プロジェクトを成功させるには、適切な管理ができているかどうかに左右されると言っても過言ではありません。そして、ひとりがさまざまな業務を兼任するアジャイル型では、複数の案件を管理しなければなりません。
 
プロジェクトを管理するにあたって、自社内での管理方法が属人化している場合は、トラブルとならぬように部署やチーム全体でカバーする必要があります。
 
一方、個人の能力はさまざまですので、全社でメンバーのプロジェクト管理能力を強化したい場合は、改めてプロジェクト管理について、網羅的に押さえておく必要があります。
 
そこで今回の記事では、プロジェクト管理とは何か?から各種使えるフレームワーク、適切に管理することのメリットやおすすめツールまで網羅的にご紹介しますので、
 
  • 自社のプロジェクト管理が属人化しており、改めてマニュアル的に流れを理解する必要がある
  • 効率的なプロジェクト管理ができるような、フレームワークなどの技術を知りたい
  • プロジェクト管理を円滑に進めるためのポイントや、ツールは何が適切かを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、効率的なプロジェクト管理の理解が深まり、自社案件を効率的に管理できるようになります。
 


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プロジェクト管理について

プロジェクト管理の概要や目的を理解していなければ、チームメンバー全員がプロジェクトに対して同じ方向を向いて進行できなくなってしまう可能性があるのです。したがって、効率的に、かつ円滑にトラブルなく進行させるためには、プロジェクト管理の目的を正しく把握する必要があります。
 
以下では、プロジェクト管理に関する概要や目的を改めて見直してみましょう。

プロジェクトとは?

プロジェクトとは「目標」や「期限」といったゴールが決まっており、プロジェクト開始からゴールを達成するまでの計画が詳細に立てられたうえで、実行される案件を指します。
 
つまり、「目的を達成するための計画性がある業務」です。通常は複数人で行うことが多く、目標を達成するための業務が複数にわたることが多いです。

プロジェクト管理とは?

「プロジェクト管理」とは、プロジェクトを成功させるために必要な「目標」「スケジュール」「タスク」「人」「モノ」「情報」「お金」などの管理を指します。
 
管理の良し悪しがプロジェクトの最終的なクオリティや納期に大きく関わってくるため、いかに適切なプロジェクト管理をするかが非常に重要なのです。
 
これまで多くの企業ではExcelを利用してガントチャートなどを作成するなどの全体管理が主流でしたが、今日ではプロジェクト管理に役立つITツールが各社からリリースされています。そのため、プロジェクト管理ツールを導入・活用する企業が増加傾向にあります。
 
関連記事: プロジェクト管理とは?目的や効率化できるツールをご紹介

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的としては、「成果物のクオリティの向上」と「スケジュールの遵守」があります。
 
プロジェクト内で「予算・納期・品質」を管理することで、「納期の遅延」や「作成物が目標に達していない」という事態を防ぎます。
 
また、プロジェクト進行にはさまざまな金銭的・時間的コストがかかりますが、適切な管理ができているとプロジェクト進行中に発生した無駄なコストを把握できます。そのため、問題への素早いアプローチが可能です。
 
関連記事: プロジェクトマネージャーになったら必須の進捗管理!成功に導くためには?

プロジェクト管理で発生する問題

プロジェクトでよく発生するのが、以下のような問題です。
 
  • 各メンバーの進捗が把握できない
  • スケジュールがいつの間にか遅延してしまった
  • 緊急対応など、計画にないタスクが発生した
このような問題は、プロジェクト管理の方法に起因するケースが大半です。更新情報などの共有に不向きなExcelであったり、属人的なプロジェクト管理であったりすると、トラブルを誘発する恐れがあります。
 
そのため、適切なプロジェクト管理が重要であることがわかります。一方で、適切な・スムーズなプロジェクト管理に成功している企業は、自社にマッチしたプロジェクト管理ツールを使いこなしているケースが多く、複数案件が同時進行しているような企業では導入必須のツールと言えます。
 
関連記事: EXCEL(エクセル)でのプロジェクト管理にサヨウナラ!これから使うべきツールとは?

