ビジネスをする上で「情報共有」は必要不可欠な要素のひとつですが、企業のIT化の流行に伴い、情報共有の手段にも変化が生じています。
 
例えば、メールや書面での情報共有から社内SNSやチャットへの移行により、従来よりも気軽に社内外でコミュニケーションが取れるようになりました。
 
他にも、代表的な情報共有の手段として「情報共有サイト」の活用が挙げられます。
情報共有サイトの活用によりチーム内の情報共有が活性化され、非効率だった部分が大幅に改善する等のメリットがあります。
 
しかし、実際の現場では「情報共有サイトが導入されていない」、もしくは「導入してもメリットを実感できない」という事態が発生しているのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「おすすめの情報共有サイト10選」「情報共有サイトを採用するときの5つのポイント」「情報共有がうまくいかない理由」について詳しく解説していきます。
 
  • 厳選されたおすすめの情報共有サイトを知りたい
  • 情報共有サイトを選ぶときのポイントが知りたい
  • 情報共有がうまくいかない原因と対策を知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にして、自社に合った情報共有ツールを検討してみてください。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有サイトとは?

ビジネスをする上で欠かせない情報共有を「円滑」かつ「効率的」にするために、情報共有サイトの存在は欠かせません。
 
情報共有サイトは、ドキュメントの作成・保管機能、チャット・ビデオ通話機能、タスク管理機能、ファイル共有機能など、複数の機能を兼ね備えているものや、このうちのどれかに特化したものがあります。
 
自社の環境に合致した情報共有サイトを採用することで、「情報共有のメリットや重要性」がチームに浸透して、最大限の効果が実感できます。


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関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!

情報共有サイトを選ぶ5つのポイント

今日、様々な特徴を持った情報共有サイトが提供されています。
自社で情報共有サイトの導入を検討されている担当者の方に向けて、情報共有サイト選びに失敗しないための5つのポイントをご紹介します。

導入の目的に合う機能が備わっているか

情報共有サイトが「自社の課題を解決するものか」「導入目的に沿ったものか」を入念に検討しましょう。
 
情報共有サイトの効果があまり見られないケースでは、「ツールの導入自体が目的になってしまい、その後うまく運用されていない」ことが多いと言われています。
 
例えば、チーム内のコミュニケーションを活性化したい場合にはビジネスチャットツールを導入したり、チームの情報を蓄積して簡単にアクセスできるようにしたい場合は情報管理ツールを採用するなど、ツールを目的達成のための手段として認識することが成功への近道です。

ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせるか

情報共有サイトをチームに浸透させるには「誰でも簡単に使いこなせること」が非常に重要です。
 
ITに詳しくない人が複雑なツールを利用すると「メリットを享受できないどころか、かえって入力項目や管理工数が増えてしまう」というデメリットが発生します。
 
また、情報共有サイトはチーム全体で活用することでメリットが得られるので、「使いこなせる人」と「使いこなせない人」が混在する環境では最大限のパフォーマンスを発揮できません。
 
チーム全員がITの知識に特化しているケースであれば問題ありませんが、多くの企業では個々人のITリテラシーの差が大きい可能性があります。
 
そのため、ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせる情報共有サイトが必要不可欠になります。

ツールに検索機能はあるか

情報共有サイトの中でも、情報の蓄積に特化したツールには「高度な検索機能」が搭載されているものをおすすめします。
 
「必要な情報をすぐに発見できること」は、業務効率化と生産性の向上に直結する重要な要素です。
 
ファイル名やフォルダ名だけでなく、全文検索やタグ検索などの詳細な検索機能があることで、「資料を探す」という非生産的な時間を削減します。
 
また、情報の管理に特化したツールでは、蓄積されたデータを階層化したり、グループで分類したりできるので、目的の情報がさらに探しやすくなります。

導入までのハードルは低いか

なかなかツールを導入できない要因の一つとして「ツール導入までに高いハードルがある」ことが挙げられます。
例えば、「導入するツールが決まったが、実際に契約して運用するまでの手続きが複雑であった」というケースがあります。
 
変化の激しいビジネス社会において、意思決定から素早く実行に移せるスピード感は非常に重要です。
 
すぐにでもチームが抱える課題を解決するためにも、情報共有サイトを活用して、本来は時間をかけるべきでない手続きを簡単に済ませましょう。
 
また、導入後に「専門知識が必要」という課題に直面するケースもあります。
導入から実際の運用までの機会損失を避けるためには、専門知識が必要ないシンプルな情報共有ツールが有効です。

