代表的な表計算ツールに「Googleスプレッドシート」があります。Googleスプレッドシートは、無料で利用できることから多くの企業で活用されている便利なツールです。
 
一方、Googleスプレッドシートは多種多様な機能を備えていますが、ITに詳しくないと使いこなすのが難しいという問題があります。そのため、「Googleスプレッドシートでデータ管理をしたいが、使い方が分からない」と悩む方も多いのはないでしょうか。
 
そこで今回は、スプレッドシートの基本から応用までの使い方を中心に解説します。
 
  • Googleスプレッドシートを仕事で使えるようにしたい
  • ばらばらに管理されている社内情報を一か所にまとめたい
  • 紙資料をファイリングするのではなく、デジタルで管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、すぐに使い方が理解できるうえに、自社に最適な情報管理の方法も見つかります。


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Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートのトップページ
 
Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している「表計算ソフト」です。無料のGoogleアカウントを取得すれば、誰でも利用できます。
 
表計算ソフトで有名な「Excel(エクセル)」と用途は同じで、単純な表計算からピボットテーブルの作成、回帰分析までさまざまな機能が使えます。
 
ほかにも、GAS(Google Apps Script)と呼ばれるプログラミング言語で複雑な処理を自動化することができます。たとえば、受信したメールに自動返信をしたり、Webアプリまで開発したりでき、自社の利用目的に合わせて機能を広げられるのも特徴です。
 


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Googleスプレッドシートでできること6選

以下では、Googleスプレッドシートでできることを6つご紹介します。具体的な使い方に入る前に、どのようなシーンで利用できるのかを確認しておきましょう。

複数人で同時編集できる

Googleスプレッドシートで同時編集するイメージ
 
Googleスプレッドシートは、ネットワーク環境に接続していれば、複数人で同時編集ができます。
 
編集しているセルにメンバーの名前が表示されているので「誰が、どこを編集しているのか」が一目で分かります。そのため、同じセルを編集するミスが起こらず、作業の効率化が期待できるのです。

Webブラウザで閲覧・編集できる

Googleスプレッドシートは、Google ChromeやSafariなどのWebブラウザから閲覧・編集ができます。
 
そのため、アプリのインストールが制限されているPCでも利用できるのがメリットです。また、スプレッドシートを共有するためのURL(リンク)も発行できるので、Excelのようにわざわざファイルを送る必要がありません。
 
Googleスプレッドシートの共有設定画面
 
そして、共有ではアクセス権限の変更も可能なので、共有先によって柔軟にセキュリティ対策ができます。

データが自動保存される

Googleスプレッドシートのデータは、常に自動保存されます。そのため、「保存をし忘れてデータが消えてしまった」という事態を回避できるのです。
 
また、過去に保存されたデータは、編集履歴として「いつ、誰が、どのような変更を加えたのか」まで記録されます。編集履歴をチェックする際には、画面上部の[最終編集]から任意のバージョンを確認しましょう。
 
編集履歴を確認する画面
 
ただし、自動保存されるのはインターネットに接続している場合だけなので、利用時には注意しましょう。

Excelに対応している

Googleスプレッドシートでは、Excelをスプレッドシートに変換することができます。逆に、スプレッドシートをExcelに変換することも可能です。
 
たとえば、Excelをスプレッドシートに変換する場合、画面左上の[ファイル]>[インポート]>[アップロード]を選択して、任意のファイルをドラッグ&ドロップするだけで変換ができます。
 
Excelのファイルアップロード箇所

データを復元できる

Googleスプレッドシートには過去のバージョンが編集履歴として保存されており、簡単に復元ができます。
 
データを復元するためには、画面上部の[最終編集]もしくは[ファイル]>[変更履歴]から履歴一覧を表示しましょう。復元したいバージョンが見つかったら、画面左上にある[この版を復元]をクリックします。
 

編集履歴から復元する方法

以上の操作で、古いバージョンのデータを復元できます。


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<基本編>Googleスプレッドシートの使い方

ここでは、スプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法を解説します。操作方法はExcelとほぼ同じなので、はじめてのメンバーでも安心です。

