大企業や自治体では紙を使わずに情報共有をする「ペーパーレス化」が進んでいます。
ペーパーレス化はDXや働き方改革に貢献するほか、紙のコストが不要になるなどさまざまなメリットがあります。そのため、企業は自社の利益向上に貢献するペーパーレス化の実現に注力すべきです。
しかし、業務で紙を使用している企業にとってペーパーレス化の実現は簡単ではありません。したがって、ペーパーレス化に関心はあっても、進め方や周囲の理解を得る方法が分からず、実現できていない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ペーパーレス化の概要と事例、進め方からおすすめのツールを中心に紹介します。
- ペーパーレス化のメリットを周囲や経営層を説得する材料にしたい
- ペーパーレス化を推進するポイントを参考にしたい
- ペーパーレス化に役立つツールで業務効率化を実現したい
という担当者の方はこの記事を読めば、ペーパーレス化の利点と進め方や役立つツールを理解でき、ペーパーレス化を実現するヒントを得られます。
目次
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは「情報を電子化して紙の使用量を減らすこと」です。
ペーパーレス化の例としては、従来は出勤時刻を紙に書かせていたが、タイムカードの導入によりオンライン上への記録に変更させた動きなどが挙げられます。ペーパーレス化は、情報の電子化を通して紙の使用量の削減などさまざまなメリットをもたらします。
このように、紙での情報のやり取りをデジタル化させる動きがペーパーレス化です。
ペーパーレスの正しい進め方
以下では、ペーパーレスの進め方を解説します。
ペーパーレス化では、手順を踏んだ進行が重要です。進めるうえでのポイントを知り、一つずつ実践しましょう。
目的を設定する
まずは、社内でペーパーレスを進める目的を設定します。
目的を設定せずに闇雲にペーパーレスを実践した場合、使い慣れないITツールを使って情報を管理する必要が分からず、結果として紙を使い続ける社員が出る場合があります。一人でも紙の情報共有を続ける社員がいる場合、ペーパーレスは実現しません。
したがって、ペーパーレス化の目的を明確にしたうえで、目的を全社員に周知させることが必要です。すなわち、ペーパーレス化の推進に当たっては、全社で同じ目的意識をもって進めていくことが求められます。
ペーパーレス化の対象範囲を設定する
次に、ペーパーレス化の対象範囲を設定しましょう。
仮に、すべての業務で一斉にペーパーレス化を推進しようとした場合、業務内容が大幅に変わる可能性があります。そのため、社員に受け入れてもらえないケースが増えて、失敗に終わりかねません。
したがって、情報共有や情報管理など特定の側面に着目したアプローチが求められます。対象範囲を一部に設定して進めれば社員からの反発のリスクも少なくなり、結果的に比較的スムーズなペーパーレス化が実現できるのです。
目的に合わせたツールを導入する【おすすめ】
ペーパーレス化の目的に沿ったツールを導入し、自社の課題を克服しましょう。
たとえば、テレワークを実施するためにペーパーレス化を実現するには、クラウド型ツールによる情報のオンライン化が必要です。この場合、ビデオ会議ツールを導入してもペーパーレス化の実現には貢献せず、目的としていたテレワークの実現にも至りません。
このように、ツール導入のときには定めた目的の達成に貢献するツールの選択・運用が必須です。
注意！自社のペーパーレス化が進まない理由
ペーパーレス化を実施するときに、以下のようなケースではスムーズに実現できない可能性があります。
- 個人のペーパーレス化ができていない
- 電子資料を活用できる環境が整備されていない
- 新たな管理方法に抵抗感を感じる社員がいる
社内の資料を電子化しても、社員が個人的な利用のために資料を印刷している場合はペーパーレス化が実現できたとは言えません。
電子化された会議の資料を参照するときに、紙に比べて参照に時間がかかっているとペーパーレス化の意味がありません。かえって業務効率を下げているため、適切な環境の整備が求められます。
長年紙を利用してきた社員にとって、管理方法が突然変更されると抵抗感につながる可能性があります。急に変更するのではなく、一部のフローから変更するなどの対応が必要です。
以上のように、スムーズなペーパーレス化を実現するためにも、社員が電子資料を利用しやすい環境づくりから始めましょう。
【これで解決】ペーパーレス化に役立つツール
以下では、ペーパーレス化に役立つツールを紹介します。
ペーパーレス化をスムーズに進められるツールは、ツール上で資料を同時編集できる必要があります。仮にファイル形式で管理する場合、一度データをダウンロードしてから編集し、完成したら再びアップロードするという手間がかかります。
