昨今では、共有機能を備えたメモアプリが多数リリースされています。従来は個人で仕事のメモを管理するのが一般的でしたが、現在はビジネスでアプリを活用し、メモを記録・共有するのがトレンドです。
しかし、「メモ共有アプリを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事で役立つシンプルなメモ共有アプリ6選を中心にご紹介します。
- おすすめのメモ共有アプリと選定ポイントを知りたい
- アプリを使ってメモを共有するメリットを確認したい
- シンプルで使いやすいメモ共有アプリを導入して、業務効率化を図りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたメモ共有アプリが見つかるほか、アプリの選定ポイントも分かります。
目次
メモ共有アプリにおける3つの選定ポイント
メモアプリの種類は豊富なので選定も難しくなっています。そこで以下では、自社に最も合うメモ共有アプリを選ぶためのポイントを3つご紹介します。
（1）PCやスマホなど複数デバイスで使えるか
メモ共有アプリの最初の選定ポイントは、「パソコンだけでなく、iPhone・androidやタブレットなどあらゆるデバイスで使えること」です。
仮に、PCにしか対応していないアプリでは、現場作業中や外出先で「マニュアルや資料のメモ」を確認しづらいです。そのため、時間や場所を問わずにメモへアクセスできるように、PC・スマホ・タブレットのすべてで使えるアプリが求められます。
ただし、なかにはスマホだと操作しづらかったり、動作が重くなったりするアプリもあるので、デバイスを問わずサクサク使えるかも見極めましょう。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、アプリを選定するときは、「必要な機能に過不足がないこと」も大切です。
メモ共有アプリに必要な機能には、目的のメモを瞬時に見つけられる「検索機能」や、同じアプリ上でやりとりできる「メッセージ機能」が挙げられます。ただし、多機能すぎるアプリでは、ITに不慣れな社員は操作に苦労してしまうので避けましょう。
そのため、とくに非IT企業では「必要な機能を過不足なく備えた、シンプルなアプリ」が求められるのです。たとえば、デジタルに詳しくない65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」のようなアプリであれば、誰でもストレスなくメモを共有できます。
（3）無料トライアルを利用できるか
最後に、無料トライアルを利用できることも、重要な選定ポイントです。
アプリを導入したあとに、「想定よりも使い勝手が悪かった」となるケースもゼロではありません。そこで、無料トライアルを利用できれば、コストをかけずにアプリの使用感が分かるため、費用対効果が高いです。
とくに、メモアプリはあらゆる業務で使用する頻度が高いので、必ず導入前に操作感を試しましょう。また、メモ共有アプリは料金プランによって容量や使える機能が異なる場合が多いため、自社に必要な機能を事前に把握しておくことが大切です。
無料で使える！シンプルなメモ共有アプリ6選
以下では、すべて無料で利用できるシンプルなメモ共有アプリを5つご紹介します。
メモ共有アプリを使えば、大量のメモを分かりやすく残せたり、メモした内容を社内でスムーズに共有できたりするメリットがあります。また、メモをメールやチャットで共有する必要もなくなるので、情報の分散や伝達ミスも防げるのです。
ただし、多機能なアプリを選んでしまうと、ITツールに不慣れな人は使いづらく、メモの共有がかえって手間になる恐れがあります。したがって、社内全員がストレスなくアプリを利用するには、「必要な機能に過不足がなくシンプルな操作性か」で判断しましょう。
結論、自社に最適なアプリは、非IT企業に勤める65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなメモ共有アプリの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したメモは、面倒な設定をしなくてもリアルタイムで任意のメンバーへ共有されるうえ、スマホからも簡単に操作できます。また、ノートごとに「メッセージ」と「タスク」が紐づけられるので、メモに関連するやりとりが分散しません。
【Stock】最もシンプルにメモを作成・共有できるアプリ
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】「よくある質問」に関するメモを共有しやすいアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「業務に関するメモ」「マニュアル」 「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」で、マニュアルや資料などのメモを、直感的に記載できます。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「業務に関するメモ」「マニュアル」 「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Evernote】手書きメモも共同編集できるアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 手書きでメモを書き残せる
