情報共有をする上で、情報をテーマごとにまとめるのは重要です。
 
例えば、下記のように感じたことはありませんでしょうか。
 
  • どこかに情報があるはずなのに、なかなか見つけられない
  • 関連する情報がバラバラに管理されているので、把握するのに時間がかかる
Stock(ストック)を使うことで、このような問題を解消することができます。
 
今回の記事では、まずStock(ストック)のフォルダ機能の概要についてご紹介します。その上で、すでにStock(ストック)を使っているユーザーの方にとっても有益な、フォルダの便利機能についても解説しています。
是非参考にしていただき、チーム内の情報共有を円滑にしましょう!
 
※「Stock(ストック)」とは?という方は、こちらの記事もご覧ください。
 

Stock(ストック)のフォルダとは

Stock(ストック)のフォルダには、ノートが格納されています。
 
フォルダの名前は「クライアント名」や「社内ミーティング議事録」など、チームの内の情報に合わせて自由に決めることができます。
 
ノートをフォルダ単位で整理することで、必要な情報へのアクセススピードが早まります。
また、どのような情報がどこに格納されているかが一目で分かるため、ストレスなく情報の共有ができます。
 
※Stock(ストック)のノート機能の詳細はこちらの記事をご覧ください。

Stock(ストック)のフォルダの特徴

Stock(ストック)のフォルダはただ単にノートを格納するだけでなく、下記でご紹介するような特徴があります。
 
チーム内の情報整理がしやすく、各メンバーにどの情報が共有されているかが分かりやすい設計になっています。

フォルダごとに参加設定ができる

フォルダごとに参加設定することで、必要な情報を必要な人にのみ共有することができます。
例えば、
 
『クライアント先の人に「フォルダA」の内容は見せたいけれど、「フォルダB」の内容は見せたくない』
 
という場合には、クライアント先の人を「フォルダA」にだけ参加設定することで、その人は「フォルダA」の情報だけが閲覧できる状態になります。当然「フォルダB」の情報を閲覧できないばかりでなく、「フォルダB」の存在自体も分からないという設定にできます。
 

Stockのフォルダ参加設定

フォルダの参加設定の具体的な手順はこちらをご覧ください。

フォルダをグルーピングできる

フォルダをたくさん作成すると、カテゴリーごとにフォルダをまとめたいということもあるかと思います。
 
Stock(ストック)のグルーピング機能を使えば、フォルダを簡単にまとめることができ、階層化して管理できます。
 

Stockのフォルダのグルーピング

フォルダのグルーピングの具体的な手順はこちらをご覧ください。

Stock(ストック)のフォルダにはメールも格納できる?

Stock(ストック)には「メール転送機能」があります。
 
フォルダごとにメールアドレスを発行できるため、そのメールアドレスを普段のメールのCCに入れたり、転送設定することで、簡単にメールの内容をStockにストックしておくことができます。
 
例えば、問い合わせのメールや受発注のメールをStockにストックするような運用にすれば、対応漏れを防ぐこともできます。

Stock(ストック)とメールを連携してみよう

下記の設定をするだけで、すぐにStock(ストック)とメールの連携ができます。

①パソコン画面右上「設定」>「各種設定の変更」をクリック

Stockのメール連携_1

②左側メニュー「メール→Stock連携設定」>「各フォルダのアドレスを確認する」をクリック

Stockのメール連携_2

③メールの転送設定をしたいフォルダの「変更」ボタンをクリック

Stockのメール連携_3

④そのフォルダのメールアドレスを設定して、保存をすれば完了

Stockのメール連携_4

 
普段使っているメーラーの自動転送設定をした場合には、こちらをご参考ください。

まとめ

情報共有を円滑に進めるためには、
 
  • 誰でも簡単に情報を残せる
  • 情報がカテゴリーごとにまとまって管理されている
ということが不可欠です。
 
Stock(ストック)は「フォルダ」機能を上手に使いこなすことで上記を思い通りに実現できるツールです。
また、シンプルな仕様で導入のハードルも低いため、すぐに使い始めることができ、その場で導入の効果を実感することができます。
 
是非、Stock(ストック)に登録して、チームの内の情報共有を円滑にしましょう!
 
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