また、情報へのアクセス性も考慮すべきです。せっかく資料を電子化しても、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていては、ペーパーレス化による業務効率化や働き方改革は実現できません。
結論、ペーパーレス化に向けて導入すべきツールは、必要な情報にすぐにアクセスでき、非IT企業の65歳でも使いこなせるノート型ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を残しておけば、必要なときにすぐにアクセスできます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を利用すれば、情報共有における伝達漏れも発生しません。
非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ペーパーレスの5つのメリット
ペーパーレス化は今までの業務内容を大きく変化させる動きであり、導入時には周囲からの反発も予想されます。紙にこだわり続ける社員が一人でもいれば、社内のペーパーレス化は実現しません。
そのため、ペーパーレス化の利点を丁寧に説明し、理解を得たうえで進める必要があります。以下で紹介するメリットを伝え、社員のペーパーレス化への意識を変えましょう。
（1）コスト削減ができる
ペーパーレス化によって、紙などの消耗品のコストを大幅に削減できます。
情報共有に紙を利用する場合、資料を印刷する紙代に加えてインク代、プリンターのメンテナンス費などがかかります。一回の印刷にかかるコスト自体はそれほど大きくはありませんが、多くの社員が日常的に使うので長期的には大きな出費になるのです。
しかし、ペーパーレス化を実現すれば、上記の費用はすべて不要です。オンライン上で社員へ素早く共有でき、プリンターで印刷する必要もなく紙やインクも消耗しません。
このように、ペーパーレス化は消耗品の消費量を減らすことで企業に貢献します。
（2）業務効率化が実現できる
ペーパーレス化は、業務効率化に貢献する以下の2つの利点を持っています。
- 検索性の高さ
- アクセス性の高さ
デジタルデータであれば、検索だけで目的のデータにアクセスできます。
情報がオンライン上に保存されていれば、オフィス外からでもアクセスできます。
逆に、情報を紙で管理している場合は、資料をキャビネットから探すなどの手間がかかります。しかし、ツールを用いたペーパーレス化は業務をオンライン上で完結させ、業務効率化を実現するのです。
（3）セキュリティ強化をできる
ペーパーレス化により情報管理を可視化でき、セキュリティ強化につながります。
紙の資料の場合、書類の持ち出しや閲覧のルールが明確に定まっていなければ情報漏洩につながりかねません。
しかし、デジタル化された情報には、必要に応じて「閲覧制限」や「機能制限」を付けられます。この機能を活用すれば、システムの悪用による情報改ざんといった事故を未然に防げるのです。
このように、情報を電子化しておけば管理方法を詳細に設定でき、高度なセキュリティを実現させられます。
（4）物理的なスペースが確保できる
資料の保管場所が不要になるので、空のスペースを確保できる点もメリットの一つです。
紙の資料の管理には保管場所が必要であり、資料が増えるほど少しずつオフィスを圧迫します。すなわち、紙媒体の情報の管理には常に一定の物理的スペースを設けなければならないので負担になるのです。
しかし、デジタル化された情報の管理に物理的な保管場所は必要ありません。企業が導入しているシステムに収まる範囲であれば、好きなだけデータを保存できるのです。
また、ペーパーレス化の実現により空いたスペースは別の用途に使用可能であり、オフィスの使い方が広がります。このように、ペーパーレス化は管理場所が不要となるため、オフィスの有効活用に役立てられます。
（5）環境保全にもつながる
ペーパーレス化による消耗品の使用量削減は、環境保全への貢献につなげられます。
ペーパーレス化により紙の使用量が減少すれば、限りある資源の消費を抑制可能です。すなわち、ペーパーレス化は資源の有効活用を通して「SDGs（持続可能な開発目標）」を達成させます。
SDGsの達成は、自社の社会貢献度をアピールするチャンスの創出にもつながるのです。
関連記事： 【事例5選】業種別に働き方改革の取り組みを解説！
ペーパーレスの3つのデメリット
以下では、ペーパーレスのデメリットを3点紹介します。
豊富なメリットを持つペーパーレスですが、推進前や推進時に発生するデメリットもあります。どのような課題に直面するのか、解決策として何があるのかを理解したうえでペーパーレス化を進めていきましょう。
（1）導入コストがかかる
ペーパーレスの推進にあたっては、一定の導入コストがかかります。
