従来、仕事のメモは個人で管理するイメージがありました。しかし、現在では共有機能を搭載するメモアプリが増えており、ビジネスでも広く利用されています。
 
一方で、メモを共有できるアプリは非常に多いので、自社に合うメモアプリを丁寧に比較検討するのは困難です。また、社用スマホとして導入されているiPhoneやAndroid、iPadに対応しているかなども同時に確認しなければなりません。
 
そのため、「結局どのメモアプリが自社の環境に最適なのか判断しかねている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、メモを共有できるおすすめのアプリ5選を中心にご紹介します。
 
  • メモの共有に課題を感じているが、仕事が忙しいので検討する時間がない
  • メモを共有して業務でミスが起こらないようにしたい
  • デジタルが苦手な社員でも簡単に使いこなせるメモアプリを導入したい
という担当者の方は、この記事を参考にすれば厳選されたメモアプリを比較検討できるうえに、自社に合うメモアプリの正しい選定ポイントも分かります。


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メモを共有できるアプリの3つのメリット

アナログなメモをチームで共有している場合、情報の抜け漏れや紛失などのリスクがあります。一方、メモを共有できるアプリを利用すれば、以下のような3つのメリットが得られるのです。
 
  • 認識のズレが起こりにくい
  • チームでメモを共有すれば、認識のズレが起こりづらくなります。
     
    対面で情報共有をしている場合には「互いに考えていたことが大幅にズレていた」という事態に、あとから気が付くことも珍しくありません。そのため、仕事のメモをメンバーと共有する場合には、時間や場所を問わずに共有する必要があるのです。
     
  • ノウハウを伝達できる
  • 仕事のメモを共有すれば、社内へノウハウを伝達できます。
     
    たとえば、ベテラン社員が持っている知識や経験を共有すれば、チーム全体の生産性が高まります。また、業務内容を共有しておけば、引き継ぎの負担が少なくなるのもメリットのひとつです。
     
  • 別ツールを併用する必要がない
  • メモアプリに共有機能が備わっていれば一石二鳥です。
     
    たとえば、メモをメールから共有している場合、大切な情報がほかのメールで埋もれてしまいます。また、LINEなどのチャットツールも、メッセージが次々と流れて見落とす恐れがあるので、別のツールを経由してメモを共有するのはリスクです。
以上のことからも、メモを共有できるアプリはビジネス利用に最適なアイテムです。
 
関連記事: 仕事で使えるビジネス向けメモアプリ10選!複数デバイスで使いやすいものを厳選
 
関連記事: 使い方簡単!複数デバイス間で使えるメモ共有ツール10選


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メモアプリを選定する3つのポイント

メモアプリの種類は数え切れないほどあるので選定も難しくなっています。そこで以下では、自社にもっとも合うメモアプリを選ぶための3つのポイントをご紹介します。
 
  • あらゆるデバイスに対応している
  • はじめに、iPhoneやiPad、Androidなど、あらゆるデバイスに対応するメモアプリかを確認しましょう。
     
    特定のデバイスしか対応していないメモアプリを利用していると、機種変更をしたときのデータ移行が困難になります。たとえば、すべての社用スマホを機種変更することになった場合、大掛かりな移行作業が必要になり、データ破損のリスクも伴うのです。
     
    一方、あらゆデバイスに対応するメモアプリであれば、同じアカウントで新しいスマホにログインするだけで過去のデータもすぐに使えます。
     
  • パソコンと同期ができる
  • 社用スマホだけでなくPCでも利用できるかを確認しましょう。
     
    利用環境に左右されずにメモの作成や管理ができれば、仕事もしやすくなります。たとえば、「オフィスでは大きな画面のPCでメモを書き残し、取引先への移動中にスマホからメモを確認する」などの使い分けができるのです。
     
  • メモを簡単に共有できる
  • 最後に、メモの共有が簡単にできるメモアプリを選びましょう。
     
    メモを共有するのに手間がかかるアプリは次第に使われなくなるため、誰でも簡単に使いこなせるメモアプリがおすすめです。とくに、これまでアナログのメモ管理をしていた場合には、必要な機能に過不足がないシンプルなメモアプリが適しています。
以上の選定ポイントは、仕事のメモを管理するために考慮すべき重要な要素なので、導入前に必ず確認するようにしましょう。
 
関連記事: 【業務効率化】おすすめメモ共有ツールランキング8選!
 
関連記事: 【おすすめ14選】webブラウザで使えるメモ帳サービスで使いやすいのはどれ?


