多くの企業で使われる表計算ツールの代表的なものとして、Excelとスプレッドシートの2つに分けられます。どちらも表計算ツールとして優れていますが、ExcelはOfficeソフトがなければ使えなかったり、共同作業ができなかったりする点でスプレッドシートと異なります。
 
どちらのツールを利用するかは企業によって異なりますが、専用のソフトを導入しなくて良い分、スプレッドシートの方が導入までのハードルが低いです。しかし、Excelの方が馴染みがあるうえスプレッドシートの利用に自信がなく、社内浸透が難しいと考える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スプレッドシートの概要から活用方法までを網羅的に解説していきます。
 
  • Excelではなく、スプレッドシートを社内へ浸透させようと考えている
  • スプレッドシートを活用したいが、Excelとの差分をあらかじめ知っておきたい
  • スプレッドシートを含むファイルを管理する効率的な方法も併せて知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、すぐに業務情報をスプレッドシートへ落とし込むことができ、それに伴う適切なファイル管理方法についてもわかります。


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Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している「表計算ソフト」です。表計算ソフトで有名な「Excel」と用途は同じで、単純な表計算からピボットテーブルの作成、回帰分析までさまざまなことができます。
 
無料で登録できる「Googleアカウント」を取得すれば、無料でGoogleスプレッドシートを利用できます。また「ドキュメント」やアンケートサービスも利用可能です。
 
他にもGAS(Google Apps Script)という、スプレッドシート以外のGoogleアプリを使ったメールの自動返信等の「業務効率化」を行ったり、Webアプリを開発したりするスクリプト言語もあります。「Excel VBA」のGoogleスプレッドシート版とも言えます。
 
関連記事: エクセルとスプレッドシートでタスクを管理する方法とは?効率的なツールをご紹介!


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Excelとの違いは?

ここでは「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違いを7点、それぞれ解説していきます。
 
  • 複数人での同時編集
  • Webページとして公開が可能
  • 自動保存
  • Excelに対応
  • アプリケーションのダウンロードの有無
  • 処理スピード
  • データの復元

複数人での同時編集

Googleスプレッドシートは、ネットワーク環境に接続していれば「複数人による同時編集」を行えます。
 
編集しているセルにメンバーの名前が表示されているので、誰がどこを編集しているのかが一目で分かります。そのため同じセルを編集するミスが起こらず、作業の効率化が期待できます。
 
また、今日普及しているテレワーク下でも画面共有し、編集しながら打ち合わせや会議を進められるのもExcelには無い特徴と言えます。

Webページとして公開が可能

GoogleスプレッドシートはWebブラウザを使った起動が可能であり、「各スプレッドシートにURL」が割り振られます。
 
そのため、記入したスプレッドシートのURLをもとに、Webページとして公開できます。また、第三者への共有もURLを共有すれば良いので、わざわざファイル形式にして共有する必要がありません。
 
そして、共有の際には権限設定もできるので閲覧だけできる人と編集できる人を分けたい場合でも、簡単に設定できます。

自動保存

Excelでは何かを編集したり記入したりするたびに保存をしますが、Googleスプレッドシートは自動で保存されるので「データの保存をし忘れた」というトラブルがなくなります。
 
保存ボタンを押すためにはクリックが必要ですが、こまめなクリックは回数が多いほどストレスとなるので、スプレッドシートの方が労力の削減に貢献すると言えます。
 
また自動保存であっても編集履歴から以前の編集内容に戻ることもできます。この自動保存はインターネットに接続していなければ機能しない点に注意が必要です。

Excelに対応

Googleスプレッドシートでは、「Excelで記入したシートをスプレッドシート形式に変換」「スプレッドシートで記入したシートをExcel形式に変換」といったように、相互変換が可能です。
 
企業によってはExcelだけを使用している場合もあるかと思いますが、スプレッドシート1つあれば双方向に変換できます。
 
ただし、ファイル化するとスプレッドシートであっても、ファイル化した時点までの編集内容にしかならない点に注意が必要です。そのため、Excelのファイルと混同しないような管理が必要になります。

アプリケーションのダウンロードの有無

Excelは有料アプリケーションとしてPCにOffice365をダウンロードをする必要がありますが、Googelスプレッドシートは必ずしもアプリケーションをダウンロードする必要がなく、Webブラウザでの起動が可能です。
 
もちろんiOSアプリやAndroidアプリ、多くのデバイスでアプリを使用できます。また、Googleスプレッドシートはオフラインでの使用にも対応しています。
 
オフライン編集の場合は共同作業ができませんが、編集後のファイルは同期させられます。変更内容も併せて同期されるので、ある一時店での編集内容に戻りたいときでも安心です。

処理スピード

Googleスプレッドシートはインターネットに接続して使用するので、Googleサーバー上で関数などのプログラムを動かしています。それゆえ、データ分析や関数の処理スピードは、インターネット接続をしないExcelの方が早くなる場合があります。
 
