近年、在宅勤務やリモートワークなど多様な働き方に対応するため、時間や場所を問わずにアクセスできるクラウドサービスを導入し、効率化を実現する企業が増加しています。
一方、クラウドサービスで社内のIT化を進めたいが、初めての試みなので導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドサービスの種類ごとの違いから代表例、メリット・デメリットを中心に解説していきます。
- 社内のIT化を実現するためクラウドサービスの概要や種類などを詳しく知りたい
- クラウドサービスを利用するメリットとデメリットを理解したい
- 社内の情報管理を効率化できるクラウドサービスを探している
という担当者の方は、この記事を参考にすることでクラウドサービスへの理解が深まり、自社にマッチするサービスもわかります。
目次
クラウドサービスとは
クラウドサービスとはインターネットを介して、クラウドサービスを提供する事業者のコンピュータ内に保管されたITリソースを必要な分だけ利用できるサービスです。
従来であれば、ITサービスを使うためのサーバーを自社内で用意し、ソフトウェアをインストール、もしくは自社で開発して使用していました。したがって、リソースを外部から調達するという点では、ツールの運用と保守を外注していると言えます。
たとえば、パソコンにインストールしたメールを利用している場合、パソコンが故障したらメールは見られなくなります。一方、クラウドサービスのWebメールであれば、仮にパソコンが故障したとしてもスマホやタブレット、ほかのパソコンからログインしてメールを確認できるのです。
クラウドサービスの種類や代表例
クラウドサービスは、提供するサービスの内容によって種類が分けられます。ここでは、代表的な4つの種類と代表例をご紹介します。（右スクロール可能です）
| SaaS | PaaS | IaaS | HaaS | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
・ソフトウェアを提供するクラウドサービス
・初期設定が必要なく、手軽に導入できる |
・SaaSで提供されているサービスの開発環境を提供しているクラウドサービス
・開発の機能一式が利用できるためコストを抑えてアプリ開発が可能 |
・開発環境に必要なインフラをインターネット経由で提供しているクラウドサービス
・自社に適した柔軟なアプリ開発ができる |
・IaaSと異なりOSがインストールされていない状態のインフラを提供するクラウドサービス |
| 主な代表ツール |
・総合クラウドサービス
GoogleWorkSpace、Microsoft365
・クラウドメール
iCloudメール、Yahoo!メール
・オンラインストレージ
Dropbox、box
・情報共有ツール
「Stock」、Slack、NotePM |
・データベースサービス
Amazon Web Services（AWS）、Microsoft Azure、Google Cloud Platform（GCP） |
Amazon Elastic Compute Cloud（Amazon EC2）、Azure IaaS、Google Compute Engine（GCE） |
Amazon Elastic Compute Cloud（Amazon EC2）、Azure IaaS、Google Compute Engine（GCE）（IaaSと同義で使われることも多い） |
PaaS、IaaS、HaaSは開発言語の知識がなければ運用が難しく、非IT企業にとってはハードルが高いです。そのため、ITに詳しくない方でも使いこなせるクラウドサービスはSaaS一択と言えます。
クラウドサービスを利用する5つのメリット
クラウドサービスは、サービスを使用するためのインフラなどを自社で一切持たないのがポイントです。以下では、クラウドサービスを利用するメリットを5つご紹介します。
（1）場所に関係なく情報にアクセスできる
クラウドサービスは場所や時間に関係なく情報にアクセスできます。
サーバーがインターネット上に存在しているため、会社ではパソコン、出先ではスマホ・タブレットと業務の環境に合わせてサービスを利用可能です。
たとえば「事務所に確認の電話をする」「出先でも確認できるようにファイルを複製しておく」という作業をする必要がなくなり、業務工数を削減できます。
また、追加の設備や機器の購入も必要なく、在宅勤務やリモートワークなど多様な働き方への対応も簡単です。
（2）低コストでの運用が可能
クラウドサービスは初期費用が安く、運用・保守にも追加コストがかかりません。
カスタマイズ性に富む分初期費用が高い従来の「オンプレミス型」に比べて、サーバーやネットワーク機器は不要です。そのため、ITサービスを使用する費用が大幅に削減できます。
仮に、オンプレミス型を導入した場合、サーバーや機器・設備の購入費用以外にメンテナンスや構築コストがかかってしまいます。
一方、クラウドサービスは契約段階で初期費用がかかるサービスがあるものの、オンプレミス型に比べれば非常にコストを抑えた運用ができるのです。
（3）常に最新のバーションを使用できる
最新のバージョンを利用できる点も大きなメリットです。
従来であれば、再度パッケージサービスを購入する必要がありました。しかし、クラウドサービスは、使っている最中にリリースされた新しい機能なども、価格改定がされない限りは追加課金なく利用できます。
また、最新のバージョンに自動アップデートされるサービスであれば、更新の手間もかかりません。
