2023年11月1日、Microsoft社が提供する次世代AIの「Microsoft 365 Copilot(コパイロット)」がリリースされました。しかし、実際には「Microsoft 365 Copilotで何ができるようになるのか、今更聞けない」と思っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft 365 Copilotの概要と使い方を初心者向けに解説します。
- とにかくcopilotの概要や使い方を教えて欲しい
- copilotが自社にどのように役立つか知りたい
- ITが苦手な社員でも使えて、業務を効率化できるのか不安がある
という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365 Copilotの使い方が分かるだけでなく、業務効率を改善するためにすべきポイントも見つかります。
目次
【2023年11月更新】Microsoft 365 Copilot(コパイロット)とは
以下では、Microsoft 365 Copilotの概要や最新情報を解説します。Microsoft 365 Copilotについて網羅的に知りたい方は必見です。
Copilotの概要
引用および参考:Microsoft News Center
Microsoft 365 Copilotとは、ビジネスパーソンをサポートする「AI(人工知能)」です。2023年3月16日に「Microsoft 365 Copilot(コパイロット)」をリリースすると発表され、今秋11月1月よりリリースが開始されました。
ほかのユーザーを支援するAIツールと比較して、Microsoft 365 Copilotは、ExcelやWordなどビジネスで日常的に利用されるアプリと連携して使えることが最大の特徴です。また、Microsoftの万全なセキュリティ体制に基づいている点も、ビジネスシーンに最適だと言えます。
Microsoft 365の月額料金
Microsoft 365 Copilotの料金は、ユーザーにつき月額30ドルです。なお、Microsoft 365 Copilotが利用できる法人プランは以下が対象となります。
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Copilot Business Premium
つまり、上記いずれかのプラン」と「Microsoft 365 Copilotのライセンス」の双方が必須となる点に注意しましょう。
Microsoft 365 Copilotができること
Microsoft 365 Copilotは「Microsoft 365アプリ」を使った業務の効率化を実現できるようになりました。
ChatGPTは、ある質問を投げかけたり、「〇〇というワードを入れて、物語を生成して」と指示したりすると、それらに文章で応答する仕組みでした。しかし、Microsoft 365 Copilotは、ExcelやPowerPointなどと連携して、図や表の作成まで実現できるようになったのです。
具体的には、簡単な指示を出すだけでプレゼン資料を作成させたり、メールの返信を提案してくれたりするなど、時間と手間がかかっていた作業が大幅に改善されるのです。
【事前に確認】 Microsoft 365 Copilotの導入するには
Microsoft 365 Copilotを導入するにあたり、以下の点を押さえておきましょう。
- 技術要件を満たす
- Microsoft 365 アプリを設定する
- ライセンスを割り当てる
Copilotを使用する場合は「Microsoft 365 E3もしくはE5」のライセンスと「※Azure Active Directory アカウント」を保有している必要があります。
※クラウドサービス利用時の認証問題を解消すべく、Microsoftが提供するサービスの1つ。認証情報を一括管理することで、セキュリティレベルの低下を防ぎます。
Microsoft 365 アプリの”最新チャネル”または”月次エンタープライズチャネル”に設定します。これにより、プログラムが更新された際は、常に最新のバージョンを取得できます。
Copilotのライセンス管理は、「Microsoft 365 管理センター」より[Billing (課金情報)] > [Licenses (ライセンス)]の手順で設定できます。
加えて、Copilotを利用するにあたり、ユーザーのカレンダーやメール・チャット・ドキュメントなどの情報が取得されることになる点は、あらかじめ理解しておきましょう。
Microsoft 365 Copilotの使い方
以下では、Microsoft 365 Copilotを統合した「Microsoft 365アプリ」の使い方を解説します。具体的に「どのような業務で使えるのか」をイメージできるので必見です。
こちらでご紹介する内容は、Microsoft March 2023 Event(動画)を参照しております。
(1)Wordで草案を作成できる
はじめに、Microsoft 365 Copilotを統合したWordの使い方です。
Wordでは「この文書と数値データから、新企画の提案書を作って」とCopilotに指示して、草案を作成させる使い方ができます。また、書類の要約、書き直しも可能です。
(2)Excelで数値データの予測ができる
次に、Microsoft 365 Copilotを統合したExcelの使い方です。
