議事録には、会議で決定された内容を社内で共有して、「会議に参加した社員」と「参加していない社員」との間にある情報の非対称性を緩和する役割があります。
 
また、会議の備忘録にもなるので、過去の議事録を参照して「どのように意思決定が行われてきたのか」を可視化できます。他にも、議事録作成には、作成者のビジネス基礎力向上や責任の所在を明確にするなどのメリットがあります。
 
しかし、議事録作成は手間や時間がかかるので、時間通りに提出できなかったり、他の業務を圧迫したりして、苦労している方も多いのではないでしょうか。
 
また、議事録を効率化するツールがあるのは知っていても、種類が多すぎて何を選べばいいのかを判断するのは難しいことです。
 
そこで今回は、「議事録作成の業務を効率化するための5つの方法」「議事録作成ツールを選ぶときのポイントとおすすめのツール8選」をご紹介します。
 
  • 議事録の作成に時間がかかってしまって、他の業務を圧迫している
  • 自社で議事録の効率化ツールの導入を検討しているが、コストもかかるので無闇にツールを選べない
  • 議事録の作成をサポートするツールの中でもおすすめのツールが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると「議事録を効率的に作業する方法」と「どのようなツールを選べばいいのか」がわかります。
 


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議事録を効率的に作成する5つの方法

会議の議事録作成は多くの時間や手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。しかし、議事録作成のプロセスを効率化できれば「上司からの評価アップ」「ビジネス基礎力の向上」などのメリットを負担なく得られます。
 
以下では、議事録作成を効率化するための5つの方法をご紹介します。

Wordの校正機能を活用する

企業やチームによって議事録を作成するツールは異なりますが、Wordの校正機能を活用することで、より完成度の高い議事録を提出できます。
 
作成した議事録のテキストデータをWordに貼り付け、「校閲 > スペルチェックと文章校正」を選択すると自動的に誤字脱字やタイプミスを修正します。
 
ただし、全ての入力ミスや表現を修正できるわけではないので、提出前に丁寧に確認したり、他の社員にチャックを依頼したりする必要があります。

WEB会議システムの機能を応用する

テレワークでの働き方が普及してから、WEB会議の議事録を取る機会が増えた方もいるのではないでしょうか。自社のWEB会議ツールに搭載されている録画・録音機能を利用すると、会議で交わされた会話を後から確認できるので、議事録の抜け漏れや確認作業が減ります。
 
また、WEB会議システムに自動文字起こしツールを連携することで、会議の内容をテキストデータにする作業が簡略化されて、大幅な時間削減になります。
 
つまり、WEB会議システムを応用すれば、業務効率化だけでなく人件費の削減にも繋がります。

テンプレートを事前に用意する

会議のたびに一から議事録を作成するのは手間がかかり、他の業務の時間を削ってしまうので非効率です。そこで活躍するアイテムがテンプレートです。最初にテンプレートを作成する手間がありますが、一度テンプレートが完成すれば何度でもコピーして再利用できます。
 
また、会議は「報告型」と「議論型」の2つに大きく分類できます。そのため、それぞれの会議のスタイルに合ったテンプレートを用意しておけば、会議終了後の議事録作成を大幅に効率化できます。

リアルタイムで共同作成する

議事録データをクラウド上で作成・編集・管理できる機能があれば、複数人でパート別に分けて作業できるので、1人で議事録を作成するよりもスムーズに完成できます。また、複数人で共同作成すれば、抜け漏れの防止にも繋がります。
 
さらに、テレワークで希薄になりがちなコミュニケーションを促進する観点からも、共同編集機能は有効な手段です。効率的に議事録を作成するだけでなく、社内の活性化にも貢献できるリアルタイムでの共同作成機能を搭載するツールやシステムを検討しましょう。

議事録をITツールで管理する

議事録を作成する目的は「会議の決定事項を社内に共有すること」です。つまり、会議の参加者のみにメールやダイレクトメッセージで議事録を送るだけでは、議事録が果たすべき目的が達成されません。
 
また、議事録を社内で共有した場合でも、議事録が他のメッセージに埋もれたり、どこに保存されているのか分からなかったりすると、議事録が社内で有効活用できません。
 
そのため、社内の議事録管理には便利なITツールを活用しましょう。ITツールを導入して議事録を管理すれば、社内で共有された議事録を確実にストックして、必要な情報をすぐに見つけられる環境が整います。
 
例えば、情報共有ツール「Stock」「情報の蓄積」「高いアクセス性」が備わっているツールなので、議事録の管理におすすめです。


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関連記事: 議事録とは?分かりやすい議事録の書き方とポイントをご紹介!

