仕入れをすると、必然的に商品の在庫管理も必要となります。発注をしながら在庫を安定させるためには、適切な在庫管理が欠かせません。
また、在庫管理を最適化するには、仕入台帳の作成がおすすめです。しかし、「仕入台帳をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入台帳の作成を助けるExcelのテンプレートを中心にご紹介します。
- 仕入台帳作成に役立つExcel無料テンプレートを知りたい
- Excelでの仕入台帳の書き方を把握したい
- 仕入台帳をはじめとした社内の書類を効率よく管理・共有したい
という方はこの記事を参考にすると、仕入台帳を効率的に作成できるテンプレートを見つけられるだけでなく、作成した仕入台帳の適切な管理方法までわかります。
目次
仕入台帳とは
仕入台帳とは、“商品などを仕入れたときに発生するお金の流れ”を把握する書類です。「値引きの記録」や「返品商品」、「どのような順番で仕入れをしたのか」を時系列順に記載しておけば、後から確認したいときに役立つのです。
また、似た単語の「仕入管理」とは、必要な商品や原材料などを仕入れるタイミングや数量・コストを管理する業務のことを指します。仕入台帳の作成は義務ではありませんが、作成すると取引の流れを整理しやすくなります。
このように、仕入台帳は商品の記録や確認のために使用される帳簿のことを意味しており、効率よく仕入管理をして、利益を最大化するために必須なのです。
Excelで仕入管理する3つのメリット
仕入台帳の作成には、なぜExcelがよく使われるのでしょうか。以下では、Excelで仕入台帳を管理する3つのメリットを解説します。
（1）初心者でも管理しやすい
1つ目のメリットは、テンプレートの活用によって初心者でも簡単に仕入管理ができる点です。
Excelは多くの企業で使用されており、基礎的なレベルであれば使用できる人も多いです。また、あらかじめ数式や項目が記入されているテンプレートを使用すれば、数値を入れるだけで仕入台帳が完成するため、管理者を選びません。
以上のように、Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも数値を入力するだけで簡単に仕入管理できるのです。
（2）便利なExcelの数式を活用できる
2つ目のメリットは、Excelの数式を活用することで管理業務を効率化できる点です。
関数やマクロなどの数式を活用すると、自動で受注管理を処理したり、商品ごとの在庫数を計算したりできます。また、アラート機能も搭載されているため、在庫切れになる前に発注対応が可能となるのです。
このように、Excelで仕入台帳を作成すると、関数やマクロといった便利な数式によって迅速に管理業務ができるようになります。
（3）共有が可能である
3つ目のメリットは、拠点が複数あっても同一の仕入情報を共有できる点です。
Excelに搭載されている「共有ブック」機能を使えば、複数の拠点から仕入台帳の閲覧・編集が可能となります。そのため、どの拠点からでも正しい在庫数を確認でき、拠点によって在庫の把握数が異なるといった問題は発生しません。
このことから、Excelで仕入台帳を作成すれば、簡単に社内での共有ができるというメリットがあります。
【Excel】仕入台帳作成に役立つ無料エクセルテンプレート6選
ここでは、仕入台帳を作成するときに便利なテンプレートを6つご紹介します。テンプレートを活用すると項目の抜けを防げるほか、体裁を整える手間もかかりません。
仕入台帳のテンプレート
仕入先と商品コードを一括して管理できるため、過去と同じ商品を仕入れたい場合にも正しく発注できます。また、Excel関数を使っているので「合計」と「消費税」が自動で入力されます。
ダウンロードファイルは圧縮されているため、展開して利用しましょう。
シンプルな仕入帳のテンプレート
最低限の項目が用意されてたテンプレ―トです。項目は少ないですが、摘要欄に情報を詰め込みすぎないようにして、簡潔に記載しましょう。
飲食店の仕入れ管理に役立つ棚卸管理表のテンプレート
毎月の棚卸や食材リストをまとめて管理でき、表の追加といったカスタマイズも可能です。背景色が追加されいるため、見やすい表を作成できます。
仕入先別の仕入管理表テンプレート
仕入先別に仕入れを管理できるため、仕入れ先とのやり取りに便利です。それぞれ入力すれば自動で合計値が計算されるうえ、一目で仕入先ごと、月ごとの値段が分かりやすいです。
仕入伝票のテンプレート
Excel関数を使っているので、合計金額を自動で入力できます。また、伝票形式なので一目でどの情報がどこにあるのか分かりやすいです。罫線に色を付けたり、会社のロゴを挿入したりする使い方も可能です。
仕入先一覧のテンプレート
「A4縦」と「A4横」の書式があり、「A4横」の書式には支払金額・差引金額・備考の項目が追加されています。管理したい項目の数によって、適切な方を選びましょう。
【書き方の例あり】Excelを使った仕入れ台帳の作り方
Excelを使った仕入れ台帳の作り方は、以下の流れで進めます。
- 表を挿入する
- 項目を記載する
- 摘要
- 数量・単価・仕入金額
- 差引残高
- 各項目を埋める
左上の[挿入]＞[テーブル]をクリックして、データ範囲を設定すれば、表が挿入されます。
表に以下のような項目を記載します。
仕入台帳に書かれた取引の内容を分かりやすくするための具体的な情報です。「仕入先」や「品名」などに分けられる場合もあります。
商品の数量・単価を記入します。テンプレートによっては、仕入金額は自動で入力されます。
差引残高は仕入金額から支払い金額を引いたうえで、前項までの差引残高を反映した数字です。
実際に品名や数量などを書き込みます。下の画像は、“［文書］テンプレートの無料ダウンロード”のテンプレートを使った記入例です。
