近年、インターネット環境の普及により、オフィス以外で働く人が増えてきました。
 
こういったリモートワークと呼ばれる働き方は、働き方改革でも注目されており、制度として導入を進める企業も増えています。
 
しかし、リモートワークを制度として導入するだけでなく、仕事をしやすい環境を整えたり、事前にどういった問題が想定されるかを把握しておかないと、働き方改革どころか業務効率が悪くなってしまうことも考えれます。
 
そこで、今回はリモートワークをする上でのメリット・デメリットや、制度の環境整備を助ける、情報共有ツール「Stock」についてご紹介させていただきます。
 
関連記事: 「テレワーク」と「リモートワーク」の違いとは?細かい違いがあった!

 



「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークのメリット

①時間と場所にとらわれることなく、仕事をすることができる
定時にオフィスに行くことが当たり前の時代から、徐々に自分のペースに合わせて仕事をする時代へと変化をしています。
リモートワークをすることにより、仕事をする時間・場所が関係なくなるため、自分のパフォーマンスを発揮できる時間・場所で仕事をすることができます。
 
②国内外の様々な地域から優秀な人材を確保でできる
決まったオフィスへ勤務する必要がないため、地方の優秀な人材を確保することが可能になります。
また、働く側にとっても、自分の生まれ育った場所や、生活のしやすい場所を離れることなく、仕事を得ることができるため、双方にとってメリットのある環境を整えることができます。
 
③通勤ラッシュによるストレスがない
必ずしも指定された時間にオフィスに行く必要がなくなるため、日々の通勤ラッシュを避けることができるようになります。
そのため、例えば、働き始める時間を少し遅らせ、その時間を自分磨きの時間にしたり、家族との時間にすることで、より時間を効率的に使うことができ、生産性の向上につながります。
 
関連記事: 【良いことの方が多い!?】リモートワーク導入のメリットとデメリットを大公開!

リモートワークのデメリット

①セキュリティに不安がある
自宅以外でも仕事ができることから、カフェの無料wi-fiなどを使って仕事をしたりすることで、情報セキュリティの観点から不安が残ります。
そのため、きちんとしたルールに則り、リモートワークを導入する必要があります。
 
②コミュニケーション不足になりやすい
リモートワークにより、仕事をする時間や場所がバラバラになり、顔を合わせる機会などコミュニケーションを取る時間が不足する可能性があります。
今では、web会議システムやチャットツールがあるため、全くコミュニケーションを取らないということはないかと思いますが、ちょっとした雑談が少なくなってしまったり、共有漏れが発生してしまうこともあります。
 
③労働時間の管理や評価がしにくい
場所に限らず、労働時間も自由になることが多いことから、1日にどれだけ仕事をしたのかが不明瞭になる可能性があります。
期日通りに仕事を終えても、そのプロセスが見えにくかったりすることで、進捗の管理や人事評価をするのが難しくなってしまいます。
 
関連記事: リモートワークに重要なセキュリティ問題。情報漏洩のリスクととるべき対策とは?


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職場にリモートワークができる環境を整えるツールの条件は?

いざリモートワークを導入しようとしても、事前にリモートワークができる環境を整える必要があります。
まずは、円滑に業務を進めることができるように、下記の条件を満たすようなツールの導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
 
①大事な情報を残す場所がある
時間や場所が異なるところで仕事をしているため、常にリアルタイムで情報が共有されているとは限りません。
したがって、いつ確認しても最新の情報が保管されている場所を作ることで、大事な情報を残し、共有することができるようになります。
 
②コミュニケーションを円滑にできる機能がある
チャット機能(メッセージ機能)があることで、直接顔を合わせる機会が少なくとも、気軽にコミュニケーションを取ることができるようになります。
また、頻繁なコミュニケーションで認識違いを避ける効果もあります。
 
③タスク管理がしやすい
リモートワークは、お互いの進捗状況の把握が難しくなることがあるので、タスクを管理・共有することが大事になってきます。
「いつまでに」「何を」をするのかを明確にすることで、同じ場所にいなくとも円滑に業務を進めることができるようになります。
 
関連記事: リモートワークに必須のおすすめツール15選!


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リモートワークを可能にする情報共有ツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Web会議をするために必須のツール「ZOOM」

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Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
よく利用されているSkypeなどに比べると、簡単に利用ができるだけでなく、安定的な通信が可能なため人気が出ています。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 会議参加者はユーザー登録が不要
    会議参加者はユーザー登録をすることなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます
  2. 通信が安定している
    既存システムに比べ、データ通信量が少ないため、ネットワーク環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 


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チャットでしかやり取りをしないチーム向けのツール「Slack」

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Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理やスケジュールとの連携など、あらゆるツールからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使い方が難しい
    チャネルやスレッドの使い方など、使い方をマスターするまでには時間がかかります
  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、議事録などのストック情報を管理することができません
 


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タスク管理ツール「Trello」

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Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスク管理ができるアプリです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 直感的に操作ができる
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 進捗の管理がしやすい
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 


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ファイル管理のみで十分なチーム向けツール「Dropbox」

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Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できるため、社内のファイルの一括管理が可能になります。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. フロー情報の管理ができない
    チャット機能などがないため、フロー情報が扱いづらくなります
 


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関連記事: コロナウイルスの影響で導入されるリモートワークを効果的に活用する方法


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
リモートワークにはメリットもデメリットもありますが、きちんとデメリットを理解し、社内の環境整備をすることで、効果的にリモートワークを導入することができるようになります。
 
ツールを導入することは、制度を導入する上では欠かせないのではないかと思います。
是非「Stock」を使ったリモートワークをお試しください。

 

 
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