ツール選定のポイント

議事録の業務をサポートするツールを選ぶ際に直面する問題が「ツールの種類が多すぎる」ことです。特に自社でツールの導入を検討している場合には、より慎重に考える必要があるので、以下で5つの選定ポイントをご紹介します。

AI音声認識の精度

会議で交わされた会話を自動的にテキスト化してくれるツールを選ぶ場合、AI音声認識の精度を確認しましょう。
 
全ての会話を完璧に文字起こしできるツールは存在しませんが、修正作業の削減のためにもできる限り精度の高いツールを選びます。

導入費用

議事録作成に関わる自社の課題解決に必要な機能に、目星をつけておくことが大切です。「最近話題のツールだから」「競合他社が導入しているから」など、安直な理由で導入することは避けましょう。
 
費用対効果を意識して、より最大限のパフォーマンスを発揮できるツールを選択する必要があります。さらに、導入費用がかからないことが多いクラウド型のツールは、月額の利用料がかかるので運用費用も同様に考慮しましょう。

効率性

議事録を取り扱う全ての企業が考慮すべき点が効率性です。議事録の作成は本来時間をかけるべき業務ではなく、「迅速」かつ「正確」に作ることが求められます。
 
例えば、テンプレート機能があればクリック一つで議事録の雛形が用意できるので、会議毎に議事録を一から作る手間が削減できます。
 
また、議事録に関する質問やフィードバックがある際に、議事録に紐づいたメッセージを送ることができれば、「〇〇で共有した△△の議事録について質問があるのですが」というようなメッセージを個別で対応しなくても良く、別のツールから議事録データを参照する必要もなくなります。

アクセス性

共有された議事録をすぐ発見できる高いアクセス性を持つツールを導入することは、社員の議事録を探すプロセスを簡略化して、業務効率化生産性向上に貢献します。
 
ビジネスマンは1日20分、年間80時間以上を書類を探すために浪費していると言われています。そのため、議事録にすぐアクセスできる環境があれば、浮いた時間を他の業務に充てられます。
 
また、必要なタイミングで瞬時に手元に資料がないことはストレスになるので、日々の業務をスムーズにすることで、働きやすい環境が維持できます。

使いやすさ

議事録業務の効率化のためにツールを導入しても、なかなか社内で浸透しなかったり、誰も活用しない事態に陥る場合があります。主な原因は、導入したツールが使いにくいことが挙げられます。
 
ツールが使いにくいと感じるのは、搭載されている機能が複雑で、ITの知識が必要なのが原因です。そのため、ITに詳しくない人でも簡単に使えるほどシンプルなツールが必要になります。


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関連記事: 議事録が共有されていない悩みは、ツールを使って解決しよう!

議事録を効率化するおすすめのツール8選

議事録の業務、特に議事録作成の担当者は「会議中の会話を聞き逃さないか」「抜け漏れがないか」など不安に感じることがあります。この不安を解消する有効なツールが「議事録の自動作成ツール」です。
 
以下では、議事録の準備から作成後の管理までを効率的に行える、おすすめの議事録管理ツールを8つご紹介します。
 
ご紹介するツールの一つである「Stock」は箇条書きリストや番号付きリスト、ファイル添付などの議事録を効率的に作成できる機能が揃っています。また、作成の不安を軽減するためのテンプレートを事前に用意しておくことができます。
 
他には、「作成した議事録が活用されない」という不満を持っている方もいるのではないでしょうか。社内で活用される議事録を実現するためには「共有」と「管理」に段階にアプローチする必要があります。
 
ここでも情報情報共有ツール「Stock」は、「チームの大切な情報を蓄積する」「必要な情報を瞬時に見つけ出せる高いアクセス性を持つ」の2つの特徴で議事録業務の効率化に貢献できます。

Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

スマート書記

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スマート書記は、音声と自動文字起こしで議事録作成や共有を効率化するツールです。

<スマート書記のポイント>

  1. 簡単に録音できる
    メールアドレスごとにアカウントを作成できるので、誰が発言したかを簡単に特定できます。
    責任の所在を明らかにするために、議事録を作成する際に発言者が誰なのかを明記する必要があります。
  2. 訂正学習機能
    よく使われる言葉や専門用語を辞書に登録できます。
    業界によって頻繁に使われる用語は異なるので、カスタマイズできるのは嬉しい機能です。
  3. 3つの料金プラン
    「スタンダード」「セキュリティ」「自治体向け」の3つの料金プランがあります。
    セキュリティプランはスタンダードプランの全ての機能を利用でき、さらにIPアドレス制限が付くことで高いセキュリティ環境で使えます。


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AI GIJIROKU

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AI GIJIROKUは、AIが参加者を識別して自動で録音、記録、修正、翻訳を行うツールです。

<AI GIJIROKUのポイント>

  1. 個人利用も可能
    議事録の作成だけでなく、個人のボイスメモやプレゼンテーションの練習にも利用できます。
    スタンダードプランであれば、1日約50円で利用可能です。
  2. 30ヶ国言語に対応
    30ヶ国語の言語でリアルタイム翻訳ができます。
    世界各地に現地スタッフを抱えるグローバル企業には必要な機能です。
  3. 3つの料金プラン
    「フリー」「スタンダード」「ビジネス」の3つのプランがあります。
    フリープランでは議事録の収録ができないので、社内で活用するにはスタンダードプランの登録が必要です。


