既に持っている機器を使って、ファイルのバックアップや共有を整備できる共有フォルダは多くの会社で使用されています。送受信の手間が無いため、業務効率化を目的とし導入するケースも多いです。
そして多くの企業で導入されているOSにWindows10が挙げられますが、「共有フォルダ」を作成すると効率的な情報管理が実現します。しかしその共有フォルダの作成を検討していても、手順がわからない担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Windows10での共有フォルダの作り方から、メリット・デメリットまで徹底解説しています。
- Windows10での共有フォルダの作り方が知りたい
- Windowsを使った共有フォルダのメリットとデメリットが知りたい
- より手軽にファイルを共有できる方法があれば知りたい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることでWindows10での共有フォルダの作成方法や概要を理解でき、自社に適切なツール選定ができるようになります。
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目次
Windows10で共有フォルダを作成する手順
社内のネットワークを利用して、フォルダを共有できるWindows10での共有フォルダの作り方をご紹介します。
パソコン側で共有設定をONにする
まず、デスクトップ右下の「ネットワーク」アイコンを右クリックし、メニューを表示します。その後、メニュー上の「ネットワークとインターネットの設定を開く」をクリックします。
ウィンドウが立ち上がったら「ネットワークと共有センター」を開き「共有の詳細設定の変更」をクリックします。その中の「ファイルとプリンターの共有を有効にする」にチェックを入れると設定完了です。
フォルダを共有設定にする
デスクトップ画面で右クリックをし「新規作成」から「フォルダ」を選び、共有したファイルを格納するフォルダを作成します。そのフォルダを右クリックし「共有」を選びます。
新規に立ち上がるダイアログの「追加」をクリックすると「共有する相手を選んでください」という画面が表示されるため、そこで「Everyone」を選択します。「アクセス許可のレベル」を「読み取り/書き込み」に設定し、右下の「共有」をクリックすれば設定完了です。
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共有フォルダをWindows10で作成するメリット
Windows10を活用した共有フォルダの作成は、既に持っている仕組みを応用できる方法です。ここでは、2つのメリットをご紹介します。
特別な機材や設備は必要ない
既に使用しているWindows10が入っているパソコンを用いるのであれば、共有フォルダの作成に追加の設備や特別な機材などを準備する必要はありません。
ファイルサーバーなどを用意する必要はなく、追加コストをかけずに始められるため、手軽に始められます。
外付けのハードディスクで容量を自由に増やせる
ファイルを保管しておく容量が足りなくなった場合には、外付けのハードディスクを用意すれば解消できます。
自社内で管理を完結しているため、運用に手間はかかりますが、手続きなどは必要ありません。
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共有フォルダをWindows10で作成するデメリット
Windowsで共有フォルダを作成することで、行動が制約されるなど、運用の工夫が必要な場合があります。作成する際は、下記の点に留意してください。
外出先からはアクセスできない
共有フォルダを活用するためには、ファイルを共有したいパソコン同士をケーブルやルーター、またはプライベートネットワークで接続する必要があります。そのため、外出先では確認するには設定に多くの手間がかかります。
最近では外出時にタブレットを持ち歩くビジネスマンも増えていますが、携帯やタブレット端末からアクセスできず使いづらさを感じるケースがあるでしょう。
共有フォルダの軸となる端末は常時電源を付けておかなければならない場合がある
共有フォルダを作成した端末によっては、軸となる端末の電源を付けていないと、共有フォルダを使用できないケースがあります。たとえば社員個人のパソコンで共有フォルダを作成した場合、欠勤した場合でも電源を付けなければならなくなります。
そのため、共有フォルダを作成する専用のパソコンを用意するなど、運用を工夫する必要があります。
社外ユーザーとの共有は難しい
共有フォルダは、上記で紹介したとおり、ケーブルやサーバー、またプライベートネットワークで接続する必要があるため、社外の方とのファイル共有はできません。
ファイルを1度保存し、メールなどで送信する手間がかかります。
社外のメンバーとファイルを共有する場合は、ツールがない場合はメールや共有端末などの手法を使った情報共有となります。しかし、一度に共有できるファイルの容量に制限があるため、ファイルによっては圧縮の手間やメールを分ける必要がある点もデメリットと言えます。
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Windows共有フォルダのデメリットを解消するおすすめのツール
Windows10で共有フォルダを作成するメリットとデメリットをご紹介しましたが、以下ではそのデメリットを解消できるツールをご紹介します。
外出先からアクセスできず、1つのパソコンを軸としなければならない点は、仕事をする場所や時間帯を制限されてしまいます。このデメリットを解消するためには、ファイル共有を目的としたツールを導入する方法があります。
たとえば「クラウドサービス」であれば、インターネット上にデータベースがあるため、どこからでもアクセスでき、運用の手間もかかりません。
ただし、機能が複雑で難しいツールだと導入しても使われない場合があるため、共有したいファイルをすぐに添付できて、そのまま共同で閲覧・管理できる簡単さは、ファイル共有ツールの選定において重要なポイントです。
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える「Stock」一択です。
簡単な操作でファイル添付や閲覧ができるため、導入したその日からすぐに社内でファイルを共有でき、業務の生産性が向上します。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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共有フォルダの作り方まとめ
これまで、Windows10を活用した共有フォルダの作成手順や、活用するメリット・デメリットをご紹介してきました。改めてWindows10で共有フォルダを作成するデメリットは下記の通りです。
- 外出先からはアクセスできない
- 共有フォルダの軸となる端末は常に電源を付けておく必要がある
- 社外ユーザーとの共有は難しい
これらのデメリットを解消し、業務効率化を実現するためにも「クラウド」を使用したファイル共有ツールの利用がおすすめです。
今回ご紹介した「Stock」はファイル共有ツールとしても利用できる一方で、情報共有に役立つ機能を簡単に利用できる情報共有ツールです。ノートに紐づくメッセージ機能を活用すれば、ファイルの更新連絡も全てStock内で行えるため、業務効率の向上が見込めます。
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひファイル共有を効率化してスムーズな業務の遂行に役立てましょう。