したがって、パッケージ版のようにアップデートごとの購入やデータ移行も必要ないので、運用コストの削減もできるのです。
（4）高度なセキュリティ
クラウドサービスには、高度なセキュリティが備わっています。
サービスを提供しているベンダー側が「不正アクセスの防止」や「アクセスログの管理」など安全性の高いセキュリティを整えているので、自社で情報管理をするコストやリスクを削減できます。また、「ISMSクラウドセキュリティ認証(ISO27001／ISO27017)」などの国際セキュリティ資格を取得しているベンダーであればさらに安心です。
一方、ベンターが高いセキュリティを提供していたとしても、社内でIDやパスワードが漏えいすると簡単に不正アクセスを許してしまいます。
そのため、ワンタイムパスワードや通信データの暗号化など、社内の対策にも利用できるセキュリティが備わったサービスであると、情報漏洩のリスクもありません。
（5）災害時に対応できる
災害など万が一の状況でも社内情報を保守・運用できます。
クラウドサービスは、インターネット上でサービスが展開されているので、災害時のサーバー被害などによる業務停止を防止できます。また、ストレージやサーバー・ハードウェアが必要なく、データの消失リスクを減らせます。
一方、オンプレミスのストレージやシステムは、サーバーやシステム・データが稼働するセンターが被害を受けた場合利用ができません。
このように、クラウドサービスであれば、万が一被災した場合でも自社にある情報資産が紛失しないため、ビジネス機会の損失を最小限に抑えられるのです。
クラウドサービスを利用する2つのデメリット
クラウドサービスは社内外の情報をシンプルにできますが、使用環境によっては以下のようなデメリットが存在します。
（1）カスタマイズが難しい
オンプレミス型と比べてカスタマイズ性の自由度が低いです。
クラウドサービスは、アプリケーションやOSまで完全にサービス化して提供されており、自由にカスタマイズできる領域はほぼありません。
一方、オンプレミス型はサーバーやシステムを自社で調達し開発することからも、カスタマイズできる領域が広いです。しかし、環境構築やシステム開発に専門知識が必要なので、非IT企業にとっては運用が難しい可能性があります。
そのため、ITサービスに不慣れな社員が多い企業では、開発や構築が必要なく教育コストをかけずにすぐに使い始められる「Stock」のようなクラウドサービスが最適です。
（2）サービス同士の連携が必要な場合もある
必要な機能がサービスに備わっていない場合、ほかのサービスとの連携が必要です。
クラウドサービスは、オンプレミス型のように自社に必要な機能だけを自由に実装できません。利用しているサービスに必要な機能がない場合、自社の運用フローをサービスに合わせるか、ほかのサービスと連携して利用する必要があります。
たとえば、連携ができない場合、チャット機能がメインのサービスでファイルも管理するには、ほかのストレージ管理サービスを使って、ファイル確認のためだけにツールを横断しなければなりません。
したがって、自社に必要な機能を事前に洗い出しておきましょう。必要な機能を過不足なく搭載したツールであれば、無駄なコストをかけずサービスを運用できるのです。
社内の情報管理を効率化するおすすめクラウドサービス
以下では、社内の情報を簡単に管理できるクラウドサービスをご紹介します。
クラウドサービスは時間や場所を問わず利用できるので、リモートワークのような働き方に最適です。また、即日で使い始められるサービスが多く、アナログで非効率な情報管理を改善したり、社内のIT化を促進したりするにはクラウドサービスが必須と言えます。
一方「便利そうだから」と多機能で使いづらいツールを導入すると、操作の複雑さから社員が利用をやめてしまい、結果無駄なコストがかかるのです。そのため、機能の豊富さ以上に「社員が確実に利用できる簡単なサービス」でなければなりません。
したがって、非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルなので、すぐに使いこなせる「Stock」のような情報共有サービスを使うと、リテラシーが異なる社内でも適切な情報管理が実現します。
Stockは「ノート」に記載した情報がリアルタイムで任意のメンバーに共有され、作成したノートを「フォルダ」で階層的に管理できます。議事録や社内wiki、プロジェクトなどの情報管理を一元化させ、情報共有におけるストレスを解消します。
非IT企業の65歳でも簡単に使えるクラウド「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
クラウドサービスの特徴とおすすめのサービスまとめ
ここまで、クラウドサービスの種類ごとの比較や、活用するメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
クラウドサービスはカスタマイズの自由度はないものの、開発や構築のコストをかけずに導入・運用できます。そのため、運用の難しいオンプレミス型のサービスよりも、素早く効果が見込めます。
また「必要な情報がすぐに見つかる」だけでも生産性の向上が見込めるので、まずは情報管理といった、日々必ず関わる業務の課題を解決するクラウドサービスがおすすめです。
そこで、非IT企業でもすぐに浸透するほど使いやすく、チームのあらゆる情報を簡単に一元管理できるStockを使うと、即日で効率的な情報管理が実現します。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報管理を一元化し、社内のクラウド化を実現しましょう。