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GIJI

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GIJIは、議事録に特化したフォーマットで誰でも簡単に議事録を作成できるツールです。

<GIJIのポイント>

  1. 全体の会議が見える化する
    社員の会議回数と会議時間が一目瞭然になります。
    会議時間の短縮や不要な会議をなくすきっかけになります。
  2. 清書する時間を削減
    会議終了までに議事録を作成できるようなフォーマットが用意されています。
    並び替えやラベル付けなどを直感的にできます。
  3. 4つの料金プラン
    クラウドの「Free」「Community」「Standard」、オンプレミスの「On-Premises」の4つのプランが用意されています。
    Freeプラン以外は、SlackやOutlookなどの外部ツールとの連携も可能です。


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Sloos

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Sloosは、AIが自動的に議事録メモを作成してくれるツールです。

<Sloosのポイント>

  1. 発言者ごとの音声認識ができる
    マイク1台で最大10人までの発言者を識別でき、それぞれの発言を文字起こしできます。
    音声の登録も10秒ほどで完了するので簡単に始められます。
  2. 多様なOSやブラウザで利用できる
    WindowsやmacOS、Google Chrome、Edgeなど主要なOSやブラウザに対応しています。
    ZoomやMicrosoft Teamsへの導入も可能です。
  3. 無料で利用できる
    基本機能や追加オプションも全て無料で利用できます。


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ZMEETING

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ZMEETINGは、WEB会議の内容をテキスト化して、会議を見える化するツールです。

<ZMEETINGのポイント>

  1. テキスト化機能
    議事録の会話内容を発言者を識別してテキスト化します。
    「ええと」などの記録に不要な語句を削除するフィラー除去機能で、あとから読みやすい文章ができます。
  2. 会議補助機能
    英語、簡体中国語、繁体中国語、韓国語の翻訳が可能です。
    また、感情認識機能で会議の雰囲気を分析して、改善を図ることができます。
  3. 3つの料金プラン
    「SMALL」「MEDIUM」「LARGE」の3つの料金プランが用意されています。
    それぞれのプランで音声認識の利用時間が異なります。またSMALLプランでは感情認識や多言語翻訳は利用できません。


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COTOHA Meeting Assist

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COTOHA Meeting Assistは、会議の発言をテキスト化して議事録作成の負担を大幅に削減できるツールです。

<COTOHA Meeting Assistのポイント>

  1. 音声の聞き直しができる
    音声認識されたテキストは音声と紐づけられています。
    そのため、テキストを編集する場合には記録した音声を別のツールで再生する必要はありません。
  2. 発言内容の整理ができる
    発言の内容をAIが判断して、「重要」や「タスク」などのラベルを自動的に貼ります。
    重要なポイントを目立たせることができるので、見落としを防止します。
  3. 自動翻訳機能でグローバルな環境に対応
    日本語、英語、中国語など10の言語をテキスト表記できます。
    複数の言語が飛び交う会議でも、通訳や翻訳機能を介さずにスムーズな会議が可能です。


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Google ドキュメント

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Google ドキュメントは、文書の作成や編集、共有が無料で使えるツールです。

<Google ドキュメントのポイント>

  1. 文字起こしできる
    Google ドキュメントは無料で提供されている文書作成ツールで文字起こしもできます。
    音声をマイクなどから入力することでテキスト化されますが、句読点は認識されません。
  2. そのまますぐに共有できる
    文字起こししたファイルをすぐに共有できます。
    URLが発行されるのでコピーして共有したいメンバーに送信するか、メンバーのGoogleメールアドレスを入力することで共有できます。
  3. 無料で利用可能
    Google アカウントを作成することで、誰でも無料でGoogle ドキュメントを利用できます。


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関連記事: 【議事録作成ツール8選】ツールを使って会議を効率的に進めよう!

議事録を効率化するツール まとめ

今回は、負担の多い議事録作成の業務を効率化する方法について、以下の5つをご紹介しました。
 
  1. Wordの校正機能を活用する
  2. WEB会議システムの機能を応用する
  3. テンプレートを事前に用意する
  4. リアルタイムで共同作成する
  5. 議事録をITツールで管理する
議事録の準備・作成・共有・管理の全ての段階で、効率化を実現するツールとしてご紹介したStockは、ITに詳しくない人でも説明なしに使いこなせるほど簡単に操作できます。そして、非IT企業をはじめとした80,000社以上の企業に導入されている実績のあるツールです。
 
無料から利用でき、登録も1分で完了します。ぜひ導入してみて社内の議事録業務を効率化しましょう。
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?テンプレートやフォーマットをうまく活用しよう!