製造業や建設業では、工程管理表で進捗を把握し、スケジュールをコントロールしていると、納期の遅延を未然に防止できます。また、工程管理表を作るときにテンプレートを使えば、初めての方でもスムーズに作成可能です。
しかし、Excelテンプレートを使って工程管理表を作りたいが、「どれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- 無料で使える工程管理表のExcelテンプレートを知りたい
- Excelで現場の作業工程を管理するときのポイントを把握したい
- 工程管理表を簡単に管理・共有できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、効率的に工程管理表を作る方法が分かるだけでなく、管理や運用のポイントまで押さえられます。
目次
工程管理で必要なこととは？
工程管理に必要なのは、「人」「モノ」「時間」の適切なマネジメントです。
なぜなら、工程管理の目的は「製造・建築計画に対して、納期を守るために現場の動きを調整すること」だからです。そのため、工程管理では「勤務する人員」「設備が稼働できる日程」「資材調達のスケジュール」などの適切なマネジメントが求められます。
また、計画を進めるうえでは、急なトラブルや変更が生じる場合も多いです。そのため、工程管理の担当者には、柔軟な対応力や状況に応じた適切な判断力も必要とされます。
見やすい工程管理表の作り方
工程管理表を正しく作成するには、適切な手順を踏むことが必要です。そのため、以下の流れで作成を進めましょう。
- 生産計画を立てる
- 各段階における作業期間を設定する
- 作業期間を踏まえて人員を調整する
- 工程管理表を作成する
まず、「何をいつまでに、どのくらい製造するのか」という生産計画を立てます。昨今の製造業では、※QCDの最適化が求められるため、無理のないスケジュールで進めていきましょう。
計画にもとづき、各工程ごとに作業日数を設定します。不測の事態が発生しても進行が遅延しないように、余裕のある作業期間とすることが重要です。
作業量や納期に応じて、動員する人員や資材を調整します。このとき、定めた期間と作業工程に対して、人員への負荷が大きい場合は、再度スケジュールや作業手順を見直しましょう。
工程が確定したら、工程管理表を作成します。工程管理表には、計画だけでなく実際の対応状況も記入すると、進捗が遅延した場合に「〇日遅れが発生しているか」がひと目で分かります。
※プロジェクトの成功に欠かせないQuality(品質)・Cost(価格)・Delivery(納期)を指す。
工程が確定する前に管理表を作り始めると、スケジュールの練り直しが必要になった場合に、一から表を作成し直すことになってしまいます。そのため、先に工程を確定させてから表の作成に着手するという手順で進めましょう。
工程管理表の種類
ここでは、工程管理表の形式を3種類紹介します。
工程に関わる要素により、適切に表現できる表の形式が違うので、生産計画に適した形式を選びましょう。とくに、工程管理表を作成するときは、現場のメンバーがストレスなく確認できる「見やすさ」も重視することが大切です。
（1）バーチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に日時を示すことで「いつ始まりいつ終わるのか」が一目でわかる形式で、とくに建築工事で活用されるケースが多いです。
たとえば、工事の依頼主や施工職人など、外部の方とのスケジュール管理の際に用いられます。しかし、タスク間の関連性が分かりづらいため、見せ方の工夫が必要です。
（2）ガントチャート式工程表
縦軸に作業の内容を記載し、横軸に進捗率を示すことで進捗が一目でわかる形式です。
複数の作業を同時並行していても、進捗を管理しやすいため、タスク遅れをすぐに発見できるのが特徴です。ただし、進捗率を出す場合、Excelで数式を組み込むか専用のアプリを導入しなければならず、ITが苦手な人には難しいと言えます。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、都度表を作成する手間がかかる点に注意しましょう。
（3）グラフ式工程表
ガントチャートとバーチャートの要素を組み合わせており、縦軸が進捗率・横軸が日数を示す形式です。
時間の経緯に沿って、各作業の進捗の変化を把握できる一方、全体像を把握しづらい点に注意が必要と言えます。
また、無料で使えるテンプレートが少ないので、一から自作することが前提です。
Excelを使って工程管理を運用するときの注意点
Excelは導入している企業が多いことから、使用することへのハードルは低いと言えます。一方、以下の注意点を押さえておかなければ、運用が上手くいかない原因となりかねないので、担当者の方は押さえておきましょう。
（1）リアルタイム性に欠ける
Excelで工程管理する1つ目の注意点は、現場で作業する全メンバーがリアルタイムで情報を共有できない点です。
工程管理は計画に合わせて実際の作業状況を記録し、状況に応じて各所の調整を行います。しかし、記録が漏れたり共有が遅れたりすると、正確な工程管理が難しくなります。
万が一、計画と実務にズレが生じれば、工程管理が上手くいかない原因となりかねないのです。そのため、Excelを使って工程管理表を作成するときは「どのタイミングで、情報を更新するか」などルール決めをしておきましょう。
