PCやスマートフォンを活用していると、日々さまざまなデータが発生します。そのデータを必要なときに取り出せるよう保存されている場所を「ストレージ」と言います。利用端末の上限までストレージを使用してしまうと、端末の動きが遅くなる、また故障の原因となってしまい、適切なデータ管理が求められます。
 
ストレージにも複数の種類があるため、「自社に合うストレージサービスの選定方法がわからない」とお悩みの担当者も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、ストレージの意味や種類、法人向けおすすめツールをご紹介します。
 
  • ストレージの意味や各ツールの特徴を知りたい
  • 社内情報を効率的に管理して、社員の生産性を高めたい
  • 法人利用に適したストレージツールのおすすめが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすればストレージの種類ごとの詳しい特徴を理解でき、自社の環境に沿ったツールを選べます。


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ストレージとは?

PCやスマートフォンなどの電子機器を扱う際に生じる、動画ファイル・音声ファイル・テキスト書類・スライド資料をはじめとしたあらゆるデータを保管しておく場所をストレージと言います。
 
データの記憶装置のようなもので、ほとんどの場合ストレージには容量(保有できるデータ量)が定められています。デバイスによっては、内蔵してあるストレージの大きさによって価格が変動する場合もあります。
 
ストレージを持っておけば、管理したい情報を一元管理できます。しかし、ストレージの種類によってアクセスできるデバイスや利用できる場所に違いがあるため、自社の想定する使い方に沿ったツールを選択することが重要です。


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ストレージの種類とその仕組みとは

ストレージはあらゆる種類のものがありますが、ここでは代表的な4つのストレージをご紹介します。各ストレージによって利用コストや使い勝手が変わりますが、法人で利用するならば「オンラインストレージ」がおすすめです。

内部ストレージ

内部ストレージは、PCやスマートフォンに内包されているストレージです。PCの場合はHDD(ハードディスク)やSDD(ソリッド・ステート・ドライブ)、スマートフォンやタブレットにはフラッシュメモリが使用されます。
 
HDDは大容量ながら価格の安い製品が多く、SSDはデータの読み書きを高速に行えるというメリットがあり、求める性能によって選択できます。一方フラッシュメモリは、容量が少ない代わりにHDDやSSDと比べサイズをコンパクトに抑えられるのが特長です。
 
内部ストレージの変更には専門知識が必要となり、推奨はされていません。そのため、使用容量を想定し、あらかじめ必要な大きさのストレージが搭載されているデバイスを購入する必要があります。

外部ストレージ

外部ストレージは、デバイスの内部ストレージ内のデータを移動できる外付けの装置です。たとえばPCではUSBメモリや外付けHDD,SDDがあり、スマートフォンやタブレットではmicroSDカードが使用されます。
 
内部ストレージと違い、外部ストレージ内に保存したデータは複数のデバイス間で共有可能といったメリットがあります。データを移行・コピーしたいデバイスに小型機器を接続させることでデータを共有します。
 
しかし、外部ストレージは物理的な機器にデータを保管しておくため、紛失や故障のリスクが高く、対策もしづらい点はデメリットと言えます。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上にデータを保管できるストレージです。クラウドストレージと呼ばれることもあり、データを保管するための機器は一切必要なく、PCやスマートフォンなどのデバイスを持っていれば運用できます。
 
サービスを提供しているベンダーに料金を支払うことで利用でき、自社でサーバーなどを用意しないので導入コストが非常に安価です。またインターネット環境があればデータにアクセスできるため、「複数のデバイスやユーザー間で簡単にデータを共有」できます。
 
したがって、複数の拠点や現場にまたがって情報共有が必要な法人にはマッチしているストレージツールだと言えます。ただし、インターネット上にデータを保存する特性上、セキュリティ機能が適切に搭載されているツールやプランを選びましょう。

コンバージドインフラ

コンバージドインフラは、ネットワーク・サーバー・ストレージ・管理ツール・仮想化ソフトウェアを1つのハードウェアに統合したIT製品のことです。
 
サービスを運用しているベンダー側に対して、サービス開発のリソースを軽減させるために提供されるケースが多く、データを保管するストレージを利用する法人や個人にはあまり関係ありません。
 
ただし、オンラインストレージなどではシステム側で用いられている場合もあるため、インフラサービスの安定性なども含めて検討すればより安心できます。


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法人向けのストレージを利用するメリット

ストレージのなかでも法人向けに用意されているオンラインストレージツールを活用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、他の内部・外部ストレージと大きく特性が異なります。

端末のスペックに影響しない

会社に設置しているPCやサーバー、スマートフォンの容量の大きさを気にせずデータを保存できます。
 
内部ストレージを活用している場合、容量の上限に近づくと、デバイスの動きが悪くなり、情報処理スピードが低下するケースがあります。
 
一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを保存しないため、デバイスに搭載されているストレージ量は関係なく、また使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。

場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる

特定の場所にデータが保存されているわけではないため、社内外・移動中問わずデータにアクセス可能です。
 
社内のPCから情報にアクセスをするために移動するなどの必要がなく、無駄な時間が削減できます。
 
また保存されたデータは社員個人ではなく組織に紐づくため、チーム内でデータが共有でき、属人化しない点もメリットです。

コストを抑えられる

オンラインストレージは自社内にサーバーを持たず、その他物理的な機器が必要ないため、導入時の機器投資、初期費用がかかりません。
 
また、システムの運用・保守はサービス提供会社が行うため、社内に専任担当を置く必要がなく、IT担当の人件費コストも必要ありません。
 
毎月のランニングコストも各種プランより自社に最適なものを選べるため、希望の費用感に合わせた利用が可能です。必要に応じてセキュリティ機能を追加するなど、プラン内でカスタマイズできるツールもあります。


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おすすめの法人向けオンラインストレージツール

オンラインストレージとしても使用できるおすすめの法人向けツールをご紹介します。
 
ストレージとして重要視される機能は「データ保存のしやすさ」「過去データの見つけやすさ」です。特に法人へ導入する場合、日々の業務のなかでファイルの管理に多くの時間を割くことはできないため、「誰でも使えるシンプルでわかりやすいツール」の選定がおすすめです。
 
また、チーム間でデータを共有する機会も多いですが、ファイル送信のたびにメールを作成するのは非常に手間がかかります。一方、オンラインストレージに情報共有機能が搭載されていれば、ファイルごとに関係する情報を一元管理しながら簡単に共有でき、業務効率化に繋がります。
 
下記でご紹介するStockは、ドラッグ&ドロップであらゆる形式のデータを保存でき、情報共有も一元管理できるツールです。「ノート」に添付したファイルやテキストデータには「メッセージ」や「タスク」が紐付けられ、簡単にチームメンバーへ共有できます。
 
導入コストを抑えつつ、社内の情報管理を効率化したい企業はStock一択だと言えます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ストレージの意味とおすすめのツール まとめ

本記事では、ストレージの意味と種類、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。
 
ストレージが不足すると、物理的な機器で容量を補充する外部ストレージ、もしくはインターネット上にデータを保管しておけるオンラインストレージの利用が検討されます。
 
そのなかで、法人利用ではオンラインストレージが選ばれることが多いです。複数のメンバーでデータを共有し、あらゆる場所からファイルにアクセスできるオンラインストレージならば、さまざまな働き方に適した利用が可能です。
 
今回ご紹介したオンラインストレージとして活用できるStockは更新された情報をリアルタイムでチームに共有でき、過不足のない機能を搭載したシンプルなツールです。
 
また、無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」を導入し、データの整理と共有を開始しましょう。
 
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