プロジェクトを成功させるには、マネージャーが中心となってプロジェクト全体を管理しなければなりません。プロジェクト管理しなければ、無駄なコストを払ったり、納期に遅れたりする事態につながります。
しかし、実際には「プロジェクト管理の方法が分からず、上手く管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理の目的や手法、おすすめのツールを中心に解説します。
- 管理すべき項目を把握して、上手にプロジェクト管理したい
- 複数の案件を抱えていて、部下のタスクを把握しきれていない
- プロジェクト管理に関わるすべての情報を一か所にまとめたい
というマネジメント層の方はこの記事を参考にすると、プロジェクト管理の概要が分かるだけでなく、自社に最適な管理方法が見つかります。
目次
プロジェクト管理とは
以下では、プロジェクト管理の概要や項目、目的を解説します。「そもそもプロジェクト管理で何をすれば良いか分からない」という方も必見です。
プロジェクト管理の概要
プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画通りに進めて成功に導くために、プロジェクトのスケジュールやコスト、人的リソースなどの項目を管理することです。
計画的にプロジェクトを進めなければ、納期に遅れが生じたり、業務や製品・サービスの品質悪化につながります。
例えば、プロジェクトの管理不足で納期に余裕がなくなると、期限に間に合わせるために品質水準を下げざるを得ず、顧客満足度の低下につながるという事態が発生するのです。
したがって、適切にプロジェクト管理して、計画通りに遂行しましょう。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理には以下の2つの目的があります。
- 利益を最大化させる
- スケジュールを遵守させる
プロジェクト管理でタスク、スケジュール、要員、予算などを管理すれば、リソースを適切に配分して無駄なコストを削減でき、利益の最大化につながります。
プロジェクトの納期を確実に守るためにはスケジュール管理が必須です。作業を抜け漏らさないためにも「誰が、いつまでに、何をするのか」をメンバー全員が確認できるようにしましょう。
このように、プロジェクトを計画通りに進め、成果を上げるためにプロジェクト管理は必須なのです。
プロジェクト管理に必要な項目
プロジェクト管理では、主に以下の項目を管理する必要があります。
| スケジュール |
タスクの工数を見積もり、効率よく作業を進められるようスケジュールを管理します。 |
|---|---|
| タスク |
目標達成のために必要なタスクを洗い出してメンバーに配分し、重複や抜け漏れがないように管理します。 |
| コスト |
予算や原価など、プロジェクト全体にかかるコストを管理します。 |
| 資源 |
目標達成に必要な人的・物的資源を調達・管理します。 |
| 品質 |
業務や製品・サービスの品質を管理します。 |
| リスク |
プロジェクトを進めるうえで生じるリスクを洗い出し、適切に対処できるように管理します。 |
以上の項目を適切に管理することで、プロジェクトの成功につなげられます。
PMBOKとは
プロジェクト管理において重要となるのが「PMBOK（ピンボック）」です。PMBOKとは「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクト管理に活かせる知識を体系的にまとめたものになります。
PMBOK（第6版）では、プロジェクト管理において必要な知識を以下の10つに分類して定義しています。
- 統合管理
- スケジュール管理
- スコープ管理
- コスト管理
- 資源管理
- 品質管理
- コミュニケーション管理
- リスク管理
- ステークホルダー管理
- 調達管理
PMBOKでは、以上の10つの知識エリアを抜け漏れなく満たせば、低コストかつ高品質で、納期までにスピーディーにプロジェクトを遂行できるとされています。
＜厳選＞プロジェクト管理におすすめの手法
以下では、プロジェクト管理におすすめの手法を解説します。自社のプロジェクト管理に取り入れて、プロジェクトの成功につなげましょう。
CCPM
CCPMは「Critical Chain Project Management」の略称であり、一般的にクリティカルチェーン・マネジメントと呼ばれています。
各プロセスのバッファ（余裕）を可能な限り短縮して、プロジェクト全体にバッファを持たせます。上図のように各プロセスのバッファを5日間短縮すれば、プロジェクト全体に15日間のバッファができ、納期遅れを防げるのです。
PERT
PERTは「Program Evaluation and Review Technique」の略称であり、パートやパート図と呼ばれています。