（2）継続して更新しづらい
Excelで工程管理する2つ目の注意点は、継続して情報を更新しづらい点です。
Excelで工数管理する場合、「表は作成できたのに、いざ運用を始めたら全く更新されない」というケースが起こりがちです。原因として、情報を更新するのに逐一ファイルを開く手間がかかったり、PCからでしか更新できなかったりすることが挙げられます。
以上のように、工数管理表を作成したとしても運用されなければ意味がありません。そのため、Excelではなく”時間や場所問わず情報を更新できる「Stock」のようなITツール”を使って、進捗を共有する方法も検討すべきです。
【無料】工事現場で使える工程管理表テンプレート5選
以下では、工事現場で使える工程管理表のExcelテンプレートを5つ紹介します。案件に適した形式のテンプレートを選んで、工程管理表を簡単に作成しましょう。
【バーチャート】工事の段階ごとの作業工程表テンプレート
こちらは「Microsoft」が提供する、工事の段階ごとの作業工程表テンプレートです。
プロジェクト開始日や週数を入力すると、カレンダーが自動的に設定されます。さらに、タスクの終了日をもとに進捗がパーセント表示される仕様なのも特徴です。
【バーチャート】1ヶ月単位（月間）の工程表テンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、1カ月単位のカレンダーがついたテンプレートです。
このテンプレートでは、「作業の開始・終了予定」と「実際の取り組み状況」を記載できる形式になっています。また、対応状況を入力するカレンダーは、年月を変えると日付と曜日も更新されるので、手動で書き換える必要がありません。
【バーチャート】6ヶ月単位（半年間）の工程表テンプレート
こちらは「経費削減実行委員会」が提供する、6ヶ月単位の工程表テンプレートです。
1週間で1セルとして作成されており、中長期間にわたる取り組みの工程管理に適しています。担当者を表す「丸マーク」や期間を表す「四角マーク」を変更して、自社に合った形にカスタマイズしましょう。
【ガントチャート】日割りや月割りに対応した工程表テンプレート
こちらは「エクセルソフトライブラリー」が提供する、日割りや月割りに対応した工程表のテンプレートです。
シンプルな構成であり、工程の項目と対応状況を日や月単位で入力できます。ただし、試用版には一部利用に制限があるため、全機能を利用するにはソフトの購入が必要です。
【その他】作業工程の流れを記録するテンプレート
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、作業工程の流れを記録するテンプレートです。
工程名をはじめ、管理方法や検査規格を入力できる点が特徴です。したがって、工業製品の組立や製造など、作業手順を明確に残す必要がある場面で活躍するテンプレートだと言えます。
Excelで作った工程管理表を簡単に管理できるツール
以下では、Excelの工程管理表を簡単に管理できるツールをご紹介します。
テンプレートを使えば、工程管理表を作成する手間と時間を省けます。しかし、せっかく工程表を作成しても、メンバー全員がストレスなく情報を共有できなければ運用に失敗するため、ITツールで共有するのがおすすめです。
ITツールを使えば、メンバー全員に簡単に工程表が行き渡り、どこからでもスマホで最新情報を確認できます。ただし、多機能で複雑なツールだと、現場に定着しない恐れがあるため、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
そこで、工程管理に最適なツールを選ぶなら、非IT企業の65歳以上のメンバーでも導入したその日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockには、工程管理表に更新した情報を瞬時に共有して、現場のメンバーが誰でも簡単に確認できる「ノート」があります。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」も紐づけられるので、案件ごとの情報を入り乱れることなく管理できます。
現場の作業工程を可視化するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工程管理表の無料テンプレート5選まとめ
これまで、工程管理表の作成に役立つExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
Excelテンプレートを活用すれば、一から工程管理表を作る手間が省けます。しかし、工程管理に重要なのは、工程管理表の作成だけでなく、適切な「共有」と「更新」だということを忘れてはいけません。
そして、工程管理表を含めた案件情報は、情報共有ツールで社内共有することで、あとから簡単にアクセスできるのです。ただし、現場のメンバーが使いづらい情報共有ツールでは、逆に作業効率が下がるため、誰でも使いこなせるかを基準に選びましょう。
そこで、工程管理に適したツールは、ITに馴染みのない現場の65歳以上のメンバーでも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効率的に工程管理をしましょう。
