多くの企業で使われる表計算ツールの代表的なものに、Excelとスプレッドシートのふたつが挙げられます。どちらも表計算ツールとして優れていますが、ExcelはOfficeソフトがなければ使えなかったり、基本的には共同作業ができなかったりする点でスプレッドシートと異なります。
 
どちらのツールを利用するかは企業によって異なりますが、専用のソフトを導入しなくて良い分、スプレッドシートの方が導入までのハードルが低いです。しかし、Excelの方が馴染みがあるうえ、スプレッドシートの利用に自信がなく社内浸透が難しいと考える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スプレッドシートの概要から活用方法までを網羅的に解説していきます。
 
  • Excelではなく、スプレッドシートを社内へ浸透させようと考えている
  • スプレッドシートを活用したいが、Excelとの差分をあらかじめ知っておきたい
  • スプレッドシートを含むファイルを管理する効率的な方法も併せて知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、すぐに業務情報をスプレッドシートへ落とし込むことができ、それに伴う適切なファイル管理方法もわかります。


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Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートのトップ画像
 
Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している「表計算ソフト」です。表計算ソフトで有名な「Excel」と用途は同じで、単純な表計算からピボットテーブルの作成、回帰分析までさまざまな機能が使えます。
 
無料で登録できる「Googleアカウント」を取得すれば、無料でGoogleスプレッドシートを利用できます。また「ドキュメント」やアンケートサービスも利用可能です。
 
他にもGAS(Google Apps Script)という、スプレッドシート以外のGoogleアプリを使ったメールの自動返信等の「業務効率化」を行ったり、Webアプリを開発したりするスクリプト言語もあり、リテラシーに併せて柔軟にカスタマイズできるのも特徴です。

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スプレッドシートとExcelの違いとは?

ここでは「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違いを7点解説していきます。機能や使い方で異なる箇所が多いので、混同しないように注意しましょう。

複数人での同時編集

Googleスプレッドシートの共同編集画像
 
Googleスプレッドシートは、ネットワーク環境に接続していれば「複数人による同時編集」が可能です。
 
編集しているセルにメンバーの名前が表示されているので、誰がどこを編集しているのかが一目で分かります。そのため同じセルを編集するミスが起こらず、作業の効率化が期待できます。
 
また、今日普及しているテレワーク下でも、画を共有して編集しながら打ち合わせや会議を進められるのもExcelには無い特徴と言えます。

Webページとして閲覧・編集が可能

Googleスプレッドシートの共有設定画面
 
GoogleスプレッドシートはWebブラウザを使った閲覧・編集が可能です。
 
各スプレッドシートにURLが割り振られるため、記入したスプレッドシートのURLをもとに、Webページで閲覧・編集できます。また、第三者への共有もURLを共有すれば良いので、わざわざファイル形式にして共有する必要がありません。
 
そして、共有の際には権限設定も可能なので「閲覧だけできる人」と「編集できる人」を分けたい場合でも、簡単に設定できます。

自動保存

Excelでは編集するたびに保存をしますが、Googleスプレッドシートは自動で保存されるので「データの保存をし忘れた」というトラブルがなくなります。
 
また、Excelでは保存ボタンを押すためにクリックが必要ですが、こまめなクリックは回数が多いほどストレスとなるので、スプレッドシートの方が労力がかかりません。
 
編集履歴の場所
 
また、編集履歴として「いつ、誰が、どんな変更をしたか」までがわかります。編集履歴をクリックし、任意のバージョンを選択すると以前の編集内容に戻れます。
 
一方、この自動保存はインターネットに接続しなければ機能しない点に注意が必要です。

Excelに対応

Googleスプレッドシートでは、「Excelで記入したシートをスプレッドシート形式に変換」「スプレッドシートで記入したシートをExcel形式に変換」といったように、相互変換が可能です。
 
Excelのファイルアップロード箇所
 
「ファイル→インポート→アップロードタブ」にて読み込みたいExcelファイルを選択するだけで、ファイルが展開されます。そのため、Excelだけを使用している企業からの資料を受け取ったとしても、スプレッドシート1つあれば双方向に変換できます。
 
ただし、ファイル化するとスプレッドシートであっても、ファイル化した時点までの編集内容となる点に注意しましょう。したがって、Excelとスプレッドシートにそれぞれ同ファイルがある場合は、混同しないような管理が必要になります。