無料トライアルができるか

実際に運用していくと「自社の環境に合っていない」「イメージしていた使い勝手と違っていた」という事態が発生する可能性があります。
 
導入後のトラブルを防ぐためにも、「無料トライアルが可能」もしくは「無料で利用可能」な情報共有サイトを選択しましょう。
 
もし、無料版でお試しをしていくなかで、ストレージやオプション機能機能の追加が必要になれば、その時にプランを変更すれば良いので柔軟な対応が可能です。


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関連記事: 情報共有とは?必要な理由とメリットを考えてみよう

おすすめの情報共有サイト10選

上記の情報共有サイトを選ぶ5つのポイントを参考にしても、採用するツールを絞ることは、初めて情報共有にツールやサイトを導入しようと考えている中小企業の担当者の方には難しいかもしれません。
 
そこで、これから厳選したおすすめの情報共有サイトを10選ご紹介していきます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Chatwork

Chatworkのトップページ

Chatworkは、メール・電話・会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットツールです。

<Chatworkのポイント>

  1. 高いセキュリティ
    サーバーとの通信は全て暗号化され、送信したデータも信頼できるデータセンターに保管されます。
    第三者機関によるセキュリティ監査の実施など、セキュリティ対策を徹底しています。
  2. 社内外誰とでも繋がれる
    Chatworkのユーザーであれば、すぐにメッセージのやり取りが可能です。
    社内メンバーだけでなく、社外メンバーが関わる仕事でも情報共有ができます。
  3. 3つの料金プラン
    「フリー」「ビジネス」「エンタープライズ」の3種類の料金プランがあります。
    どれもコンタクトは無制限ですが、ストレージ容量やグループチャット数の制限などの違いがあります。
 


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Slack

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Slackは、チーム内のコミュニケーションを円滑に、そしてスピーディーするビジネスチャットツールです。

<Slackのポイント>

  1. 仕事を整理
    プロジェクトやトピックごとにチャンネル(トークグループ)を作成できます。
    仕事がわかりやすく整理されるので、集中して業務に取り組めます。
  2. 他ツールと連携
    普段使っているツールをSlackに連携することで、利便性が向上します。
    2,200以上の多種多様なアプリケーションと連携できます。
  3. 4つの料金プラン
    「Free」「Standard」「Plus」「Enterprise Grid」の4つのプランがあります。
    ファイルストレージの容量や管理設定の制限などの違いがあります。
 


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LINE WORKS

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LINE WORKSは、業務コミュニケーションのために開発されたビジネス版LINEです。

<LINE WORKSのポイント>

  1. 業務効率化に必要な機能が揃っている
    メッセージだけでなく、仕事で活用できる多様な機能が搭載されています。
    例えば、カレンダー機能やクラウドストレージ機能、アンケート機能などがあります。
  2. 高いセキュリティ
    データの全ては、24時間365日の体制でモニタリングされています。
    また、国際認証を取得したセキュリティにより、外部から大切な情報を保護します。
  3. 4つの料金プラン
    「フリー」「ライト」「ベーシック」「プレミアム」の4つの料金プランがあります。
    フリープランでも100人まで利用ができますが、それ以上の規模になると有料プランの契約が必要です。
 


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Google ドライブ

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Google ドライブは、全てのコンテンツに簡単かつ安全にアクセスができるクラウドストレージツールです。

<Google ドライブのポイント>

  1. 共同編集機能
    クラウド上にデータが保存されるので、チームで同時にファイルの編集ができます。
    メールアドレスを知らなくても、リンクから簡単に編集へ参加できます。
  2. 高度な検索機能
    Google ドライブには、Googleの高度な検索機能が活用されています。
    探したいデータを予測して最も関連性の高いコンテンツを表示します。
  3. 無料で利用可能
    Google ドライブは全ての機能を無料で使うことが可能です。
 


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Dropbox

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Dropboxは、チームのあらゆるコンテンツを一箇所にまとめてくれるクラウドストレージツールです。

<Dropboxのポイント>

  1. 情報を整理整頓できる
    従来のファイルに加えて、クラウドコンテンツやウェブショートカットを一箇所にまとめることが可能です。
    データを探す時間を短縮し、作業に集中できます。
  2. あらゆるデバイスで利用可能
    簡単な設定で、通勤時間や休暇中でもファイルにアクセスできます。
    プランによりますが、変更前の状態に戻したい場合でも30日間のバックアップされるので、安心して作業できます。
  3. 5つの料金プラン
    個人用に2つ、ビジネス用に3つの料金プランが用意されています。
    全文検索などの基本的な機能は全てのプランに含まれます。
 


