更が可能です。
 
5.設定が完了したら、「共有」をクリックします。
 

Windows10のアクセス許可の設定画面



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Windows11で共有フォルダを作成する手順

社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる「Windows11」での共有フォルダの作り方をご紹介します。Windows10の場合と異なる操作がある点に注意しましょう。

パソコン側で共有設定をONにする

1.デスクトップのタスクバーから「スタート」アイコンをクリックし「設定」を開きます。
 
2.メニュー左の一覧から「ネットワークとインターネット」をクリックし「プロパティ」を開きます。
 
3.画像のように「ネットワークプロファイルの種類」を「プライベート」に変更します。
 

Windows11の設定画面

4.再度デスクトップに戻り「スタート」をクリックし「すべてのアプリ」から「Windowsツール」を開きます。
 
5.「Windowsツール」から「コントロールパネル」をクリックします。
 

Windows11のWindowsツール画面

6.「ネットワークとインターネット」をクリックし「ネットワークと共有センター」を開きます。
 

Windows11のコントロールパネルの画面

7.画面左の一覧から「共有の詳細設定の変更」をクリックします。
 
8.「共有の詳細設定」がから「ネットワーク探索」の「ネットワーク探索を有効にする」をクリックします。
 
9.「ファイルとプリンターの共有」の「ファイルとプリンターの共有を有効にする」をクリックします。その後「すべてのネットワーク」を開きます。
 

Windows11の共有設定の画面

10.「パブリックフォルダーの共有」の「共有を有効にして、ネットワークアクセスがある場合はパブリックフォルダー内のファイルを読み書きできるようにする」をクリックします。
 
11.「パスワード保護共有」でほかのパソコンから使用しているパソコンにアクセスした際に、ユーザー名とパスワードの入力を求めるかどうかを設定します。ユーザー名とパスワードの入力を求める場合は「パスワード保護の共有を有効にする」をクリックし、ユーザー名とパスワードの入力を求めない場合は「パスワード保護の共有を無効にする」をクリックします。
 
また、下の画像では「パスワード保護の共有を有効にする」と設定されていますが、アクセスされる側のパソコンのユーザーアカウントにおいてパスワードが必要になるため注意しましょう。
 
12.変更が完了したら「変更の保存」をクリックします。
 

Windows11の共有設定の画面2

フォルダを共有設定にする

1.デスクトップ画面で右クリックをし「新規作成」から「フォルダ」を選び、共有したファイルを格納するフォルダを作成します。
 
2.共有するフォルダを右クリックし「アクセスを許可する」から「特定のユーザー」を開きます。
 

Windows11の共有の画面

3.「ネットワークアクセス」が表示されるので、「追加」ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から「Everyone」を選択し「追加」ボタンをクリックします。
 

Windows11の共有先の設定画面

4.追加したユーザーの「アクセス許可のレベル」項目の一覧を開き、表示されるメニューからアクセスレベルを設定します。「読み取り」はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。一方、「読み取り/書き込み」はファイルの作成や変更が可能です。
 
5.設定が完了したら、「共有」をクリックします。
 

Windows11の共有先の範囲設定画面



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共有フォルダをWindowsで作成するメリット

社内の情報をWindowsの共有フォルダでやりとりする場合、以下2つのメリットを得られます。

特別な機材や設備は必要ない

共有のために特別な機材や設備を購入する費用がかかりません。
 
共有フォルダはPCに元から備わっている機能なので、フォルダの作成や共有のために別の機器や設備が必要ないのです。
 
たとえば別の方法として、共有するデータをUSBに保存し相手に手渡しする方法もありますが、USBの購入費用やデータの渡し間違いなどのリスクがあるほか、アナログな手法なためUSBがなければ共有ができないので非効率と言えます。
 
一方、共有フォルダは異なるOSでもフォルダにファイルをいれるだけで簡単に共有できるので、社内の情報共有スピードを上げられます。

外付けのハードディスクで容量を自由に増やせる

容量を自由に増やせるので多くの情報を管理できます。
 
顧客情報やプロジェクト情報など飛び交う社内では多くの情報を扱う必要がありますが、ひとつのPCに保存できるファイルの容量は決まっています。しかし、ファイルを保管しておく容量が足りなくなった場合には、外付けのハードディスクを用意すれば容量を自由に増やせるのです。
 
