ビジネスにおける見える化は、業界職種問わず業務効率化を図るための取り組みとしてて必須作業といえます。しかし、見える化する「メリット」ばかりに意識が向いてしまい「デメリット」は軽視されがちなので、注意しなければなりません。
そこで、見える化するデメリットにも目を向け、リスクを回避したい方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで見える化する3つのデメリットと注意点を徹底解説します。
- 見える化するデメリットや注意点を押さえ、リスクを回避したい
- 見える化によって業務効率の最大化を図りたい
- 見える化における注意点を押さえ、チームにて混乱が起きないようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、見える化するデメリットや注意点を押さえられ、業務プロセスの見える化によってリスクの回避しつつ、効率化を図れるようになります。
目次
見える化とは
見える化とは、本人の「見たい」という意思の有無に関わらず、情報が見える状態になることを指します。
業務プロセスが見える化されれば、あらゆる分野において「業務の属人化防止」「コスト削減」「公正な人事評価」「マニュアル作成」を実現できます。ただし、見える化される情報のなかに、社員や顧客にまつわる情報や企業の機密情報が含まれないように、見える化する情報の取捨選択が求められます。
そのため、メリットだけでなくデメリットの存在も認識したうえで、業務の見える化は行わなければなりません。
見える化の3つのデメリットとは
ここでは、見える化の3つのデメリットについて解説します。以下の内容が踏襲されていなければ、見える化したとしてもかえって業務効率を下げる原因になりかねないので、注意が必要です。
現場の柔軟性の低下
デメリットのひとつとして、現場の柔軟性の低下が挙げられます。
あらゆる情報を見える化することで、教育マニュアルを整備や業務プロセスの統一化が実現され、同時にルールも徹底されます。しかし、運用ルール上「定期的に見える化した情報を見直す」前提がなければ、社員が業務を進めるなかで改善するための「思考力」や「柔軟性」が失われる可能性があるのです。
結果として、自由な発想やアイデアが生まれにくい環境になってしまうので、厳格すぎるルールを設定することは慎重に判断する必要があります。
プレッシャーを感じやすくなる
デメリットとして、プレッシャーを感じやすくなること挙げられます。
業務進捗の見える化をすると業務の遅れや対応漏れを防げる一方、個人の成果まで浮き彫りになるので、メンバー同士で無意識に比較されやすくなります。そのため、成果を出すことに不安やプレッシャーを感じてしまい、メンタル面での負担がかかることが懸念されます。
また、先輩社員は後輩社員へ進捗確認がしやすくなるものの、過剰な声かけはプレッシャーになったり「監視されている」と捉えられたりするので、注意しなければなりません。
視野が狭くなる
視野が狭くなりやすい点もデメリットのひとつといえます。
一度業務プロセスの改善を図ったことで、業務プロセスは完成形になったと錯覚してしまい、見直しやさらなる改善への意識が低くなりがちです。しかし、ビジネス環境が変化すれば、一度策定した設計であっても次々と新たな課題が発生していきます。
逆に、見える化した業務プロセスの改善ばかり意識が向いてしまい、見える化できない情報に関わる業務改善が後回しなるケースもあります。そのため、常に広い視野をもって業務の最適化を進めていかなければなりません。
見える化するときの注意点とは
ここでは、見える化するときの注意点について解説します。以下の注意点を押さえた見える化ができれば、運用フローに落とし込む際にも、現場メンバーによる抵抗感も発生しません。
なるべき姿を明確にする
なるべき姿を明確にすることが重要です。
業務プロセスの見える化では、当初予期していた課題だけでなく、別の課題まで浮き彫りになる事象も起こりえます。ただし、浮き彫りになった課題に対して急いで改善しようとすることは、場当たり的な解決にしかなりません。
そのため、まずは「なるべき姿」はどうあるべきかの明確化によって、現状との乖離を把握しましょう。そこで、乖離を埋めるための問題を提起し、原因を特定してから解決策を考案するプロセスを踏むことで、解決すべきかが解消しやすくなるのです。
共有すべき情報の取捨選択を行う
情報をすべて共有する必要性があるかを判断しましょう。
成果のみに重点を置く情報共有では、自身と他者が比較される環境を作り出します。そのため、成果が出せなかったメンバーにとって、劣等感を抱いたり自信を喪失したりする原因になりかねません。
また、成果の比較はメンバー同士の「競争心」を生み出し、社員のモチベーション維持する効果がある一方、競争意識が強すぎるとチームの成果よりも個人の成果を優先するようになります。
その結果、「プレッシャーによる精神的疲労」「ノウハウをチームと共有したがらない」「他人の成果を認めない」といった副次的デメリットに繋がる可能性もあるのです。
情報を更新をする手間をなくす
情報を更新をする手間をなくしましょう。
見える化した情報は、日々新しい情報が追加されるので、都度情報を更新する必要があります。情報更新に期間があけば、その間古い情報が蓄積され続けるので、情報を整理する余計な工数がかかるからです。
ただし、更新するべき情報がどこにあるのか把握できていなければ、見つけだすこと自体に手間がかかります。そのため、欲しい情報が素早く見つけられる「検索性」の優れたツールを使った、情報管理が重要なのです。
そこで、今日では、情報量を問わずすぐに欲しい情報が見つかる「検索性」に優れた、「Stock」のような情報共有ツールを活用する企業が増えています。
【非IT企業必見】見える化した情報の管理におすすめのツール
ここでは、見える化した情報の管理におすすめのツールを紹介します。
見える化した情報は、過不足ない状態を維持するために、常に更新する必要があります。仮に、情報の更新を怠れば、古い情報で業務を遂行し続けてしまったり、更新時に蓄積された情報の整理から始めなければならないので、余計な手間がかかってしまうのです。
ただし、見える化できる情報量は膨大なので、情報を管理する仕組みが整っていなければ、更新するときに欲しい情報が見つからない「ストレス」が発生します。そこで、「検索性に優れた情報共有ツール」を使いストレスを軽減しましょう。
ただし、複雑なツールだと操作できるメンバーが制限されるので、情報の変化に応じた素早い情報更新が難しくなります。そこで、ITリテラシーの有無に関わらず誰でも簡単に操作できる情報共有ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に見える化した「情報」をまとめつつ、直感的な「フォルダ」に分けて管理できるので、欲しい情報が見つからない「ストレス」がかかりません。また、ノートに紐づく「タスク」を使ってタスク管理すれば、テーマごとに急遽発生したタスクにも漏れなく対応可能になるのです。
情報管理・共有を最も簡単に実現できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見える化する3つのデメリットと注意点まとめ
これまで、見える化する3つのデメリットと注意点について解説しました。
見える化するデメリットには、「現場の柔軟性低下」「他社と比較されることへのプレッシャー」「視野が狭くなる」といった3つが挙げられます。加えて、見える化するにあたり「なるべき姿の明確化」や「チームで共有するべき情報の取捨選択や適切な管理」ができなければ、見える化のメリットを最大限に引き出せません。
ただし、見える化した情報の見直しにて、欲しい情報がすぐに見つけられなければ、スピード感のある業務改善は見込めなくなってしまうのです。そのため、情報量に左右されず、欲しい情報がすぐに手に入る「検索性」に優れた情報管理ツールを使うべきです。
したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも「見える化」した情報の管理・共有ができるツール：Stock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って見える化した「情報」を正しく管理し、情報の更新にかかる手間をなくしましょう。