計算処理するデータ量が少ない場合、処理スピードに変わりはありません。しかしデータ量が多い場合、ブラウザーがフリーズをしてしまうなどの可能性があるので、処理スピードに関してはExcelに軍配が上がります。
 
そのため、シート数や記載しているデータが多い場合はネット環境によって処理スピードが左右されてしまう点に注意が必要です。

データの復元

スプレッドシートには自動保存機能が備わっているので、保存されたときのバージョンが保存されます。
 
それゆえ、過去のバージョンをいつでも復元可能です。スプレッドシートを間違えて保存してしまったり、共同作業中に共有相手が間違えて編集をしたりした場合に対処できます。
 
もちろん、ファイル化してダウンロードしておいたファイルとの同期も可能なので、万が一のときでも安心です。
 
関連記事: [簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説


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Googleスプレッドシートの活用方法

以下では、さらに具体的なGoogleスプレッドシートの活用方法について解説していきます。

拡張機能の追加

Googleスプレッドシートの機能を拡張する「アドオン」というものがあります。
 
このアドオンを使用すれば、デフォルトのGoogleスプレッドシートに不足している必要な機能を追加できます。
 
アドオンを使うことで、プロジェクト管理に必須の「ガントチャート」のようなテンプレートを追加したり、Google Analyticsで得た分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできます。

コメントを残す

Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残すことができます。
 
その場合、コメントの送信者が分かるほか、シートを共有している人からの返信もできる仕様になっています。共同編集をしているときに、Googleスプレッドシート内で情報共有をしたり、進捗状況の確認等も行えます。
 
すでにセルに記載してある内容を編集せずに意見交換ができるので、確認作業におすすめできる機能です。

シートの共有権限の設定

作成したGoogleスプレッドシートは、情報の公開範囲の設定や、閲覧・編集などの共有権限の設定が可能です。
 
共有方法には、Gmailアカウント同士による「メールアドレス共有」と、各スプレッドシートに割り振られたURLを使う「リンク共有」の2種類があります。
 
リンク共有の場合、Googleアカウントを持っていない人に対しても一度で共有できますが、情報漏えいのリスクが高まります。一方、メールアドレス共有の場合、個別に共有をするので情報漏えいのリスクは低いですが、各人がGoogleアカウントを作成する必要があります。
 
また、権限設定をした場合、閲覧・編集権限が無いユーザーは権限リクエストを送り、承認された場合に初めてファイルの閲覧・編集ができます。そのため、適切に設定しなければリクエストの承認作業自体に時間を取られてしまうので、注意して設定しましょう。

別シートからのデータ参照

Googleスプレッドシートの便利な機能に「セルデータの参照」があります。
 
具体的には、参照場所のセルに「=」を入力して参照したいシートのセルをクリックすることで、データの参照が可能となります。これにより関数を使用した複雑な参照や、手動によるコピー&ペーストの手間を省いてくれます。
 
関連記事: [すぐに使える]Googleスプレッドシートのテンプレを使ったプロジェクト管理方法!


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有料版(Google Workspace)と無料版の違いは?

スプレッドシートはGoogle Workspaceの中に含まれる表計算ツールです。そのため、契約したGoogle Workspaceの環境によって異なる点があります。
 
以下では、その違いについて解説していきます。

料金の違い

Googleスプレッドシートの有料版には4つのプランがあります。
 
プラン名 月額料金(1ユーザー)
Business Starter 680円
Business Standard 1,360円
Business Plus 2,040円
Enterprise お問い合わせ
実際に利用するGoogleスプレッドシート自体には変わりはありませんが、スプレッドシートの情報を保存しておく「Google Drive」に違いが出てきます。

セキュリティ

Googleの無料版アカウントでは、2段階認証やSSOといった高度なセキュリティ機能がありません。そのため、顧客情報などの個人情報や、研究結果などの機密情報を取り扱う企業では、セキュリティを高めることが必要となります。
 
有料プラン同士を比較すると、「Business Plus」「Enterprise」間でスプレッドシートの「データの保持、アーカイブ、検索」機能に違いがあります。
また、「Enterprise」だけに「データ損失防止」「Cloud Identity Premium」など、特別な機能が備えられています。

データ容量

各プランごとのデータ容量は以下の通りです。
プラン名 データ容量
無料プラン 15GB
Business Starter 30GB
Business Standard 2TB
Business Plus 5TB
Enterprise 必要に応じて増やせる保存容量
データ容量だけでなく、無料Web会議「Google Meet」の同時利用人数にも違いがあります。

BigQueryを含む複数のソースからのデータを分析

Googleスプレッドシートには、回帰分析などのデータ分析ツールなどがあります。ほかにも、APIや外部ツールの使用や、CSVファイルなどさまざまなソースのデータを扱えます。
 
