製造業や建設業では、適切にスケジュールを管理し、納期までに確実に作業を完了させることが求められます。そこで、工程管理表を作れば、各工程の進捗を正確に把握でき、スムーズに作業を進められるのです。
しかし、「工程管理表の作り方や運用方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート7選を中心にご紹介します。
- Excelで使える工程管理表のテンプレートを利用したい
- 見やすく使いやすい工程表の作り方を知りたい
- 自社に最適な工程管理表を管理・運用するツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、効率的に工程管理表を作る方法がかるだけでなく、管理や運用のポイントまで押さえられます。
目次
工程管理表の種類
ここでは、工程管理表の形式を5種類ご紹介します。
工程で重要視する要素によって、適切に表現できる表の形式が違うので、生産計画に適した形式を選びましょう。とくに、工程管理表を作成するときは現場のメンバーが直感的に確認できるよう、「見やすさ」を重視することも大切です。
（1）バーチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に日時を示すことで「いつ始まりいつ終わるのか」が一目でわかる形式で、とくに建築工事で活用されるケースが多いです。
たとえば、工事の依頼主や施工職人など、外部の方とのスケジュール管理をする場合に用いられます。進捗状況がわかりやすい一方で、タスク間の関連性がわかりづらいため見せ方の工夫が必要です。
（2）ガントチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に進捗率を示すことで進捗が一目でわかる形式です。
複数の作業を同時並行していても進捗を管理しやすいため、タスク遅れをすぐに発見できるのが特徴です。ただし、進捗率を出す場合、Excelで数式を組み込むか専用のアプリを導入しなければならず、ITが苦手な人には難しいというデメリットもあります。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、都度表を作成・更新する手間がかかる点に注意しましょう。
（3）グラフ式工程表
ガントチャートとバーチャートの要素を組み合わせており、縦軸が進捗率・横軸が日数を示す形式です。
時間の経緯に沿って、各作業の進捗の変化を把握できる一方、すぐに全体像を把握しづらい点に注意が必要です。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、一から自作することが前提となります。
（4）出来高累計曲線
縦軸が出来高累計、横軸が時間経過となっており、施工量の時間的変化を表すことができる形式です。また、2本の工程管理曲線（バナナ曲線）によって施工時期の許容範囲が定められており、施工速度を管理できます。
ただし、作業同士の関連性は把握できないほか、無料で配布されているテンプレートも少ない点に注意が必要です。
（5）ネットワーク式工程表
各作業を点と矢印で結び、作業間のつながりや進捗関係を可視化できる形式です。作業の遅れが生じたときに、他の作業や工程全体への影響をいち早く確認することができます。
ただし、作成するためには全ての作業同士の関連性を把握する必要があり、作成難易度が高い点に注意が必要です。
工程表・工程管理表のExcelフリーテンプレート7選！
以下では、工程管理表のExcelテンプレートを7つ紹介します。案件に適した形式のテンプレートを選んで、工程管理表を簡単に作成しましょう。
【バーチャート】1ヶ月単位（月間）の工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、1カ月単位のカレンダーがついたテンプレートです。
このテンプレートでは、「作業の開始・終了予定」と「実際の取り組み状況」を記載できる形式になっています。また、対応状況を入力するカレンダーは、年月を変えると日付と曜日も更新されるので、手動で書き換える必要がなく便利です。
【バーチャート】1年単位（年間）の工程表テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、年間工程表のテンプレートです。
1年間の工程を大まかに管理する形式で、プロジェクトの全体像を把握するのに役立ちます。また、「期間」の欄に入力すると、自動で月数が表示される仕様となっているため、管理表を効率よく作れるのです。
【バーチャート】大規模プロジェクトに便利な工程表テンプレート
こちらは「ビズ研」が提供する、大規模プロジェクトに便利な工程表テンプレートです。
1年間を2セルとして表すことができ、長期間にわたるプロジェクトの工程管理に適しています。また、多くの工程や担当者の情報を一つの表でまとめる時に便利です。