ペーパーレス化に必要なものとしては、デジタル化した情報を管理・閲覧するためのPCやセキュリティソフト、受信や送信に必要なネットワークなどが挙げられます。また、紙で管理していた資料をすべてデジタル化する場合、担当者の人件費もかかるのです。
このように、一定の初期投資を必須とする点が、ペーパーレス化が進まない大きな要因です。しかし、ペーパーレスを実現した企業と実現しなかった企業では、翌年以降の消耗品にかかるコストで大きく差が出ます。
したがって、ペーパーレス化の初期費用を長期的に見れば安い出費と捉え、積極的に取り組む必要があります。
（2）ITリテラシー教育が必要
ペーパーレス化の推進に当たっては、社員のITリテラシーを高める必要があります。
情報の管理をデジタルに移行するペーパーレス化には、情報管理に役立つITツールが必須です。すなわち、社員のITリテラシーを高め、全社員がITツールを使いこなせなければなりません。
しかし、普段からパソコンやタブレットを使い慣れていない人にとって、ITツールを使いこなすのは困難です。そのため、IT全般に関する研修や使い方セミナーを定期的に開くなど、ツールを活用できるような環境の整備が求められます。
とはいえ、社員のITリテラシーを一定の水準にまで引き上げるにはかなりの教育コストがかかります。スムーズにペーパーレス化を実現したい企業には、ITリテラシーを問わず誰でも利用できる「Stock」などのシンプルなツールが最適です。
（3）必要な情報にすぐアクセスできない可能性がある
ツールによっては情報へのアクセスに時間がかかるケースがあります。
ファイル形式で管理するツールの場合、ファイルの名称や更新の方法は事前に策定しておかなければ、管理方法が属人化します。そのような管理では、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、紙による管理のときよりも業務効率が下がるリスクがあるのです。
したがって、ファイル形式ではなくノートのようにツール上で誰でも簡単に情報を更新できるツールが求められます。ノート型ツールであれば、同時編集によりファイルが乱立したり、編集のためにわざわざファイルを保存したりする手間がかかりません。
ペーパーレスの成功事例2選
ペーパーレス化の成功事例を2点紹介します。
以下を読んで、ペーパーレス実現までの取り組みや成果について明確なイメージを掴み、自社での推進に活かしましょう。
（1）アサヒグループホールディングス株式会社
アサヒグループホールディングス株式会社は、2014年にペーパーレス化を実現した先駆的な企業です。
同社の従来の会議では紙資料を使用しており、情報漏洩のリスクや環境負荷が問題とされていました。そこで導入したのが「ペーパーレス会議システム」です。
ペーパーレス会議システムは、会議の準備から会議の議事録まですべてをペーパーレス化します。本システムにより事前の資料閲覧が可能となったほか、機密情報が載った紙資料の紛失による情報漏洩を防止できるようになりました。
このように、アサヒグループホールディングス株式会社は会議におけるペーパーレス化の実現により自社の課題を克服したほか、新たな利点を得て企業を成長させたのです。
（2）株式会社スノウチ
溶接用副資材メーカーの株式会社スノウチは、ペーパーレス化によって生産性を向上させました。
同社は、建設業界の好況による建材需要の高まりに対応するために生産性を高める必要がありました。そこで実施したのがペーパーレス化です。
ペーパーレス化により各社員の納品までの所要時間といった情報が蓄積され、それぞれの社員に依頼する業務について適切に配分できるように管理しました。その結果、建材の製造が効率的に進み、生産性向上を実現させたのです。
このように、株式会社スノウチはペーパーレス化により蓄積された情報の有効活用を通して、当初の目標を達成しています。
ペーパーレス化の概要まとめ
ここまで、ペーパーレス化の概要と事例、進め方から役立つツールまで紹介しました。
ペーパーレス化により業務効率化を実現するためにも、資料を正しく管理できるツールが必須です。また「情報を正しく管理できる機能」「情報へ簡単にアクセス可能な機能」を備えたツールを選びましょう。
ただし、ペーパーレス化は全社で推進しなければ、業務効率化や働き方改革の実現にはつながりません。そのため、誰でも簡単に使える操作性も兼ね備えている必要があります。
したがって、非IT企業のペーパーレス化を必ず成功に導くツールは、教育コスト不要の使いやすさが魅力の情報共有ツールである「Stock」だけです。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」を導入し社内の情報共有をオンラインで完結させ、ペーパーレス化の第一歩を踏み出しましょう。
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