- 少人数でのメモ共有にも使える
指やスタイラスペン（タッチペン）を使って、手書きのメモを残せます。そのため、文字だけでなくイラストなどで、視覚的に見やすいメモを作成できるのです。
個人プランが充実しているため、ビジネスだけでなく、カップルや夫婦、家族といった少人数でのメモ共有にも使えます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- テンプレートが豊富
- 検索性が高い
カレンダーや議事録、プロジェクト予算など、様々な場面で使えるテンプレートが備わっています。そのため、テンプレートを活用すれば、一からメモを作成する手間を省けるのです。
題名やキーワード、日付でノートを検索できます。そのため、「ある特定の期間のノート」や、「あるプロジェクトにおける一覧の情報」などを見返したい際に、瞬時に探し出すことができる点が便利です。
＜Evernoteの注意点＞
- 無償版で作れるノート数が減った
- 無償版の利用範囲が狭い
2023年12月4日以降、無償版で作成できるノート数が100,000個から50個へ大幅に削減されました。また、ノートを分類するための「ノートブック」の作成可能数も250個から1個へ減り、実質フォルダ分類ができなくなったのです。
利用しているユーザーからは、「仕方ないことだけど、無償版で利用できる範囲がもう少し広がるとよい。特に複数デバイスでの利用が２つまでというのが何とも不便。」といった声があります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Scrapbox】リンクを活用してメモを残せるアプリ
＜Scrapboxの特徴＞
- 自動でメモが保存される
- リンクでページ管理をする
作成したノートはすぐに自動保存されるので、「保存し忘れてメモが消えてしまった」となるのを防げます。
ページ内の任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。
＜Scrapboxの機能・使用感＞
- 整理・分類をする必要がない
- 複数人による同時編集が可能
画像のように、[ ]で囲った単語は自動的に赤字になり、リンクで繋がった別ページが下に表示されます。そのため、情報が膨大になっても自分自身でフォルダを構成する必要がないのです。
複数人で編集できるため、リアルタイムで変更内容を閲覧でき、メンバー間で同じ情報をすぐに共有できます。
＜Scrapboxの注意点＞
- メモを階層管理できない
- iPadでは使用できない
Scrapboxにはフォルダ機能がなく、メモを階層管理できないため、情報が入り乱れないように対策が必要です。
利用しているユーザーからは、「アイデア出しからテキスト作成に至るまですべてで重用しているので、iPadアプリ版がリリースされることを切に望んでいます。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Scrapboxの料金体系＞
- PERSONAL/EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】付箋のようなメモを残せるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモを保存できる
- Googleアカウントにメモが保存される
保存したメモは付箋形式で表示されるので、何をメモしたのかが分かりやすいです。色も複数から選択できるため、内容ごとに見やすく分類できます。
Googleアカウントでログインすれば、PCやスマホ、iPadなど、あらゆる端末からメモにアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 描画もメモとして残すことができる
- 共同編集機能がついている
「図形描画付き新規メモ機能」を使えば、手書きのメモを残すことができます。言葉では表しづらい内容や、手書きで素早くメモを残しておきたい時に便利です。
共同編集機能がついているので、「メモにタスクを記入して、複数人で共有する」などの使い方もできます。
＜Google Keepの注意点＞
- ファイルは添付できない
- レイアウトが見にくい
WordやExcel、PDFなどのファイル添付はできないため、メモから議事録などの資料を作成するには不向きだといえます。また、作成したメモはPDFなどに変換して保存することができないため、共有しづらい点にも注意です。
利用しているユーザーからは、「メモが溜まってくると、一覧が見にくくなるので、もう少しレイアウトが良くなるといいなと思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
無料ですべての機能を利用できます。
【Zoho Notebook】メモを色分けできるアプリ
＜Zoho Notebookの特徴＞
- ノートに色を付けて分類できる
- メモにタグを付けられる
メモの色を数十種類以上から選べるため、業務ごとに色分けすることで、分かりやすくメモを管理できます。
タグ機能によって、目的のメモをスムーズに探し出せます。
＜Zoho Notebookの機能・使用感＞