(1)アカウントの新規登録 / スプレッドシートの新規作成

はじめに、Googleスプレッドシートの公式サイトにアクセスして、[スプレッドシートに移動]をクリックします。
 
Googleスプレッドシートのトップページ
 
Googleアカウントのログイン画面
次に、Googleアカウントを入力してログインします。Googleアカウントを持っていない場合は新規登録をしましょう。
 
Googleスプレッドシートのホーム画面に移行するので、下図のように[+]をクリックして新規のシートを作成します。
 
新しいスプレッドシートを作成する画面
 
無題のスプレッドシートが作成された画面
 
以上の操作で、Googleスプレッドシートを利用するための準備は完了です。

(2)表を作成する

次に、Gopogleスプレッドシートで表を作成しましょう。今回は、簡単な売上表を作成する方法を解説します。
 
はじめに、任意のセルをクリックして、商品名を入力します。
 
セルを選択している画像
 
セルに文字が入力された画像
 
次に、「商品単価」「点数」「合計金額」の項目も用意して、商品単価と点数にそれぞれ数値(半角)を入力しましょう。そして、下図のように合計金額のセルに”=商品単価のセル*点数のセル”を入力すれば、自動で合計金額が計算されます。
 
セルに式を入力している画像
 
すべての項目が埋められたら、表の全体を選択して、画面上部から任意の[枠線]をクリックすれば売上表は完成です。
 
枠線を反映させている画像
 
スプレッドシートで完成した表の画像
 
また、視覚的に分かりやすい表にする場合には、文字やセルの色を変更しましょう。下図のように、画面上部にある[テキストの色][塗りつぶしの色]から変更ができます。
 
文字色の変更を選択している画像
 
セルの塗りつぶしを選択している画像

(3)コメントを残す

Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残せます。
 
コメントの追加画面
 
設定は、(1)「コメントを挿入」を選択して、(2)任意のコメントを入力するだけです。
 
誰がコメントを残したのかが分かるほか、コメントに対して返信もできる仕様になっています。共同編集の際に、シート内で情報共有をしたり、進捗状況を確かめたりできるので便利です。

(4)シートを共有する

Googleスプレッドシートをほかのメンバーに共有しましょう。はじめに、画面右上の[共有]をクリックし、シート名を入力します。
 
共有を選択している画像
 
シート名を入力している画像
 
次に、共有したいメンバーのメールアドレスの入力をすると、以下3つの権限を割り振れます。
 
  • 【閲覧者】シートの閲覧のみできる
  • 【閲覧者(コメント可)】シートの編集はできないが、コメントは残せる
  • 【編集者】シートの編集ができる
アクセス権限を変更する画面
 
また、[リンクの取得]では共有リンクの公開範囲を指定できますが、設定を「リンクを知っている全員」にすると、URLを知っていれば誰でもアクセスできてしまうので注意が必要です。

(5)スマートフォンで利用する

Googleスプレッドシートはスマホからも利用できます。
 
Googleスプレッドシートを起動すると、下図の画面が表示されます。画面右下にある[+]をクリックして、[新しいスプレッドシート]を選択しましょう。
 
新しいスプレッドシートをスマホで作成する画面
 
新しいスプレッドシートを選択するスマホ画面
 
最後に、シート名を入力すれば、Webブラウザ版と同じように使用できます。
 
スマホでスプレッドシートの名前を入力している画面
 
関連記事: 【簡単】Googleスプレッドシートでタスク管理する方法と機能を解説!


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<応用編>Googleスプレッドシートの使い方

以下では、Googleスプレッドシートの応用的な使い方を解説します。

(1)拡張機能を追加する

Googleスプレッドシートには機能を拡張する「アドオン」があります。アドオンを利用すると、Googleスプレッドシートに不足している機能が追加され、利用用途が広がるのです。
 
はじめに、画面上部の[拡張機能]>[アドオン]>[アドオンを取得]を選択して、任意のアドオンをインストールします。インストール後は[アドオン]に追加したアドオンが表示されます。
 
