昨今ではAIチャットボットの「ChatGPT（チャットジーピーティー）」が注目されており、効果的に使えば業務負担を大きく軽減できます。また、ChatGPTは多様な言語に対応しているため、世界中にユーザーがいるのも特徴です。
とはいえ、「ChatGPTの使い方が詳しく分からず、具体的な運用イメージを掴めない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ChatGPTの便利な使い方5選を中心に解説します。
- ChatGPTの利用を考えているが、詳しい使い方が分からない
- ChatGPTを有効活用して業務の負担を省きたい
- ChatGPTを使うにあたり、意識すべきポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ChatGPTの便利な使い方が分かり、社内のあらゆる業務を効率よく進められるようになります。
目次
ChatGPT（チャットジーピーティー）とは
さらに、条件を与えれば小説や音楽といったクリエイティブな活動や、画像の生成も可能です。また、会話内容を記憶できるため、ユーザーが文法のミスなどを指摘すれば、次からの対話へ反映されるようになります。
ChatGPTのはじめ方
以下では、ChatGPTのはじめ方を2ステップで解説します。これからChatGPTを利用する企業の担当者は必見です。
（1）OpenAIのアカウントを作成する
まずは、ChatGPTの公式サイトからOpenAIのアカウントを作成しましょう。英語に不安があれば、Chromeの拡張機能で日本語表示にするのがおすすめです。
はじめに、トップページの［Try ChatGPT］をクリックします。
すると、以下の画面に遷移するので、アカウントを持っていない場合は［Sign up］をクリックします。
メールアドレスと任意のパスワードを入力すると以下の画面になるので、［Resend email］をクリックします。
OpenAIからのメールを開き、再度メールアドレスとパスワードを入力すると以下の画面が表示されます。名前とスマホの電話番号をそれぞれ入力しましょう。
最後に、以下の画面で、スマホのショートメッセージに届いた認証コードを入力すれば登録完了です。
次に、下図のような画面が表示されますが、すべて［Next］を選択して利用を開始しましょう。
（2）メッセージボックスに文字を入力する
アカウントを作成してから、実際にメッセージボックスへ質問を入力しましょう。
具体的には、画面下部のメッセージボックスに文字を入力して、［Enter］または［送信ボタン］をクリックするとすぐに回答が出力されます。
また、画面の左側にある［New chat］をクリックすれば、新規のチャット画面が表示されます。
ChatGPTの便利な使い方5選
ここでは、ChatGPTの便利な使い方を5つご紹介します。以下の使い方を参考にして、自社の業務効率化に役立てましょう。
使い方1｜書類のテンプレートを書かせる
まずは、書類のテンプレートを書かせる使い方があります。
たとえば、下図は工事現場の作業日報のテンプレートの例です。
上図のような使い方をすれば、そもそもテンプレートの内容を考える時間がかからなくなるのです。
使い方2｜関数やプログラミング言語を書かせる
次に、Excelの関数やプログラミング言語を書かせる使い方もあります。
- Excel関数の例
- プログラミングの例
ChatGPTで出力された関数やコードは、コピー＆ペーストして使うことができます。ただし、上手く機能しない場合もあるので注意しましょう。
使い方3｜マーケティングのアイデアを出させる
次に、マーケティングのアイデアを出させるのにも役立ちます。
たとえば、下図は飲料メーカーでマーケティングの案を出すときの例です。
上図のアイデアをもとに議論を進めれば、企画会議の時間を短縮できます。
使い方4｜研修内容のアイデアを出させる
次に、研修内容のアイデアを出させる使い方もできます。
たとえば、下図は製造業で新人研修のアイデアを出すときの例です。
上図のように、効果的なアイデアを複数出してくれるので、より質の高い新人教育の実施にもつながります。
使い方5｜業務効率化の施策を考えさせる
最後に、業務効率化の施策を考えさせることもできます。
たとえば、下図は学習塾における業務効率化の施策の例です。
上図の場合であれば、オンライン学習やシステムの導入などの「外的な施策」と、研修制度や生徒の学習態度を改善する「内的な施策」の両方が挙がっています。
ChatGPTの料金プラン
ChatGPTは基本無料で使えますが、生成できる文字の量や回数が制限されています。
そのため、制限なく利用するには、サブスクリプション型の有料プラン「ChatGPT Plus（$20/月額）」へ加入すべきです。また、ほかにも複数の料金モデルがあるので、詳細は公式サイトをチェックしましょう。
ChatGPTの注意点
ここでは、ChatGPTの注意点を3つご紹介します。ChatGPTは面倒な作業を任せたり仕事の疑問を解消したりするのに便利ですが、以下の点に注意しなければなりません。
（1）情報が不適切なことがある
はじめに、ChatGPTには情報が不適切なことがあります。
ChatGPTはインターネット上のデータをそのまま記憶するので、回答が誤っているケースがあるのです。さらに、あまりにも最新の情報はインプットされておらず、出力されないことも少なくありません。
また、ChatGPTは基本的に差別的な質問へは回答しないようになっていますが、場合によっては偏見とも受け取れる出力をする場合があります。そのため、複数の国籍や人種の従業員がいる企業では注意が必要です。
（2）情報漏洩のリスクがある
次に、情報漏洩のリスクがある点にも注意しましょう。
ChatGPTでは、個人情報や企業の機密情報を含んだやりとりも記憶されます。そのため、重要な社内情報が、別のユーザーの出力結果に出る恐れもあるのです。
したがって、情報セキュリティの観点からも、ChatGPTで扱う情報に関する社内教育を徹底しなければなりません。
（3）情報が次々に流れてしまう
最後に、重要な情報が次々に流れてしまう点にも注意です。
ChatGPTではチャット形式でやりとりをするため、情報が流れて見返しづらくなるデメリットがあります。また、履歴が消えてしまうと確認できなくなってしまうので、どこかにストックしておかなければなりません。
そこで、あらゆるデータを「ノート」で簡単に残せる「Stock」を併用すれば、ChatGPTの出力結果をスムーズに振り返れるようになります。
【これで安心】ChatGPTとの併用に最適なツール
ここからは、ChatGPTとの併用に最適なツールをご紹介します。
ChatGPTではテンプレートを作成したり、プログラミングのコードを書いたりと便利な使い方ができます。しかし、チャット形式でやりとりをするので、大切な情報が次々と流れてしまう点に注意が必要です。
そのため、疑問を解消したりアイデアを出したりするのにはChatGPTを使い、情報を残しておくために別のツールを併用しましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑なものも多いため「誰でも簡単に使いこなせるか」を判断しなければなりません。
結論、ChatGPTとの併用には、あらゆるデータを確実にストックする「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、ChatGPTで出力されたテキストや画像、ファイルを簡単に残せます。また、カテゴリに応じて「フォルダ」でノートを振り分けられるので、業務の情報が入り乱れることもありません。
あらゆる情報を確実に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
ChatGPTの便利な使い方まとめ
これまで、ChatGPTの便利な使い方5選を中心に解説しました。
ChatGPTでは、書類のテンプレートやプログラミングのコードを生成したり、マーケティングのアイデアを出したりといった使い方ができます。しかし、チャットでやりとりをするので、重要な情報が流れてしまう課題があるのです。
そこで、「あらゆる情報を確実にストックできるツール」を併用すれば、ChatGPTの出力結果をすぐに探し出せるようになります。ただし、多機能なツールは従業員が使いこなせない恐れもあるため「操作がシンプルか」も確かめなければなりません。
結論、情報を流さずに蓄積できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使える『Stock』が、ChatGPTとの併用に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」とChatGPTを使って業務を円滑に進めましょう。