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flouu

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flouuは、社内に散在した情報を集約して、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースツールです。

<flouuのポイント>

  1. 作業効率の向上をサポート
    リアルタイムでの同時編集や共有が可能なドキュメントの作成機能があります。
    また、文書のテンプレート登録機能があるので、一から書類を作成する必要がなくなります。
  2. 文書を確認しながらチャットできる
    画面右側のチャット機能を利用することで、文書を見ながらリアルタイムでコミュニケーションがとれます。
    また、指定の位置にピンを設定することで、重要なコメントやフィードバックを見逃すことがなくなります。
  3. シンプルな1つのプラン
    月額550円/人で全ての機能を使うことができます。
    また、有料のセキュリティオプションや導入支援サービスもあります。
 


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Qiita Team

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Qiita Teamは、エンジニア向けの情報共有サービスです。

<Qiita Teamのポイント>

  1. 記事を簡単にかける
    日常的に文章を書かない人でも、全体のレイアウトを気にすることなく記事作成が可能です。
    また、テンプレート機能もあるので、気軽に投稿できます。
  2. コメント機能
    投稿された記事にはコメントを付けられます。
    記事のフィードバックを送ったり、注釈を加えたりと様々な使い方が可能です。
  3. 多様な料金プラン
    6種類の料金プランがあり、30日間の無料トライアルが可能です。
    メンバーの上限や利用できる機能などの違いがあります。
 


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Kibela

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Kibelaは、簡単に情報共有ができ、自律的なチームを作るための社内Wikiツールです。

<Kibelaのポイント>

  1. 2種類の投稿機能
    チームの情報を集約していく「Wiki機能」と、ノウハウやスキルなどを共有できる「Blog機能」があります。
    情報の性質や好みによって使い分けることができます。
  2. 外部共有が可能
    外部共有機能を使うことで、作成した記事を外部に発信できます。
    外部共有の設定がされると「外部共有中」と表示され、URLを共有すると外部からアクセスが可能になります。
  3. 3つの料金プラン
    「コミュニティプラン」「スタンダードプラン」「エンタープライズプラン」の3種類の料金プランがあります。
    ストレージ容量やチームユーザー数などの違いがあります。
 


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Qast

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Qastは、Q&Aとメモでチームのナレッジを蓄積していく社内Wikiツールです。

<Qastのポイント>

  1. Q&Aとメモの使い分け
    社内の情報を一箇所に集約することが可能です。
    社内でよくある質問はQ&A機能を、掲示板や個人のナレッジの共有にはメモ機能を利用します。
  2. スコア機能
    投稿数や反応数によって投稿者にスコアが付けられます。
    情報共有において「誰が、どの程度貢献しているのか」が可視化され、情報共有が促進されます。
  3. 3つの料金プラン
    「フリープラン」「スタンダードプラン」「エンタープライズプラン」の3つの料金プランがあります。
    1ファイルの容量や投稿データのエクスポート機能の有無などの違いがあります。
 


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関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説

情報共有サイトの導入で得られる5つのメリット

情報共有サイトを活用することで、自社にどのようなメリットをもたらすのかを、5つに厳選してご紹介します。

情報共有の手間を簡略化できる

情報共有サイトを活用することで、情報共有の非効率な手間を解消してくれます。
例えば、メールで情報を共有している場合、CcやBccに上司などのメールアドレスを入力し忘れた際には、再度別でメールを送信する作業が必要です。
 
しかし、情報共有サイトでは、関係者が全員参加しているグループにメッセージを送信することで、Cc・Bccの設定やメールの再送作業が不要になります。
 
また、目的のファイルを情報共有サイトにドラッグアンドドロップするだけで共有ができる機能があるなど、業務の効率化を徹底的にサポートしてくれます。

業務効率や生産性が向上する

情報がチーム全体で共有されることで、業務の「見える化」が実現します。
 
そのため、チームの情報や個人のタスク、プロジェクトの進捗をメンバー全員が把握できるので、情報の非対称性が軽減されて、伝達ミスや認識の齟齬、個人への確認時間がなくなります。
 
また、課題の早期発見が可能になるので、事態が悪化する前に修正や改善ができます。
 
このような理由で、情報共有サイトを活用すると、個人の業務が効率化され、チーム全体の生産性が向上することになります。

情報が蓄積されていく

情報共有サイトの中には「情報の蓄積」に特化しているツールもあります。
 
チャットツールのようにチーム内の情報が流れてしまうと「重要な連絡を見逃す」「メッセージを探すのに苦労する」などの課題がありますが、情報の蓄積に特化しているツールではそのような心配はありません。
 