プロジェクト管理にはツールの活用が効果的

管理している案件が少ない場合は、Excelを用いた管理でも問題なく運用できます。しかし、関わるメンバーやプロジェクトの規模も違う複数の案件を同時進行する場合、Excelでの進行管理では情報共有やツールの横断が発生する機会が多く、混乱してしまうメンバーが多くなってしまいます。
 
このような問題を解決するのが、プロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトを効率的に管理するためのアプリケーションやシステムを指します。
 
プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトに必要な「タスク」「スケジュール」「情報」「コスト(人件費や経費など)」を総合的にひとつのツールで管理できますそのため、チームでプロジェクトを行う上で欠かせないツールとなっています。


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プロジェクト管理で使えるフレームワーク

プロジェクトを管理する手法のなかでも、フレームワークを使って管理する方法があります。ここでは、プロジェクトを管理する12の手法について解説したいと思います。
 
なかには組み合わせて使うことにより、相乗効果が発揮できるフレームワークもあります。

WBS

「WBS」とは「Work (仕事) Breakdown (分解) Structure (構造化する)」の略で、「作業分解構造図」を意味します。
 
WBSでは、プロジェクト全体の作業の洗い出しと日程を確定します。
「プロジェクト全体」から「タスク」を分解して細かい「作業」の単位に落とし込んでいくため、タスクの抜け漏れを防止できるメリットがあります。
 
また、「担当者」「実行する作業」「日程」が明確になるため、プロジェクトをスムーズに遂行できます。
 
関連記事: WBSとは?効率的な作業計画を作ってプロジェクトを管理しよう!

ガントチャート

「ガントチャート」とは、プロジェクトにおけるスケジュール管理のために利用されるメジャーな手法です。
 
プロジェクトのタスクの作業工程や進捗状況を表すために、縦軸にタスクと担当者を、横軸に日時を棒グラフ状にして工程図に記入します。
 
WBSと組み合わせて利用されることが多く、WBSで洗い出されたタスクを時間軸のグラフとして可視化できるようになります。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理ができるガントチャートツールを徹底比較!【21選】
 
関連記事: マイルストーンってなに?使い方を学んでプロジェクト管理を効率的に行おう!

マインドマップ

「マインドマップ」を用いると、柔軟性のあるプロジェクト管理が可能になります。
 
WBSやガントチャートを用いたプロジェクト管理に比べ、簡単に制作できます。タスクの洗い出しから、タスクの振り分け、進捗状況の把握まで、マインドマップの形で理解しやすいことがメリットです。
 
マインドマップを用いてタスクを分解し、WBSやガントチャートの制作にも活用できます。
 
関連記事: アイデアが無限に湧き出てくる!?アイデア出しツールと発想法9選

カレンダー

「カレンダー」を使うことで、プロジェクトのスケジュール管理ができます。プライベートでもカレンダーを使うことが多いので、馴染みがあり導入しやすいと言えます。
 
各タスクのスケジュールをカレンダーに落とし込み、カレンダーをチームメンバーと共有し、全員で進捗を確認すると効果的です。
 
期限が近づいたらリマインドできるツールもあり、タスク漏れの防止に貢献します。
 
関連記事: おすすめスケジュール管理アプリ12選!導入メリットやコツも解説

タイムライン

「タイムライン」をプロジェクト管理に使うと、プロジェクト全体の時系列を把握しチームの足並みを揃えることができます。
 
プロジェクトのタスクを時系列に並べることで、スケジュールの可視化が可能です。
しかし、タイムラインではタスクの進捗状況などの把握ができないので、他のツールで補う必要があります。
 
関連記事: スケジュール管理の極意とは!?ポイントを押さえてプロジェクトを円滑に進めよう!

ウォーターフォール

「ウォーターフォール」とは、システム開発などのプロジェクトで使われることが多い管理方法です。全体的なプロジェクト管理がしやすいことがメリットとして挙げられます。
 
プロジェクトを開始する際、タスクを正確に決めて作業に落とし込み、実行順にスケジュールを立てひとつひとつのタスクを時系列に沿って行います。
 
実行順に全工程の計画を立てるため、シンプルでわかりやすいのが特徴です。しかし、プロジェクトが開始した後に変更が発生すると、その後全てのタスクに関わってくるので、修正に大きな負担がかかるのがデメリットです。

アジャイル

「アジャイル」もウォーターフォール同様に、システム開発やソフトウェア開発においてよく利用される管理方法です。
 
アジャイル型の開発では小単位にタスクを分けて、そのタスクによって目標やスケジュールを決め、完了したらテストを繰り返していきます。そのため、ウォーターフォール型に比べ、変更が発生しても対応しやすいことがメリットです。
 
しかし、長期間のプロジェクトにおいては先の見通しが立ちにくいため、全体を管理しにくいというデメリットがあります。

QFD

「QFD」とは、「Quality Function Deployment(品質機能展開)」の頭文字をとったもので、主に製品開発に使われる管理手法です。
 
QFDでは顧客のニーズを元に、開発設計から生産技術、品質管理などを行います。それぞれの段階で顧客に求められる要望を明確にし、満たすことで顧客満足度の向上を目指します。

