議事録には、会議の内容を社内で共有して、社員間の認識を是正したりする役割があります。そのため、必要な事項を漏れなく記載しなければなりません。
 
しかし、「議事録を完璧に作成しようとして時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、議事録作成を効率化する方法やおすすめのツール8選をご紹介します。
 
  • 議事録の作成に時間がかかって、ほかの業務を圧迫している
  • 議事録作成が早い人の実践するコツが知りたい
  • 議事録管理ツールにはさまざまな種類があるので、比較するのが難しい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、正確な議事録を効率的に作成する方法が分かります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録が必要な理由

議事録が必要な理由は「決定事項を共有する」「タスクを共有する」という2つに分けられます。
 
会議での決定事項を明文化しなければ、社員個人で認識のズレが出て業務の調整が円滑に進まない可能性があるので、決定事項を議事録で共有するのです。また、次回の会議までのタスクと期限を共有することで、やるべきことが明確になります。
 
以上のように、議事録は会議の決定事項を正確に伝えたり、次の会議に向けたスケジュール管理を実施したりするために作成しなければなりません。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録の基本的な書き方

以下の基本項目を押えたうえで必要な項目を追加すると、初心者でも分かりやすい議事録を作成できます。
 
  • 会議名、開催日時、開催場所、参加者
  • 目的、決定事項、保留事項
  • 発言内容、議論の経過など
  • 次回の会議
  • 次回までのタスク
  • 参考資料
以上の項目をコピー&ペーストすれば、そのままテンプレートとして活用できます。基本項目を押えて、抜け漏れがなく誰が見ても分かりやすい議事録に近づけましょう。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録が負担になる理由

議事録が負担になる理由は、大きく「作成」と「管理」の2つに分けられます。以下では、それぞれの理由について詳しく解説します。

作成に時間がかかるため

議事録が負担になるのは、会議中に取ったメモをもとに、時間をかけて作成しなければならないためです。
 
議事録は不参加の社員にも共有するので「分かりやすく、かつ抜け漏れがない」という状態にしなければなりません。そのため、メモを分類したり要点を抽出したりする手間がかかります
 
また、ほかの社員が読みやすいように内容をまとめたり並べ替えたりする作業も必要です。以上のように、議事録の作成に時間がかかるため負担に感じかねないのです。

管理が面倒なため

作成した議事録の管理も社員の負担になると言えます。
 
たとえば、議事録はファイルをメールで共有しなければなりません。そのうえ、共有された社員も「ほかのメッセージに埋もれ、遡って探さなければならない」「自身のPCのフォルダに保存しなければならない」という手間がかかります。
 
つまり、議事録を共有する手間がかかったり、受け取って自身で管理するという負担が発生したりするのです。その結果、「作っても共有しない」「受け取っても開かない」という習慣がつく可能性があります。
 
関連記事: 正しい議事録の書き方とは?必要な項目や早く書くコツも解説


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

<作成編>議事録を効率化する方法

以下では、議事録の「作成」を効率化する方法について解説します。議事録を書き起こしたり、修正点を確認したりする手間を省くためには次の方法が有効です。

自動作成ツールを利用する

議事録自動作成ツールを使って、入力する手間を削減する方法があります。
 
自動作成ツールとは、複数人の音声を聞き分けて文字起こしするツールです。なかには複数言語に対応しているものや、WindowsやMacなどのPCだけでなくスマホ、タブレットとった複数のデバイスで利用できるものもあります。
 
ただし、精度には限界があるため結局人の手で確認する手間がかかったり、導入や運用にあたって数十万円のコストが発生したりするので注意が必要です。

Wordの校正機能を活用する

Wordの校正機能を活用すると誤字脱字やタイプミスが自動で検出されるので、修正箇所を探す時間が短縮されます。
 
具体的な方法としては、議事録のテキストをコピーしてWordに貼り付けたうえで「校閲」をクリックし「スペルチェックと文章校正」を選択しましょう。
 

Wordの校正機能を利用する手順の画像

 
ただし、入力ミスや表現をすべて修正できるわけではないので、提出前に読み返したり、第三者に確認してもらったりすることを心がけましょう。

WEB会議システムの機能を応用する

ZoomなどのWEB会議システムで議事録を作成する場合は、搭載されている機能を活用できます。
 
たとえば、「レコーディング機能を使って抜け漏れがないか確認する」「自動文字起こしツールを連携して、会議の内容を自動的にテキストデータへ変換する」といった方法を利用しましょう。
 
以上のように、WEB会議システムを使って確認作業や文字入力の負担を減らす方法もあります。ただし、有料プランにしか適用されない場合や、別のツールが必要なケースもあるので慎重に検討しなければなりません。

リアルタイムで共同作成する

議事録データをクラウド上で共有、同時編集できるツールを使って、一人当たりの負担を削減する方法もあります。
 
たとえば、「項目ごとに役割分担をする」「一人が大まかに執筆し、一人が補足しながら会議を進める」といった方法を取りいれれば、議論が進んでしまい議事録の作成が追い付かないという心配もありません。
 
