飲食業や販売業などのシフト制勤務が前提な企業において、従業員のシフト管理は重要な業務のひとつです。とくに、パート・アルバイトが勤務する場合、時給計算や一日あたりの人員確保のためにシフト情報を活用するため、正確に行う必要があります。
しかし、シフトの調整が上手くいかず管理方法に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト管理の重要性やメリット、必要な仕事内容を中心にご紹介します。
- 初めてシフト表の作成から管理まで担当するが、効果的な方法が分からず困っている
- シフト管理を実施する具体的なメリットがイメージできない
- 簡単に従業員のシフトを管理可能なアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、シフト管理の重要性や効果が分かるうえ、最適なシフト管理方法が見つかります。
目次
シフト管理の重要性とは
シフト管理は、一日あたりの勤務人数を適切に調整するうえで重要な業務です。
まず、シフト管理とは、従業員が勤務する曜日や時間帯を考慮し、出勤スケジュールを調整する業務のことです。主に店長などの管理責任者が従業員へ勤務可能日を確認し、週や月単位で勤務スケジュールを作成します。
シフト管理が不十分だと、一日あたりの勤務人数が偏り、業務の進行が滞る恐れがあります。また、パート・学生アルバイトが従業員に含まれる場合、扶養や労働可能時間を考慮して調整を行う必要があるので、シフト管理には正確性が求められるのです。
したがって、業務を適正人数で進めるには、管理表などを用いて従業員のシフトスケジュールを確実に管理することが必要だと言えます。
適切なシフト管理を実施するメリット3つ
以下では、適切なシフト管理を実施するメリットを3つ紹介します。正しく取り組むことで、従業員と店長いずれにも業務が進めやすくなる効果が得られます。
人員不足が起こらない
シフト管理が適切であれば、勤務する従業員の人員不足が起こりません。
基本的にシフトは従業員の希望を考慮して調整することが前提ですが、そのままスケジュールに組み込むと日によって人員不足が発生してしまいます。そこで、勤務可能日を踏まえて人数調整を実施すれば、人員不足で業務が滞るリスクが下げられるのです。
とくに、日勤・夜勤に分けて長時間営業する形態の場合、従業員数が適切でなければ、前の時間帯のメンバーから引き継いだ業務がうまく進められません。したがって、シフト管理でスケジュールを明確化し、人員を確保しましょう。
業務負荷を分散できる
従業員・社員の業務負荷を分散する点でもシフト管理は効果的です。
勤務が一部のメンバーに偏っていると「ノウハウの属人化」や「長時間労働」が発生するリスクが高まります。また、シフトが調整できず人員が足りなくなれば、社員や店長の稼働で補うことになるので、管理者層の負担が重くなります。
そこで、シフト管理により勤務時間や業務負荷を分散すれば、従業員・管理者いずれも働きやすい体制が整えられるのです。
無駄な人件費の削減につながる
シフトの調整は無駄な人件費の削減にもつながります。
人員が適切に配置されていれば、売上に対する人件費をコントロールできます。たとえば飲食店の場合、土日祝日は混む傾向にあり売上も高まると見込めるので、平日よりもシフト人数を増やしても売上に対する人件費の釣り合いが取れます。
ただし、人件費を算出するには、一日当たりの売上や必要な従業員数を把握している必要があります。そこで、ITツールを活用してデータを残しておくと、シフト管理の際に過去の記録をもとにスケジュールが立てられます。
シフト管理で必要な仕事内容とは
ここでは、シフト管理において必要な仕事内容を紹介します。シフト表の作成までの手順は以下の通りです。
メンバーのシフト希望を確認する
まずは、メンバーのシフト希望を確認します。
確認時に重要なのは「希望シフトを出す対象期間」と「連絡の締め切り日時」を明確化してメンバーに周知することです。とくに、回答期限が不明瞭だと回答が集まるまでに時間がかかり、シフト表の作成が遅れるので注意しましょう。
また、紙のシフト表に従業員が直接書き込む場合は、紛失が発生しないように自宅への持ち帰りを禁止するなどの対策が必要です。
稼働時間を調整する
次に、シフト希望をもとに稼働時間を調整します。
社員以外のメンバーがいれば、扶養や年齢による労働時間の制限を踏まえて稼働時間を調整します。このときに、人件費を算出したうえで適正な人数の従業員を配置すると、売上に対する無駄な人件費の発生が抑えられるのです。
仮に、従業員の稼働時間が足りなければ、他店舗への応援依頼をこのタイミングで依頼しましょう。
