大企業や自治体において、紙を使わずに情報をやり取りする「ペーパーレス化」が進んでいます。
 
ペーパーレス化はDXや働き方改革に貢献するほか、紙のコストが不要になるなどさまざまなメリットも持っています。そのため、企業は自社の利益向上に貢献するペーパーレス化の実現に注力すべきと言えます。
 
しかし、通常業務にて紙を使用している企業がペーパーレス化に取り組むのは簡単ではありません。そのため、ペーパーレス化に関心はあっても、進め方や周囲の理解を得る方法がわからず、結果として実現できていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ペーパーレス化の概要と事例、進め方からおすすめのツールを紹介します。
 
  • ペーパーレス化の具体的なメリットを理解し、周囲や経営層を説得する材料にしたい
  • ペーパーレス化を進めるうえでのポイントを知り、実践の際の参考にしたい
  • ペーパーレス化に役立つツールを知り、社内に取り入れて業務効率化を実現したい
という担当者の方はこの記事を読めば、ペーパーレス化の利点と進め方、役立つツールを理解でき、ペーパーレス化を実現するヒントを得られます。


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ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは「情報の電子化を通して紙の使用量を減らすこと」です。
 
ペーパーレス化の例としては、従来は出勤時刻を紙に書かせていたが、タイムカードの導入によりオンライン上への記録に変更させた動きなどが挙げられます。ペーパーレス化は、情報の電子化を通して紙の使用量の削減などさまざまなメリットをもたらします。
 
このように、紙での情報のやり取りをデジタル化させる動きがペーパーレス化です。


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ペーパーレスのメリット5選

ペーパーレス化が企業にもたらす具体的なメリットを5つ解説します。
 
ペーパーレス化は今までの業務内容を大きく変化させる動きであるため、導入時には周囲からの反発も予想されます。紙にこだわり続ける社員が一人でもいれば、社内のペーパーレス化は実現しません。
 
そのため、ペーパーレス化の利点を丁寧に説明し、理解を得たうえで進める必要があります。以下で紹介するメリットを伝え、社員のペーパーレス化に対する関心を高めましょう。

コスト削減が可能

ペーパーレス化によって、紙といった消耗品へのコストを大幅に削減可能です。
 
情報のやりとりに紙を使った場合、資料を印刷する紙代に加えてインク代、プリンターのリース・メンテナンス費などが掛かります。1回の印刷にかかるコスト自体はそれほど大きくはありませんが、多くの社員が日常的に使うため、長期的に見ると非常に大きな出費となります。
 
しかし、ペーパーレス化を実現すれば、上記の費用はすべて不要です。オンライン上で社員へ素早く共有でき、プリンターで印刷する必要もなく、紙やインクも消耗しません。
 
このように、ペーパーレス化は消耗品の消費量の減少により、企業のコスト削減に貢献します。

業務効率化の実現

ペーパーレス化は、業務効率化に貢献する以下の2つの利点を持っています。
 
  • 検索性の高さ
  • デジタルデータであれば、検索だけで目的のデータを迅速に入手可能です。
  • アクセス性の高さ
  • 情報がオンライン上に保存されていれば、オフィス外からでも情報を入手できます。
逆に、情報を紙で管理している場合は、以前の資料を「キャビネットから探す」という手間が発生し、整理されていなければ短時間で探すことはできません。しかし、ツールを用いたペーパーレス化は業務をオンライン上で完結させ、業務効率化を実現するのです。

セキュリティ強化ができる

ペーパーレス化により情報管理を可視化でき、セキュリティ強化につながります。
 
紙の資料の場合、書類の持ち出しや閲覧のルールが明確に定まっていなければ情報漏洩につながりかねません。しかし、デジタル化された情報には、必要に応じて「閲覧制限」や「機能制限」を付けられます。本制度の活用により、システムの悪用による情報改変といった事故を未然に防げます。
 
すなわち、情報をデジタル化させるペーパーレス化によって管理方法を詳細に設定でき、高いセキュリティが実現します。

物理的なスペースの確保

ペーパーレス化によって情報を管理する場所を設ける必要がなくなり、空のスペースを確保できます。
 
紙の資料の管理には、紙を保管する場所が必要です。また、情報が増加すれば必要なスペースも増加し、少しずつオフィスを圧迫します。すなわち、紙媒体の情報の管理には常に一定の物理的スペースを設けなければならず、企業の負担は増加します。
 