また、社員のPCがクラッシュしたり破損・紛失したりした際の「バックアップ」として外付けハードディスクを利用するのもおすすめです。
 
自社内で管理を完結しているため運用に手間はかかりますが、導入における手続きや運用コストなどは必要ありません。


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共有フォルダをWindowsで作成するデメリット

Windowsで共有フォルダを作成すると、行動が制約されるなど運用の工夫が必要な場合もあります。Windowsの共有フォルダを利用する際は、下記の2点に留意してください。

外出先からはアクセスできない

WindowsのファイルはPCからでしかアクセスできず、外出先での利用が難しいです。
 
共有フォルダを使用するには、ファイルを共有したいパソコン同士をケーブルやルーター、またはプライベートネットワークで接続しなければならないので、外出先で確認するには多くの設定が必要になります。
 
また、Windowsの共有フォルダはスマホやタブレットからはアクセスできないので、外出時や移動中などの隙間時間における情報確認には向いていません。
 
そのため、スマホやタブレットで情報の確認を行うには、共有フォルダ内のファイルをダウンロードして共有相手に送信する手間がかかるため、非効率だといえるでしょう。

電源に気をつけなければならない

共有フォルダの軸となる端末は常時電源を付けておかなければならない場合があります。
 
クラウドに保存されるファイルストレージツールとは異なり情報は各社員のPCに格納されています。そして、軸となる端末の電源が切れている場合、PCがネットワークに接続されていない状態となって共有フォルダにアクセスできなくなります。
 
たとえば、社員個人のパソコンで共有フォルダを作成した場合、欠勤した場合でも電源を付けなければ共有フォルダは開けません。そのため、「共有フォルダ内のファイルをあらかじめダウンロードしておく」や「共有フォルダを作成する専用のパソコンを用意する」など運用を工夫する必要があるのです。

社外ユーザーとの共有は難しい

社内ユーザーとの共有は簡単ですが、社外ユーザーとの共有は難しいです。
 
共有フォルダはケーブルやサーバー、またプライベートネットワークで接続する必要があるため、社外の方とのファイル共有には不向きです。
 
一方、社外ユーザーとの共有にはファイルを一度ダウンロードし、メールやUSBで共有する方法もありますが、工数が多く手間がかかるため迅速な共有は難しいでしょう。
 
また、メールでは一度に共有できるファイルの容量に制限があるため、ファイルによっては圧縮の手間やメールを分ける必要もあるのです。


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Windowsのフォルダよりも簡単に共有できるツール

以下では、Windowsの共有フォルダよりも簡単に共有できるツールをご紹介します。
 
共有フォルダでの共有は外出先からアクセスできず、ひとつのパソコンを軸としなければならないため、仕事をする場所や時間帯を制限されてしまいます。そのため、情報の確実な共有・管理をするには、時間や場所、デバイスを問わずに使える「クラウド型のファイル共有ツール」が必要なのです。
 
クラウド型のファイル共有ツールは情報がオンライン上で管理されているので、容量や電源を気にする必要がありません。ただし、機能が複雑で難しいツールだと導入しても使われない場合があるため、共有したいファイルをすぐに共有できる簡単な操作性は、ファイル共有ツールの選定において重要なポイントです。
 
このようなポイントを確実に押さえたツールとして、シンプルな操作でファイルを共有・管理し、社内の情報と紐付けた管理ができる「Stock」であれば、社内の情報共有におけるストレスを解消できます。
 
Stockは「ノート」内にファイルを添付後すぐに共有ができ、「フォルダ」を使えば情報の整理も簡単です。また、マルチデバイス対応なのでリモートワークや外出先であっても情報への迅速なアクセスが可能になります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
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西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Windows10/11での共有フォルダの作り方まとめ

これまで、Windows10と11での共有フォルダの作成手順を中心にご紹介しましたが、とくに、共有フォルダの作成前に押さえるべきデメリットは以下の3つでした。
 
  • PCからでしか確認できないので、外出先での利用が難しい
  • 共有フォルダの軸となる端末は常に電源を付けておく必要がある
  • ケーブルなどで接続する必要があり、社外とのファイル共有には不向き
共有フォルダは設定次第ですぐに使えるものの、情報はPCに格納されているためデバイスや時間、場所が制限されてしまいます。そのため、社内の情報共有をスムーズに行うには、PC環境に影響されない「クラウド型のファイル共有ツール」が必要不可欠なのです。
 
また、複雑なツールを導入すると社員が使いこなせないケースもあるので、情報共有を効率的に行うには「シンプルな操作で素早くファイル共有できるツール」が必要です。今回ご紹介したStockは導入したその日からでも使いこなせる操作性と検索機能が備わっており、フォルダ・ファイル共有におけるストレスを解消します。
 
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