また、情報は業務効率化や生産性の向上に貢献する「資産」なので、それが蓄積されないことは企業の大きな損失に繋がる可能性があります。
 
情報の蓄積に特化したツールは、情報という資産を有効活用するサポートをしてくれます。

スキルやノウハウの属人化を防止できる

メンバーが獲得したスキルやノウハウを共有することで、企業は大きなメリットを獲得できます。
 
具体的には、企業全体のスキルアップ、引き継ぎコストの削減、BCP(事業継続性)の向上、ノウハウの改良です。
 
しかし、「自分だけのスキルやノウハウを共有すると損をする」という理由から情報共有が進まず、属人化を防げていないケースが多いのが現状です。
 
評価制度の見直しや自発的にスキルやノウハウを共有できる環境整備のために、スムーズな情報共有を実現する情報共有サイトやツールが必要なのです。

必要な情報にすぐにアクセスできる

求めている情報にすぐにアクセスができることは大きなメリットです。
 
ビジネスパーソンは、勤務中の探し物において年間”150時間”も費やしていると言われています。
これは1年間の勤務日数を250日とすると、1日あたり36分間も資料やデータを探していることになります。
 
この時間を大幅に減らすことができれば、業務効率も格段に向上します。


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関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介

情報共有がうまくいかない3つの理由

情報共有がうまくいかない背景には大きく3つの原因があり、以下でそれぞれの対策も解説しています。

情報共有のルールがない

情報共有のルールがないことによるデメリットは、以下2つが挙げられます。
 
  1. 情報は蓄積されるが管理するのが困難になる
  2. ルールがないので情報共有するのに躊躇してしまう
前者は、明確なルールがないと「どこに、何の情報を、どのように共有すればいいのか」がわからないので、1つのフォルダの中に複数のカテゴリーが混在する事態が発生します。
すなわち、確認したい資料がある場合に、非効率な「探す」という作業が必要になってしまいます。
 
後者は例えば、「ノウハウを共有してください」と呼びかけがあっても、ファイルの形式やフォーマット、管理方法などが明確でないので、自発的な情報共有は起こりません。
情報共有への抵抗をなくすためにも、ルールを設定することは大切です。

共有したつもりになっている

情報の共有は一方的なものではなく、相互的なコミュニケーションです。したがって、共有した情報は相手が理解して初めて活用されます。
 
「自分が伝えようとしていること」と「相手が認識すること」が100%合致するのは難しいですが、「5W1H」を意識した伝え方を心がけることで、より正確な情報共有が可能になります。
 
また、相手の立場になって「どのようなメッセージなら読みやすいか」「どうすれば情報を正確に伝えられるか」を考えて情報を共有するだけで、情報伝達の精度はさらに向上します。

情報が分散している

情報が至る所に分散している状態では欲しい情報にすぐにアクセスができず、効率的な情報共有ができずに失敗してしまう可能性があります。
 
情報は、カテゴリーによって階層化され、必要な時に瞬時にアクセスできて初めて価値のあるものになります。
 
そのため、情報を有効活用するためには情報が正しく蓄積され、正しく管理されている必要があります。
 
例えば、情報共有ツールの「Stock」を活用すれば、情報の蓄積・管理を徹底的にサポートしてくれるので、情報が分散する心配はありません。


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関連記事: 無料で使える社内SNSのオススメ11選!運用に失敗しないために特徴を把握しよう!

おすすめの情報共有サイト まとめ

自社に合う情報共有ツールを選ぶための5つのポイントは以下の通りです。
 
  1. 導入の目的に合う機能が備わっているか
  2. ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせるか
  3. ツールに検索機能はあるか
  4. 導入までのハードルは低いか
  5. 無料トライアルができるか
考慮すべきポイントは多いですが、失敗しないツール選びのためには明確な選考基準が必要になります。
 
また、社内で情報共有がうまくいかないのには3つの原因がありました。
 
  • 情報共有のルールがない
  • 共有したつもりになっている
  • 情報が分散している
それぞれの解決策として、「情報管理や情報共有の促進のために、明確なルールを設定すること」「情報共有の際には5W1Hを意識すること」「情報共有サイトを活用して、情報を整理すること」をご紹介しました。
 
今回ご紹介したなかの情報共有ツール「Stock」は、社内のあらゆる情報を蓄積して整理することができ、さらに、ITに詳しくない人でもシンプルで使いやすく、今中小企業のなかでも注目を浴びているツールです。
 
「Stock」は、無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して情報共有サイトのメリットを存分に享受してみてください。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!