アドオンの設定画面
 
たとえば、ガントチャートのテンプレートを自動追加したり、Google Analyticsの分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできます。このように、標準のGoogleスプレッドシートだけでは対応できないことでも実現するのがアドオンです。

(2)シートの共有権限や保護を設定する

Googleスプレッドシートでは、共有権限を設定したり、特定のシートを保護したりできます。

シートの共有権限

共有方法は、シートごとに割り振られたURLを利用する「リンク共有」とGmailアカウント同士による「メールアドレス共有」の2種類です。
 
スプレッドシートの共有設定画面
 
リンク共有の場合、Googleアカウントを所有していないメンバーにも共有できます。ただし、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできることから、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
 
一方、メールアドレス共有の場合、個別に共有設定をするので漏えいのリスクは低いですが、メールアドレスを一つひとつ入力する必要があるので面倒です。

シートの保護設定

また、シートはセル単位で編集権限を設定できます。
 
シートを保護するには、画面下部のシートタブにある[▼]>[シートの保護]を選択して、保護したい範囲を設定しましょう。
 
シートの保護画面

(3)関数を使う

Googleスプレッドシートは表計算ソフトなので、面倒な計算が自動で完了します。たとえば、以下のような関数を利用すれば、これまでの業務が改善される可能性があるので必見です。
 
関数 効果
=SUM(開始のセル:終了のセル)
指定した範囲の数値を合計する関数です。
=AVERAGE(開始のセル:終了のセル)
指定した範囲の数値を平均する関数です。
=COUNT(開始のセル:終了のセル)
指定した範囲のセル数を算出する関数です。
=MAX(開始のセル:終了のセル)
指定した範囲で、最大の数値を弾き出す関数です。
=MIN(開始のセル:終了のセル)
指定した範囲で、最小の数値を弾き出す関数です。
以上のように、はじめは理解するのが難しい関数ですが、上手く活用できれば大幅な業務改善が見込めます。

(4)絶対参照と相対参照を使う

Googleスプレッドシートで関数を利用する場合には範囲を指定しますが、その範囲を常に変更しない「絶対参照」と適宜変更させる「相対参照」があります。
 
具体的には、以下の「商品単体における合計金額の割合を求める例」で解説します。
 
下図のように関数を入力して、ほかのセルにも反映しようとするとエラーで計算ができません。これは、適宜範囲が変更されてしまう「相対参照」をしているためであり、参照するセル(以下では1500のセル)がずれていることを意味します。
 
セル同士で計算している画像
 
相対参照のセルがずれてしまい正しく計算できていない画像
 
上図のようなエラーを解決するのが「絶対参照」です。
 
常に範囲に含めておきたいセルに、下図のように「$」を付けるだけで絶対参照が設定されます。つまり、ほかのセルに関数を反映してもエラーが出ることはありません。
 
絶対参照を設定する画面
 
絶対参照が適用された画面
 
以上の操作で、Googleスプレッドシートで関数を利用する際に、エラーが起きる原因を解消できます。

(5)データを参照する

Googleスプレッドシートの機能に「データの参照」があります。具体的には、参照場所のセルに以下の数式を入力します。
 
  • =’シート名’!セルの場所
上記の数式により、関数を使用した複雑な参照や、手動でコピー&ペーストする手間を省いてくれます。
 
シートを参照している画像
 
上図は、シート2のA1セルに「サンプル」という文字が入った状態で、シート1にてセルを反映している例になります。

(6)ショートカットキーを使う

Googleスプレッドシートの作業を効率化するためには、ショートカットキーを使いこなしましょう。以下は、Googleスプレッドシート独自の便利なショートカットキーをピックアップした一覧表です。
 
ショートカット 効果
Ctrl+Home
シートの先頭に移動する
Ctrl+End
シートの末尾に移動する
Alt+↓
次のシートに移動する
Alt+↑
前のシートに移動する
Ctrl+Alt+Shift+H
変更履歴を開く
shift+F2
メモを作成・編集する
Ctrl+Alt+9
行を非表示する
Ctrl+Shift+9
行を再表示する
Ctrl+Alt+0
列を非表示する
Ctrl+Shift+0
列を再表示する
Ctrl+~
すべての数式を表示する
 
ショートカットキーを覚えるのは大変ですが、業務効率を高めるために少しずつマスターしましょう。
 
関連記事: 【ガントチャート】スプレッドシートでプロジェクト管理する方法を解説


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無料版と有料版(Google Workspace)の違いは?

