在宅勤務が増えているなかで、会社の外からでもアクセスできるクラウドサービスに注目が集まっています。近年、自社で使用する新しいツールを検討する際に必ず候補に上がるほど、多くのクラウドサービスが世の中に誕生しています。
 
そんな中「クラウドサービスとは良く聞くけれど、結局どのようなサービスなのか理解できていない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、クラウドサービスの種類ごとの違いから、メリット・デメリットまで徹底解説しています。
 
  • クラウドサービスの概要が知りたい
  • クラウドサービスを利用するメリットとデメリットを理解したい
  • 自社に合ったクラウドサービスを見つけたい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることでクラウドサービスへの理解が深まり、自社に適切なツール選定ができるようになります。


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クラウドサービスとは?

クラウドサービスとはインターネットを使用して、あらゆるITリソースを必要な分だけ利用できるサービスです。たとえばチャットツールや顧客管理ツールなどのソフトウェアを、必要なときにアクセスして利用できます。
 
従来であれば、ITツールを使うためのサーバーを自社内で用意し、ソフトウェアをインストール、もしくは自社で開発して使用していました。そのため、リソースを外部から調達するという点では、ツールの運用と保守をアウトソーシング(外注)していると表現できます。


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3種類のクラウドの違いを徹底解説

クラウドサービスは、提供するサービスの内容によって種類が分けられます。ここでは、代表的な3つの種類をご紹介します。

SaaS (Software as a Service)

「SaaS(サース)」は、ソフトウェアを提供するクラウドサービスです。具体的には、パッケージとして提供されていたソフトウェアをインストールする必要なく、インターネットを通して使えるようにしたサービスを指します。
 
SaaSのサービスは、ベンダーが用意している専用のURLへアクセスすると利用できます。初期設定などがほとんど必要ないため、手軽に始められるサービス形態となっています。

PaaS(Platform as a Service)

「PaaS(パース)」は、SaaSで提供されているサービスの開発環境を提供しているクラウドサービスです。アプリケーションを稼働するための場所を提供しているため、新規で開発したものや、自社のデータセンターで稼働させていたアプリケーションをPaaS上に展開できます。
 
開発のための機能一式が利用できるため、開発コストを抑えてアプリ開発が行えます。

IaaS(Infrastructure as a Service)

「IaaS(イアース)」は、OSやサーバー、ネットワーク機器などの、開発環境に必要なインフラをインターネット経由で提供しているクラウドサービスです。カスタマイズ性が高いゆえに、システムの運用や保守に必要な作業が多くなりますが、細かなリソース追加・削除が可能なサービスです。
 
代表的なサービスは、Amazon Web Service(AWS)、Microsoft Azureなどです。一般ユーザーが使用するのはSaaSサービスが多いですが、一方でSaaSベンダーがサービスを提供するためにPaaSやIaaSを利用しています。


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クラウドサービスを採用するメリット

クラウドサービスは、ITツールを使用するためのインフラなどを自社で一切持たないのがポイントです。一方、クラウドサービスには、下記5つのメリットがあります。

場所に関係なく情報にアクセスできる

クラウドサービスはサーバーがインターネット上に存在しているため、場所を選ばずに使えます。会社ではパソコン、出先ではスマートフォンやタブレットを使う、という場合でも、場所や端末に関係なく情報へアクセスできます。
 
したがって、事務所に確認の電話をする、出先でも確認できるようメールで資料を送る、という作業をする必要がなくなり、生産性向上に貢献する1番のメリットと言えます。

初期費用が安く、運用・保守にも追加コストがかからない

カスタマイズ性に富む分初期費用が高い従来の「オンプレミス型」に比べて、サーバーやネットワーク機器を自社で用意する必要がないため、ITツールを使用するための初期費用が大幅に削減できます。
 