また、複数人で執筆するので、議事録作成の負担が軽減されるだけでなく”抜け漏れのない議事録”に近づくというメリットもあります
 
関連記事: 【2022年最新】おすすめの議事録作成ツール6選|メリットやポイントも解説


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

<管理編>議事録を効率化する方法

作った議事録を業務に役立てるためには、適切に管理しておかなければなりません。以下では、議事録の管理を効率化する方法をご紹介します。

会議の資料もまとめて保管する

議事録や関連資料は分散させずに、まとめて保管しましょう。
 
議事録と資料をバラバラに保管していると、あとから確認するときに複数の場所へアクセスする手間がかかります。また、関連資料があること自体を忘れる可能性があり、ミスを誘発しかねません
 
したがって、各会議で利用した資料は議事録に紐づけて管理しましょう。

すぐに探し出せる状態にしておく

議事録はただ保管するだけでなく、すぐに探し出せる状態にする必要があります。
 
WordやExcelで議事録をとるデメリットは「議事録のファイルがどこにあるか分からない」「どのファイルに保存したのか、開くまで分からない」という状態になる点です。
 
そのため、蓄積した議事録から必要なものをいつでも探し出せる「Stock」のようなツールに保存すれば、見直したいときにすばやくアクセスできるので無駄がありません。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録の作成、管理を効率化するおすすめのツール8選

以下では、議事録を効率化するおすすめのツール8選をご紹介します。
 
議事録を”作成”する負担は一部のメンバーだけにかかる一方、”管理”する負担は全員にかかります。したがって、まずは議事録の管理負担を取り除かなければならないのです。
 
そのため、議事録の管理を効率化するには、議事録と資料を紐づけて管理したり、必要なときにすぐに探し出したりできるツールを導入しましょう。
 
結論、議事録の効率化に最適なツールは、議事録をはじめとしたあらゆる情報を一元管理でき、さらに目的の情報へ簡単に見つけられる検索機能やフォルダがある「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に議事録を作成できるだけでなく、共同編集や共有、管理も一つで完結するツールです。また、独自のテンプレートを運用できる機能もあるので、議事録の作成が効率化します。

【Stock】チームの情報を最も効率的に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【スマート書記】会話を自動で文書化するツール

スマート書記のトップページ

<スマート書記の特徴>

  • スマホアプリに対応
  • スマート書記はスマホアプリに対応しています。そのため、「パソコンでオンライン会議に参加する傍ら、スマホで議事録をとる」という使い方が可能です。
     
  • タイムスタンプを付けられる
  • 会議の進行中にリアルタイムでタイムスタンプを付けられるため、あとから見直すのに役立ちます。

<スマート書記の注意点>

  • すぐに共有するのが難しい
  • 作成した議事録はそのまま共有できないため「メール」や「URL」を経由する手間がかかります。

<スマート書記の料金体系>

  • 基本使用料3万円/月〜+文字起こしパック
  • 利用人数によって金額が異なるので、詳細な金額は問い合わせが必要です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【AI GIJIROKU】Zoom連携が特徴のツール

AI GIJIROKUのトップページ

<AI GIJIROKUの特徴>

  • さまざまな会議に対応
  • 会議の形態に合わせて利用できるのが特徴です。たとえば、参加者全員が同じ空間で一つのスピーカーを利用する場合も全員の声を聞き取ります。
     
  • グローバルな会議でも利用できる
  • 30か国語をリアルタイムで翻訳するため、グローバルな会議で活躍するツールです。

<AI GIJIROKUの注意点>

  • 議事録を収録できる時間に制限がある
  • プランによって議事録の収録時間に制限があるので注意が必要です。たとえば、小規模チーム向けのプランは100時間までに制限されおり、その後は課金しなければなりません。

<AI GIJIROKUの料金体系>

  • フリー:議事録の閲覧のみ可能
  • スタンダード:1,500円/月
  • ビジネス:29,800円/月
  • プレミアム:200,000円/月


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【GIJI】議事録に特化したツール

GIJIのトップページ

<GIJIの特徴>

  • 同時編集機能がある
  • 議事録を作成するだけでなく、メンバーと同時編集する機能が搭載されています。
     
  • 添付ファイルの追加
  • 会議の資料を添付ファイルとして議事録と併せて管理できます。

<GIJIの注意点>

  • 容量に制限がある
  • プランに関わらず1ファイルあたり100MBの制限があるため、大容量のデータは保存できない可能性があります。

<GIJIの料金体系>

  • Free:無料
  • 10名までの人数制限、1組織5GBと1ファイル100MBまでの容量制限があります。
  • Community:無料
  • 学校や非営利団体向けのプランです。1ファイル100MBの容量制限があります。
  • Standard:300円/ユーザー/月
  • 全社利用に適したプランです。1ファイル100MBの容量制限があります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Sloos】発言者ごとに文字起こしするツール

Sloosのトップページ

<Sloosの特徴>

  • 無料で利用できる
  • 利用する際に料金が発生しないのが特徴です。
     
  • 発言者ごとに音声認識される
  • 社員の音声を10秒程度認識させれば、発言者ごとの音声を聞き分けられるという特徴があります。

<Sloosの注意点>

  • 辞書登録に未対応
  • 辞書登録に対応していないため、業界の専門用語や社内用語などを聞き取れない可能性があります。

<Sloosの料金体系>

  • 無料で利用できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【ZMEETING】感情認識機能付きツール

