おすすめの情報共有サイト10選！5つの選定ポイントも解説

ビジネスをするうえで「情報共有」は必要不可欠な要素のひとつですが、企業のIT化の流行に伴い、昨今では情報共有の手段にも変化が生じています。従来のメールや紙媒体での情報共有から脱却し、すべてをデジタルで管理する企業が増えているのです。

情報共有をデジタルで行うには、情報共有サイトと呼ばれるツールの導入が必要不可欠です。このツールを導入し、正しく活用できれば、自社の情報共有はこれまで以上に活性化できます。

しかし一方で、情報共有サイトがさまざまなベンダーからリリースされているために、どれを選べばいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、おすすめの情報共有サイト10選と、ツールを導入する際の選定ポイントについて解説します。

おすすめの情報共有サイトを知り、自社の状況を照らし合わせながら検討したい
情報共有サイトの選定ポイントを知り、リスクのないサイトを選びたい
仕組みづくりに専念しているが、情報共有がうまくいかない原因と対策を知りたい

という担当者の方は今回の記事を読むと、自社に合った情報共有サイトの導入が行え、社内の情報共有を活性化できます。

「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

1 情報共有サイトとは
2 情報共有サイトの5つの選定ポイント
3 おすすめの情報共有サイト10選
4 情報共有サイトの導入で得られる5つのメリット
5 情報共有がうまくいかない3つの理由
6 おすすめの情報共有サイトまとめ

情報共有サイトとは

情報共有サイトとは、ドキュメントの作成・保管機能、チャット・ビデオ通話機能、タスク管理機能、ファイル共有機能が利用でき、自社での情報共有を効率的に行えるサイトの総称です。

サイトによっては複数の機能を兼ね備えているものや、いずれかの機能に特化しているものがあります。

情報共有サイトがあると、ビジネスをするうえで欠かせない情報共有が円滑かつ効率的に行えます。とくに、自社の環境に適した情報共有サイトの導入は、情報共有のメリットや重要性の浸透を促進し、自社での情報共有を活性化します。

関連記事： 情報共有の意味とは？メリットや共有不足で起きる問題を解説!

情報共有サイトの5つの選定ポイント

以下では、情報共有サイトを導入する際に確認すべき5つの選定ポイントを解説します。

数多くリリースされている情報共有サイトのなかから、自社に合った最適なものを導入するためにも、以下のポイントを押さえた検討を行いましょう。

導入の目的に合う機能が備わっているか

まずは、検討している情報共有サイトが「自社の課題を解決するもの」であり「導入目的に沿ったものか」を確認しましょう。

たとえば、チーム内のコミュニケーションを活性化したい場合にはチャットツールの導入を、チームの情報を蓄積して簡単にアクセスできるようにしたい場合は情報管理ツールを採用するなど、ツールを目的達成への手段として認識することが成功への近道です。

自社の課題や目的に沿わないツールの導入は「ツール導入自体が目的となり、その後の運営がうまくいかない」原因ともなります。

情報共有サイトの導入効果を最大限得るためにも、目的や課題に合ったツールを導入しましょう。

ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせるか

情報共有サイトをチームに浸透させるには、そのツールが誰でも簡単に使いこなせるものであるのかが非常に重要です。

ITリテラシーの低い社員が多い環境で複雑なツールを導入すると、メリットを享受できないどころか、入力項目や管理工数の増加によって作業効率が低下しかねません。

また、情報共有サイトはチーム全体での活用によりメリットが得られるものです。社内に使いこなせる社員と使いこなせない社員が混在する環境では、最大限のパフォーマンスの発揮は難しくなります。

チーム全員がITリテラシーが高いという環境はほとんどなく、多くの場合個人のITリテラシーには差があります。したがって、非IT企業の場合はとくに、ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせる情報共有サイトが必要不可欠です。

ツールに検索機能はあるか

情報共有サイトを検討する際は、そのツールに高度な検索機能が搭載されているかどうかの確認も大切です。

必要な情報をすぐに発見できるかどうかは、業務効率化と生産性の向上に直結する重要な要素です。ファイル名やフォルダ名だけでなく、全文検索やタグ検索などの詳細な検索機能があれば、資料探しにかかる非生産的な時間を大幅に削減できます。