プロジェクトを構成するタスクは、単独で完結するのではなく、タスク同士でディペンデンシー（依存関係）を持っています。たとえば、上図の「作業4」は「作業3」と「作業7」が完了しない限り着手することができません。
そこで、PERTを使ってタスクの相互関係をもとに工程を管理することで、プロジェクト全体の進め方や所要時間を把握できるのです。
WBS
WBSは「Work Breakdown Structure」の略称であり、日本語では作業分解構成図を意味します。
上図のように、プロジェクトに関わるタスクを細分化してピラミッド構造にまとめると、やるべきことが明確になり工数を見積もれます。また、スコープ（作業範囲）も分かりやすくなるので、タスクの割り当てや役割分担もしやすくなるのです。
ただし、タスクの工数やスコープを把握できても、適切にタスク管理しなければ、メンバーの進捗を把握できなかったり、タスクが抜け漏れたりする事態につながります。したがって、チーム単位で効果的にタスク管理できる「Stock」のようなツールが必須です。
プロジェクト管理ツールを使うメリットとは
プロジェクト管理において欠かせないのが「プロジェクト管理ツール」です。以下では、プロジェクト管理ツールを使うメリットを2つ解説します。
- 情報共有がしやすい
- プロジェクト管理の負担を軽減する
プロジェクト管理ツールを導入すれば、時間や場所を問わずチーム内でリアルタイムの情報共有が可能になります。
一方、Excel等でプロジェクト管理する場合、共有にメールやチャットを介したり、最新版のバージョンを管理したりと、情報共有に手間がかかります。そこで、プロジェクト管理ツールを導入すれば、情報共有のストレスを無くせるのです。
プロジェクト管理ツールを使えば、管理に必要な情報を一か所にまとめられてスピーディーに作業を進められるため、管理にかかる工数を軽減できます。また、テンプレートや自動計算機能を使えば、入力の手間も省けるのです。
一方、Excel等の場合、目的の情報をファイル一覧から探す手間がかかるほか、入力の手間を省くには複雑なマクロや関数を組み込む必要があります。それゆえ、管理作業の負担が大きく、属人化も起こりやすいです。
このように、プロジェクト管理ツールを導入すれば、従来のExcel等による管理のストレスを軽減して、簡単かつ効率のよいプロジェクト管理が実現するのです。
プロジェクト管理ツールの5つの選定ポイント
以下では、プロジェクト管理ツールの5つの選定ポイントを解説します。導入後に「想定していたものではなかった」とならないためにも必見です。
（1）クラウド型のツールか
プロジェクト管理ツールは「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。
クラウド型はインターネットを経由して提供されているサービスです。初期費用がかからないことが多く、運用コストも月額料金で抑えられるメリットがあります。
一方、オンプレミス型は社内サーバーに直接インストールするため、インターネット環境がなくても使えるうえに、情報漏洩のリスクが少ないです。しかし、クラウド型に比べて維持コストがかかるうえに、専門知識がなければ運用は難しいと言えます。
したがって、金銭的コストや教育コストを抑えたい企業には、クラウド型ツールが最適と言えます。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、必要な機能に過不足がないことも重要なポイントです。
とくに、はじめてプロジェクト管理ツールを導入する企業は「タスク管理」「情報共有」「メッセージ」の基本的な機能が備わったツールを選びましょう。高度な機能を豊富に備えるツールもありますが、操作が複雑なものが多く、結果的に放置されやすいです。
したがって、必要な機能を過不足なく備えており、すぐに使いこなせるプロジェクト管理ツールが最適です。
（3）コストを抑えられるか
次に、コストを抑えられるかをチェックしましょう。
具体的には、初期費用を含む「導入コスト」と利用料金を含む「運用コスト」を予算と比較して検討します。多機能なプロジェクト管理ツールは、機能が多い分コストもかかるため、主にIT企業を中心に導入されているのです。
一方、必要な項目のみでシンプルにプロジェクト管理をしたい企業は、自社に合った機能を過不足なく備えたシンプルなツールを導入すれば、低コストで使い続けられます。
（4）国内で開発されたツールか
次に、国内で開発されたプロジェクト管理ツールかをチェックしましょう。
たとえば、外国企業のツールはサポートが英語のみの対応であったり、サービスページが英語表記だったりすることが多いです。その結果、「トラブルが起きてもすぐに対応できない」「操作を覚えるのに時間がかかる」という事態になりかねません。
したがって、プロジェクトを円滑に進めるためには国内企業が運営しているプロジェクト管理ツールを導入すべきです。
（5）誰でも簡単に使えるか