GoogleスプレッドシートはGoogle Workspaceに含まれる表計算ツールです。プランによって異なる特徴や機能があるので、以下ではおもに無料版と有料版の違いを解説します。

料金

Googleスプレッドシートの有料版(Google Workspace)には以下の4つのプランがあります。
 
プラン名 月額料金(1ユーザー)
Business Starter 680円
Business Standard 1,360円
Business Plus 2,040円
Enterprise お問い合わせ
 
上記のどのプランでもGoogleスプレッドシートの機能に制限はありません。ただし、データの保存先である「Google Drive」の容量やセキュリティが異なります。

セキュリティ

Googleの無料版アカウントでは、管理コンソール(ユーザー管理機能)やSSO(シングルサインオン)といった高度なセキュリティ機能がありません。
 
そのため、顧客情報などを管理する企業や、研究結果などの機密情報を取り扱う機関では、Google Workspaceの有料プランへの加入がおすすめです。
 
有料プラン同士を比較すると、「Business Plus」と「Enterprise」には、データの保持やアーカイブ、検索機能に違いがあります。また、「Enterprise」ではデータ損失防止やCloud Identity Premiumなどの高度な機能が利用できるのです。

データ容量

各プランのデータ容量は以下の通りです。
 
プラン名 データ容量(1ユーザーあたり)
無料プラン 15GB
Business Starter 30GB
Business Standard 2TB
Business Plus 5TB
Enterprise 5TB(追加容量が必要な場合は、直接Google Supportへの問い合わせが必要)
上記に加えて、Web会議ツール「Google Meet」の同時利用人数にも違いがあります。

分析機能

Googleスプレッドシートには、回帰分析などのデータ分析機能があります。ほかにも、APIや外部ツール、CSVファイルなどさまざまなソースのデータを扱えます。
 
そのため、SQLのプログラミング知識がなくとも、大規模なデータ分析がGoogleスプレッドシート上で処理できます。以上のことからも、スプレッドシートは利用シーンによって応用的にも使えるツールだと言えます。


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【おすすめ】Googleスプレッドシートと合わせて使えるツール

以下では、スプレッドシートと親和性が高いツールをご紹介します。
 
Googleスプレッドシートは共有リンクでメンバーへ共有できます。しかし、チャットツールで共有リンクを管理してしまうと、ほかのメッセージで流れてしまい、必要なときに見つからないという事態になるのです。
 
また、Googleスプレッドシートは定量的なデータ管理は得意ですが、定性的な情報管理には不向きです。そのため、「スプレッドシートの共有リンク(データ)」と「関連する資料(情報)」を一元管理するツールが必要になります。
 
結論、Googleスプレッドシートと併用すべきなのは、共有リンクなどのあらゆる情報を流れないように蓄積できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には共有リンクはもちろん、テキストやファイルなどの情報をストックできます。また、ノートごとに「メッセージ」や「タスク」が紐づけられているなど、ビジネスの情報管理に必要な機能に過不足がないのが特徴です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Googleスプレッドシートの使い方まとめ

ここまで、Googleスプレッドシートの特徴や使い方、料金プランごとの違いを解説しました。
 
Googleスプレッドシートはリンク(URL)で簡単にメンバーへ共有できますが、メールやチャットツールでやりとりをすると流れてしまいます。また、リンクではなく直接共有する方法もありますが、フォルダで整理しなければ結局すぐにアクセスできません。
 
そのため、Googleスプレッドシートを適切に共有するためには「簡単にアクセスできる方法で共有リンクを管理するツール」が必要です。
 
結論、導入すべきツールは、あらゆる情報を蓄積でき、わずかな操作で目的の情報にアクセスできる「Stock」一択と言えます。Stockは、非IT企業を含む100,000社以上が導入しており、導入即日からその効果を発揮しているのです。
 
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