しかし、デジタル化された情報の管理に物理的な保管場所は必要ありません。企業が導入しているシステムに収まる範囲であれば、好きなだけデータを保存できます。また、ペーパーレス化の実現により空いたスペースは別の用途に使用可能であり、オフィスの使い方が広がります。
 
このように、ペーパーレス化は管理場所が不要となるため、オフィスの有効活用に役立ちます。

環境保全にもつながる

ペーパーレス化は、消耗品の使用量削減につながるので、環境保全への貢献が期待できます。
 
ペーパーレス化により紙の使用量が減少すれば、限りある資源の消費を抑制可能です。すなわち、ペーパーレス化は資源の有効活用を通して「SDGs(持続可能な開発目標)」を達成させます。
 
SDGsの達成は、自社の社会貢献度をアピールするチャンスの創出にもつながるのです。ペーパーレス化は環境保全への貢献を通して企業の魅力を増加させる副次的効果もあると言えるでしょう。
 
関連記事: 【事例付き】働き方改革とは?メリットから具体的な取り組み方法まで一挙ご紹介!


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ペーパーレスのデメリット3選

以下では、ペーパーレスのデメリットを3点紹介します。
 
豊富なメリットを持つペーパーレスですが、推進前や推進時にはデメリットも発生します。どのような課題に直面するのか、解決策としてどのようなものがあるのかを理解したうえでペーパーレス化を進めていきましょう。

導入コストがかかる

ペーパーレスの推進に当たっては、一定の導入コストが掛かります。
 
ペーパーレス化に必要なものとしては、デジタル化した情報を管理・閲覧するためのPCやセキュリティソフト、受信や送信に必要なネットワークなどが挙げられます。また、今までは紙で蓄積していた情報をすべてデジタル化する場合、情報をデジタルに移行する人件費といった変動費も考慮しなくてはなりません。
 
このように、一定の初期投資を必須とする点が、ペーパーレス化が進まない大きな要因です。しかし、ペーパーレスを実現した企業と実現しなかった企業では、翌年以降の消耗品費で大きく差が出ます
 
そのため、ペーパーレス化の初期費用を長期的に見れば安い出費と捉え、積極的に取り組む必要があります。

ITリテラシー教育が必要

ペーパーレス化の推進に当たっては、社員のITリテラシーを高める必要があります。
 
情報の管理をデジタルに移行するペーパーレス化には、情報管理に役立つITツールの導入が必須です。すなわち、ペーパーレス化の実現に向けては社員のITリテラシーを高め、全社員がツールを使って情報を蓄積・入手できるようにしなければなりません。
 
しかし、普段からパソコンやタブレットを使い慣れていない人にとって、ITツールの利用は容易ではありません。そのため、IT全般に関する研修やITツールの使い方セミナーを定期的に開くなど、全社員がツールを活用できるような環境の整備が求められます。
 
とはいえ、全社員のITリテラシーを一定の水準にまで引き上げるにはかなりの教育コストがかかります。時間とコストを掛けずにスムーズにペーパーレス化を実現したいという企業には、ITリテラシーを問わず誰でも利用できる「Stock」などのIT初心者向けのツール導入がおすすめです。

システム障害発生のリスクがある

ペーパーレス化においては社内のすべての情報をシステム上で管理しますが、システムには障害が発生するリスクがあります。
 
たとえば、社内情報をクラウドに保存している場合、システムの障害によって一部の情報を紛失する可能性があります。それが一時的なものであったとしても、情報は企業の中枢ともいえる重要な要素のため大きな損害を被りかねません。
 
そのため、重要な書類や定期的に使用する資料のバックアップを取得するなど、情報管理に念を入れて取り組むことが求められます。


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ペーパーレスの成功事例

ペーパーレス化の成功事例を2点紹介します。
 
以下を読んで、ペーパーレス実現までの取り組みや成果について明確なイメージを掴み、自社での推進に活かしましょう。

アサヒグループホールディングス株式会社

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アサヒグループホールディングス株式会社は、2014年にペーパーレス化を実現した先駆的な企業です。
 
同社の従来の会議では紙資料を使用しており、情報漏洩のリスクや環境負荷が問題とされていました。そこで導入したのが「ペーパーレス会議システム」です。
 
ペーパーレス会議システムは、会議の準備から会議の議事録まですべてをペーパーレス化します。本システムにより事前の資料閲覧が可能となったほか、機密情報が載った紙資料の紛失による情報漏洩を防止できるようになりました。会議内容の事前公表により、会議の活性化も実現しました。
 