CCPM

「CCPM」とは「Critical Chain Project Management」の頭文字をとったもので、主に大型プロジェクトの管理に使われる手法です。
 
CCPMでは、各タスクに「バッファ」と呼ばれる余裕をスケジュールに持たせ、バッファを一元管理します。
 
無駄なスケジュールを防ぎ、 余裕を持たせることで、「納期ギリギリになってしまう」という事態を避けられます。

PERT

「PERT」とは、「Program Evaluation and Review Technique」の頭文字をとったもので、別名「アローダイヤグラム」と呼ばれています。
 
プロジェクト全体を把握しながら、各タスクの順番や関係、そのタスクに必要な日数を図表化します。
 
各タスクの作業順に「→」でつなぎ、作業の所要時間を記入します。タスク同士の依存関係や順序関係を図で可視化できるようになり、複雑なプロジェクトの際に役立ちます。

PPM

「PPM」は「Project Portfolio Management」の頭文字をとったもので、複数のプロジェクトを適切に管理するための手法です。
 
PPMでは、複数のプロジェクトを俯瞰的に把握し適切に管理するため、プロダクトを「問題児」「花形事業」「金の成る木」「負け犬」に当てはめて考えます。
 
組織のプロダクトやリソース4つに分類することで、各プロジェクトに最適なリソースの配分を実現を可能とします。

P2M

「P2M」は「Project & Program Management」を略したもので、プロジェクト管理の仕組みにプログラムマネジメントを加えたものです。
 
プログラムマネジメントとは、複数のプロジェクトを連携し統括して管理する手法を指します。
 
P2Mでは、複数のプロジェクトや大規模プロジェクトにおいて、各プロジェクトの連携や相互連携ができるので、複数プロジェクトに渡っての統合管理が可能となります。


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プロジェクト管理ツールを使うメリット

プロジェクト管理には専用のプロジェクト管理ツールを使うことで、わかりやすく管理ができ、業務効率化に貢献します。そのため、案件が増えるごとにファイルの数も増えて混乱しやすいExcelとは違い、ひとつのツール内で管理が完結します。
 
各社からリリースされているプロジェクト管理ツールですが、導入すると具体的にはどのようなメリットがあるのかを以下でご紹介します。

プロジェクトを可視化できる

プロジェクトに関わるメンバーの状況やタスクの進捗状況を可視化できます。他のメンバーの進捗状況もリアルタイムで把握できるため、問題が発生した際にフォローし合うことができます。
 
共有機能があらかじめ備わっているので、インターネットに接続していれば、チームメンバーが抱えるタスクのリアルな変化がわかります。
 
また、進捗状況が可視化されることで、無駄な作業があれば省き、遅延が発生していれば素早い対応が可能となります。
 
関連記事: PM・PDM必見!プロジェクト管理手法のフレームワークやコツを紹介

管理を一元化できる

プロジェクト管理ツールでは、従来の方法では別々に管理していたコスト・スケジュール・進捗・リソースなどを管理・調整する機能があるので、管理が一元化できます。
 
従来であれば、Excelや企業ごとに違うシステム・ツールをはじめとした「情報を保管している場所」の横断をしなければいけませんでした。しかし、プロジェクトに関わるさまざまな要素をツールが管理してくれるので、プロジェクト管理者の業務負担を減らし、生産性の向上を実現します。
 
関連記事: [必見]複数のプロジェクト管理を効率的に!プロジェクト成功のコツとツールの紹介

情報共有がスムーズにできる

プロジェクトに必要な情報の共有もスムーズにできます。ツールによっては、管理しているタスクに紐づいた形で、該当のタスクに関係するメッセージができる機能が備わっています。
 
また、情報が1つのツールに集約されていることで、情報へのアクセスが容易になり、メンバー同士の情報共有もリアルタイムでできます。
 
プロジェクト管理において、口頭やメールの手段を使わざるを得なかった企業でも、導入により情報共有のストレスを解消できます。また、ツールの選定時にはツール上でやりとりが完結するかという点にも注目すると良いでしょう。
 
関連記事: 生産管理とは?利益を最大化するポイントを知って業務を効率化しよう!


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プロジェクト管理ツールを選ぶポイントとは

今日では多くのプロジェクト管理ツールがあるなか、ひとつに絞るのは難しいですが、以下のポイントに着目すると、自社にマッチしたツールを選定し、業務効率化までのスピードが早まります。

クラウド型かインストール型か

プロジェクト管理ツールの導入形態には、「クラウド型」と「インストール型(オンプレミス型)」があります。
 
クラウド型は、システムに関する運用や保守はベンダーがしてくれるため、導入や運用のコストを抑えることができ、情報のやりとりがしやすいというメリットがあります。しかし、多くのツールは、インターネット環境下でないとデータにアクセスできないといったデメリットもあります。
 
