昨今、情報共有を円滑化するためにITツールを活用する企業が増えています。たとえば「Stock」（ストック）も情報共有が行えるITツールのひとつです。
なかには「Stockの導入を検討しているが具体的な運用のイメージがつかない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Stockの中心機能や具体的な活用シーンをご紹介します。
- Stockの導入を検討しているが、具体的な活用方法が分からない
- 社内の情報共有がスムーズに進められるツールを探している
- 情報共有に使うツールを選定する際のポイントを知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、Stockの効果的な使い方が分かり、自社に必要のあるツールか判断できます。
目次
Stock（ストック）の中心機能とは？
Stockの中心となる機能は「ノート」「メッセージ」「タスク」の3つです。
最大の特徴は「ノート」に情報を蓄積し、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」で関連情報をやりとりする点にあります。情報とメッセージ・タスクを関連づけられることで、チャットツールのように話題が入り混じって情報が流れていく事態を防げるのです。
また「ノート」にはファイル添付も可能で、ファイル管理ツールのように都度フォルダを開く手間なくノートに張り付けたファイルを確認できるので、ファイル共有の効率化にも有効です。
Stock（ストック）の活用シーン10選
Stockは、ユーザーが自由にノートを作成し、あらゆる情報を記録・共有できるツールです。そこで以下では、Stockがビジネスにおいて活躍する具体的な活用シーン10選をご紹介します。
顧客管理ツールとして
顧客ごとの情報を管理する「顧客管理ツール」として活用できます。
クライアントごとにフォルダを作成し、その中に「会社・顧客情報」のノートを作成すれば、依頼内容や提案を記録できます。情報が蓄積されると顧客の傾向を掴みやすくなり、結果として迅速かつ正確な次回提案につなげられるのです。
また、StockはCRMなどの顧客管理ツールとは異なり、複雑な操作なしで簡単に情報を残せる点もポイントです。
議事録管理ツールとして
議事録作成・管理・共有ツールとしての活用方法もあります。
Stockは箇条書きなどの装飾機能を活用して、見やすい議事録を作成できる点が特徴です。また、記載した内容はリアルタイムで更新されるので、迅速に任意のチームメンバーに内容を共有することが可能です。
また、議事録ノートを部署やプロジェクト単位でフォルダ整理すれば、会議に参加できなかったメンバーもすぐに議事録の格納場所を確認できます。
問い合わせ管理ツールとして
電話やメールで受け取った問い合わせは、Stock上にまとめて管理できます。
「新規問い合わせ」「資料請求」といった問い合わせの種類ごとにフォルダを作成し、その中に問い合わせ内容・対応記録のノートを作成します。メール連携機能を使えば、問い合わせ内容を自動でノートに起こすことも可能です。
ノートのタイトルに「対応中」「済」と記載したり、「問い合わせ対応」といったタスクを作成することで、問い合わせ対応の抜け漏れをなくせるようになります。
営業管理ツールとして
営業に関する情報のストックにも有効です。
「営業先」「案件別」などの自社の運用に合った分類でフォルダを作成し、その中に「商談記録」「トークスクリプト」といったノートを作成すると、営業管理ツールとして活用可能になります。
過去の商談記録をもとに戦略を練ることはもちろん、営業部のメンバー教育に関するマニュアルの共有にも役立ちます。
開発・製作のサポートツールとして
開発・製作に関する要件を共有するツールとしても活躍します。
要件の種類や、クライアントごとにフォルダを作成し要件ノートを作成すれば、概要を見やすく整理できます。また「メッセージ」「タスク」を活用すると、要件の確認依頼や確認タスクの漏れが発生しません。
このように、チームで開発・製作を進める際には、ノートで情報を共有し、メッセージ・タスクで関連情報をやりとりすると円滑にプロジェクトが進められます。
企画部の施策設計用ツールとして
企画部が施策を練る場面でも活躍します。
「新規サービス検討」「キャンペーン設計」といったフォルダ内に施策の背景や概要、詳細要件や分析データを記載すれば、会議が進行しやすくなります。また「箇条書きや見出し文字」を活用すれば、情報量が増えても文章を分かりやすく構造的に整理できます。
