全社を対象とした社内アンケートを実施したり、メンバーに業務の協力依頼や書類提出を要請したりするときは依頼書を作成します。しかし、一から依頼書の構成を考えるのは手間がかかるので、テンプレートを活用して素早く文書を作成しましょう。
一方、「どのようなテンプレートを使えば、作成の手間を省きつつ分かりやすい依頼書を作れるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの無料依頼書テンプレート8選を中心にご紹介します。
- 依頼書を作成する手間を軽減できるテンプレートを探している
- 自社に合う依頼書テンプレートが見つからなくて困っている
- ExcelやWordよりも簡単に依頼書の作成・共有ができる方法があれば実践したい
という方はこの記事を参考にすると、依頼内容に沿った適切なテンプレートを入手できるうえ、効率よく依頼書を作成する方法も分かります。
目次
依頼書の基本構成
依頼書の基本構成は以下の通りです。
（依頼状の構成一例）
- 件名（依頼内容が一目で分かるタイトル）
- 前文（定型的な挨拶）
- 主文（依頼内容の説明や依頼理由）
- 末文（依頼相手へのお礼）
- 必要な伝達事項（期限や提出先）
上記の基本構成に沿えば、情報の過不足なく簡潔な文章が書けるため、依頼内容を正確に相手へ伝えられるのです。
無料で使える！おすすめの依頼書テンプレート5選
ここでは、無料で使える依頼書テンプレートを5つご紹介します。
実際に入手できるテンプレートの見本も紹介しているので、テンプレートのサイトを比較してダウンロードの有無を判断したい方は必見です。
（1）[文書]テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、空欄箇所に名前や日付、文章を書き換えるとすぐに依頼書が作れるテンプレートです。
基本構成の前文にあたる挨拶や依頼内容を変えることで、文言そのものを使い回せます。そのため、依頼書を頻繁に作成する企業で役立ちます。
（2）ビジネス文書clip
こちらは、ビジネス文書clipの依頼書テンプレートです。
上図のように、テキストの色を変えたり図を使ったりすることで、メリハリのついた視覚的に分かりやすい依頼書を作れます。
（3）Cube
こちらは、Cubeの見積もり依頼書テンプレートです。
見積もり依頼書をはじめ、資料添付の依頼書や給与・経費振込依頼書など、依頼書だけでもさまざまなジャンルのテンプレートが用意されています。
（4）テンプレートBANK
こちらは、テンプレートBANKの依頼書テンプレートです。
同サイトには、アンケート協力の依頼以外にも、新規取引の依頼や資料送付依頼のテンプレートがあります。ただし、テンプレートを利用するには会員登録が必要です。
（5）テンプレート・フリーBiz
こちらは、テンプレート・フリーBizの依頼書テンプレートです。
社内・社外いずれの依頼書テンプレートも用意されているため、顧客向けに依頼書を作りたい場合におすすめです。
パターン別に使える依頼書テンプレート3選
以下では、場面別に使える依頼書テンプレートを3選紹介します。基本的な依頼書とは、必要項目が異なるので、手元に用意しておくと便利です。
パターン1. 配送依頼書テンプレート
こちらは、Template boxが提供する配達依頼書のテンプレートです。
配送先の住所や商品番号など、配送を依頼するうえで必須の項目があらかじめ用意されているので、手動で追加する手間がかかりません。ただし、テンプレートをダウンロードするにあたり、アンケートに回答する必要があります。
パターン2. 口座振込依頼書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する口座依頼書のひな型です。
振込依頼書は、社員の所得に関わる重要な文書になるので、以上のようにシンプルで実用的な様式が望ましいです。
パターン3. 見積依頼書テンプレート
こちらは、ビズ研が提供する見積依頼書のテンプレートです。
見積依頼書は、取引先に提出する書類になるので、取引先の企業名を変更し忘れないように注意しましょう。また、備考欄には振込手数料が「当社負担」「先方負担」のどちらになるのか記載しておくと親切です。
【脱アナログ】依頼書の作成にITツールを使うべき理由
従来では「Excelもしくは、Word」で依頼書を作成し「メール」を使って提出する流れが一般的です。
しかし、複数の手段を併用している場合「Excelで作成する→データをメールに添付する→メール特有の挨拶文を考える」などの工数が発生します。仮に、依頼書に不備があり再提出が必要になった場合には、同じ工程を繰り返さなければなりません。
以上のように、依頼書の作成から提出までに工数がかかると、依頼書を作成する側・受け取る側ともにストレスとなってしまいます。したがって、依頼書の作成・共有を一元化できるITツール使って、無駄な工数を削減すべきなのです。
【担当者必見】依頼書を最も簡単に蓄積・共有できるツール
以下では、依頼書を最も簡単に蓄積・共有できるツールをご紹介します。
依頼書は、WordやExcelのテンプレートを活用すれば作成時間が減るものの、文書が増えればファイル管理が難しくなり、目的の依頼書を探すのに手間がかかります。また、WordやExcelファイルは、メールやチャットで共有しなければならず面倒です。
そこで、「依頼書の作成から共有・管理が一か所で完結するツール」を使いましょう。たとえば、ノート単位で依頼書を残しつつ、フォルダで整理できれば、WordやExcelにありがちな”煩雑なファイル管理”を解消できます。
ただし、多機能な情報共有ツールでは従業員が使いこなせないので、シンプルな使い勝手であることが大前提です。つまり、メールを使える方であれば、すぐに使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」が最適なのです。
ナレカンの「記事」で依頼書を作成すれば、任意のメンバーへすぐに共有できるほか、記事には「コメント」を紐づけられるので依頼書に関するやりとりが完結するのです。さらに、一度作成した書式を「テンプレート」として登録すれば、全社で使い回せます。
ExcelやWordよりも簡単に依頼書を作成できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
おすすめの無料依頼書テンプレートまとめ
これまで、依頼書の基本構成やおすすめの無料テンプレートを中心に解説しました。
依頼書はWordやExcelのテンプレートを使うことで、作成時間を短縮できます。しかし、共有するには別のツールが必要なうえ、依頼書が増えた場合は、大量のファイルから目的の文書を探し出さなければなりません。
そこで、依頼書の作成・管理・共有すべてを一元化できるツールを使いましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑なため、社員が使えず放置される恐れがあるのです。
したがって、自社で利用すべき情報共有ツールは、必要な機能に過不足がなく、誰でも即日で使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」一択です。ナレカンには、思い通りの多階層にできる「フォルダ」も備わっているので、作成した依頼書の管理にも便利です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、依頼書の作成・共有・管理を効率化しましょう。