【バーチャート】製造工程を段階ごとに管理できるテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、段階ごとに作業を管理できる工程表テンプレートです。工事や製造工程など、多くの段階を踏んで進める工程を管理するのに適しています。
プロジェクト開始日や週数を入力すると、カレンダーが自動的に設定されます。さらに、タスクの終了日をもとに進捗がパーセント表示される点も特徴です。
【ガントチャート】スケジュール管理に便利な工程表テンプレート
こちらは「エクセルソフトライブラリー」が提供する、スケジュール管理に便利な工程表テンプレートです。
シンプルな構成であり、工程の項目と対応状況を日や月単位で入力できます。ただし、試用版には一部利用に制限があるため、全機能を利用するにはソフトの購入が必要です。
【ガントチャート】1週単位（週間）で進捗・実績も管理できる工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、週間工程表のテンプレートです。
各工程の上段に「予定」、下段に「実績」を記載するガントチャートで、予定と実績を照らし合わせながら進捗を把握できます。また、自由にカスタマイズ可能なので、工事現場以外でも汎用的に使えるのです。
【その他】作業工程の流れを記録するテンプレート
こちらは「無料でダウンロードできるテンプレート」が提供する、作業工程の流れを記録するテンプレートです。
工程名をはじめ、管理方法や検査規格も入力できます。そのため、工業製品の組立や製造など、作業手順を明確に残す必要がある場面に便利です。
＜要注意＞Excelで工程管理表を運用するデメリット
Excelは導入している企業が多いことから、使用することへのハードルは高くありません。一方、以下のデメリットを押さえておかなければ、運用が上手くいかない原因となりかねないので、担当者の方は必ず確認しましょう。
（1）管理が煩雑になる
Excelで工程管理する1つ目のデメリットは、ファイルの管理が煩雑になる点です。
Excelは他の業務にも頻繁に使用されるため、PCのストレージ内には多くのExcelファイルが存在します。そのため、事前に保存する場所を決めておかないと、「他のファイルに埋もれて工程管理表が見つからない」という事態に陥ってしまうのです。
したがって、Excelで工程管理表を運用する場合は、他のファイルと識別して、常に見つけやすい場所に保管する工夫が必要になります。
（2）リアルタイム性に欠ける
Excelで工程管理する2つ目のデメリットは、現場で作業する全メンバーがリアルタイムで情報を共有できない点です。
工程管理では、計画に合わせて作業の進捗を記録し、状況に応じて各所の調整をする必要があります。しかし、Excelは複数人での同時編集やリアルタイムでの更新・共有が難しく、記録が漏れたり、現場での確認・共有がしづらくなる原因となりかねません。
その結果、計画と実務にズレが生じれば、正確な工程管理ができなくなるのです。そのため、Excelで工程管理表を作成・運用するときは、「誰がどのタイミングで、情報を更新するか」といった明確なルールを決めておきましょう。
（3）継続して更新しづらい
Excelで工程管理する3つ目のデメリットは、継続して情報を更新しづらい点です。
Excelで工程管理する場合、「表は作成できたのに、いざ運用を始めたら全く更新されない」というケースが起こりがちです。原因として、情報を更新するのに逐一ファイルを開く手間がかかったり、PCからでしか更新できなかったりすることが挙げられます。
以上のように、工程管理表を作成したとしても運用されなければ意味がありません。そのため、Excelではなく”時間や場所問わず情報を更新できる「Stock」のようなITツール”を使って、進捗を共有する方法も検討すべきです。
＜これで解決＞工程管理表を誰でも簡単に運用できるツール
以下では、Excelの工程管理表を簡単に管理できるツールをご紹介します。
Excelのテンプレートを使えば、工程管理表を作成する手間と時間を省けます。しかし、せっかく工程表を作成しても、ファイル管理では共有時に他のツールが必要で情報が更新されても気が付けない恐れがあるうえ、管理も煩雑になりやすいのです。
そこで、情報の共有・管理が一括でできるITツールを利用して、すぐにメンバー全員に最新の工程表がいきわたるようにすべきです。ただし、多機能で複雑なツールだと、現場に定着しない恐れがあるため、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
結論、工程管理に最適なツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも導入したその日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した内容は瞬時に共有されるため、工程管理表の更新内容をスムーズに共有できます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」も紐づけられるので、案件ごとの情報を入り乱れることなく管理可能です。