上記の画像は一例なので、会社ごとに適切な項目を追加しましょう。
仕入台帳作成に役立つExcel機能・関数3選
以下3つのExcel機能・関数を使うと、仕入台帳に関する計算の手間を省けます。
- SUM関数
- SUMIF関数
- ピボットテーブル
SUM関数とは、指定した数値の合計を自動で算出する関数です。この関数を活用すると、”仕入額””消費税”の数値を記入するだけで、”仕入総額”を自動入力できます。
たとえば、I11とJ11のセルの合計を出すには、「=SUM(I11,J11）」と入力します。
SUMIF関数は、指定した条件を満たすデータの合計を算出する関数です。上の図のように、①の範囲の②である条件を満たす③の合計を算出します。これを活用すると、”仕入先”や”日付”ごとの”仕入総額”を簡単に表示できます。
ピボットテーブルとは、リスト形式でデータを表示する機能です。”商品名”をフィルターにかけて、”日付”を軸に、”総額”をΣ値に設定すると、商品や日付ごとの”仕入総額”を表にまとめられます。リスト形式になっているので、必要な情報だけを表示できる点も特徴です。
このように、Excelの便利な機能や関数を覚えれば、電卓を使って都度計算をする手間がかかりません。ただし、メンバー全員が関数や使い方を理解していないと、「シートを管理するメンバーでないと情報を更新できない」状態になってしまう可能性があります。
Excelより簡単に仕入れ台帳を管理できるアプリ
以下では、Excelより簡単に仕入台帳を管理できるアプリをご紹介します。
Excelで仕入台帳を作成すれば、初心者でも使いやすいうえに数式を活用できるといったメリットがあります。しかし、テンプレートや仕入台帳をファイルストレージなどで管理すると、共有に別のメッセージツールを使う必要が出てきてしまいます。
そこで、Excelの仕入台帳のファイルは、「情報の共有・更新が一か所で完結するツール」で管理しましょう。また、タスク機能が備わったツールであれば、決算や収支確認の業務の抜けや漏れも防げます。
結論、仕入台帳の管理には、あらゆる情報を確認しやすく管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には仕入台帳のExcelファイルに加え、テキスト・画像で仕入れや売上に関する情報も記録できます。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づいているので、メンバーとの連絡や仕入業務の管理もひとつのツールに集約されるのです。
仕入管理に関する情報を一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- あらゆる情報を残せるノート
- ノートに紐づくメッセージとタスク
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルや画像、チェックリストを使って情報をまとめられます。そのため、仕入れ台帳のExcelファイルだけでなく、周辺情報の管理もノートで完結するのです。
Stockのノートには、「メッセージ」と「タスク」が紐づいているので、ファイル更新の周知や、仕入れ台帳に関するタスクもまとめて管理が可能です。また、メンバー同士のタスクを確認できるため、チームの業務状況をすぐに把握できます。
Excelで仕入台帳を管理するデメリット
ここでは、Excelを使用して仕入台帳を管理するデメリットを2つご紹介します。以下のデメリットを理解し、Excelファイルを正しく管理する運営体制を整えましょう。
（1）管理が煩雑になりやすい
Excelで仕入台帳を管理するデメリットの1つ目は、管理が煩雑になりやすいことです。
Excelファイルは、最新版を共有していくうちにファイルが増えて区別がしにくくなってしまいます。そのため、過去の仕入台帳や関連情報を確認したいときに目的の情報をすぐに見つけられず、スムーズなデータの確認につながらないのです。
したがって、ファイル名にルールを設けるなど、あとから情報を振り返りやすい状態で管理することが重要です。ただし限界があるため、そもそもフォルダで見やすく管理し、検索機能でスムーズに情報を探しだせるITツールの導入がおすすめです。
（2）共有しにくい
Excelで仕入台帳を管理するデメリットの2つ目は、共有しにくいことです。
Excelで作成した仕入台帳をファイル管理していると、共有するときにメールやチャットツールを使う必要があり、セキュリティ面の不安が生じます。また、ファイルが各自での管理になり、情報も散らばりやすくなってしまうのです。
そこで、仕入れ台帳をはじめとする社内のExcelファイルやWordファイルを、「Stock」のような情報共有ツールを使って共有すれば、情報の管理からメッセージのやりとり・仕入れに関するタスク管理まで一つのツール内で完結するので、業務をスムーズに進められます。
Excelで仕入台帳を作成できるテンプレート紹介まとめ
これまで、仕入台帳の管理にExcelを使用するメリットや注意点、テンプレートを中心にご紹介しました。
適切に在庫を管理するためには、仕入台帳の作成が必須です。しかし、毎回表を自作していては手間と時間がかかるため、既存のテンプレートを使用して効率的に仕入台帳を作成しましょう。
とはいえ、テンプレートや仕入台帳をExcelファイルのままファイルストレージで管理すると、管理が煩雑化するうえ、共有にメッセージツールが必要です。そのため、仕入台帳のExcelファイルは、「情報共有ツール」で周辺情報とともに管理しましょう。
結論、仕入台帳の管理には、ファイルとテキストで幅広い情報をまとめて管理でき、メッセージもやりとり可能な情報共有ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、仕入れ・在庫管理を最適化しましょう。