Excelでは表やグラフを自動作成するだけでなく、それぞれのデータの解説を出力させることもできます。また、売上などの数値データの変化をもとに、その後の影響を予測させる使い方も可能です。
(3)PowerPointでプレゼン資料を作成できる
次に、Microsoft 365 Copilotを統合したPowerPointの使い方です。
プレゼン内容とスライドの枚数を指示すれば、適切なデザインのプレゼン資料を作成できます。さらに細かい修正もCopilotとチャットすることで、即座に修正してもらう使い方も可能です。
(4)Outlookでメールの要約ができる
次に、Microsoft 365 Copilotを統合したOutlookの使い方です。
Outlookでは、作成したいメールの概要を簡単に指示することで、メール本文をCopilotに作成してもらう使い方ができます。また、メールの要約、返信内容の提案にも対応しているので便利です。
(5)Teamsで文字起こしができる
最後に、Microsoft 365 Copilotを統合したTeamsの使い方です。
Teamsでは、CopilotがWeb会議の論点をまとめられるため、議事録を作成してもらう使い方ができます。また、大切な論点や意見の一致なども認識できる性能があるため、単純な文字起こしツールとは異なります。
Microsoft 365 Copilotの注意点
Microsoft 365 Copilotの利用を検討するときには、以下の点に注意が必要です。
- AIによる完全な自動化は困難
- Microsoftの上位プランの契約が前提
- Microsoft 365 Copilotで作成したファイルの適切な管理
Microsoft社は「AIにより職場での居場所がなくなるのではないか」という質問に対し「AIは職場で人間の代わりになるものではありません」と回答しています。
AIがコンテンツの下書きに役立つと前置きしたうえで、AIの作成したコンテンツは人の目で確認することが重要だとMicrosoft社は考えています。したがって、AI機能が備わったMicrosoft 365 Copilotによるコンテンツ作成の完全な自動化は、今後も実現が難しいと言えます。
2023年7月に発表された、今後Microsoft 365 Copilotが利用可能になるプランには、無料プランや下位プランは含まれていません。したがって、Microsoftの上位プランの契約が前提となる点に注意しましょう。
WordやExcel、PowerPointのようなファイルは適切に管理しなければ、関係者に共有するときや最新のファイルを確かめるときに混乱を招きます。そのため、作成したコンテンツは正しく整理することが求められます。
とくに、日ごろからWordやExcelの管理に悩んでいる方は、データファイルを簡単に整理・共有できるITツールを使う方法がおすすめです。たとえば、「Stock」のようにシンプルな操作性のツールだと導入後すぐに運用できます。
【解決】ファイルが見つからない?おすすめの情報管理ツールとは
以下では、Microsoft 365 Copilotで作成したファイルを管理する、おすすめのツールを紹介します。
Microsoft 365 Copilotを上手く活用できれば「企画書を一から作成する必要がなくなる」など、業務効率が大幅に改善されます。ただし、「作成」だけでなく「管理」も徹底しなければ、あとからファイルを探し出すのが面倒です。
たとえば、ビジネスチャットで大切なファイルを共有すると、ほかのメッセージで流れてしまいます。また、ファイル共有ツールを活用しても、フォルダの階層が深くなると必要なファイルが見つかりにくくなります。
結論、Microsoft 365 Copilotで作成したファイルは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、直感的に目的の情報を見つけられる「Stock」での管理一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルを簡単に載せられるうえ、シンプルな「フォルダ」で見やすく整理できます。また、ノートごとに「メッセージ」が紐づいているため、関連する情報をやりとりしてもチャットツールのように話題が入り乱れません。
社内の情報を最も簡単にストックできるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
Microsoft 365 Copilotの使い方まとめ
これまで、Microsoft 365 Copilotの概要や使い方、おすすめの情報管理ツールを中心にご紹介しました。
Microsoft 365 CopilotはAI機能により、資料作成やメール文面の作成に役立ちます。したがって、使いこなせれば、従来の仕事が大幅に効率化するのです。
ただし、作成したファイルは正しく管理しなければ、埋もれてあとから振り返りできなくなってしまいます。そこで、適切にファイルを管理・共有できるツールの利用が求められるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、ファイルなどのあらゆる情報をストックできる「ノート」があり、誰でも簡単に目的の情報を見つけられる「Stock」一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、目的のファイルデータを探しやすい環境を整えましょう。