＜PC・スマホ対応＞現場の作業工程を可視化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
Stockの「ノート」では、テキストや表を使って直接工程管理表を作成できるほか、Excelで作成したファイルを添付して管理することも可能です。
画像のように、作成したファイルを添付しつつ補足情報をノート内に記載しておけば、現場のメンバーもひと目で必要な情報を把握しやすくなります。
Stockに残した情報は、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、ノートに紐づけて「メッセージ」を飛ばすだけで、工程管理表を更新したときも素早く周知できます。
Stockに残した情報は、フォルダで管理します。”現場”や”案件”ごとに工程管理表を整理できるため、情報が散在することなくスムーズに工程管理表を運用可能です。
見やすい工程管理表の作り方
見やすい工程管理表を作成するには、適切な手順を踏む必要があります。そのため、以下の流れで作成を進めましょう。
- 生産計画を立てる
- 各段階における作業期間を設定する
- 作業期間を踏まえて人員を調整する
- 工程管理表を作成する
まず、「何をいつまでに、どのくらい製造するのか」という生産計画を立てます。目標から逆算すると、適切な計画を立てることが可能です。昨今の製造業では、QCD（※）の最適化が求められるため、無理のないスケジュールで進めていきましょう。
（※）プロジェクトの成功に欠かせないQuality(品質)・Cost(価格)・Delivery(納期)を指す。
計画にもとづき、各工程ごとに作業日数を設定します。不測の事態が起きても進行が遅延しないように、余裕のある作業期間とすることが重要です。
作業量や納期に応じて、動員する人員や資材を調整します。このとき、定めた期間と作業工程に対して、人員への負荷が大きい場合は、再度スケジュールや作業手順を見直しましょう。
工程が確定したら、工程管理表を作成します。工程管理表には、計画だけでなく実際の対応状況も記入すると、進捗が遅延した場合に「〇日遅れが生じているか」が一目でわかります。
工程が確定する前に管理表を作り始めると、スケジュールの練り直しが必要になった場合に、一から表を作成し直すことになってしまいます。そのため、「先に工程を確定させてから表の作成に着手する」という手順で進めましょう。
＜上手な人が実践＞工程表の作り方の3つのコツとは？
ここでは、上手な人が実践している工程表の作り方のコツを3つご紹介します。
- コツ1｜誰もが理解できる工程表にする
- コツ2｜各工程を正確に分ける
- コツ3｜時間単位を切り替えられるようにする
工程表は、現場での作業メンバーから管理者まで、各作業に関わる全ての人が内容を把握できなければ、プロジェクトを円滑に遂行できません。そのため、「専門用語の多用を避ける」「色分けをする」といった工夫を心がけましょう。
作業工程の区分が曖昧だと、作業内容の重複や抜け漏れが生じやすくなり、進捗状況が把握しづらくなります。そのため、「工程が重なる場合は分けて表示する」「中間工程も明確に記載する」など、工程を正確に区分することが重要です。
全体の工程表だけでなく、週単位や月単位での工程表も併せて作成しましょう。用途に応じて時間単位を切り替えることで、全体像の把握から詳細な作業管理まで、柔軟に対応できるようになります。
上記のコツを押さえると、誰にとっても見やすく、運用しやすい工程表を作成できます。
工程管理表の無料テンプレート7選まとめ
これまで、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート7選を中心にご紹介しました。
Excelテンプレートを活用すれば、一から工程管理表を作る手間が省けます。しかし、Excelファイルによる運用では、工程管理で重要な「情報共有」と「更新」がしづらく、プロジェクトの進行に支障が出る恐れがあるのです。
そこで、工程管理表を含めた案件情報を、情報共有ツールを使って共有・管理すれば、あとから簡単にアクセスできます。ただし、現場のメンバーが使いづらいツールでは逆に作業効率が下がるため、「誰でも直感的に使いこなせるか」を基準に選びましょう。
結論、工程管理に適しているのは、ITに馴染みのない現場の65歳以上のメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」一択です。また、Stockはスマホやタブレットにも対応しており、パソコンが開けない環境でも安心して利用できます。
ぜひ「Stock」を導入して、効率的な工程管理を実現しましょう。