ベンダーによっては、契約段階で初期費用を支払う必要のあるサービスを提供している場合もありますが、それでも「オンプレミス型」に比べれば非常に安価に始められます。

常に最新のバーションを使用できる

クラウドサービスは、使っている最中にリリースされた新しい機能なども、価格改定がされない限りは追加課金なく利用できます。
 
従来であれば、再度パッケージサービスを購入する必要がありましたが、料金が変わらず高機能なものに改善されていく点はクラウドサービスの大きな魅力です。

高度なセキュリティ

クラウドサービスは、サービスを提供しているベンダー側がセキュリティを整えてくれるため、自社で情報管理をするコストやリスクを削減できます。
 
ただし、サービスを選ぶ際には、適切なセキュリティを担保しているものを選びましょう。国際セキュリティ資格などを取得しているベンダーであれば安心です。

手厚いサポートを受けられる

クラウドサービスは、使い続けてもらうことでサービスの質を向上させ、さらに顧客満足度の向上に繋げられるというサイクルになっています。そのため、ベンダー側が手厚いユーザーサポートを用意している場合が多いのも魅力のひとつです。
 
従来のオンプレミス型やパッケージ型だと、サポートには別途料金が必要となるケースがほとんどですが、クラウドサービスでは追加料金無しでサポートを受けられる場合が多いです。


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クラウドサービスを採用するデメリット

クラウドサービスは便利ですが、使用環境によっては下記のようなデメリットが考えられます。

カスタマイズが難しい

すべてを自社で調達し、開発をするオンプレミス型に比べると、カスタマイズの自由度が下がります。
 
とはいえ、あまり機能を多くしすぎても、複雑になり現場で使われなくなってしまう可能性もあります。そのため、あらかじめ自社に適切な機能を持っているツールを選び導入すれば心配はありません。
 
一方で最初から多機能なクラウドサービスもありますが、機能が多いと教育コストもかかります。そのため、「Stock」のような「過不足のない」機能を持つクラウドサービスがおすすめです。

製品同士の連携がしづらい

クラウドサービスは、ひとつの用途に特化しているものが多く、たとえば「チャット」「スケジュール」「顧客管理」を同じ場所で使用したい場合、サービス同士を連携させる必要があります。
 
ただし、サービスを提供しているベンダーが異なれば、それは独立したサービスになるため、内部で全ての機能を開発するよりも製品同士の連携がしづらい特徴があります。

マイナーなツールだと、サービス停止のリスクがある

クラウドサービスは買い切り型のサービスではないため、あまりユーザーが多くないサービスの場合、ベンダーの都合でサービス停止となってしまう可能性があります。
 
クラウドサービスを選ぶ際には、利用者数が多く、事例なども複数紹介されているツールを選びましょう。


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メリットを最大限活かせるおすすめのツール

クラウドサービスのメリットとデメリットをご紹介しましたが、以下ではそのメリットを活かせるツールをご紹介します。
 
クラウドサービスを利用する1番のメリットは「場所を問わず情報にアクセスできる」ことです。したがって、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットにもアプリが用意されているサービスを選びましょう。
 
ただし、機能が複雑で難しいツールだと導入しても使われない場合があるため、共有したい内容をすぐに書き込めて、そのまま共同で閲覧・編集できる簡単さは、クラウドサービスの選定において重要なポイントです。
 
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える「Stock」一択です。
 
簡単な操作で情報を共有できるため、導入したその日から誰でも一貫した情報共有・管理が実現できます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール『Stock』

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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クラウドサービスの特徴とおすすめのツールまとめ

これまで、クラウドサービスの種類ごとの比較や、活用するメリット・デメリットをご紹介してきました。改めて、クラウドサービスを活用するメリットは下記の通りです。
 
  1. 初期費用も抑えられ、バージョンアップデートや保守にも追加費用がかからない
  2. 場所に関係なく、多様なデバイスからアクセスが可能
  3. 高度なセキュリテイと手厚いサポートが用意されている場合が多い
これらのメリットを最大限享受し、業務効率化を実現するためにも、まずは情報管理などの小さいセクションの課題を解決するクラウドサービスの利用がおすすめです。「必要な情報がすぐに見つかる」というだけでも生産性の向上が見込めます。
 
今回ご紹介した「Stock」は、非常に簡単な操作性で、チームの情報を1箇所にまとめられる情報共有ツールです。また、タスク機能を活用すれば、業務管理も全てStock内で行えるため、業務効率の向上が見込めます。
 
Stockの利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひクラウドサービスの導入の一歩として情報共有に役立てましょう。