また、ツールによっては、蓄積されたデータの階層化や分類が行えるので、検索以外の方法でも目的の情報を探しやすくなります。

導入までのハードルは低いか

ツールの導入がうまくいかない要因の一つに、ツール導入までに高いハードルがあることが挙げられます。たとえば、「導入するツールは決まったものの、実際に契約して運用するまでの手続きが複雑であった」というケースが挙げられます。

変化の激しいビジネス社会において、意思決定から素早く実行に移せるスピード感は非常に重要です。すぐにでもチームが抱える課題を解決するためにも、導入の手続きが煩雑なツールは避けましょう。

また、ツールによっては導入後に、専門知識が必要になる場合もあります。いくら導入自体が簡単であっても、その後の運用に時間がかかるツールは、コストの面から考えても最良の選択だとは言えません。

こうした、導入から実際の運用までの機会損失を避けるには、専門知識の必要ない「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールが有効です。

無料トライアルができるか

ツールには無料トライアルが用意されているかどうかも確認しましょう。

ツールを実際に運用していくと「自社の環境に合っていない」「イメージしていた使い勝手と違っていた」という事態が発生する可能性があります。

導入後のトラブルを防ぐためにも「無料トライアルが可能」もしくは「無料で利用可能」な情報共有サイトを選択しましょう。

無料版のあるツールの場合、試用を行っていくなかで、ストレージやオプション機能などの追加が必要になったとしても、そのタイミングでプランを変更すれば良いので柔軟に対応できます。

関連記事： 情報共有とは？必要な理由とメリットを考えてみよう

おすすめの情報共有サイト10選

以下では、おすすめの情報共有サイトを10選ご紹介します。

さまざまな種類があり、なおかつ多数のツールがリリースされている昨今では、どのツールを選ぶかは大きな悩みどころです。しかし、自社に合わないツールを選んでしまえば、ツール導入の恩恵を受けられないばかりか逆に作業効率を低下させる恐れもあります。

多くの場合、ツールが自社に合わないと感じるのは、「課題解決のための機能が足りない」「自社のITリテラシーにそぐわない」ことが原因です。

したがって、より効率的に最適なツールの検討をするならば、情報共有に十分な機能を持ち、ITリテラシーの差があっても使いこなせるツールを選ぶのがおすすめです。

今回ご紹介したツールのひとつである「Stock」は、社内外の情報共有に必要となる機能を過不足なく利用できるうえ、直感的に操作できるので誰でも簡単に使いこなせるツールです。

非IT企業で100,000社以上の導入社数を誇るStockであれば、「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足がない機能で導入日から自社の情報共有が活性化できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

池本健太郎さん
きずな綜合会計事務所

「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん
株式会社ハピネス

「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

＜Stockの料金＞

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。

また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。

無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。

有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Stockの詳細はこちら

Stockの資料をダウンロード

【Chatwork】ビジネスチャットツール

＜Chatworkの特徴＞

Chatworkは仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットツールです。第三者機関によるセキュリティ監査の実施など、セキュリティ対策を徹底しているのが特徴です。

＜Chatworkの注意点＞

大事な情報が流れやすい

チャット形式でやりとりするので投稿した情報は上に流れてしまいます。

ファイルはプレビューできない

PDFやパワーポイントなどのファイルは、ツール上でファイルのプレビューができないため、ダウンロードする必要があります。

＜Chatworkの料金体系＞

フリー：0円

チャットグループは7つ、5GBストレージまで利用できるプランです。

ビジネス：1ユーザーあたり600円/月

無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。

エンタープライズ：1ユーザーあたり960円/月

ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。

Chatworkの詳細はこちら

【Slack】カスタマイズ性の高いチャットツール

＜Slackの特徴＞

Slackは、チーム内のコミュニケーションを円滑かつスピーディーに行えるビジネスチャットツールです。多種多様なアプリケーションとの連携や絵文字の作成など、カスタマイズ性が高いのが特徴です。