さらに、ノートには編集履歴が残るため、誤って内容を書き換えても過去の履歴から簡単に復元可能です。
人事・採用情報の管理ツールとして
人事面談や採用記録ツールとしても活用可能です。
「採用面談記録」「社員との面談記録」といったフォルダに面談記録のノートを作成すると、面談をしていない幹部メンバーにも採用状況や社員の状況を確実に伝えられます。
また、採用したい人物要件を残しておけば面接前後でも確認しやすく、採用基準の軸に合わせて選考を進められます。
マニュアル管理ツール・社内wikiとして
マニュアルの作成・管理・共有ツールや、社内wikiとしての活用方法もあります。
フォルダ内にマニュアルや社内Wikiのノートを作成すれば、新メンバーの教育が進めやすくなります。ストックされた情報を新人が確認することで、口頭での伝達が不要になり、結果として既存メンバーの教育負担の解消につながります。
また、改訂により不要になった過去マニュアルやWikiは「Oldフォルダ」に移動させれば、データを残したまま普段は見えない場所に非表示にできるので、バージョン管理の側面でも効果的です。
日報ツール・社内掲示板として
日報の作成・管理・共有ツールや、社内掲示板としても活用できます。
「日報」や「社内掲示板」の記録をノートに残すと、フォルダに参加している任意のメンバーが見られるようになります。ノートは複数人が同時にアクセス可能、かつ部署や社内全体に周知が必要な事項の共有に最適です。
また、ノートは閲覧のみの状態に設定することもできるため、閲覧したメンバーが誤って情報を書き替えてしまうリスクを未然に防ぐ機能も備わっています。
商品情報の管理
自社で取り扱う商品情報の管理・共有にも役立ちます。
ノートに商品コードや商品名、素材名などの情報を記録すれば、問い合わせ対応の際に回答しやすくなります。また、画像の添付も可能なため「商品情報」と「実際の商品の見た目」が一目で判断可能です。
このように、Stockに情報を記録すれば商品情報の共有が円滑になり、結果として問い合わせ対応の質の均一化も期待できます。
【重要】社内での情報共有にStockが最適な理由
以下では、社内での情報共有にStockが最適な理由をご紹介します。
ビジネスに社内情報を活用するには「情報を適切に残し、共有する」体制を整えることが不可欠です。そのため、あとからの修正が難しかったり、情報がどこに書いてあるか見落してしまったりする紙やホワイトボードなどのアナログな手段は適していません。
そこで、ITツールを活用すると複数人への情報共有が簡単になるうえに、外出中やテレワークでの連携も円滑化します。ただし、利便性が高いツールでも使い方が難しいと社内に浸透せず、ツールを導入した費用対効果が得られなくなってしまいます。
したがって、企業で使う情報共有ツールは「シンプルな機能」のサービスを選びましょう。結論、非IT企業でも負担を最小限に抑えて運用可能なほど、シンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」「メッセージ」「タスク」の情報共有に過不足のないシンプルな機能で構成されています。また、利用に特別な知識は不要で、社員のITリテラシーに関係なく誰でも使いこなせる点が他ツールとの大きな違いです。
チームの情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Stock（ストック）の活用シーンまとめ
これまで、Stockが具体的に活躍するシーンをご紹介してきました。
Stockは「ノート」に情報を残し、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」で関連情報をやりとりすれば話題が混ざりません。また、特定のビジネスシーンにとどまらず、あらゆる用途の情報共有に対応しています。
情報共有ツールを導入する際は「誰でも簡単に使える」点と「料金や運用面を含めたコストを抑えて運用できる」点の考慮が必要です。社内の情報をツールに集約するため、中長期的に利用可能でなければ導入・維持の負担だけが発生し、適切な効果は得られません。
そこで、導入当日から利用を始められるシンプルな情報共有ツールの「Stock」を使うと、直感的に使えて教育コストがかかりません。実際に、非IT企業を中心とした150,000社以上がストレスのない情報共有に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を円滑化しましょう。