最後に、メンバー全員が使い方に困らないプロジェクト管理ツールであるかをチェックしましょう。
高度な機能を豊富に備えているツールは、ITに詳しくなければ仕事で使いこなせないため、最終的に放置される結果になります。そのため、余計な教育コストをかけなくても、誰もが直感的に操作できるシンプルな「Stock」のようなツールが最適です。
長期的なプロジェクトであれば、操作が複雑で使うのにストレスがかかるツールよりも、簡単に使えるシンプルなツールが適しています。
【これ一択】プロジェクト管理を最も簡単に効率化するツール
以下では、プロジェクト管理に最もおすすめのツールをご紹介します。
プロジェクトを計画通りに進めて成果を出すために必須なプロジェクト管理ですが、Excelや紙ベースで管理すると情報共有に手間がかかるうえ、保管方法も煩雑になりがちです。そこで、プロジェクト管理ツールを導入して、管理の負担を軽減しましょう。
ただし、高度な機能を豊富に備えたツールは操作が複雑なものが多く、ITに慣れていないメンバーには使いこなせません。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、大切な情報をストックする「ノート」があり、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択と言えます。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるうえ、「フォルダ」でテーマごとに分類して見やすく管理します。また、ノートに紐づいた「タスク」は一覧形式で表示可能なので、部下が抱えるタスクやメンバーの進捗も簡単に把握できるのです。
非IT企業の65歳がすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理の流れ
以下は、プロジェクト管理するために知っておくべき4ステップです。プロジェクト管理における基本的な工程なので、抜け漏れがないように注意しましょう。
（1）目標を設定する
はじめに、プロジェクトの目標を全体へ共有しましょう。
目標を立てるポイントは定量的に表すことです。たとえば、「今月末までに20社の新規顧客を獲得する」と明確な目標を立てることで、振り返りでも達成したのか否かがはっきりとします。
また、目標が明確であれば優先すべき作業も分かるため、メンバーも何をすれば良いのかを意識しながら仕事ができるのがメリットです。
（2）タスクをリストアップする
次に、タスクを洗い出してリストアップする必要があります。
タスクを細分化したら、タスクの依存関係や重要性をもとに、優先順位を決めましょう。優先順位を決めておけば、作業の工程が明確になり、全体を俯瞰しながら作業を進められるのです。
また、細分化することで工数も正確に把握できるようになるので、作業スケジュールも組みやすくなります。
（3）進捗状況を把握する
次に、振り分けたタスクの進捗状況を共有しましょう。
プロジェクトの期限に間に合わせるには、チーム全体の進捗をこまめに把握しなければなりません。そのため、メンバーのタスクの進捗状況を可視化するプロジェクト管理ツールを使って、リアルタイムで確認できるようにしましょう。
たとえば、タスクをメンバーに依頼したり、特定のメンバーが抱えるタスクを把握したりできる「Stock」のようなツールが最適です。
（4）振り返りをする
次に、プロジェクトが完了したらすぐに振り返りを実施しましょう。
たとえば、プロジェクトの完了が計画よりも遅れたり、想定以下の成果となった場合、原因を分析して今後の対策を練ります。そして、対策をもとに次のプロジェクトを計画することで、改善につなげられるのです。
このように、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）のPDCAサイクルを回せば、業務の質を高められます。
プロジェクト管理の項目やツールまとめ
これまで、プロジェクト管理の目的や手法、おすすめのツールを中心に紹介しました。
プロジェクトを適切に管理しなければタスクや情報が抜け漏れてしまい、プロジェクトが上手く回らなくなります。したがって、あらゆる情報を一か所にまとめられるプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
ただし、多機能なツールではITに慣れていないメンバーが使いこなせず、最終的に使われなくなるケースがあとを絶たちません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、プロジェクト管理のために導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳でも説明なしで使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトを成功に導きましょう。