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無料から利用可!仕事のメモを共有できるおすすめのアプリ5選

以下では、仕事のメモを共有できるおすすめのアプリをご紹介します。
 
共有機能のあるメモアプリを検討している場合、担当者の方は以下3つのポイントを押さえながらの比較検討が必要です。
 
  • あらゆるデバイスに対応しているか
  • パソコンと同期ができるか
  • メモを簡単に共有できるか
上記のなかでも、とくに「メモを簡単に共有できるか」は慎重に検討すべきポイントです。多機能なメモアプリは使い方が難しいので、チームにメモを共有するのが手間に感じるようになり、次第にメモアプリ自体を使わなくなる恐れがあります。
 
そのため、今回ご紹介するアプリのひとつである「Stock」のような非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルで、スマホやPCなどあらゆる端末からメモできるアプリを導入しましょう。
 
Stockの「ノート」は作成した瞬間から任意のメンバーへ共有されるため、面倒な共有設定をする必要は一切ありません。また、共有されたノートはメンバーと共同編集もできるので、Stockは複数人のプロジェクト活動に向いています。

【Stock】最も簡単にメモを共有できるシンプルなアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Evernote】メモ帳のような手書きができるノートアプリ

Evernoteのトップページ

Evernoteの特徴

  • 必要なすべての情報を1か所に集める
  • テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます。
     
  • 手書きでメモを書き残せる
  • Evernoteでは指もしくはスタイラスペンを使って、手書きのメモを書き残すことができます。

Evernoteの注意点

  • ビジネスプランは1つのみ
  • 基本的に個人利用が前提になるため、チームで共同編集をする場合にEVERNOTE TEAMSプラン(1,100円/月/ユーザー)を契約する必要があります。
     
  • 高機能なため使いこなすのが難しい
  • Evernoteにはさまざまな機能があるので、デジタルに詳しくない人が使いこなすのは難しい可能性があります。

Evernoteの料金体系

Evernoteの料金プランページ

  • FREE:0円/月
  • PERSONAL:680円/月
  • PROFESSIONAL:850円/月
  • EVERNOTE TEAMS:1,100円/月/ユーザー


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【Notion】多種多様な機能でメモをまとめられるアプリ

Notionのトップページ

Notionの特徴

  • メモを活用する機能が豊富に揃っている
  • メモを書き残すだけでなく、メモの見え方を変更したり、メモをWeb上に公開したりできます。

Notionの注意点

  • ITリテラシーが低いと使いこなすのが難しい
  • Notionは多機能なメモアプリですが、逆に機能が多すぎて使いこなすのが難しいと感じてしまう可能性があります。

Notionの料金体系

Notionの料金プランページ

※画像は「年払い」の料金です。
 
  • パーソナル:$0
  • パーソナルPro:$5/月(月払い)
  • チーム:$10/ユーザー/月(月払い)
  • エンタープライズ:サポートに要問い合わせ


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【Scrapbox】リンクを活用してメモを残せるアプリ

Scrapboxのトップページ

Scrapboxの特徴

  • 自動でメモが保存される
  • 作成したノートはすぐに自動保存されるので「保存し忘れてメモが消えてしまった」という問題は起こりません。
     
  • リンクでページ管理をする
  • Scrapboxでは任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。

Scrapboxの注意点

  • メモを階層管理できない
  • Scrapboxにはメモを分類するフォルダがないため階層管理できません。それゆえに、一般的な情報管理に慣れている場合には苦戦する可能性があります。

Scrapboxの料金体系

Scrapboxの料金プランページ

  • PERSONAL/EDUCATION:0円
  • BUSINESS:1,000円/ユーザー/月
  • ENTERPRISE:サポートに要問い合わせ(30ユーザー〜)


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【Google Keep】付箋のようなメモを残せるアプリ

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Google Keepの特徴

  • 付箋形式でメモを保存できる
  • 保存したメモは付箋形式で表示されるので一覧性が高く、何をメモしたのか探しやすくなっています。
     
  • Googleアカウントにメモが保存される
  • Googleアカウントでログインすれば、あらゆる端末からメモにアクセスできます。

Google Keepの注意点

  • ファイルは添付できない
  • WordやExcel、PDFなどのファイルは添付できません。そのため、「プロジェクト資料をコメントと一緒に保存しておく」などの使い方はできません。
     
  • 分量の多い情報管理には向かない
  • 簡単なメモをとるのに向いているアプリなので、情報量が多い仕事のメモで使うのは難しいと言えます。

Google Keepの料金体系

  • Google Keepは無料ですべての機能を利用できます。
 
関連記事: オンラインメモのおすすめ19選!クラウドツールを活用しよう!


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メモを共有できるおすすめのアプリまとめ

これまで、iPhone/iPad/Androidに対応するメモアプリを中心にご紹介しました。
 
チームでメモを共有すれば、認識のズレが起こりづらくなるなど多くのメリットがあります。しかし、それらのメリットを得るためには、自社の環境に合うメモアプリを導入する必要があるのです。
 
たとえば、ITになじみがない企業では、シンプルなメモアプリを導入しましょう。逆に、必要以上の機能が搭載されている多機能なメモアプリを導入すると、上手く使いこなせずに結果的に定着しない恐れがあるのです。
 
以上のことからも、自社が導入すべきメモアプリは非IT企業の65歳でも説明なしで操作できるほどシンプルな「Stock」一択と言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員が簡単にメモを共有、活用できる環境を整備しましょう。
 
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