＜Slackの注意点＞

チャンネルの並び替えはできない

作成したチャンネルは並び方ができないので、表示順のカスタマイズを行いたいひとには向きません。

Slack内で利用される機能名や表現が特殊

Slack内で利用される機能名や表現は一般的なツールとは異なり、慣れるまでに時間がかかります。

＜Slackの料金体系＞

フリー：0円

直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。

プロ：1ユーザーあたり850円/月（年間契約）

フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用が可能になった中小企業向けのプランです。

ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,600円/月（年間契約）

スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。

Slackの詳細はこちら

【LINE WORKS】ビジネス版LINE

＜LINE WORKSの特徴＞

LINE WORKSは、業務コミュニケーションのために開発されたビジネス版のLINEです。チャット機能のほかにカレンダー・アンケート機能などがあり、LINE同様の操作感で使えるのが特徴です。

＜LINE WORKSの注意点＞

アプリが強制終了することがある

アプリの動作が重く、強制終了する場合があるというユーザーの声があります。

導入が難しい

プライベートで利用するLINEとの違いを明確にできないと、決裁権所持者の理解を得にくいです。

＜LINE WORKSの料金体系＞

フリー：0円

5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。

スタンダード：1ユーザーあたり450円/月

1TB＋1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。フリープランでの機能制限がすべて解除されます。

アドバンスト：1ユーザーあたり800円/月

100TB＋1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。スタンダードの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できます。

LINE WORKSの詳細はこちら

【Google Drive】Googleが運営するオンラインストレージ

＜Google Driveの特徴＞

Google Driveは、Googleが提供する全てのコンテンツに簡単かつ安全にアクセスができるオンラインストレージツールです。メールアドレスを知らない相手でも、共有リンクから簡単に編集に参加できるのが特徴です。

＜Google Driveの注意点＞

共有先を誤ると情報漏洩に繋がる

ボタンひとつで簡単に共有リンクが作成できる一方で、共有先を誤ると思わぬ情報漏洩に繋がります。

通信環境が悪いと共有が不安定になる

通信環境が悪いとアクセスできなかったり、ほかのひとが編集した内容が反映されなかったりします。

＜Google Driveの料金体系＞

Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。15GB以上の利用には有償版のGoogle Workspaceの契約が必要です。

Google Driveの詳細はこちら

【Dropbox】オフライン利用対応のオンラインストレージ

＜Dropboxの特徴＞

Dropboxは、チームのあらゆるコンテンツを一箇所にまとめられるクラウドストレージツールです。オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴です。

＜Dropboxの注意点＞

ファイルが共有されないケースがある

通信環境にもよりますが、共有したはずのファイルが開けないというユーザーの声があります。

高機能だが操作が複雑

情報漏洩のリスク削減のためには意図的にオフにすべき機能がありますが、ITリテラシーが低いとオフにすべき機能が分かりづらく設定が難しいです。

＜Dropboxの料金体系＞

Professional：1ユーザーあたり2,000円/月

ビジネスで利用したい個人向けのプランです。

Standard：1ユーザーあたり1,250円/月

最低3ユーザー以上の小規模チーム向けのプランです。

Advanced：1ユーザーあたり2,000円/月

大規模チーム向けのプランです。より高度な管理機能が利用できます。

Dropboxの詳細はこちら

【flouu】文書作成が行えるオンラインワークスペース

＜flouuの特徴＞

flouuは、社内に散在した情報を集約して、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースツールです。ドキュメント作成機能ではリアルタイムでの同時編集や共有が可能なので、効率的な文書管理が行えます。

