歯科医院では、診療に集中する時間が長く、スタッフ全員が集まって情報共有や教育を行う機会を確保するのが難しいケースも少なくありません。そのため、院内マニュアルやお知らせ、引き継ぎ事項をどのように管理・共有するかが重要になります。
しかし、「情報共有が口頭や紙ベースのため、新人教育や引き継ぎがうまく進まない」「チャットで情報が流れてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、歯科医院の情報管理をシンプルに一元化し、スタッフ教育や引き継ぎをスムーズにする方法を中心にご紹介します。
- 歯科医院で使いやすい情報共有ツールを探している
- 歯科医院での「Stock」導入事例や具体的な活用方法を知りたい
- スタッフ教育・引き継ぎ・院内ルール管理をシンプルにしたい
という方はこの記事を参考にすると、歯科医院に合った情報共有の仕組みが分かり、日々の業務に無理なく取り入れられる管理方法を見つけられます。
目次
歯科医院の情報共有における課題
歯科医院の情報共有における課題は、必要な情報がスタッフ間で十分に行き渡らず、教育や引き継ぎが属人化しやすい点にあります。
歯科医院では診療時間が連続するため、スタッフ全員が集まって説明や確認を行う時間を確保しにくい状況です。その結果、業務内容や院内ルールの共有が口頭中心になりやすく、後から内容を見返せないことが多くなります。
たとえば、新人スタッフに対して受付業務や器具の準備手順を口頭で説明しても、忙しい診療中では細かい部分まで伝えきれません。また、人員が増えた際に過去のマニュアルや注意点が整理されていないと、「誰に何を教えたか」が分からず、同じ説明を何度も繰り返す必要が生じます。
このように、歯科医院では情報をその場限りで伝える運用になりやすいため、スタッフ全員が共通の情報を確認できる「残る形」での情報共有が重要になります。
歯科医院の情報管理をシンプルに一元化できるツール
以下では、歯科医院の情報管理をシンプルに一元化できるツールをご紹介します。
歯科医院では、情報共有が口頭や紙ベースのままになっていると、伝達漏れや認識のズレが発生しやすくなります。その結果、新人教育や業務の引き継ぎに時間がかかり、現場の負担が増えてしまいます。
しかし、共有ルールを決めたり紙のマニュアルを整備したりしても、日々の診療の忙しさの中では更新や確認が後回しになりがちです。そのため、情報が最新の状態で維持されず、結果として活用されないケースが多くなります。
そこで、情報を1か所にまとめて管理し、必要なときにすぐ確認できる「情報共有ツール」を導入することで、教育や引き継ぎをスムーズに行えるようになります。
これらの条件に最も当てはまるのが、シンプルな操作で誰でも使える情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」に業務マニュアルや共有事項をまとめて保存できるため、テキスト・画像・PDF・Excelなどの情報が一元化され、スタッフ全員がいつでも同じ情報を確認できる環境を整えられます。
スタッフ教育・引き継ぎしやすくなる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で歯科医院内の情報を管理する方法
「Stock」では、院内マニュアルやお知らせを「ノート」に直接まとめて管理できます。
ノートにはテキストをそのまま入力できるほか、写真や動画、PDF・Excelなどのデータファイルも一緒に貼り付け可能です。そのため、「機材の使い方の写真・動画」や「受付業務の手順書（PDF）」「Excelで作成した請求書のひな形」など、さまざまな形式の情報を1か所に集約できます。
さらに、ノートは「フォルダ」と、複数フォルダをまとめた「フォルダグループ」の2階層に分類して管理できるため、「院内共有」「患者様管理」「マニュアル」など、テーマごとに整理された状態を保てます。
また、フォルダごとに「参加者」を設定できるため、全体共有と管理者限定の情報が切り分けられ、必要な人にだけ情報を届けられます。
「Stock」で歯科医院内のタスクを管理する方法
「Stock」では、ノートに記載した患者対応の内容に対して、「タスク」を紐づけて管理できます。
たとえば、治療内容や見積もり、主訴・所見をノートにまとめたうえで、見積書の送付・次回来院時の説明対応などのタスクを設定すれば、誰が・いつまでに対応すべきかを明確にできます。タスクを設定すると担当者に通知が届くため、確実に作業の依頼ができ、「言った・言わない」のトラブルを防げる点も特長です。
そのため、院長・受付・歯科衛生士など、役割ごとに業務を振り分けながら、患者対応の抜け漏れを防げます。このように「Stock」を使えば、患者情報の共有だけでなく、実際の対応業務までノートを起点に一元管理できます。
「Stock」で歯科医院内の情報共有をするときの便利機能
ここでは、「Stock」を使って歯科医院内の情報共有をするときの便利機能を3つご紹介します。「Stock」の運用イメージが気になる方は必見です。