アプリケーションのダウンロードの有無

Excelは有料アプリケーションとしてPCにOffice365をダウンロードをする必要があります。しかし、Googelスプレッドシートは必ずしもアプリケーションをダウンロードする必要がなく、Webブラウザでの起動が可能です。(ただし、スプレッドシートの利用にはGoogleアカウントの開設(無料)が必要です。)
 
iOSアプリやAndroidアプリでも利用可能であり、アプリで編集した内容ももちろん同期されます。
 
また、Googleスプレッドシートはアプリでもオフラインでの使用にも対応しています。オフライン編集の場合は共同作業ができませんが、編集後のファイルは変更内容も併せて同期されます。

処理スピード

Googleスプレッドシートはインターネットに接続して使用するので、Googleサーバー上で関数などのプログラムを動かしています。それゆえ、データ分析や関数の処理スピードは、インターネット接続をしないExcelの方が早くなる場合があります。
 
計算処理するデータ量が少ない場合、処理スピードに変わりはありません。しかし、データ量が多い場合、ブラウザがフリーズしてしまう可能性があるので、処理スピードに関してはExcelの方が優れていると言えます。
 
このように、シート数や記載しているデータが多い場合はネット環境によって処理スピードが左右されてしまう点に注意が必要です。

データの復元

スプレッドシートには自動保存機能が備わっているので、保存されたときのバージョンが保存されます。
 
それゆえ、過去のバージョンをいつでも復元可能です。スプレッドシートを間違えて保存してしまったり、共同作業中に相手が間違えて編集をしたりした場合に対処できます。
 
もちろん、ファイル化してダウンロードしておいたファイルとの同期も可能なので、万が一のときでも安心です。
 
関連記事: [簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説


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Googleスプレッドシートの基本的な使い方

ここでは、スプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法を解説します。操作方法はExcelとほぼ同じなので、初めて使うメンバーでも安心です。

登録方法とスプレッドシートの新規作成

スプレッドシートの公式ホームページから、下記画像のように「Googleスプレッドシートを使ってみる」をクリックします。
 
Googleスプレッドシートを使ってみるをクリックしている画像
 
Googleアカウントをすでに持っていればGoogleアカウントを入力し、持っていない方は新規作成をします。
 
Googleアカウントのログイン画面
 
Googleスプレッドシートの基本画面は、下記画像のようになります。シートを新規で作成するときは、下記画像のように「空白」をクリックすると新規のシートが作成されます。
 
新しいスプレッドシートを作成する画面
 
無題のスプレッドシートが作成された画面

スプレッドシートの基本的な機能を使った売上表の作り方

スプレッドシートの具体的な使用方法として、今回は簡単な売上表を作成する方法を解説します。
 
入力したいセルを選択し、文字(商品名や数字など)を入力します。後ほど計算をするため、数字は半角で入力してください。
 
セルを選択している画像
 
セルに文字が入力された画像
 
次に合計金額を計算するために、セルに「=」を入力し、単価セルをクリック→「*」を入力→料金セルをクリックの順に行います。そうすると、自動的に合計金額が計算されます。
 
セルに式を入力している画像
 
計算したセルの「青い■ボタン」を下にドラッグすれば、他のセルにも計算を反映させられます。
 
セルの「+」を選択している画像
 
合計金額を対象のセルに反映させた画像
 
そして最後に、表を選択し、枠線ボタンを押すことで売上表は完成です。
 
枠線を反映させている画像
 
スプレッドシートで完成した表の画像
 
また、文字・セルの色も自由に選択可能です。
 
文字色の変更を選択している画像
 
セルの塗りつぶしを選択している画像

$の使用方法

スプレッドシートには、先ほどのセルを参照して計算を行う際に、絶対参照・相対参照という2種類の参照方法があります。以下で具体的な例を挙げて説明します。
 
下記は、商品単体の合計金額の割合を求めている画像です。
 
下の画像のようにセルを選択し、計算して、他セルにも計算を反映させるとエラーが出てしまいます。これは「相対参照」をしているためであり、計算するセルがずれるごとに参照するセルも同時にずれてしまいます。
 