- デザイン性に優れている
- 手書きメモを残せる
文字のサイズや色を変更したり、太字や下線で強調したりできるので、見やすいメモを作成できます。また、画像の添付やリンクの貼り付けも可能なため、後から振り返った際にメモの内容を把握しやすいです。
専用のスケッチカードを使えば手書きメモを作成したり、アイデアをスケッチしたりできるため、紙のノートのようにメモをとりたい場合に適しています。
＜Zoho Notebookの注意点＞
- マニュアルが不十分
- 変換機能が良くない
Zoho Notebookには豊富な機能が搭載されていますが、ネット上の情報が少なく、利用しているユーザーからは「マニュアルが無い、せっかくの豊富な機能が分からない」といった声が寄せられています。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは、「普段使いならば良いですが、漢字が一部中国語表記になるので、そのままは使えません。あくまでもメモレベルでしか使えません。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Zoho Notebookの料金体系＞
- NOTEBOOK ESSENTIAL：無料
- NOTEBOOK PRO：299円/月（月払い）
＜比較表＞無料から使えるメモ共有アプリ一覧
以下は、無料から使えるメモ共有アプリの一覧表です。アプリごとの特徴や料金プランを押さえたうえで、自社に最適なものを選びましょう。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | Evernote | Scrapbox | Google Keep | Zoho Notebook | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルにメモを作成・共有できるアプリ |
「よくある質問」に関するメモを共有しやすいアプリ |
手書きメモも共同編集できるアプリ |
リンクを活用してメモを残せるアプリ |
付箋のようなメモを残せるアプリ |
メモを色分けできるアプリ |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※チェックリストの作成は可能 |
| 注意点 |
機能がシンプルなため、ノート背景色変更はできない |
手書き入力はできない |
無償版の利用範囲が狭い |
メモを階層管理できない |
ファイルは添付できない |
変換機能が良くない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
無料 |
・無料プランあり
・有料プランは299円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Scrapbox」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Zoho Notebook」の詳細はこちら |
上記から分かるように、利用できる最低料金はアプリによって異なるので、自社の予算と綿密に照らし合わせることが大切です。
メモ共有アプリの3つのメリット
紙などのアナログなメモを共有していると、情報の見落としや紛失などのリスクがあります。一方、メモ共有アプリを利用すれば、以下3つのメリットが得られるのです。
- 認識のズレが起こりにくい
- 目的のメモをすぐに見つけられる
- 別ツールを併用する必要がない
紙のメモは修正が重なると見づらくなるので、共有するときに認識がズレるケースもあります。一方、アプリを使えば、修正があっても視認性が損なわれず、テキストでメモを残しながらコミュニケーションもとれるため、認識齟齬が起こりにくいです。
アプリであれば、メモを業務ごとに分けて管理できます。また、多くのアプリには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで、目的のメモを素早く見つけられるのです。
メモアプリに共有機能があれば、メモの記録と共有がひとつのアプリ内で完結します。そのため、メールやチャットツールが不要になり、情報も分散しません。
以上のことから、メモを共有アプリはビジネス利用に不可欠だと言えます。
仕事で使えるシンプルなメモ共有アプリまとめ
これまで、無料で使えるシンプルなメモ共有アプリ6選を中心にご紹介しました。
アプリでメモをとると、認識のズレを防げたり、目的のメモを見つけやすくなったりするメリットがあります。また、アプリを選定するときは「あらゆるデバイスで使えるか」や「無料トライアルがあるか」で判断しましょう。
加えて、ITに馴染みがない企業では「必要な機能に過不足がなくシンプルな操作性であること」が大前提です。仮に、多機能で複雑なメモ共有アプリを導入すれば、メンバーが上手く使いこなせず定着しません。
したがって、メモ共有の負担を取り除くには、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使いこなせるほど、シンプルなメモ共有アプリである「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員が簡単にメモを共有・活用できる仕組みを整えましょう。
