製造業や建設業において、納期の遅延は未然に防がなければなりません。そこで、表を用いて工程を管理すれば、進行状況が可視化されて適切にスケジュールが管理できます。
工程管理表の作成は一般的にExcelが用いられることが多くありますが、関数や見やすい作り方が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelで工程管理表が簡単に作れるテンプレートを探している
- 初めて工程管理表の作成を担当するが、完成までの流れがイメージできない
- 工程管理がスムーズに行えるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、効率的に工程管理表を作る方法が分かるうえ、工程管理に役立つツールも見つかります。
目次
工程管理で必要なこととは？
工程管理では「人」「モノ」「時間」の管理が求められます。
まず、工程管理とは「製造・建築などの実施計画に対し、納期に遅れないように現場を監督したりスケジュールを調整したりする業務」を指します。
そのため、たとえば「勤務する人員の調整」「必要な資材調達のスケジュール管理」「設備点検の主導」など、作業工程に関するあらゆる業務管理が必要なのです。以上のことから、工程管理では業務に関する情報をスムーズに管理できる体制づくりが重要です。
また、工程管理を担当する社員には、コミュニケーション能力や柔軟な対応力、状況に応じた適切な判断力が求められます。
工程管理表の作り方
工程を正しく管理には「工程管理表」が必須です。そこで以下では、工程管理に必要な工程管理表の「作り方」「完成までの流れ」を紹介します。
工程管理表完成までの流れ
適切な手順を踏まなければ、工程管理表は完成しません。そこで、以下の流れで作成を進めましょう。
- 作業工程の計画を立てる
- 各段階における作業期間を設定する
- 計画と作業期間を踏まえてスケジュールを調整する
- 工程管理表を作成する
まず、作業に必要な「資材・人員・設備・作業手順」をまとめて工程全体の計画を立てます。
計画にもとづき、各段階の作業日数を設定します。不測の事態が発生しても進行が遅延しないように、余裕のある作業期間とすることが重要です。
工程に沿って動員する人員や資材を調整します。このときに定めた期間で実施完了が不可能な工程があった場合、再度スケジュールや作業手順を見直しましょう。
作業工程が確定したら、工程管理表を作成します。工程管理表には計画上での内容だけでなく、実際の対応状況も記入すると進捗が遅延した場合「〇日遅れが発生しているか」がひと目で分かります。
このように、工程を確定させてから工程管理表の作成に着手すると、スケジュールの練り直しが発生しても一から工程管理表を作る手間がかかりません。
工程管理表の種類
工程管理表の形式には、以下の種類があります。
- ガントチャート
- カレンダー
- グラフ
- 表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に期間を示すことで進行状況が分かりやすく可視化される形式です。
週や月単位のカレンダーで作業期間を管理する、日付にもとづいて進捗を把握できる形式です。
進捗率と作業期間からグラフを作成し、対応状況を確認する形式です。
表形式で作業期間や担当者を管理する方法です。
上記の方法を活用すると進捗状況が視覚的に分かりやすくなる一方で、現場社員に馴染みのない形式だと「見方が分からない」「正しく情報が記録できない」恐れがあります。したがって、作業工程の内容や現場社員の使いやすさを考慮して、種別を決めることが必要です。
【無料あり】工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選
ガントチャートやカレンダーなどで工程を管理すれば状況が可視化されますが、適切に作ろうとすると時間がかかる点がデメリットです。そこで以下では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレートを5つ紹介します。
【Microsoft】ガントチャート形式で工程を確認するテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、ガントチャート形式で工程を確認するテンプレートです。
プロジェクト開始日や表示する週の数を入力すると、記載に合わせてカレンダーが設定されます。さらに、対応段階に合わせてタスクが設定できるほか、タスクの終了日を踏まえ進捗状況がパーセント表示される仕様になっており、プロジェクトの進捗が分かりやすい点が特徴です。