セル同士で計算している画像
 
相対参照のセルがずれてしまい正しく計算できていない画像
 
この相対参照に関するエラーを解決するのが「絶対参照」です。
 
ずらしたくないセルに「$」を付けることで、絶対参照にできます。「絶対参照」では計算するセルがずれても、参照するセルはずれません。
 
つまり、他のセルに反映しても下記画像のようにエラーが出ることがありません。
 
写真
 
写真

Googleスプレッドシートの共有方法

Googleスプレッドシートの共有はいたってシンプルにできます。右上の「共有」ボタンをクリックし、シートの名前を入力します。
 
共有ボタンを選択している画像
 
シートの名前を入力している画像
 
その後、共有したいメンバーのメールアドレスの入力をすると、以下3つの権限を割り振れます。
 
  • 閲覧者:共有されたシートの編集やコメントができません。
  • 閲覧者(コメント可):共有されたシートの編集はできませんが、コメントは残せます。
  • 編集者:共有されたシートの編集ができます。
写真
 
また、「リンクの取得」ではURLの公開範囲を指定できますが「リンクを知っている全員」にすると、URLを知っている人は内容を閲覧できてしまうので注意が必要です。

スマートフォンでの使い方

スマートフォン版では、Googleスプレッドシートを起動すると、下記画像の画面が表示されます。
 
右下にある「➕」ボタンを押し、「新しいスプレッドシート」をタップします。
 
新しいスプレッドシートをスマホで作成する画面
 
「新しいスプレッドシート」を選択しているスマホ画面
 
その後、シートの名前を入力すると、Webブラウザ版と同じように使用できます。
 
スマホでスプレッドシートの名前を入力している画面


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Googleスプレッドシートの応用的な活用方法

以下では、さらに具体的なGoogleスプレッドシートの応用的な活用方法について解説していきます。

拡張機能の追加

Googleスプレッドシートの機能を拡張する「アドオン」というものがあり、アドオンを使用すると、デフォルトのGoogleスプレッドシートに不足している必要な機能を追加できます。
 
アドオンの設定画面
 
スプレッドシートのタブにある「拡張機能→アドオン→アドオンを取得」を選択すると、さまざまなアドオンから自由に選択し、インストールできます。インストール後は同じ「アドオン」タブに追加したアドオンが表示されます。
 
たとえば、プロジェクト管理に必須の「ガントチャート」のテンプレートを追加したり、Google Analyticsで得た分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできます。

コメントを残す

Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残せます。
 
コメントの追加画面
 
設定方法は(1)「コメントを挿入」を選択し、(2)任意のコメントを入力するだけです。
 
コメントの送信者が分かるほか、シートを共有している人からの返信もできる仕様になっています。共同編集をしているときに、Googleスプレッドシート内で情報共有をしたり、進捗状況の確認などもできるのです。
 
すでにセルに記載してある内容を編集せずに意見交換ができるので、確認作業におすすめできる機能です。

シートの共有権限や保護に関する設定

Googleスプレッドシートでは情報の公開範囲(共有)に関する設定や、セル単位で「範囲の編集権限」が設定可能です。
 
共有方法には、Gmailアカウント同士による「メールアドレス共有」と、各スプレッドシートに割り振られたURLを使う「リンク共有」の2種類があります。
 
リンク共有の場合、Googleアカウントを持っていない人に対しても一度で共有できますが、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。一方、メールアドレス共有の場合、個別に共有をするので情報漏えいのリスクは低いですが、各人がGoogleアカウントを作成する必要があります。
 
また、「範囲の編集権限」の設定ではセル単位で編集権限を設定できるので、編集可能なセルと不可能なセルを明確に分けたいときに便利です。
 
シートの保護画面
 
シートを保護するにはシートタブの「▼」をクリックし、「シートの保護」を選択します。その後「範囲」もしくは「シート」で自由に保護範囲を指定できます。

同じシートからのデータ参照

Googleスプレッドシートの便利な機能に「セルデータの参照」があります。具体的には、参照場所のセルに以下の数式を入力します。
 
  • =’シート名’!セルの場所
この数式により、関数を使用した複雑な参照や手動によるコピー&ペーストの手間を省いてくれます。
 
シートを参照している画像
 
上記の画像はシート2のA1セルに「サンプル」という文字が入った状態で、シート1にてセルの内容を反映している例になります。
 
関連記事: [すぐに使える]Googleスプレッドシートのテンプレを使ったプロジェクト管理方法!


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有料版(Google Workspace)と無料版の違いは?

