PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。データ容量がストレージ上限を上回った場合には保存ができないため、空き容量は常に確保しておく必要があるのです。
しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に合うサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ストレージの意味や種類、法人向けのおすすめツールをご紹介します。
- ストレージの意味や各ツールの特徴を知りたい
- 社内情報を手間なく管理して生産性を高めたい
- 法人利用に適したストレージツールのおすすめが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすればストレージごとの特徴を理解でき、自社の環境に合ったツールを選べます。
目次
ストレージの意味とは
写真や動画、ファイルなどのあらゆる電子データの保管場所をストレージと呼びます。
ほとんどのストレージでは容量（保有できるデータ量）が定められています。また、ストレージによっては対応デバイスが限られているため、自社が想定している使い方に沿ったツールを選択することが重要です。
ストレージの種類とその仕組み
ストレージにはさまざまな種類がありますが、ここでは代表的なストレージを4つご紹介します。ストレージによって利用コストや使い勝手が変わりますが、法人で利用する場合は「オンラインストレージ」が最適です。
内部ストレージ
内部ストレージはPCやスマートフォンに内蔵されているストレージです。PCにはHDD（ハードディスク）やSSD（ソリッド・ステート・ドライブ）、スマートフォンやタブレットにはフラッシュメモリが使われています。
HDDは大容量ながら低価格の製品が多いほか、SSDはデータの読み込みが高速であるのがメリットです。一方、フラッシュメモリは容量が少ない代わりにサイズをコンパクトに抑えられます。
内部ストレージの変更には専門知識が求められるので推奨はされていません。そのため、必要となる容量を事前に想定したうえで、適切なストレージが搭載されたデバイスを購入しましょう。
外部ストレージ
外部ストレージは、デバイスの内部ストレージのデータを移行できる外付けの装置です。たとえば、PCではUSBメモリや外付けHDD、SDDがあり、スマートフォンやタブレットではmicroSDカードが使用されます。
内部ストレージと違い、外部ストレージに保存したデータは複数のデバイス間で共有できます。具体的には、データを保存しているデバイスに外部ストレージを接続するだけで、データの移行が完了するのです。
しかし、外部ストレージは物理的な機器にデータを保管するため、紛失や故障のリスクが高い点に注意しましょう。
コンバージドインフラ
コンバージドインフラは、ネットワーク・サーバー・ストレージ・管理ツール・仮想化ソフトウェアを1つのハードウェアに統合したIT製品です。
コンバージドインフラを使えば、ネットワークやサーバーなどを一つひとつ契約する必要がなくなります。その結果、ストレージの導入をスムーズに進められるのです。
注意点として、コンバージドインフラはサービス開発の負担軽減に向けて使われるケースが多いので、データ保存の用途でストレージを使いたい法人・個人には向いていません。
オンラインストレージ
オンラインストレージはインターネット上にデータを保管できるツールであり、クラウドストレージとも呼ばれます。データを保管する機器は一切必要なく、PCやスマートフォンなどのデバイスだけで運用できるのが特徴です。
また、オンラインストレージは利用料を支払うことで利用でき、自社でサーバーを用意する必要がないのでコストを抑えられます。また、インターネット環境であれば、時間や場所を問わずにデータにアクセスできるのもメリットです。
したがって、複数の拠点や現場にまたがって情報共有が必要な法人にはマッチしているストレージだと言えます。ただし、インターネット上にデータを保存する特性上、セキュリティ機能が適切に搭載されている「Stock」などのツールが最適です。
ストレージの空き容量を増やす3つの方法
多くのストレージには容量制限があり、いっぱいになると「空き容量がありません」と表示されてしまいます。そのため、以下で紹介する「空き容量を増やす3つの方法」を参考に、重要なデータを確実に保存できる環境を整えましょう。
ストレージ内のデータを消去する
ストレージ内のデータを消去して空き容量を増やす方法があります。
あらゆるファイルを管理できるストレージですが、使い方を明確に定めなかった場合、重要度の低いデータで容量が埋まってしまいます。そこで、定期的に不要なファイルを消去して重要なファイルだけを残せば、十分な空き容量を確保できるようになります。
そのため、ストレージに空きがない場合は、不要なデータを消してストレージをいつでも活用できるようにしましょう。
クラウドストレージを利用する
クラウドストレージを使えば、空き容量を確保できます。
クラウドストレージは時間や場所を問わず利用できます。PCのほかスマホでも使えるため「スマホの空き容量がない」と言った場合にも活用でき、あらゆる場面で価値を発揮します。