シフト表を作成する
稼働時間の調整が完了したら、最後に確定したスケジュールを反映したシフト表を作成します。
社員以外にもパート・アルバイトが在籍している場合、シフト確定後に家庭や学業との調整が必要なメンバーも発生すると予想されます。したがって、作成したシフト表は迅速に共有しましょう。
シフト表は紙で作る方法もありますが、ITツールでデータ化すると急なシフト変更があった際も修正しやすくなり、管理が効率化するので管理者層の負担が軽減できます。
社内メンバーのシフトを管理する方法
ここでは、社内メンバーのシフトを管理する方法を紹介します。シフト表は店長だけでなく、従業員が確認しやすい状態を整えることが重要である点から、以下のITツールが役立ちます。
チャットツール
チャットツールは気軽に連絡が取れる点が大きなメリットです。
LINEなどに代表されるメッセージ型のツールは、私生活で馴染みの多い従業員が多く、コミュニケーションの円滑化に有効です。また、ファイル送付に対応しているツールを活用すれば、PDF化したシフト表の共有も可能になります。
ただし、メッセージのやり取りが増えると情報が流れてしまい、過去履歴をさかのぼる手間が発生する点に注意が必要です。
表計算ツール
表計算ツールを活用すれば、シフト表が短時間で作成可能になります。
Excelなどの表計算ツールで使えるシフト表のテンプレートは、数多くネット上に公開されています。勤務時間数の自動計算に対応したテンプレートもあるので、給与計算にも役立ちます。
一方で、表計算ツールには共有機能が不足していることが多く、従業員へ作成したシフト表を共有する際には別途メールやメッセージのやり取りが必要です。
情報共有ツール
情報共有ツールはメッセージとファイルのやり取りが一か所で完結する利点があります。
情報共有ツールには、情報を記録・共有するための便利な機能が備わっています。そのため、たとえば「共有したシフト表を検索機能で素早く見つける」「ツール内でメッセージのやり取りが完結する」体制を整えられるのです。
とくに、「Stock」のような簡単な表も記載可能な情報共有ツールを導入すれば、シフト表を直接ツール内に作成しメンバーに共有できます。
シフト管理が簡単になるおすすめのアプリ
以下では、シフト管理が簡単になるおすすめのアプリをご紹介します。
シフト管理にアプリを利用すれば、店長・従業員それぞれの端末から情報を見られるので、職場以外でもスケジュールのチェックが可能になります。したがって、複数人へ同時にシフトを共有するには、アプリの利用が最適なのです。
アプリを通じてシフト管理を行う場合「誰でも簡単に利用可能」であることが必須になります。社員だけでなく学生や主婦も利用するので、もし複雑なシフト管理アプリを選ぶと、使いこなせず放置するメンバーが生まれ、運用が困難になるのです。
そこで、シンプルな設計のアプリを導入すれば、全メンバーがすぐに使いこなせて現場に浸透しやすくなります。結論として、シフト管理にはITに不慣れでも直感的に使いこなせる情報共有アプリの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に文字や表、ファイルを添付できるだけでなく、記録した情報が任意のメンバーに即時共有されるので、素早い情報共有が可能です。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいているので、シフト表に関連する情報共有も混乱しません。
チームメンバーのシフトを最も簡単に作成・共有可能なアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
シフト管理の重要性まとめ
これまで、シフト管理の重要性やメリット、必要な仕事内容を中心にご紹介しました。
シフト管理は、一日あたりの勤務人数を調整する重要な業務です。適切に行えば「人員不足の防止」「業務負荷の分散」「無駄な人件費の削減」につながります。
シフト制の業種では、社員だけでなくパート・アルバイトが従業員に含まれるケースも多いです。そのため、アプリを利用してシフト管理を行う際は「ITの知識に関係なく利用可能な簡単なサービス」を選びましょう。
したがって、導入後即日使いこなせるほど簡単な情報共有アプリの「Stock」が最適です。実際に、飲食店においてStockを導入した事例もあり、シフトをはじめとした社内情報の一元管理に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのないシフト管理の体制を整えましょう。