スプレッドシートはGoogle Workspaceの中に含まれる表計算ツールです。そのため、契約したGoogle Workspaceの環境によっては異なるポイントがあるので、以下ではその違いについて解説します。

料金の違い

Googleスプレッドシート(Google Workspace)の有料版には以下の4つのプランがあります。
 
プラン名 月額料金(1ユーザー)
Business Starter 680円
Business Standard 1,360円
Business Plus 2,040円
Enterprise お問い合わせ
実際に利用するGoogleスプレッドシート自体の機能制限はありませんが、スプレッドシートの情報を保存しておく「Google Drive」にの機能に違いが出てきます。

セキュリティ

Googleの無料版アカウントでは、2段階認証やSSOといった高度なセキュリティ機能がありません。そのため、顧客情報などの個人じょうほうを多く扱う企業や、研究結果などの機密情報を取り扱う機関では有料プランへの加入がおすすめです。
 
有料プラン同士を比較すると、「Business Plus」「Enterprise」間でスプレッドシートの「データの保持、アーカイブ、検索」機能に違いがあります。また、「Enterprise」だけに「データ損失防止」「Cloud Identity Premium」など、特別な機能が備えられています。

データ容量

各プランごとのデータ容量は以下の通りです。
 
プラン名 データ容量(1ユーザーあたり)
無料プラン 15GB
Business Starter 30GB
Business Standard 2TB
Business Plus 5TB
Enterprise 5TB(追加容量が必要な場合は、直接Google Supportへの問い合わせが必要)
データ容量だけでなく、無料Web会議「Google Meet」の同時利用人数にも違いがあります。

BigQueryを含む複数のソースからのデータを分析

Googleスプレッドシートには、回帰分析などのデータ分析ツールがあります。ほかにも、APIや外部ツールの使用や、CSVファイルなどさまざまなソースのデータを扱えます。
 
そのため、SQLのプログラミング知識が無くとも、大規模なデータ分析がGoogleスプレッドシート上で処理できます。スプレッドシートは利用されるシーンによって応用的にも使えるツールであると言えます。


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Googleスプレッドシートと合わせて使える「情報共有ツール」

以下では、スプレッドシートと親和性が高い情報共有ツールをご紹介します。
 
スプレッドシートの共有方法は「URL」と「ファイル」ですが、URLの文字列だけ見てもそのデータが何に関するものかはわからないうえ、ファイルであっても中身がタイトルで判断できなければ「ファイルを開く」という作業が都度発生してしまいます。
 
ファイル数が少なければ問題ないですが、管理規模が大きくなるとともに、各社員のファイル共有も複雑になります。そのため、スプレッドシートのURLおよびファイルを適切に管理するのであれば、ファイルごとに紐づいたノートで詳細を書き込める、かつファイルが増えてもシンプルに管理できるITツールが必須です。
 
スプレッドシートのURLやファイルの属人的な管理から脱却し、全社でファイル共有のストレスをなくすためにも、「ノート形式」でファイルを開かずに管理でき、誰でもストレスなく使える情報共有ツールの「Stock」を使いましょう。
 
Stockではスプレッドシートに紐づく業務も「タスク」で振り分け・確認でき、スプレッドシートの情報共有における「どのファイルが何の内容なのかが一目でわからない」ストレスも簡単に解消します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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スプレッドシートの概要・使い方まとめ

ここまで、Googleスプレッドシートの特徴やExcelとの違い、料金プランや基本的な使い方を解説しました。
 
スプレッドシートはクラウド上でリアルタイムで共有できる機能を持ちます。そのため、そのURLやファイルを管理するツールもクラウド、かつマルチデバイス対応のツールでなければ、情報共有のスピードが落ちてしまいます。
 
とはいえ、「併用するツールの使いやすさ」と「スプレッドシートを使ううえでのITリテラシー」にマッチしていなければ、メンバーによって使えないというケースが高確率で発生します。したがって、社内リテラシーに合わせてツールを選ぶことが必須なのです。
 
ただし、数多くの複雑なツールがあるなかでもご紹介したツールのStockであれば、ITリテラシーの異なる企業でも使えるほどシンプルさに特化しているので、社内へ確実に定着します。実際に非IT企業を含む100,000社以上が導入し、業務効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的なスプレッドシートの管理を実現しましょう。