したがって、空き容量をすぐに確保したい方は、直感的に操作できるので使いやすい「Stock」のようなクラウドストレージを選択しましょう。
手元の端末から追加購入する
端末のストレージを追加購入することで、空き容量を確保できます。
たとえば、iPhoneで使われているiCloudは、5GBであれば無料で利用できるほか、月額料金を支払うことで2TBまで増やせます。その結果、ひとつのストレージにすべてのデータをまとめられるので、必要な情報を見つけやすくなるのです。
多くのクラウドストレージでは、オプションとして「容量追加」を選択できます。そのため、複数のストレージを管理したくない方は、ストレージを追加購入して容量を確保しましょう。
外部のクラウドストレージを利用するメリット
ストレージのなかでも法人向けに用意されているオンラインストレージツールを活用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、ほかのストレージと大きく特性が異なります。
端末のスペックに影響しない
外部のクラウドストレージであれば、PCやサーバー、スマートフォンの容量を気にせずデータを保存できます。
内部ストレージの場合、容量の上限に近づくとデバイスの動きが悪くなり、使いづらくなる恐れがあります。
一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを保存しないので、使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。また、オンラインストレージの多くは大容量のため、容量で困るリスクが少ないのです。
このように、外部のクラウドストレージには、ストレスなく端末を利用できるというメリットがあります。
場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる
外部のクラウドストレージであれば、社内外・移動中問わずデータにアクセスできます。
クラウドストレージはインターネット上にデータを保管するため、情報が端末に依存しません。結果として、あらゆる端末から必要な資料を閲覧できるようになるのです。
また、保存されたデータは従業員ではなく組織に紐づくので、チーム内でデータを共有でき、属人化しない点もメリットです。
コストを抑えられる
外部のクラウドストレージであれば、コストを抑えられます。
クラウドストレージはサーバー整備が不要なため、機器投資に莫大な費用をかける必要がありません。その結果、少ない初期費用で運用を始められるのです。
また、システムの運用・保守はサービス提供会社が実施するので、社内に専任担当を置く必要がなく、人件費の削減につながります。
さらに、複数のプランから最適なものを選択すれば、毎月のランニングコストも抑えられるのです。したがって、低コストでストレージを運用したい方は、クラウドストレージを選択しましょう。
【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ
オンラインストレージとしても利用できるおすすめの法人向けツールをご紹介します。
ストレージとして重要視される機能は「データ保存のしやすさ」「データの見つけやすさ」です。法人利用の場合、ファイル管理に時間を割くのは非効率であるため「シンプルで使いやすいノート型ツール」を選定しましょう。
また、社内ではじめてストレージを運用する場合は「情報共有できる機能があるか」もチェックすべきです。社内メールで連絡をとる必要がないので、重要な情報を見落とす心配がなくなります。
結論、法人利用で選択すべきツールは、テキストだけでなくあらゆる形式のデータをドラッグ＆ドロップで保存できる「Stock」一択です。
Stockのノートには「メッセージ」や「タスク」が紐付けられるため、情報が入り乱れることがありません。また、容量を増やしたい場合は、すぐに追加購入できるため「容量がいっぱいで資料を保存できない」という問題が発生しなくなるのです。
あらゆる情報を一元管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ
本記事では、ストレージの意味と種類、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。
ストレージには複数の種類がありますが、PCやスマホでもデータにアクセスしたい場合は「オンラインストレージ」が最適です。複数のメンバーでデータを共有できるほか、時間や場所を問わず資料を見られるためファイル管理のストレスがなくなります。
ただし、オンラインストレージはどれでも良い訳ではありません。多機能ゆえに使い方が複雑な場合、従業員が使いこなせず浸透しない恐れがあるため「簡単に使えるツール」を選択しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳でも活用できるため導入即日から運用を始められます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。
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