このように、アサヒグループホールディングス株式会社は会議におけるペーパーレス化の実現により自社の課題を克服したほか、新たな利点を得て企業を成長させました。
 

株式会社スノウチ

株式会社スノウチのトップページ

溶接用副資材メーカーの株式会社スノウチは、ペーパーレス化によって生産性を向上させました。
 
同社は、建設業界の好況による建材需要の高まりに対応するために生産性を高める必要がありました。そこで実施したのがペーパーレス化です。
 
ペーパーレス化により各社員の納品までの所要時間といった情報が蓄積され、それぞれの社員に依頼する業務について適切に配分できるように管理しました。その結果、建材の製造が効率的に進み、生産性向上を実現させました。
 
このように、株式会社スノウチはペーパーレス化により蓄積された情報の有効活用を通して、当初の目標を達成しています。
 


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ペーパーレスの進め方

以下では、ペーパーレスの進め方を解説します。
 
ペーパーレス化では、手順を踏んだ進行が重要です。進めるうえでのポイントを知り、一つずつ実践していきましょう。

目的の設定

最初に、社内でペーパーレスを進める目的を設定します。
 
目的を設定せずに闇雲にペーパーレスを実践した場合、使い慣れないITツールを使って情報を管理する必要がわからず、結果として紙を使い続ける社員が出る場合があります。一人でも紙での情報共有を続ける社員がいる場合、ペーパーレスは実現しません。
 
そのため、ペーパーレス化の目的を明確にしたうえで、それを全社員に周知させることが必要です。すなわち、ペーパーレス化の推進に当たっては、全社員で同じ目的意識をもって進めていくことが求められます。

ペーパーレス化における対象範囲の設定

ペーパーレス化においては、対象とする範囲の設定が求められます。
 
仮に、すべての業務で一斉にペーパーレス化を推進しようとした場合、業務内容が大幅に変わるために社員に受け入れてもらえないものも多く、失敗に終わりかねません。
 
そのため、情報共有や情報管理など特定の側面に着目したアプローチが求められます。すなわち、対象範囲を一部に設定して進めれば社員からの反発のリスクも少なくなり、結果として比較的スムーズにペーパーレス化が実現できます。

目的に合わせたツールの導入

ペーパーレス化の目的に沿ったツールを導入し、自社の課題を克服しましょう。
 
たとえば、テレワークを実現するためにペーパーレス化を実現するのであれば、クラウド型ツールを導入して従来の紙での手続きをオンライン化することが求められます。このときにビデオ会議ツールを導入してもペーパーレス化の実現には貢献せず、目的としていたテレワークの実現にも至りません。
 
このように、ツール導入の際には定めた目的の達成に貢献するツールの選択・運用が求められます。


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ペーパーレス化に役立つツール

以下では、ペーパーレス化に役立つツールを紹介します。
 
仮に一人の社員がペーパーレスを実践できず紙での情報共有を続けた場合、社内の情報が分散しペーパーレスの利点は得られません。そのためペーパーレス化の実現に当たっては、全社員がITツールに情報を蓄積できる環境を構築する必要があります。
 
しかし、社員のITリテラシーは一人ひとり異なります。そのため、各社員のITスキルを問わず誰でも利用できるツールの導入が求められるのです。
 
結論、ペーパーレス化に向けて導入すべきツールは、直感的に利用できる操作性が魅力の情報共有ツール「Stock」一択です。
 
「ノート」を使えば企業の情報がオンライン上にすべて蓄積されるほか、「メッセージ」機能を使えば周知させたい情報を任意の社員へ簡単に発信できます。教育コスト不要の使いやすさで100,000社以上の企業から支持を得ており、非IT企業のペーパーレス化の実現に貢献します。

【Stock】社内のペーパーレス化をスムーズに実現するツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

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Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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ペーパーレス化の概要まとめ

ここまで、ペーパーレス化の概要と事例、進め方から役立つツールまで紹介しました。
 
ペーパーレス化には、業務効率化の実現などさまざまなメリットがあります。しかし、推進に当たっては一定の初期投資が必要となります。
 
時間と費用を含む初期投資を必要とするからには、失敗は許されません。そのため、スムーズにペーパーレス化が実現するよう、「全社員が情報の蓄積と活用ができるITツール」の導入が必須です。
 
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