ZMEETINGのトップページ

<ZMEETINGの特徴>

  • 辞書登録ができる
  • 辞書登録機能があるため、専門用語が頻発する会議でも使いやすいツールです。
     
  • 議事録清書機能
  • 音声認識によって起こしたテキストデータを、自動で議事録の形に清書する機能が搭載されています。

<ZMEETINGの注意点>

  • 話者の識別に制限がある
  • 話者識別は一つの会議あたり15人までに制限されており、それ以上の人数で利用する場合にはオプションの設定が必要です。

<ZMEETINGの料金体系>

ZMEETIGNの料金体系は以下の表のとおりです。以下の料金は日本語のみで、多言語翻訳の場合は料金が異なるので注意が必要です。
 
ライセンスS ライセンスM ライセンスL
1ライセンス当たり年額(税抜)キャンペーン価格
35,760円
90,000円
144,000円
音声認識時間
120時間
360時間
600時間
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【COTOHA Meeting Assist】議事録作成支援ツール

COTOHA Meeting Assistのトップページ

<COTOHA Meeting Assistの特徴>

  • ゲスト参加が可能
  • 社外の人の発言を記録したい場合は、ゲスト用のURLを発行できます。
     
  • 自動翻訳機能
  • 英語や中国語など、複数の言語の音声入力やテキスト表示に対応しています。

<COTOHA Meeting Assistの注意点>

  • 定期的なデータ整理が必要
  • 保存する音声が増えると別途容量を追加しなければならないので、定期的にデータを整理する必要があります。

<COTOHA Meeting Assistの料金体系>

  • 基本契約+APIパック(G)で55,000円/月~
  • 1か月あたり約50時間分の音声認識が可能ですが、容量の追加には別途料金がかかります。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Google ドキュメント】音声入力が可能なツール

Google ドキュメントのトップページ

 

<Google ドキュメントの特徴>

  • 文字起こしが可能
  • 音声入力によって文字起こしできるのが特徴です。
     
  • 共同編集できる
  • Googleアカウントを持っている社員であればドキュメントを共同編集できます。

<Google ドキュメントの注意点>

  • 句読点の入力が面倒
  • 句点は「まる」、読点は「とうてん」と言わなければ認識されないため、会議の内容すべてをそのまま文字起こしするのには向いていません。

<Google ドキュメントの料金体系>

  • 無料で利用可能
 
関連記事: 【比較表あり】議事録の共有をスムーズにするツール5選をご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録を効率化するツールを選ぶ3つのポイント

以下では、議事録を効率化するツールを選ぶ際の3つのポイントをご紹介します。機能やプランだけに注目せず、次の3つのポイントを比較して選びましょう。

(1)情報へのアクセス性が良いか

1つ目のポイントは、議事録や資料などの情報へのアクセス性です。
 
ツール上で議事録のデータを保存できても「どこに何のデータがあるのか分からない」という状況では意味がありません。議事録は会議の回を重ねるごとに増えるため、分かりやすく整理して蓄積しておく必要があります。
 
たとえば、必要な議事録をキーワードから探し出せる「検索機能」が搭載されたツールなら、素早く議事録へアクセスできるのでおすすめです。

(2)費用対効果が高いか

2つ目のポイントは、ツールの費用対効果の高さです。
 
音声入力や議事録自動作成ツールは一見便利ですが、導入や運用に高額なコストがかかるケースがほとんどです。さらに、容量や利用人数、利用環境に制限があるため、思うように運用できない可能性があります。
 
以上のように、「コストをかけて導入したものの上手く使いこなせない」という費用対効果の低い状況を避けなければなりません

(3)使いやすいか

3つ目のポイントは、ツールの使いやすさです。
 
多機能や高機能なツールはITリテラシーが低い社員にとっては使いこなせず、結果的に議事録の効率化に結び付かない可能性があります。したがって、ツールを選ぶ際は誰でも簡単に使えることを基準にしなければなりません。
 
たとえば、65歳以上の社員でも簡単に議事録を作成、管理できる「Stock」のように、社内に浸透しやすいツールを選びましょう。
 
関連記事: 【比較表あり】議事録の共有をスムーズにするツール5選をご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録を効率化するツール8選まとめ

ここまで、議事録を効率化する方法やおすすめのツール8選についてご紹介しました。
 
議事録の効率化は、”作成”と”管理”に分けて考えましょう。コストをかけずに議事録の作成を効率化したい場合は、あらかじめテンプレートを用意して構成を考えたり入力したりする手間を省くのが有効です。
 
また、議事録を管理する手間を省くには、議事録や関連資料へすぐにアクセスできるツールを導入しなければなりません。ただし、ツールを選ぶ際は社内に浸透するように、誰でも簡単に使えるものを選びましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、議事録の作成、管理を効率化するのに必要な機能が備わっており、かつ非IT企業の社員でも使いこなせるほど簡単なツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して議事録の作成、管理を効率化しましょう。