過去の記録をアーカイブする機能
「Stock」の「Oldフォルダ」機能を使えば、過去のカルテや使っていないマニュアルを整理した状態で、アーカイブ保存できます。
とくに、カルテ（診療録）は、法律により診療完結の日から5年間の保存が義務付けられており、簡単に削除することはできません。しかし、使用頻度の高い資料と同じ場所に保管しておくと、「必要な情報がすぐに見つからない」といった問題が発生しやすくなります。
そこで、「Stock」の「Oldフォルダ」を使えば、現在使っていない情報を通常のフォルダから切り離して管理できます。これにより、現場で使う情報だけを見やすく保ちながら、過去のカルテや資料も必要なときにすぐ取り出せる状態を維持できるのです。
情報をまとめるノートをテンプレート化する機能
「Stock」のテンプレート機能を使えば、研修日報のフォーマットをあらかじめ作成しておけます。
クリニックでは、新人研修や業務引き継ぎの際に「研修日報」を記録しているケースも多いですが、紙やExcelの日報では記入漏れが起きたり、保管場所が分散して後から振り返りにくいという課題があります。
テンプレートからノートを作成すれば、「研修内容」「学んだこと」「課題」などの項目に沿って入力できるため、記入内容の抜け漏れを防ぎながら同じ形式で情報を蓄積できます。また、記録した内容は院内で共有され、過去の日報もまとめて検索・参照できるため、研修の進捗管理や振り返りもスムーズに行えます。
アプリでスマホ・タブレットから閲覧できる機能
「Stock」は、PCだけでなくスマホ・タブレットからもアプリで情報共有ができます。
受付カウンターにのみスタッフ用PCを置いている場合でも、タブレットや個人のスマホから必要なマニュアルやお知らせをすぐに確認できるため、業務の流れを止めずに情報共有が可能です。
このように、利用シーンを選ばず情報を確認できる点も、歯科医院で「Stock」が使いやすい理由の1つです。
歯科医院での情報共有ツール「Stock」導入事例
香川県で歯科医院を運営するみどりの歯科医院では、院内の情報共有を円滑に行うために「Stock」を活用しています。
同院では、スタッフ数の増加に伴い、院内で扱う情報量も年々増えていました。しかし、従来は紙媒体やビジネスチャットツールを使った情報共有が中心で、「情報が流れてしまい後から確認できない」「特定のスタッフしか把握していない情報が生まれてしまう」といった点が課題でした。
そこで、院内のあらゆる情報をシンプルに蓄積・共有できるツールとして「Stock」を導入したのです。役職別・業務別などでフォルダを分け、歯科医院の運営に必要な情報をすべて「Stock」に集約する運用に切り替えました。
その結果、「情報はStockに残す」という文化が院内に定着し、誰もが必要な情報にすぐアクセスできる環境を実現しました。また、使えば使うほど情報が蓄積され、院内の知見がナレッジとして自然に資産化されていく点も効果として実感しています。
「Stock」におけるよくある質問
情報共有ツール「Stock」のよくある質問は以下の3つです。
- Q1.スマホだけでも利用できますか？
- Q2.ITが苦手なスタッフでも使えますか？
- Q3.マニュアルや資料はどんな形式で保存できますか？
「Stock」は、スマホだけでも問題なく利用できます。iOS・Androidアプリがあり、ノートの閲覧・作成・編集はもちろん、写真やファイルの添付、タスクの確認までスマホ上で完結します。
「Stock」は、非IT企業の65歳以上の方でも使いこなせるほどシンプルなUIです。直感的な使い方ができるため、誰でもすぐに利用可能です。
「Stock」のノートには、画像・動画・PowerPoint・Excel・PDFなど、さまざまな形式のファイルを添付できます。また、作成したノートはPDFとして出力することも可能です。
このように、「Stock」はマニュアル管理に必要な機能が過不足なく備わっているため、作成から共有まで簡単にできます。
歯科医院の情報管理に最適なツール「Stock」のまとめ
これまで、歯科医院の情報共有における課題や、「Stock」で歯科医院内の情報を共有する方法、便利機能、導入事例を中心にご紹介しました。
紙やチャットツールに情報を分散して管理していると、「情報が見つからない」「担当者しか分からない」「引き継ぎがうまくいかない」といった問題が発生しやすくなります。
そこで重要になるのが、情報を1か所にまとめて蓄積・共有できる仕組みです。さらに、マルチデバイス対応のアプリなら、PCだけでなくスマホ・タブレットからも必要な情報を確認できます。
結論、歯科医院に必要な情報をチーム全員が迷わずに管理できる情報共有ツールは「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スタッフ全員が同じ情報を共有しながら診療に集中できる、ムダのない医院運営を実現しましょう。