【［文書］テンプレートの無料ダウンロード】1カ月単位のカレンダーがついたテンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、1カ月単位のカレンダーがついたテンプレートです。
このテンプレートでは、作業の開始・終了予定と実際の取り組み状況を記載できる形式になっています。また、対応状況を入力するカレンダーは年月の数値を変えると日付と曜日も更新されるので、手動で書き換える必要がありません。
【エクセルソフトライブラリー】日割りや月割りに対応した工程表のテンプレート
こちらは「エクセルソフトライブラリー」が提供する、日割りや月割りに対応した工程表のテンプレートです。
シンプルな構成であり、工程の項目と対応状況を日や月単位で入力できます。ただし、試用版には一部利用に制限があるため、全機能を利用するにはソフトの購入が必要です。
【業務用テンプレート】作業工程の流れを記録するテンプレート
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、作業工程の流れを記録するテンプレートです。
工程名をはじめ、管理方法や検査規格を入力できる点が特徴です。したがって、工業製品の組立や製造などで手順を明確に残す必要がある場面において有効なテンプレートだと言えます。
【テンプレートNAVI】半年分に対応した工程表のテンプレート
こちらは「テンプレートNAVI」が提供する、半年分に対応した工程表のテンプレートです。
5日で1セルとして作成されており、長期間にわたる取り組みの工程管理に適しています。また、期間を表す横線は自由に追加・色の変更が可能で、自社に合った形にカスタマイズ可能です。
工程管理を効率的に実施するポイント
工程管理を正確かつ効率的に実施するには、作業の記録・管理が確実に行える体制を整えることが不可欠です。
工程管理は計画に合わせて実際の作業状況を記録し、状況に応じて各所の調整を行います。しかし、記録に漏れや間違いが生じれば、正しく情報が残らないので適切に工程が進んでいるか判断できなくなってしまうのです。
また、Excelで工程管理表を作成すると自動計算機能を活用して素早く完成する一方、複数の案件が同時に進行するとファイル管理が煩雑になり、管理責任者の負担増加につながります。
そこで、「Stock」のような使いやすい情報共有ツールで工程を共有すると、案件ごとに情報を整理し確認したい工程をすぐに見つけられます。
【必見】工程管理の負担を解消するおすすめのツール
以下では、工程管理の負担を解消するおすすめのツールをご紹介します。
工程管理表の記載先は紙やホワイトボード、Excelなどが挙げられます。しかし、このようなアナログな方法では「情報の消失のリスク」や「ファイル更新の煩雑さ」を伴うため、効率的な工程管理には結び付きません。
そこで、ITツールを活用し工程管理の情報をデータで記録共有すれば、いつでも最新の情報を閲覧・更新可能になり、作業が円滑化します。ただし、複雑なITツールだと利用が難しく使いこなせない社員が発生してしまい、従来の方法に戻さざるを得なくなるのです。
したがって「誰でも簡単に情報共有可能なツール」を選ぶことが重要です。結論、工程管理には非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に残した作業予定がリアルタイムに任意のメンバーへ共有されるので、日程や人員の変更があっても混乱しません。また、ノートには「メッセージ」「タスク」も紐づいており、工程管理が複数進行していても話題が混ざらずやりとり可能です。
工程管理の作成・管理が最も簡単に行えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
工程管理表のテンプレート5選まとめ
これまで、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
Excelテンプレートを活用すれば簡単に工程管理表が作成できますが、複数の案件が進行した際のファイル管理に注意しましょう。そこで、ITツールを活用し情報共有を行えば、ツール上で工程の記録・共有が可能になり、管理責任者の負担軽減にもつなげられます。
ただし、ITに馴染みのない職場では、ITツールの利用に抵抗がある社員が生まれてしまいます。そこで、「直感的に使えるノート型の情報共有ツール」を導入すれば、紙のノートへ記載するように簡単に記録が残せるので、運用がスムーズに進むのです。
したがってマニュアルなしでも簡単に作業工程が残せるノート型情報共有ツールの「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、工程管理にかかる情報共有を円滑化しましょう。