一方、インストール型は、社内のサーバーに直接インストールする形をとっており、導入や運用・保守を全て自社で行う必要があります。
 
メリットとしては、インターネット環境がなくても使える点や、社内セキュリティに対応できる点、カスタマイズできる点があります。しかし、デメリットとして、導入や運用のコストが大きく、情報のやりとりが制限されてしまうことが挙げられます。

必要な機能が揃っているか

ほとんどのプロジェクト管理ツールには、「タスク管理」「工数管理」「スケジュール管理」「情報共有」といった機能を備えています。
 
また、ツールによって「ガントチャート」や「Wiki機能」、「チャット機能」を備えているツールもあります。また、一部の機能やツールをオプションとして別に導入しなければならないケースがあります。
 
ツールによっては、大規模プロジェクトに特化しているものや、反対に小規模プロジェクトに特化しているもの、特定の業界・業種に特化しているものも存在します。そのため、自社のプロジェクト管理で抱える問題の解決がツール導入によって実現できるか、を検討する必要があります。

操作性

操作性について、チーム全員が使いやすいツールの選定も重要です。
 
チームメンバーによってITリテラシーは異なるため、操作性の悪いツールを導入すると学習コストがかかるうえ、社員全員が使いこなせるようになるまでに時間がかかってしまうでしょう。
 
また、実際に使いやすい見た目かどうかも操作性に関わる重要なポイントになります。そのため、導入前に、ベンダーへのヒアリングをしたり、トライアルプランを使って直感的に操作できるか確かめたり、サポートがあるかを確認したりしましょう。

導入費用

プロジェクト管理ツールには、完全無料で使えるものから一部有料のもの、完全有料のものまでさまざまな料金体系があります。
 
初期費用を含む「導入コスト」と、運用していく際の「ランニングコスト」の両方の面から、予算や利益と合わせて検討しましょう。中には、対象の機能を使うために課金するツールもあるので、実際に使用する機能をイメージしてからの料金計算が重要です。
 
一方、無料のツールは企業にとっては金額面で嬉しいポイントですが、無料のものは使用制限・期限がある場合が多く、無料でも実際に運用してみたら管理がしにくい、というケースもあります。
 
無料であるとはいえ、有料のツールと比較すると、無料でも使いづらく費用対効果の面でマイナスとなる場合がよくあります。そのため、有料ツールも検討しておくのが必須です。
 
関連記事: 【無料あり】個人でも使えるプロジェクトタスク管理ツール15選
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使えるプロジェクト管理ツール15選

対応言語

海外で生まれたツールの中には、英語でしか使えないものや、日本語訳が不自然なものもあります。また、サポートが英語だけのツールもあり、その場合は問題が発生した際に迅速に解決することができません。
 
社内に英語が堪能な社員がおらず、英語を使うことに不安があれば、国産ツールを使用すると安心です。


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プロジェクト管理に最もおすすめのツール

効率的なプロジェクト管理には、業務効率化実現のためにも「ツールの導入」を積極的に検討するべきと言えます。
 
一方、少ない人数で多くのプロジェクトを管理し、捌いていかなければならない中小企業の場合、プロジェクト管理ツールを導入しても、
 
  • 現状の案件をスムーズにツールへ移行できるか
  • リテラシーの異なる社内で誰でもすぐに使えるのか
  • 教育コストがかかる
などの懸念があるのではないでしょうか。数あるプロジェクト管理ツールのなかでも「有名なツール」「大手企業に定評のあるツール」などを何も考えずに導入してしまうと、導入したはいいものの最終的には一部の社員しか使っていないという状況に陥ってしまう可能性が高いのです。
 
したがって、自社の「誰でも使える、過不足のない機能が備わったツール」が必要です。
 
たとえば、数あるプロジェクト管理ツールのなかでも、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超えるツールのStockはシンプルさにこだわった設計で、導入したその日から業務効率化が実現できる、今注目のツールです。
 
Stockはプロジェクト管理に必要な、「メッセージ機能」「タスク管理機能」「ノート機能」の3つに集約され、中小企業かつ非IT企業であれば導入一択と言えます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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プロジェクト管理のまとめ

ここまで、プロジェクト管理における概要や使えるフレームワーク、効率的なプロジェクト管理を手助けするツールなど網羅的にご紹介してきました。
 
自社のプロジェクト管理について「タスク漏れが発生してしまう」「誰のタスクがどんな進捗になっているのかがわからない」「メンバーとのコミュニケーションが少ない」といった問題など、現状の管理方法に課題を感じているのであれば、ツールの導入により解決が可能です。
 
ご紹介したプロジェクト管理ツールのStockは、リテラシーが異なる企業や全くITがわからない企業でも、すぐに使えるように設計されており、実際に幅広い業界・業種での導入、業務効率化に貢献した実績があります。
 
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