＜flouuの注意点＞

大企業での利用には向かない

1ユーザーごとに料金が発生するため、大人数での利用が想定される大企業や大規模チームでの利用には向きません。

＜flouuの料金体系＞

1ユーザーあたり550円/月

セキュリティオプションやOCRオプションの利用には別途料金が必要です。

flouuの詳細はこちら

【Qiita Team】エンジニア人気の高い情報共有サービス

Qiita Teamは、生産性向上に役立つ社内向け情報共有サービスです。マークダウンに対応しており、エンジニア人気が高いのが特徴です。

＜Qiita:Teamの注意点＞

非エンジニアには馴染みづらい

記述はマークダウンになっており、非エンジニアには馴染みづらいです。

フォルダで分類できない

タグによる分類はできますがフォルダ構成がないため、ドキュメントが多くなった際には整理が困難です。

＜Qiita Teamの料金体系＞

Micro：1,520円/月

1ユーザーあたり30GB、最大3名まで利用できるプランです。

Small：4,900円/月

1ユーザーあたり30GB、最大7名まで利用できるプランです。

Medium：7,050円/月

1ユーザーあたり30GB、最大10名まで利用できるプランです。

Large：15,300円/月

1ユーザーあたり30GB、最大17名まで利用できるプランです。

Extra：15,300円/月

1ユーザーあたり30GB、17名以上で利用できるプランです。

IPアドレス制限などセキュリティ機能が充実しています。

Qiita Teamの詳細はこちら

【Kibela】記載方法を選択できる社内wiki

＜Kibelaの特徴＞

Kibelaは、簡単に情報共有ができ自律的なチームを作るための社内Wikiツールです。チームの情報を集約する「Wiki機能」と、ノウハウやスキルを共有できる「Blog機能」があり、情報の性質や好みによって使い分けられるのが特徴です。

＜Kibelaの注意点＞

スマートフォンに完全対応していない

一部機能はスマートフォンに対応していないため、利用の際には注意が必要です。

検索精度が高くない

検索精度が高くないので、タグ付けなどを工夫する必要があります。

＜Kibelaの料金体系＞

コミュニティープラン：0円

1ユーザーあたり1GBまでの容量を、5ユーザーまで利用可能なプランです

スタンダードプラン：1ユーザーあたり550円/月

1ユーザーあたり5GBまでの容量を、6ユーザーから利用可能なプランです

エンタープライズプラン：1ユーザーあたり1,650円/月

1ユーザーあたり20GBまでの容量を、6ユーザーから使用可能なプランです

Kibelaの詳細はこちら

【Qast】チームのナレッジ蓄積に役立つ社内wikiツール

＜Qastの特徴＞

Qastは、Q&Aとメモでチームのナレッジを蓄積していく社内Wikiツールです。投稿数や反応数によって投稿者にスコアが付けられるので評価に利用しやすく、情報共有において「誰が、どの程度貢献しているのか」が可視化できるのが特徴です。

＜Qastの注意点＞

スコアが利用者のストレスになりやすい

スコアによって評価がしやすい一方で、名前やアクセス権・投稿数などが表示されるのが利用者にとってはストレスとなりやすいです。

セキュリティ機能には別途料金がかかる

シングルサインオンなどのセキュリティ機能を利用するには別途料金が発生します。

＜Qastの料金体系＞

初期費用+月額費用

詳細な料金については問い合わせが必要です。

Qastの詳細はこちら

情報共有サイトの導入で得られる5つのメリット

以下では、情報共有サイト活用により得られるメリットについて解説します。アナログな共有方法からの切り替えでどのようなメリットが得られるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

情報共有の手間を簡略化できる

情報共有サイトの活用により、情報共有の非効率な手間が解消できます。

たとえば、メールで情報を共有している場合、CcやBccに上司などのメールアドレスを入力し忘れた際には、再度別でメールを送信する作業が必要です。

しかし、情報共有サイトでは、関係者が全員参加しているグループにメッセージを送信すると、即座に全員への共有が終わるので、Cc・Bccの設定がそもそも必要ありません。

また、多くのサイトでは、目的のファイルを情報共有サイト上にドラッグアンドドロップするだけで共有ができるため、作業にかかるロスタイムの徹底的な削減が可能です。

業務効率や生産性が向上する

情報がチーム全体で共有されると、業務の「見える化」が実現します。

その結果、チームの情報や個人のタスク、プロジェクトの進捗をメンバー全員が把握できるようになり、業務量の是正や、伝達ミス・認識の齟齬が減らせます。また、ツールを開くだけで確認ができるため、これまでのように個人に状況を確認する必要もありません。