そのため、SQLのプログラミング知識が無くとも、大規模なデータ分析がGoogleスプレッドシート上で処理できます。スプレッドシートは利用されるシーンによって応用的にも使えるツールであると言えます。


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Google スプレッドシートの基本的な使用方法

ここでは、スプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法などを解説します。

登録方法とスプレッドシートの新規作成

スプレッドシートの公式ホームページから、下記画像のように「Googleスプレッドシートを使ってみる」をクリックします。
 
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Googleアカウントをすでに持っていればGoogleアカウントを入力し、持っていない方は新規作成をします。
 
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Googleスプレッドシートの基本画面は、下記画像のようになります。
 
シートを新規で作成するときは、下記画像のように「空白」をクリックすると新規のシートが作成されます。
 
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スプレッドシートの基本的な機能を使った売上表の作り方

スプレッドシートの基本的な使用方法について、今回は、画像を参考にしながら簡単な売上表の作成を解説します。
 
入力したいセルを選択し、文字(商品名や数字など)を入力します。
あとで計算をするため、数字は半角で入力してください。
 
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次に合計金額を計算するために、セルに「=」を入力し、単価セルをクリック→「*」を入力→料金セルをクリック の順に行います。
そうすると、自動的に合計金額が計算されます。
 
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計算したセルの「青い■ボタン」を下にドラッグすれば、他のセルにも計算を反映させられます。
 
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そして最後に、表を選択し、枠線ボタンを押すことで売上表は完成です。
 
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また、文字・セルの強調も可能です。
 
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$の使用方法

スプレッドシートには、先ほどのセルを参照して計算を行う際に、絶対参照相対参照という2種類の参照方法があります。以下で具体的な例を挙げて説明します。
 
下記は、商品単体の合計金額の割合を求めている画像です。
 
下の画像のようにセルを選択し、計算して、他セルにも計算を反映させるとエラーが出てしまいます。これは「相対参照」をしているためであり、計算するセルがずれるごとに参照するセルも同時にずれてしまいます。
 
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この相対参照に関するエラーを解決するのが「絶対参照」です。
 
ずらしたくないセルに「$」を付けることで、絶対参照にできます。「絶対参照」では、計算するセルがずれても、参照するセルはずれません。
 
つまり、他のセルに反映しても下記画像のようにエラーが出ることがありません。
 
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Googleスプレッドシートの共有方法

Googleスプレッドシートの共有はいたってシンプルにできます。
 
右上の「共有」ボタンをクリックし、シートの名前を入力します。
 
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その後、権限の選択をしてリンクを共有したり、メールアドレスの入力をしたりすれば共有完了です。
 
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スマートフォンでの使い方

スマートフォン版では、Googleスプレッドシートを起動すると、下記画像の画面が表示されます。
 
右下にある「➕」ボタンを押し、「新しいスプレッドシート」をタップします。
 
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その後、シートの名前を入力すると、Webブラウザ版と同じように使用できます。
 
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Googleスプレッドシートと合わせて使える「情報共有ツール」

以下ではスプレッドシートを利用した情報共有と親和性が高いツールをご紹介します。
 
スプレッドシートの共有方法は「URL」と「ファイル」ですが、URLの文字列だけ見てもそのデータが何に関するものなのかはわからないうえ、ファイルであっても中身がタイトルで判断できなければ「ファイルを開く」という作業が発生してしまいます。
 
管理しているファイル数が少なければ問題ないですが、管理の規模が大きくなるとともに、各社員のファイル共有も複雑になります。そのため、スプレッドシートのURLおよびファイルを適切に管理するのであれば、ファイルごとに紐づいたノートで詳細を書き込める、かつファイルが増えてもシンプルに管理できるITツールで管理する必要があります。
 
このスプレッドシートの管理と非常にマッチするツールは、「ノート形式」でファイルを開いて確認することなく管理できるツールの「Stock」一択です。
 
Stockではスプレッドシートに紐づく業務も「タスク管理機能」で管理でき、スプレッドシートの情報共有におけるストレスも簡単に解消できます。

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スプレッドシートの概要・使い方まとめ

ここまで、Googleスプレッドシートの特徴やExcelとの違い、料金プランや基本的な使い方を解説しました。
 
スプレッドシートはリアルタイムで共有できる機能を持つことからも、そのURLやファイルを管理するツールもリアルタイム、かつマルチデバイスで対応で共有できるツールでなければ、情報共有のスピードが落ちてしまいます。
 
そのため、導入するツールもできる限りシンプルなものが必須であり、社内リテラシーによって使えないというケースが発生してしまっては効率化は実現できません。
 
しかし、ご紹介したツールのStockであれば、ITりテラシーの異なる非IT企業でも80,000社以上が業務効率化を実現しているので、ITツールにありがちな使用感のストレスがありません。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的なスプレッドシートの管理を実現しましょう。