さらに、万が一作業の遅れやトラブルなどが発生しても、ツール内の情報から課題が早期発見できるので、事態が悪化する前に修正や改善ができます。

つまり、情報共有サイトは個人の業務が効率化だけでなく、チーム全体の生産性向上にも大いに役立つものだと言えます。

情報が蓄積されていく

情報共有サイトを利用すると、情報が蓄積しやすくなります。

情報は業務効率化や生産性の向上に貢献する資産なので、それが蓄積されないことは企業の大きな損失に繋がります。したがって、情報の蓄積は企業にとって重要な課題です。

情報共有サイトの中には「情報の蓄積」に特化しているツールがあります。こうしたツールを利用するとチャットツールのように必要な情報が流れてしまう事態が防げ、すべての情報を確実に蓄積・管理できます。

スキルやノウハウの属人化を防止できる

情報共有サイトは、スキルやノウハウの属人化防止にも役立ちます。

通常、スキルやノウハウは個人が所有するものですが、これを共有しナレッジとして構築すると、そのスキルやノウハウを持っていたひと以外もその知識が身に付きます。

その結果、社員全体のスキルアップはもちろん、作業の引き継ぎコストの削減やBCP(事業継続性)の向上といった恩恵が受けられます。したがって、スキルやノウハウの共有は企業にとって重要な意味があります。

しかし、いざスキルやノウハウの共有を呼び掛けても「自分だけのスキルやノウハウを共有すると損だ」という理由からうまく進まず、属人化を防げていないケースが多いのが現状です。

こうした状況の原因は、そもそも評価制度が成立していないことや、自発的にスキル・ノウハウを共有できる環境が整っていないことです。そのため、スムーズな情報共有を実現する情報共有サイトが必要なのです。

必要な情報にすぐにアクセスできる

情報共有サイトを利用すると、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。

ビジネスパーソンは、勤務中の探し物において年間150時間もの時間を費やしていると言われています。これを1日あたりに換算すると、約36分間となります。

日々のこうした時間を確実に減らせれば年間で大幅な時間短縮が行え、業務効率も向上できます。少ない時間でも確実にロスタイムを削り、業務に取り組みましょう。

情報共有がうまくいかない3つの理由

以下では、情報共有がうまくいかない原因と、それに対する対策について解説します。

自社での情報共有が滞っているという場合は、以下に当てはまっていないか確認し、改善を図りましょう。

情報共有のルールがない

情報共有がうまくいかない原因の多くは、情報共有のルールがないことです。

情報共有を行う際のルールがないと明確な基準が存在しないので、社員は共有すべき場所やタイミング・内容が分かりません。その結果、同じ情報が何度も共有され、内容の確認に時間がかかりやすくなったり、情報を探すのに時間がかかったりします。

さらに、明確ルールがないと自発的な共有も難しくなります。たとえば「ノウハウを共有してください」と呼びかけがあっても、ファイルの形式やフォーマット、管理方法などが不明瞭なため、共有自体を躊躇してしまうのです。

ルールのない環境での運営は、情報共有への抵抗を生み、失敗に繋がる原因になります。したがって、誰もが迷わず情報共有が行えるようなルールの設定が必要です。

共有したつもりになっている

情報共有は行われているもののうまくいないというのであれば、社員が情報共有したつもりになっている可能性があります。

情報の共有は一方的なものではなく、相互的なコミュニケーションです。したがって、共有した情報を相手が理解してはじめて情報共有ができたと言えます。

自分が伝えたい内容とそれに対する相手の理解が100%合致するのは難しいですが、「5W1H」を意識した伝え方を心がければ、より正確な情報共有が可能になります。

また、相手の立場になって「どのようなメッセージなら読みやすいか」「どうすれば情報を正確に伝えられるか」を考えるのも情報共有の精度向上にはおすすめです。

情報が分散している

情報が至る所に分散している状態では必要な情報にすぐにアクセスができず、効率的な情報共有ができなくなります。その結果、情報共有そのものが失敗する恐れがあります。

情報は、カテゴリーによって階層化され、必要な時に瞬時にアクセスできて初めて価値のあるものになります。そのため、情報を有効活用を行いたいのであれば、情報は正しく蓄積され、正しく管理されなくてはなりません。

とくに、個人のパソコン内やUSB内にファイルが蓄積されている場合は、データが散在する原因となります。情報共有サイトを利用して、こうした属人化した情報の一元管理を行いましょう。

関連記事： 無料で使える社内SNSのオススメツール11選！